採用アウトソーシング（RPO）とは？新卒向けサービス内容や料金体系・注意点
「採用アウトソーシング」というサービスを聞いたことがあるでしょうか？
新卒採用において、募集要項・求人原稿の作成から選考・面接までの一連のプロセスは、人手や時間、コストなど多くのリソースを必要とします。こうした問題を解決するために、採用アウトソーシング（採用代行・RPO）が注目されています。
本記事では、新卒採用における採用アウトソーシングの特徴、メリット、デメリットなどについて詳しく解説します。
担当の業務範囲が広く、採用だけに専念することが難しい人事・採用担当者の方も多いことと思います。
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目次
- 1 採用アウトソーシング（RPO/採用代行）とは？
- 2 採用アウトソーシング（採用代行）のサービス内容
- 3 採用アウトソーシング（採用代行）の料金体系
- 4 新卒採用で採用アウトソーシング（採用代行）が活用される背景
- 5 新卒採用で採用アウトソーシング（採用代行）が活用される背景
- 6 新卒採用において採用アウトソーシング（採用代行）を利用するデメリット
- 7 新卒採用で採用アウトソーシングを検討すべき企業の特徴
- 8 新卒採用で採用アウトソーシング（採用代行）を利用する際の注意点
- 9 新卒採用で採用アウトソーシング（採用代行）の委託先を選定するポイント
- 10 最後に：採用アウトソーシングは自社の採用力を向上させるサービス
採用アウトソーシング（RPO/採用代行）とは？
採用アウトソーシングは、企業の採用業務を専門的に行う外部のサービスです。
このサービスは、「Recruitment Process Outsourcing」の頭文字を取ってRPOとも呼ばれています。採用プロセスを外部の専門会社に委託することで、企業は自社のリソースをより重要なビジネス活動に集中させることができます。
採用アウトソーシングサービスの特徴
採用アウトソーシングサービスは、採用業務に特化した業務代行サービスであり、その役割は企業のニーズに応じてさまざまです。
これには、求人原稿の作成、応募者のスクリーニング、面接のスケジューリング、採用プロセスの管理などが含まれます。
このようなサービスを利用することで、企業は採用活動の効率化や、採用選考精度の向上が可能となります。
人材派遣との違い
「求める人材を確保する支援を行う」という点では採用アウトソーシングと人材派遣は類似していますが、人材と契約する仕組みやサービスの性質は大きく異なります。人材派遣は、派遣会社に所属する派遣スタッフが派遣先で業務を行う形式で、派遣会社と派遣先企業は「派遣契約」を結びます。
一方、採用アウトソーシングは、あくまでも依頼側企業の採用業務を代行するサービスで、人材を採用し雇用契約を結ぶのは依頼側企業です。なおこの時、採用アウトソーシング会社と依頼側企業は「業務委託契約」を結びます。
採用アウトソーシング（採用代行）のサービス内容
一口に採用アウトソーシングと言ってもその業務範囲は幅広く、とても一言で片づけられるものではありません。
採用活動におけるどの業務を代行してくれて、またどこまで委託してもいいのでしょうか？
提供できるサービスの種類や代行業務範囲は採用アウトソーシング会社によって異なりますが、ここでは一例として下記2つに分類して見てみましょう。
- 採用ノンコア業務の代行
- 採用コア業務の支援・代行
コア業務とは採用活動の核となる重要な業務、ここでは「自社の人事や経営幹部が時間を割くべき業務」と定義しています。
採用ノンコア業務の代行
採用活動にはその会社の人事でなくても、誰が実施しても差が出ないような雑務が付き物です。
特に新卒採用における採用活動では下記のように煩雑な業務が多くなります。
- エントリーの受付・対応
- 会社説明会の配布物準備、会場の予約
- 合同説明会での呼び込み
- 面接の日程調整
- 書類を1人分ずつまとめる
- 各種問い合わせ対応
「ノンコア業務の代行」は、採用活動の中で発生するこういった煩雑な業務を部分的にアウトソーシングできるサービスです。
採用活動における自社のリソース不足を補うため、また次に紹介するコア業務により多くのリソースをかけるために、利用されることが多いです。
採用コア業務の支援・代行
作業内容やその企業のルールさえ覚えてしまえば代わりが利くノンコア業務とは対照的に、本来その企業の人事でないとできない業務があります。
- 採用ホームページの企画
- 会社案内のパンフレットの企画
- インターンシップや説明会などの企画立案・運営
- 面接官のトレーニング
- 書類や面接での選考基準の決定
- 内定者フォロー
- 採用課題の抽出
- 採用計画の立案
- 採用要件の定義
- 選考データの分析
企業文化や社風、会社の魅力を伝える手段となる採用ホームページや会社案内のパンフレットの企画は、本来はできる限りその企業をよく知る人（人事や経営幹部）が携わるべきです。
しかし、ノウハウが足りず何から始めればいいかわからない、今まで自社内製でやってきたがうまくいっていない部分がある、といった何らかの問題を抱えている場合もあるかと思います。
そういった場合に、企業は上記のようなコア業務をアウトソーシングするという選択肢があります。
ただ、やはりノンコア業務とは違い、自社のことをよく理解してもらう必要性が高い業務の委託となるため、単なる代行というよりは「採用コンサルティング」に近いサービスです。
採用アウトソーシング（採用代行）の料金体系
採用アウトソーシング（採用代行）は、主に、従量課金、月額一律料金、そして成果報酬という3つの料金体系が存在します。それぞれの特徴と適したケースを解説します。
従量課金
従量課金制度とは、業務の種類ごとに単価が設定されており、利用した分だけ料金がかかる仕組みです。
例えば、スカウト配信は1件あたり1,000円以上、面接日程の調整は月額5万円以上、面接の代行は1件あたり5,000円以上、採用管理システムの管理は月額10万円以上というのが一般的な価格帯です。
採用業務を部分的にアウトソースしたい場合や、毎月の業務量が不安定な場合に適した料金プランです。
月額一律料金
月額一律料金制度とは、採用業務の一部または全部を外部にアウトソースする際に、毎月同じ料金でサービスを受けることができる料金体系です。
月額一律料金制度では、依頼できる業務内容や業務量は、アウトソース先の企業によって異なります。一般的には、ノンコア業務のサポート相場は月額5万～50万円程度、コア業務のサポート相場は月額15万～100万円程度です。
ノンコア業務とは、求人原稿の作成や応募者情報管理などの事務的な業務です。コア業務とは、面接や選考などの採用判断に関わる業務です。
この制度のメリットは、「採用コストが一定で予算管理がしやすい」ことで、毎月の予算が決められている場合に向いています。
成果報酬
成果報酬制度とは、決められた成果に対して報酬が発生する料金体系のことです。
例えば、「面接や内定の確約1件につき5万円」という形で報酬額が決まっています。成果が出るまでにかかった工数に対する料金は発生しませんが、その分、成果を達成した時の報酬額は高めの設定です。例えば採用まで委託する場合の相場は、採用者の年収の数十％程度です。
成果が出なければ料金が発生しないため、「毎月のコストが変動してもよいので無駄なコストは抑えたい」という場合に向いています。
新卒採用で採用アウトソーシング（採用代行）が活用される背景
新卒採用において採用アウトソーシングが活用される背景には、採用担当者の人手不足、専門的な採用知識・ノウハウの不足、採用手法の複雑化、そして生産性向上の推進という要素があります。ここでは順番に解説します。
採用担当者の人手不足
新卒採用では、企業の成長に伴い採用数が増えたり、採用担当者が他の業務に追われていたりする場合など、採用担当者の人手不足が問題となることがあります。このようなケースでは、人手不足を補い採用活動を円滑に進めるために採用アウトソーシングを活用することがあります。
専門的な採用知識・ノウハウの不足
採用活動には専門的な知識やノウハウが求められます。労働法規や面接技術、選考基準の設定など、専門的な知識が必要な場面はさまざまです。このような知識・ノウハウの不足も、採用アウトソーシングの利用を促す背景となります。企業は、採用アウトソーシングを通じて、専門的な知識やノウハウを得ることでより効果的・効率的な採用活動を目指します。
採用手法の複雑化
近年、採用手法は多様化し、その運用は複雑化しています。オンライン面接やAI（人工知能）を活用した選考、SNSを用いた採用活動など、新たな手法を取り入れるには時間と労力を要します。このような採用手法の複雑化も、採用アウトソーシングが活用される理由の1つです。
生産性向上の推進
採用活動の効率化や生産性向上は、企業の成長を支える重要な要素です。採用業務をアウトソーシングすることで、企業は他の重要な業務に注力することができます。また、採用のプロが提供する専門的なサービスを利用することで、採用の質も向上します。このような生産性向上の推進も、採用アウトソーシングの導入を促す背景となります。
新卒採用で採用アウトソーシング（採用代行）が活用される背景
採用アウトソーシングの役割は、「自社のリソースや採用ノウハウのみで解決できないこと」を代行で行って採用活動をサポートしてくれるところにあります。
自社にできることを・できないことを整理し、上記の役割をうまく活かすことができれば、下記のような価値を引き出すことが可能です。
- コア業務に注力できる
- 外部の専門ノウハウを活用できる
- 求める人材をスムーズに獲得できる可能性がある
- 採用コストの削減につながる
コア業務に注力できる
採用活動において企業が特に注力したいのは「人材の見極め」ではないでしょうか。
新卒採用であれば、「候補となる学生にアプローチをかけ自社の魅力を知ってもらう」「コミュニケーションの場や機会を設定する」「個々の学生との相互理解を深める」といったことです。
面接のスケジューリングや応募者の電話やメールの対応といった、誰が実施しても大きく差の出ないノンコア業務にリソースを奪われ、上記のような重要な業務まで希薄になってしまっては、企業と学生がお互い納得のいく採用は難しいでしょう。
このようなノンコア業務の一部もしくは全部をアウトソーシングすることで、その工数削減分を本来企業が注力するべき重要な業務に回すことができます。
外部の専門ノウハウを活用できる
採用アウトソーシングサービスをおこなう企業は、前述した採用活動におけるリソースの確保も含めて、採用に関する何らかの悩みや課題がある企業から相談を受け、それを解消するサポートを行っているため、それらの経験によって蓄積された採用ノウハウが豊富にあります。
自社の採用課題に対して最適なプロセスを提案してもらうことができ、業務委託を通じてその採用ノウハウを自社に取り込むことも可能です。
人事部のないスタートアップの企業や小規模の企業では、まだ自社に採用ノウハウが蓄積していないこともあり、相談役のような形で長期的にサポートしてもらうこともあります。
例えば初めて新卒採用を実施しようとしている企業の課題には「新卒採用市場で何が起こっているかわからない」「今の学生はどうやって就活しているのか、他の企業はどんな手法で採用活動をしているのか」「そもそも新卒採用を実施した方がいいのか、まだしなくていいのか」などがあります。
そういった場合に、自社の状況や目的をヒアリングしてもらい第三者目線で意見をもらう、業務委託のサポートを通じて委託を解除した時に自社で同じような採用活動ができるように採用ノウハウを構築していく、といったことができます。
求める人材をスムーズに獲得できる可能性がある
外部の専門ノウハウを活用することで、求める人材をスムーズに獲得できる可能性があります。
採用アウトソーシング会社は、自社のニーズに応じて、さまざまなチャネルや手法で応募者を集めることができます。
例えば、インターネットやSNSなどのオンライン媒体だけでなく、学校との連携やイベントなどのオフライン媒体も活用することで、学生にアプローチします。また、求人原稿の作成・配信ノウハウによって学生に対して自社の強みや魅力を的確に伝え、学生の興味や関心を高めます。
厚生労働省の資料「採用業務代行サービスの利用に関する実態調査」によると、採用課題としては「思ったような人が採用できない」が最も多い（41.6％）状況ですが、上記のような外部の専門ノウハウを活用することで、求める人材を獲得できる可能性が上がる見込みがあるのです。
採用コストの削減につながる
外部の専門ノウハウを活用することで、採用コストの削減につながる効果も期待できます。
採用アウトソーシング会社は、自社の予算や目標に合わせて、効果的な施策を取捨選択します。例えば、プロの分析で必要性が低いと判断した媒体やイベントへの出展や広告出稿を取りやめて、無駄な費用を削減することも可能です。また、自社では手間がかかる管理業務や選考業務を、より安い金額で代行してもらい、自社の人件費や時間コストを削減することもできます。
新卒採用において採用アウトソーシング（採用代行）を利用するデメリット
新卒採用において採用アウトソーシングを活用する場合、効率的に多くの学生と接触できる一方、いくつかのデメリットが存在します。以下でそれぞれについて詳しく見ていきましょう。
求める人物像について認識の相違が生じる可能性がある
採用アウトソーシングを行う場合、企業と代行会社との間で求める人物像についての認識に相違が生じる可能性があります。特に、面接や採用基準設定といった採用のコア業務まで依頼する場合は、求める人材像について深くすり合わせておくことがポイントです。
例えば、企業側が求めるスキルや人間性が正確に伝わらないと、適切な学生の選定が難しくなります。この結果、「適材適所の人材を見逃す」「採用後のパフォーマンスが期待ほどではなかった」といった問題が生じることがあります。
これらの問題を回避するためには、採用アウトソーシング会社との綿密なコミュニケーションと、共通認識の形成が重要です。
学生とのコミュニケーションが希薄になる可能性がある
面接や問い合わせ対応といった業務についてアウトソーシングを行うと、企業自身が学生と直接コミュニケーションを取る機会が少なくなり、学生の本音や実際の魅力を見逃すことがあります。
例えば、企業が直接面接や説明会を行うことで得られる学生の情報や印象は、第三者を介して得られる情報とは異なることも多いものです。アウトソーシングを行うことで、学生の強みや可能性を適切に把握しにくい状況が生じる可能性があります。
また、学生自身も企業の社員と直接やりとりすることで、企業の雰囲気や理念を理解しやすくなりますが、直接のコミュニケーションの機会が減ると、学生にとっても誤解が生まれることが考えられます。
採用代行を行う際でも、企業自身が何らかの方法で学生とのコミュニケーションの機会を持つことを意識し、選考における重要な場面では接触を図ることが重要です。
社内にノウハウが蓄積しないことがある
採用を外部に依頼すると、自社の採用ノウハウが蓄積されにくくなることがあります。これは長期的に見ると、企業の採用力を弱める可能性があります。
例えば、採用に関する判断基準やプロセスの改善点などは、自社で採用活動を行うことでしか得られない知見です。これらが欠けると、自力でのマッチング精度向上やスピードアップが困難になります。また、リアルな市場の動向や学生のニーズへの理解も十分にならないおそれもあるでしょう。
対策としては、採用アウトソーシング会社からのフィードバックを定期的に得るとともに、自社でも一部の採用活動を行いつつノウハウを蓄積することが重要です。
新卒採用で採用アウトソーシングを検討すべき企業の特徴
新卒採用で採用アウトソーシングを検討するとよいのは以下のようなケースです。
- 社内に採用ノウハウを持った人員がいない
- 募集ポジションが多く、採用業務が煩雑
まず、社内に専門的な採用ノウハウを持った人員がいない場合に有効です。採用活動には、市場分析やターゲット設定、ブランディングや広報など、さまざまなスキル・知識が必要です。採用アウトソーシング会社に依頼すると、採用のプロから採用戦略のサポートやコンサルティングを受けられます。
募集ポジションが多く、採用業務が煩雑な場合にも有効でしょう。応募者管理や選考対応などのオペレーション業務は、非常に時間と手間がかかります。採用アウトソーシング会社に代行を依頼すれば、自社はコア業務に集中して高いパフォーマンスを発揮できる可能性があります。
新卒採用で採用アウトソーシング（採用代行）を利用する際の注意点
以上で、採用アウトソーシングが企業にもたらすメリットを説明しましたが、「とりあえず利用する」だけではその価値を引き出せません。
ここでは、採用アウトソーシングを効果的にかつ徹底的に活用するための3つのポイントをご紹介します。
- 採用アウトソーシングを使う目的を明確にしておく
- 自社業務と委託業務の分担を明確化する
- 内製化を見据えて委託業務を管理する
採用アウトソーシングを使う目的を明確にしておく
採用アウトソーシングがいくら採用のプロで豊富な採用ノウハウを持っていると言っても、現状課題と目標が設定できなければ対策を提案してもらうのは困難です。
漠然と「新卒採用をした方がいい気がする」「とりあえず改善できるように相談してみた」というのではなく、「なぜ自社は新卒採用の実施を検討しようとしているのか？」「自社で解消したい採用課題は何か？」「面接に時間をかけるためにどの業務を委託すべきか？」と自社が採用アウトソーシングを使う目的を明確にするように心がけましょう。
仮に、本当に何をすればいいかわからずに悩んでいるとしても、最低限の準備として自社の現状を整理することで、下記のように採用アウトソーシング企業に対する依頼事項を具体化できるはずです。
- 新卒採用の実施を検討するとしたら、新卒を受け入れるために自社でどんな準備が必要か知りたい、準備が不十分な場合は何から始めればいいか教えて欲しい
- 現在自社が検討している施策の妥当性がわからないので、一度話を聞いてもらったうえでアドバイスが欲しい
- 募集しても応募が集まらないが、自社に何が足りないのか知りたい
- 自社の現状はこういう感じだが、次の目標を設定する方法がわからない
自社が抱える悩みを課題を相談をしてみて、もしかすると採用だけが最適な解消法ではないことに気づくこともあるかもしれません。
「相談したい内容」「自社の採用課題」「今まで試してきた施策とその結果」などを整理してまずは自社におけるあらゆる現状把握をしっかりと行い、事前準備を万全にしてから採用アウトソーシングに依頼するようにしましょう。
自社業務と委託業務の分担を明確化する
採用アウトソーシングにノンコア業務の業務委託を依頼する場合は、事前に「採用アウトソーシングに委託する業務」と「自社で行う業務」の分担を明確にしておく必要があります。
業者を選ぶ際は、「委託業務の種類や範囲」「サービスの実績」「自社のやり方やルールとの相性」「費用対効果」を見て決定するかと思いますが、委託すべき業務を事前にしっかりと見極めてから業者を決定しておかないと、自社内のリソースを大して割かなくてもできる容易な業務を業者に依頼したり、委託の必要性が高い業務がその業者のサービスに入っていないことが後になって発覚したり、といったことが起こりかねません。
契約する前に、どの業務をどこまで行ってもらうかといった役割分担を明文化し、業者と確認を取っておきましょう。
内製化を見据えて委託業務を管理する
「何をどうすればいいかわからない。そのために採用アウトソーシング企業の業務委託を通じて対処している」
最初はこういったスタンスになってしまっても仕方ありませんが、「とりあえずアウトソーシングしたからひとまず結果を待つだけ」と、業務委託に任せっきりにしてしまうと、いつまで経っても自社に採用力がつきません。
自社に採用ノウハウを取り込み、採用力を高めていくには、業務委託を通じて「採用アウトソーシング業者が何をどのように行っているか？」「どういった目的でなぜそれを行うのか？」「どんな結果が期待されるか？」といった進捗管理、状況把握を適宜行うことが必須です。
自社が何年後にどうなっていたいか、何ができるようになっていなければならないかを明確にした上で、１年目に業者が打ってくれた対策を整理し、2年目、3年目でそのプロセスを少しずつ自社に定着させていき、十分に採用ノウハウが溜まったところで完全内製化できるようにするのが理想的です。
また採用アウトソーシング会社と円滑に連携を取るためにも、どのように進捗確認や情報共有を行うか、ということもあらかじめ確認しておくと良いでしょう。
新卒採用で採用アウトソーシング（採用代行）の委託先を選定するポイント
採用アウトソーシングにはさまざまなメリットがありますが、その効果は委託先の選び方によって大きく変わります。では、どのようにして採用アウトソーシングの委託先を選定すべきなのでしょうか。ここでは、採用アウトソーシングの委託先を選定する際にチェックすべき3つのポイントを紹介します。
委託できる業務範囲
まず、委託できる業務範囲を確認しましょう。採用アウトソーシングには、求人原稿の作成や応募者管理、面接や内定までの対応など、さまざまな業務が考えられます。
自社で行いたい業務や得意な業務は自社で行い、苦手な業務や時間がかかる業務は委託するというように、自社のニーズに合わせて柔軟に選択できるのが理想です。
例えば、「求人広告の作成や応募者管理は委託し、面接や内定までの対応は自社で行う」というパターンや、逆に「面接や内定までの対応は委託し、求人広告の作成や応募者管理は自社で行う」というパターンなどがあります。
このように、委託できる業務範囲をチェックすることで、自社の採用活動に最適なサービスを見つけやすくなります。
代行実績や得意な業種・職種
次に、代行実績や得意な業種・職種を確認しましょう。
採用アウトソーシング会社によって実績・専門分野はさまざまですが、自社の業種や職種に合った業者を選ぶことが重要です。例えば、IT企業やエンジニア職などの専門分野に強い業者や、大規模採用に強い業者などがあります。
このように、代行実績や得意な業種・職種をチェックすることで、自社の求める人材に効率的・効果的にアプローチしやすくなります。
料金体系やコスト
最後に、料金体系やコストを確認しましょう。採用アウトソーシングの料金体系はさまざまですが、前半で紹介したように大きく分けて以下の3つがあります。
- 従量課金
- 月額一律料金
- 成果報酬
それぞれにメリットとデメリットがありますが、自社の予算や目標に合わせて適切な料金体系を選びましょう。
また、料金だけでなくコストも考慮する必要があります。コストとは、自社で掛かる人件費や広告費などのことです。例えば、採用関連業務の多くを自社で行えば外注費は節約できますが、慣れない採用関連業務を非効率的に行うことで時間や社内の人件費を浪費してしまう可能性もあり、あえて外注費をかけてでもアウトソーシングした方が効率的なケースもあります。
このように、料金体系やコストを比較することで、自社の採用活動方針に合ったサービスを見つけられます。
最後に：採用アウトソーシングは自社の採用力を向上させるサービス
自社の採用力を高めて採用活動を成功させるためには、幅広い知見と経験をもって自社の採用ノウハウを積み上げ、時にはそのプロセスを見直すことも必要です。
また中途採用と比較してノンコア業務の多い新卒採用においては、採用業務を効率化し、個々の学生とできるだけ多く接触して見極めるコア業務に時間をかけることが重要になってきます。
単純に外部に委託して効率化を図るというやり方だけでなく、不安な部分や対策の仕方がわからない課題については、思い切って採用のプロの力を借りることも、結果として採用活動の成功させる近道となるかもしれません。
自社の採用力を高めていくためにも、まずは自社の採用課題の抽出や現状把握をしっかりと行うことから始め、採用アウトソーシングを上手に活用してみてはいかがでしょうか。
最後に、忙しい人事の方も実践できるスカウト型採用のポイントを紹介した資料もご用意しています。こちらもあわせてご活用ください。
