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新卒採用が効率化する採用アウトソーシングの効果的な活用方法とは

「採用業務が多すぎて一人では対応しきれない」「誰か手伝ってほしい!」中小企業にありがちな、総務・人事・採用業務を一人で担当し、採用だけでなく他業務も円滑に進まなくなり悩んでいる方も多いと思います。

そんなときに試してみたいのが採用業務のアウトソーシングです。しかし、どのようなものかイメージがつかない方も多いのではないでしょうか。

そんな採用担当者のために、本稿では「採用アウトソーシングとは何か」、「どんなことをしてくれるのか」、「そのメリット・デメリット」について紹介します。業務の負担を軽減するヒントになれば幸いです。
 

|新卒採用のアウトソーシングはアリかナシか

採用アウトソーシング(=採用代行)は、RPO(Recruitment Process Outsourcing)とも呼ばれ、採用活動にまつわる業務を外部の企業が代わりに行うサービスのことを指します。

近年、新卒採用における手法が多様化しており、自社内ですべて対応するのは相当なマンパワーが必要となります。また、有効な採用手法も年々変わっていくため、効果的な手法やノウハウを逐次蓄積するのも困難になっています。

そこで、いま注目されているのが採用業務のアウトソーシングです。
 

○どういう企業が活用するのか、その求められる背景は

企業は優秀な人材を獲得しようと、知恵を絞り新卒採用活動を行っています。しかし、毎年同じ手法を繰り返していては採用が難しくなっていることも事実です。学生の志向や時代に即した手法・施策が必要とされています。

ただし、新しい手法・施策を実施する場合、さまざまな手間や工数増加が発生します。それは採用担当者の業務量の増加につながります。さらに、採用活動の早期化・長期化も担当者の負担増の一因になっています。

そのため、採用活動の新しい手法を取り入れたい企業や、優先順位の高い重要な業務にあてる時間を捻出するために採用アウトソーシングのニーズが高まっています。
 

○どういったタイミングで利用するのか

新卒採用活動で採用アウトソーシングを利用するタイミングとしては、次年度の採用計画・目標を立てた直後が適切でしょう。全体の採用フローの流れのなかでどこを代行してもらうか設定しやすく、代行業者もイメージしやすくなります。

また、スタートアップ時の企業には専任の採用担当がいない場合が多く、他の業務と並行して、しかも専門ではない採用活動を進めるのは困難です。そこで、採用アウトソーシングを利用すれば負担の軽減になります。また、将来的に採用を自社主体で行うとき、そのノウハウを生かすことができるでしょう。
 

|採用アウトソーシングの新卒採用における対応範囲・サポート内容

新卒採用業務のなかで採用担当者しかできない業務を「コア業務」、他の誰でもできる業務を「ノンコア業務」とします。その前提で、どの業務をアウトソーシングできるのか、どんなサポートをしてくれるのかを解説します。
 

○新卒採用ではどこまでの業務を任せるべきか

新卒採用業務のほとんどをアウトソーシングすることは可能ですが、委託する業務の範囲は自社のキャパシティーと代行業者のサポート内容をすり合わせて、「アウトソーシングする業務」と「自社内で完結する業務」の分担をしっかりと検討する必要があります。

代行業者によっては委託できない業務がある可能性もありますし、任せる業務によっては(とくにコア業務を含めた丸投げの場合)ノウハウが自社内に蓄積されず、アウトソーシング依存から抜けられなくなるケースも考えられます。

また、コア業務のみならず、採用コンサルタントや面接官の育成など、採用スキルやノウハウが残る形で支援している代行業者もあるので、導入時によくサービス内容を把握し、自社のニーズに合わせたアウトソーシングを依頼しましょう。
 

○採用アウトソーシングのサポート内容

本章では、新卒採用における採用アウトソーシングのサポート内容を紹介します。

「ノンコア業務」代行

ノンコア業務は以下に挙げるような、自社の採用担当以外の誰が行っても変わりない作業や業務です。

  • エントリーの受付・対応
  • 会社説明会の会場予約や配布物準備、面接の日程調整
  • 合同説明会での呼び込み
  • 媒体選択・運用、スカウトメールの配信
  • 合否連絡、リマインド連絡(電話、メール)

採用活動のなかで発生するこのような煩雑な業務を部分的にアウトソーシングすることで、担当者は次に挙げるコア業務に注力できます。

「コア業務」支援・代行

採用活動において、自社の社員(人事・採用担当)が行うほうがよい業務が以下に挙げるコア業務です。

  • 自社採用ホームページの企画・制作
  • 入社案内などの
  • 採用ツールの企画・制作
  • 採用計画の立案
  • インターンシップや説明会などの企画・運営
  • 選考基準の決定(書類・面接)
  • 面接・選考担当者の教育・トレーニング
  • 選考・合否決定
  • 内定者フォロー
  • 新人研修

自社内に採用コア業務のノウハウや知識がない場合、すべてをアウトソーシングすることもありますが、それは代行というよりは採用コンサルティングに近いサービスといえます。企業の置かれる状況によってはフルアウトソーシングを否定しません。しかし、本来コア業務は自社をよく理解・把握している人(人事担当や経営幹部)が携わるほうが良いと考えます。

料金

採用アウトソーシングの料金は代行業者や委託内容の範囲・種類によってさまざまです。一概に平均いくらといったような紹介はできません。算出形態は以下2つのパターンが一般的といえます。

①月額固定制(月額一律型)
業務項目により月額いくらというメニューが設定されています。あらかじめ払う金額が分かるため、予算配分など予定が立てやすい形です。

②従量課金制
業務内容とボリュームによって料金を算出する形です。実施期間と採用1件に対して課金していくケースが多いです。代行業者によっては初期導入費を設けている場合があります。
 

|採用アウトソーシングのメリット・デメリット

本章では、採用アウトソーシングの導入に際して考えられるメリットとデメリットを紹介します。
 

○メリット

①採用業務の工数が軽減され、コア業務に集中できる
エントリーした学生との電話やメール対応、面接のスケジュール調整など、誰が行っても大差のないノンコア業務を代行してもらえば、面接や内定者フォローなど本来集中するべきコア業務に集中できます。

②プロの知識や経験を学ぶことができる
代行業者で蓄積された知見を基に、第三者目線で意見・提案してもらうことができます。最適な採用手法や運用フローを相談することができ、自社の採用ノウハウの蓄積につながります。

③採用業務の質を担保でき、課題改善につながる
豊富なノウハウをもった専任担当に任せることで、採用の品質を担保できます。
歩留まりなど採用課題の改善につながる場合もあります。
 

○デメリット

①ミスマッチにつながる可能性がある
代行業者は社内に常駐しないケースが多く、電話やメールのやり取りだけでは十分なコミュニケーションが取れず、代行業者との認識のズレが生じる場合があります。思った通りにフローが進まなかったり、工数がかかったり(想定以上のコストがかかる)、採用のミスマッチが起きる恐れがあります。求める人物像や自社のアピールポイントをしっかりすり合わせる必要があります。

②自社に採用ノウハウが蓄積されず、担当者のスキルが向上しない
任せきりにすると自社内にノウハウの蓄積ができないことが考えられます。将来アウトソーシングを採り入れなくなったときに採用クオリティを保てない可能性があります。任せきりではなく、自社担当者が当事者意識をもってディレクションすることが必要です。

③応募者・内定者一人ひとりとの関係性が築きにくい
依頼する業務内容によっては、応募者や内定者と直接かかわることが少なくなり、個別の良好なリレーションを築きにくくなる可能性があります。
 

|採用アウトソーシングを活用するためのポイント

アウトソーシングを効果的に活用するポイントを紹介します。
 

○使う目的を明確にする

自社採用の現状課題と採用目標が設定できなければ、どんな代行業者でも対策を講じることも提案することも困難です。「なぜ新卒採用を行うのか」「解消したい採用課題は何か」「これまでの採用プロセスは妥当か」など現状把握と目標を明確にし、代行業者に相談したうえで依頼しましょう。
 

○自社内でできる業務、委託する業務の分担を明確化

自社内でできる業務を代行業者に委託したり、委託の必要性の高い業務がその代行業者のメニューに入っていなかったりしてトラブルにならないように、委託すべき業務を事前にしっかり見極めて、役割分担を明文化して、代行業者と確認を取っておきましょう。

任せる範囲・内容が多くなればそれだけ費用は高くなります。まずは費用対効果を考え、自社内で簡単にできる業務は自社で行う方向にもっていくことが大切です。
 

○将来的に自社完結できるように委託業務を管理する

代行業者に任せきりでは、自社に採用ノウハウが蓄積せず採用力がつきません。進捗管理・プロセスの状況把握をしっかり行うことが大切です。そのうえで「何ができるようになっていなければならないのか」を明確にし、必要なノウハウを蓄積し、将来内製化できるようにすることが理想的です。
 

○代行実績・対応方法と自社ルールとの相性を確認

採用業務には各社独自のルールを持っている場合があります。進捗の共有方法、各業務の対応方法など代行会社のルールと自社のルールをすり合わせ、共通の着地点を確認する必要があります。代行業者の過去の実績・対応方法を見て把握しておきましょう。
 

○見積もりの明確化および契約書の締結

どの形態で、どの業務を行うと費用はいくらか、明確な見積もりを要求しましょう。支払段階で想定以上の請求を提示されるといったトラブルを避けるためにも、文書として残すことが大切です。

また、委託を決定する際には、「業務委託契約書」、「個人情報取り扱いに関する契約書(覚書)」、「個別業務委託契約書」などの各種契約書の締結を行います。契約内容の認識にズレがないか、お互いにしっかり確認しましょう。
 

|採用アウトソーシングを導入するために社内コンセンサスを得るための3つの注意点

アウトソーシングを導入するにあたり、経営層(上司)に必要性を理解し、導入のゴーサインをいただかなくてはならない場合があります。そのとき重要なのは、論理的に導入理由を明確にすること、良い条件(会社のメリット)を提示して安心・納得してもらうことが大切です。以下、導入にあたり経営層にコンセンサスを得るための主なプレゼン内容を紹介します。
 

○導入理由とメリットを強調する

①HRの効率化を図れることを強調する=採用業務にかかわる人手不足の解消
中小企業では専任の採用担当がいるわけではなく、総務・人事系といった他の業務を兼任しながら採用業務をこなしています。アウトソーシングをうまく利用すれば、採用の事務的な作業や手続きから解放され、仕事全般の効率化が図れます。

②社外の知見吸収で採用ノウハウの蓄積を図れることを強調する
実績のある代行業者は、採用のさまざまなノウハウを持っています。
自社だけの採用業務では、内側からの視点・担当者の過去の経験則になりがちです。外部の視点を加えることで、質の高い採用につながります。
 

○ゴールイメージまで見える化したプレゼンにする

導入背景や実行プロセス、スケジュールやゴールイメージまでをパワーポイントなどを使って見える化してプレゼンすれば納得感が違います。経営層(上司)は、「導入することでどう変わるのか」を重視しているため、ゴールイメージまで見える化するようにしましょう。
 

○代行業者と共にプレゼンを行い期待感と安心感を醸成する

可能ならば代行業者もプレゼンに同席して、「私たちがタッグを組んで活動することで、必ず良い結果を導き出せる。だからぜひやらせてください」といった熱意を伝えることも大切です。代行業社のみ、もしくは担当者のみでのプレゼンとなると本気度を伝えずらいため感性に訴える部分ですが、「何かやってくれそうだ」という期待感・安心感をもってもらえれるようにしましょう。
 

|まとめ

本稿では、新卒採用の採用アウトソーシングについて、その意味、サポート内容、導入のメリット・デメリット、活用するためのポイントなどを解説してきました。

フルアウトソーシング、部分的なアウトソーシングの選択も可能で、企業の状況により選択すればよいことも理解いただけたと思います。自社の状況を鑑み、うまくアウトソーシングを利用することで、採用担当者の負担軽減が実現でき、より良い新卒採用になることを願っています。


2021年3月8日公開