「自分から企業へ書類を送るときも、返信用封筒は入れるべきなの？」
就活の返信用封筒の扱いに悩んでいる学生も多いでしょう。就活のなかで、郵送で企業と書類をやり取りする際、企業から送られる書類に返信用封筒が同封されているケースがあります。
返信用封筒には、書き方や送り方にマナーがあります。マナーといっても、一度理解すれば、問題なく返信用封筒を扱えるようになるので安心してください。
この記事では、就活で使用される返信用封筒とは何かを説明し、書き方や送り方を詳しく解説します。また、自分から企業へ書類を送るとき、返信用封筒を同封するケースはあるのかも紹介するので参考にしてください。
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就活で使われる返信用封筒とは？
一般的に返信用封筒は、送り先の人物に送り返してもらいたい書類がある場合に同封されます。では、就活で使われる返信用封筒とは、どのようなものなのでしょうか。
返送する資料を入れる封筒
就活で使われる返信用封筒も、一般的な返信用封筒と意味合いは同じです。
返信用封筒には多くの場合、返信先の企業の住所や社名、担当部署・担当者名などがすでに書かれていて、送り返しやすいように配慮されています。
返信用封筒を同封する目的は、返信してもらいたい書類があるときに少しでも返信する側の手間を省くためです。
就活で具体的な例を挙げると、内定承諾書が送られてきた際、よく返信用封筒が同封されています。返信用封筒が同封されていれば、内定承諾書の返信が簡単に済みますよね。
このように、就活で企業が返信用封筒を同封するのはの、一般的なケースと同様に、学生から送り返してもらいたい書類がある時です。
企業に返送する際は送られてきた返信用封筒で
企業からの書類に返信用封筒が同封されていたときは、その返信用封筒で書類を返信します。自分で準備したほうが良いのかと悩む人もいますが、返信用封筒が同封されていた場合は使用すべきです。
返信用封筒には切手が貼ってあったり、内容物が分かるように記載してあったりと、返信しやすいような配慮がされています。
また、返信用封筒には宛先も記載されているので、送り先を間違えないためにも使用したほうがいいでしょう。
就活の返信用封筒の書き方・送り方
- 宛名の「行」は二重線で消す
- 「行」の上に「様・御中」と書く
- 裏面に自分の住所・名前を書く
- 必要書類を封筒に入れる
- 添え状を入れる
- 封筒に封をして「〆」と書く
- 指定の送付方法で送る
1. 宛名の「行」「宛」は二重線で消す
返信用封筒の宛名の企業名・担当者名の後ろには、「行」もしくは「宛」と記載されているのが一般的です。このまま返信するのは失礼に当たるため、二重線で消して書き換える必要があります。
二重線は以下のように引くのが一般的です。
- 封筒が縦書きなら、縦の二重線で消す
- 封筒が横書きなら、横の二重線で消す
2. 消した文字の近くに「様・御中」と書く
二重線で「行」「宛」を消したら、近くに「様」もしくは「御中」と書きます。基本的には上部が空いていれば上部に記載しましょう。空いていない場合は、わかりやすい位置であればどこでも問題ありません。
ここで注意すべきは、「様」「御中」との使い分けです。
- 「様」は、担当者や個人名に使用する敬称
- 「御中」は、企業名や部署名に使用する敬称
例えば「様」は担当者や個人名に使うので「〇〇株式会社〇〇部〇〇課 担当者 行」の場合は、「行」を二重線で消し「様」に書き換えます。
一方、「御中」は企業名や部署名に使うので「〇〇株式会社〇〇部〇〇課 行」の場合は、「行」を二重線で消し「御中」に書き換えましょう。
3. 裏面に自分の住所・名前を書く
返信用封筒の裏面には何も書かれていないので、自分の郵便番号と住所、名前を記載します。記入せずに返信してしまうと、何らかのトラブルがあって企業側に届かなかったときにも、自分のところに戻ってきません。
書き方の注意点は2点です。
- 縦書き、横書きを表面の記載に合わせる
- 表面が横書きなら裏面の右下に記入する
- 表面が縦書きなら裏面の左下に記入する
記入スペースが用意されている封筒もあります。その場合はスペースに記入してください。
またイレギュラーなケースとして、相手先の企業名が裏面下にも印刷されているケースもあります。この場合は、封筒表面の下に記入しましょう。
裏面の企業名よりも上に自分の名前を書くのは、マナー違反と捉えられる可能性があります。裏面に記入したいところですが、表面の企業名よりも下の箇所に記入しましょう。
4. 必要書類を封筒に入れる
返信用封筒に返信する必要書類が揃っていることを確認したら、提出書類として指定されている順番に並べ、クリアファイルに入れましょう。
そのうえで、返信用封筒に入れます。書類が折り曲がらずに、きれいな状態で返信できます。
しかし、書類の大きさが返信用封筒のサイズよりも大きいケースも少なくありません。この場合は、書類を折って入れる必要があります。
特に指定がなければ返信用封筒と書類のサイズにより2つ折りや3つ折りなど、きれいに収まる大きさで折りましょう。
5. 添え状を入れる
返信用封筒には添え状も忘れずに入れましょう。添え状を入れておけば、誰が何の書類をどれだけ送ったのか、受け取った側が実際に送られてきた書類と照らし合わせることができます。
【添え状の例】
添え状は、クリアファイル内の必要書類の一番上に入れて送りましょう。
6. 封筒に封をして「〆」と書く
返信用封筒に必要書類を入れたら封をしますが、重要書類の場合は封じ目に「〆（しめ）」と書きます。
〆を書く目的は、重要書類を入れた封筒が途中で開封されないようにしたり、未開封を示したりするためです。「×」や「メ」と書かれているケースもありますが、正しくはありません。漢字の「〆」です。
7. 指定の送付方法で送る
企業が送ってきた返信用封筒によって、送付方法はそれぞれ異なります。
- 定形郵便で送る場合
- 定形外郵便で送る場合
- 簡易書留で送る場合
定形郵便で送る場合
定形郵便で送る場合、A4の書類は3つ折りにする必要があります。郵送するときは、ポストへの投函でかまいません。
3つ折りは、まず書類の下から折り込み、次に上から被せるように折るのが一般的です。受け取る側が書類を開いたとき上から開くことになるので、何の書類なのか一目で分かるようにできます。
返送用封筒の場合、切手が貼られていたり料金受取人払いになっていたりするのがほとんどですが、送る際の料金は以下を参考にしてください。
- 25g以内：84円
- 50g以内：94円
定形外郵便で送る場合
定形外郵便で送る場合、大きいサイズの書類は必要に応じて半分に折りますが、A4サイズなら折らずに送ることができます。郵送するときは、ポストへの投函でかまいません。
送る際の料金は以下を参考にしてください。
※規格内は長辺34cm、短辺25cm、厚さ3cm以内。重量は1kg以内
- 50g以内：規格内120円、規格外200円
- 100g以内：規格内140円、規格外220円
- 150g以内：規格内210円、規格外300円
- 250g以内：規格内250円、規格外350円
- 500g以内：規格内390円、規格外510円
簡易書留で送る場合(ポスト投函NG)
簡易書留で送る場合、封筒に入らないサイズの書類は大きさにあわせて2つ折りか3つ折りにします。郵便局の窓口で簡易書留として送る必要があるため、ポスト投函はできません。
簡易書留は郵便局の有料のオプションです。先方から指定されていない場合は必要ありません。返信用封筒が料金受取人払いの場合、料金は先方の負担になるので注意しましょう。
簡易書留には、+320円のオプション料金がかかります。
返信用封筒を送る際によくある質問
返信用封筒を送る際によくある質問は、以下4点です。
- 二重線は定規で引くべき？
- 裏面の自分の住所や名前は横書き？縦書き？
- 数字は漢数字？数字？
- 添え状は入れなくてもいい？
二重線は定規で引くべき？
「行」を「様や御中」に書き換える際の二重線は、定規で引く必要はありません。
定規でしっかり線を引くのは不自然なので、フリーハンドで引きましょう。
裏面の自分の住所や名前は横書き？縦書き？
裏面に書く自分の住所や名前は、表面の企業の記載に合わせます。表面が横書きなら裏面も横書き、縦書きなら縦書きです。
記入する位置は、横書きの場合は裏面の右下、縦書きの場合は裏面左下になります。
数字は漢数字？数字？
基本的には、すべて数字で問題ありません。
ただ、縦書きの場合、「1」と「ー」が紛らわしくなるため、住所には漢数字を使ったほうが読みやすいケースもあります。
添え状は入れなくてもいい？
添え状を入れるのはマナーなので、基本的には入れるべきです。
企業の担当者にはさまざまな書類が届きます。誰が何をどれくらい送ったのか、一目で書類の内容を明らかにするためにも添え状は必要です。
就活生が返信用封筒を同梱するケースはある？
企業側から送られる返信用封筒の説明をしましたが、反対に就活で学生側から企業側に対し返信用封筒を入れるケースはあるのかも気になるところです。
また、送る必要がある場合は、どのようなポイントや注意点があるのか、みていきましょう。
指定がない限り自分からは返信用封筒を送らない
特に指定がない限り、自分から企業側に対し返信用封筒を入れる必要はありません。一般的に、企業に提出を求められた書類のやり取りをすることが多いので、企業が返信用封筒を用意しています。
ただ、場合によっては、履歴書を返送するための返信用封筒の同封を求められるケースや、自分の都合でどうしても企業から書類を返信してもらいたいケースもあるでしょう。返信を希望する書類があるにも関わらず返信用封筒を送らない場合、企業側に手間やコストがかかります。
そうならないためにも、指定があったとき、自分の都合で返信してもらうときは返信用封筒を準備しましょう。
同封する際の入れ方
自分が企業側へ送る書類に返信用封筒を入れるときのポイントや注意点は以下3点です。
- 基本的には白の角2封筒で
- 同じサイズの封筒に入れ、半分に折る
- 表面には自分の住所・名前を記載し、切手を貼る
基本的には白の角2封筒で
企業へ送る返信用封筒は、白の角2封筒を選びましょう。
基本的にはA4の書類が多いので、角2サイズの封筒がよいサイズです。角2サイズならA4の書類をクリアファイルに入れて送れます。
白い封筒を選ぶのは、企業の事務用で使用される茶色の封筒と紛れないようにするためです。封筒自体は、市販品の白いもので問題ありません。
同じサイズの封筒に入れ、半分に折る
送る封筒と同じサイズの返信用封筒を入れます。
返信用封筒を入れるときは、きれいに半分に折って入れましょう。
表面には自分の住所・名前を記載し、切手を貼る
同封する返信用封筒の表面には、自宅に届くように自分の住所と名前を記載し切手を貼ります。
表面に書く自分の名前の下は「行」とし、「様や御中」などの敬称は使用しません。
切手は指定がない限り、企業の住所から送付先の自宅までの返送に必要な料金分を貼ります。貼る位置は縦書きなら封筒の左上、横書きなら封筒の右上です。
切手の料金が不足しないように注意してください。不足分の料金は基本的に自分で負担します。ただ、先方で重さを量って配慮してくれるケースも少なくありません。
結果的に企業側へ、手間やコストなど負担させてしまう可能性もあります。不安なら郵送前に、クリアファイルなども含めた重さを量った上で送りましょう。
まとめ
以上、就活の返信用封筒とは何か、書き方や送り方などを中心に解説しました。
就活の返信用封筒は、企業が学生に送り返してほしい書類があるときに使用されます。企業から届いた書類に返信用封筒が同封されているなら、必要書類を揃えて送り返しましょう。
また、基本的には自分が企業側へ返信用封筒を準備するケースはありませんが、自分の都合で返信してもらう際は準備が必要です。
返信用封筒は必要書類を入れて送るだけではいけません。返信用封筒にも敬称に書き換えたり住所や名前を記入したり、添え状を入れたりとさまざまなマナーがあります。
返信用封筒一つでも企業へ与えるあなたの印象が変わるので、マナーを意識した就活を進めましょう。
