オンライン企業説明会とは?マナーややり方、必要な準備を解説

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オンライン企業説明会とは?マナーややり方、必要な準備を解説

コロナウイルスが猛威を振るった2020年度以降の就職活動では、オンラインで実施する企業説明会が増えています。

これから就活を始める方の中には、オンライン形式のコミュニケーションに慣れてはいるものの、「オンライン企業説明会のやり方は?」「事前に準備しておくべきことや注意点を知りたい」と考えることもあるでしょう。  

そこでこの記事では、オンライン説明会のマナーや準備のポイント、注意点などを解説します。これから就活に臨む方は、ぜひ参考にしてください。

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オンライン企業説明会について

オンライン企業説明会とは、企業が就活生向けにオンラインで業務内容などを説明したり、就活生が企業の担当者に質問できるイベントです。

従来は対面での開催が主流でしたが、コロナの感染拡大を皮切りにオンライン開催する企業が一気に増えました。

コロナ収束後は対面での説明会も再開されていますが、今だに多くの企業がオンライン説明会を実施しています。

オンライン企業説明会のメリット

就活生にとってオンライン企業説明会は、言うまでもなく自宅で就活ができるメリットがあります。従来の対面での説明会に参加する場合、会場まで出向かなければならず、スケジュール調整が難しい部分がありました。

オンラインなら時間のやりくりがしやすく、一日で複数の説明会にも参加しやすいため、より多くの企業の情報を集めやすいといえます。

また、交通費の負担がかからない点もメリットです。経済的な負担を抑えられるので、就活にかけるコストも少なくなります。場所を問わずに遠方からも参加できるため移動時間も節約でき、時間を有効活用できるでしょう。

さらに、対面形式だと会場の制約などもあり定員が設けられることがありますが、オンラインなら参加枠の制限がなく、全員視聴できる場合があります。多くの就活生にとって参加のチャンスが広がるのも大きなメリットです。

オンライン企業説明会のデメリット

オンライン企業説明会は、企業の雰囲気を掴みにくいのがデメリットです。オフィス内部の様子や社風、働いている社員などの雰囲気が伝わりにくく、正確に把握するのは困難です。

また、その場の雰囲気も読み取りづらく、質問しづらいことがあります。対面のようにお互いの様子や顔色がわかりづらいので、コミュニケーションを取るのが難しいケースも多々発生します。そのため、質問のタイミングを逃すこともあるでしょう。

企業側がチャット機能やQ&A機能を用意している場合は、好きなタイミングで質問できますが、そうでない場合は慣れるまでに時間がかかるかもしれません。

さらに、オンライン説明会では、インターネット環境や使用機器を準備する手間もかかります。自宅にネット環境がない人には、大きなデメリットに感じるでしょう。

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オンライン企業説明会の形式

オンライン企業説明会の形式には、「ライブ配信形式」と「録画配信形式」の2種類があります。どの形式で実施されるかは、企業の採用ホームページや就活情報サイトの企業ページなどで確認できます。

それぞれの形式の特徴と、メリット・デメリットについて解説します。

ライブ配信形式

ライブ配信形式とは、リアルタイムで配信される方法です。配信中にその場で口頭での質疑応答ができたり、チャット機能などを使って企業とコミュニケーションを取れたりするのがメリットです。

デメリットは、質問のタイミングが掴みにくい点です。また、対面式と同様に開催日時が決まっているため、スケジュールが合わなければ参加できません。

複数の日程が設けられていても、申込者多数の場合は抽選が行われて、参加者できないケースも中にはあるため、注意が必要です。

録画配信形式

録画配信形式とは、事前に録画された動画を配信する方法です。対面やライブ配信とは違い、都合のよいタイミングにいつでも視聴できるので、スケジュールを合わせやすいメリットがあります。

また、一時停止ができたり、もう一度聞きたい部分を繰り返し再生できるので、説明会の内容をより深く理解しやすいといえるでしょう。

その一方で、その場でコミュニケーションが取れないデメリットもあります。配信期間を過ぎると視聴できないこともあるので注意が必要です。

オンライン企業説明会に必要な準備は?

万全な状態で参加するために、当日までに必要な準備はすべて済ませておく必要があります。オンラインだからといって気を抜いていると、必要なことを聞きそびれたり質問できなかったりするかもしれません。

ここでは、オンライン企業説明会に参加する時の準備方法を紹介します。必要な情報をしっかり得るためにも、十分な準備をして臨みましょう。

安定したインターネット環境を確認する

オンライン企業説明会に参加するには、安定したインターネット環境が必要不可欠です。インターネット環境が整っていないと、途中で映像や音声が乱れる可能性があります。

大事な情報を聞き逃すことがないように、インターネット環境は当日までにしっかり整えておきましょう。

Wi-Fiを使用する場合は、光回線を経由したWi-Fiを利用するのがおすすめです。パソコンの近くにルーターを設置するなどして、安定したインターネット環境を整備しましょう。

自宅にインターネット環境がない場合は、ポケットWi-Fiを借りるなどの対策もあるため、検討してみてください。

使用機器を確認する

説明会に使用するオンライン会議ツールやパソコン・スマホ、イヤホン・マイクなどについて確認しておくことも大事です。使用するオンラインツールは企業によって異なりますが、前もって操作方法や設定方法を確認しておくと安心です。

使い慣れたツールであっても、「音が聞こえない」「カメラが映らない」などのトラブルが起こる可能性があるので、前日にカメラやマイクなどが正しく作動するか確認しておきましょう。

また、パソコンやスマホなどの端末は、事前に充電を済ませておくか、充電を繋げたまま参加するようにしましょう。マイクやスピーカーなどをフル使用する場合、消費電力が大きくなりがちです。

充電しながらの使用でも電池残量が減っていくことがあるので、予め充電を満タンにしておくことをおすすめします。

スマホでの参加も可能ですが、接続が安定しないことがあるため、パソコンでの参加がおすすめです。

筆記用具・ノートを用意する

説明会の内容をメモするために、筆記用具とノートを準備しておきましょう。

パソコンで受講する場合、説明会の内容をパソコンのメモに記載することも可能です。しかし、パソコンに不具合が生じてメモできない場合もあるので、手元に筆記用具とノートを準備しておいた方が安心です。

また、今後の選考スケジュールを聞けることも多いので、スケジュール帳も用意しておきましょう。

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オンライン企業説明会でよくあるマナー質問集

不慣れなオンライン説明会を受けるにあたり、どんなマナーに注意すればいいか不安を抱えている方もいるでしょう。

ここでは、就活生の皆さんがよく感じるマナーに関する疑問についてまとめて解説していきます。困ったときの参考にしてみてください。

オンライン説明会の適切な服装は?

服装は、対面式と同じように基本的にはスーツが無難です。もし服装に迷ったときは、スーツを着ておくのが安心でしょう。服装の指定がなければ、オフィスカジュアルな服装で参加しても問題ありません。

ただし、どの服装で参加する場合でも、清潔感のある服装で臨むことが好ましいと言えます。

オンラインであっても、ビジネスシーンであることに変わりはありません。だらしない服装や私服で参加すると、企業の担当者にネガティブな印象を与えてしまいます。そのため、TPOにあわせた服装が重要です。

画面上には顔しか映らないかもしれませんが、対面でのやり取りと同じ緊張感を持ち、しっかりと着こなしましょう。

接続は何分前にすべき?

参加当日は、開始時刻の5〜10分前に接続を完了させておくと安心です。

オンラインでは、機器やシステムにトラブルが起きることが少なくありません。万が一トラブルが起きても、早めに接続していれば開始時刻までに対処できます。

20分前などに参加すると、前の説明会が終わっていないことがあります。そのため、入室時間は5〜10分前がベストです。

ただし、企業側が接続時間を指定してくることもあります。 その場合は、指定時間に入れば問題ありません。

オンラインであっても、遅刻は厳禁です。開始時刻に遅れないように、当日は早めの行動を心がけましょう。

カメラはオンにすべき?

基本的にカメラはオンにして、顔が見えるようにしておきましょう。「カメラオフでOK」という案内がない限り、カメラはオンで参加するのが基本です。

カメラのオン・オフについては「参加方法・準備物」などの項目に記載されていることが多いので、事前に確認してください。

また、オンにするときは、企業担当者の話を聞きながらうなずく、表情豊かに反応をするなど、積極的な姿勢を示しましょう。

バーチャル背景を使用しても問題ない?

バーチャル背景を使用しても問題ありませんが、シンプルなデザインを設定しましょう。ツールや端末のスペックによってはバーチャル背景が利用できないこともあるので、事前に確認しておくことをおすすめします。

多くのオンライン会議ツールは、設定画面から背景を設定・確認できます。開始時間前に設定を済ませておけば安心です。

バーチャル背景を使用しない場合は、壁など生活感が出ない場所を選ぶのが無難です。整理整頓されていない部屋が映ると、担当者が不快に思うかもしれません。

また、背景がベランダや窓だと逆光になり、顔が真っ暗になって見えにくいことがあります。顔を明るく見せるために、背景は白い壁やカーテンを選びましょう。

URLが送られて来ない場合は?

前日までに接続URLが届いているかをチェックして、届いていない場合はメールを送って確認しましょう。

担当者に問い合わせるときの例文は、下記を参考にしてください。

「お世話になっております。 〇〇大学〇〇学科××(氏名)と申します。

△月△日△時からオンライン説明会への参加を予約しているのですが、参加に必要なURLがまだお送りいただけていないようです。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認の上送りいただければ幸いです。」

自分の名前と説明会の日時を記載し、URLが届いていない旨を伝えましょう。「お忙しいところ恐縮ですが」と謙虚にお願いするのがマナーです。

当日になってもURLが送られていない場合は、電話して確認しましょう。電話での問い合わせる場合も、下記ような丁寧な言葉遣いが大切です。

「お世話になっております。〇〇大学〇〇学科××(氏名)と申します。  本日の△時からオンライン説明会の予約をしているのですが、URLが届いておりません。お手数ですがご送付いただいてもよろしいでしょうか?」

電話で問い合わせる際も、端的に述べることを意識しましょう。

急遽遅刻・欠席する場合は?

何らかの事情で遅刻や欠席する場合は、事前連絡が必須です。遅刻・欠席が判明した時点で、すぐに連絡しましょう。

前日までに欠席が決まったときは、メールまたは電話で連絡を入れましょう。Webサイトから予約した場合は、サイト上でキャンセルできる場合もあります。

当日に遅刻・欠席が決まったときは、緊急連絡先に電話するようにしましょう。メールだと担当者に気付いてもらえない可能性があるためです。

連絡は営業時間内に入れるのがマナーです。担当者が不在の場合は伝言をお願いしましょう。

無断での遅刻・欠席は厳禁です。無断で遅刻した場合、途中入室できないことがあります。企業からの信頼を失わないために、オンライン説明会であっても事前連絡はきちんとしましょう。

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オンライン企業説明会を有意義な時間にしよう!

オンライン企業説明会は、交通費の負担がかからず、自宅で就活できるメリットがあります。物理的にも心理的にも参加しやすいため、より多くの企業から情報を収集できるチャンスです。

対面式よりも時間の融通が効くので、なるべく複数の企業に参加して、選択肢を広げましょう。

スムーズに参加できるように、事前にネット環境や機器を用意して準備を整えておくと安心です。当日は早めに接続して、カメラやマイク、背景などの設定しておきましょう。

事前準備を怠らず、目的意識を持って参加すれば、有意義な時間を過ごすことができます。オンラインだからといって気を緩めず、緊張感をもって臨みましょう。

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