【例文付き】インターン参加後に送るお礼メールの書き方とマナー

この記事では、インターンシップ参加後に送るお礼メールについて解説します。
そもそも送るべきかや、実際のメール例文、メールを送る際に気をつけるべきポイントなどを細かく解説していきます。

正しいマナーで企業に感謝を伝えられるよう、ぜひこの記事を参考にしてみてください。

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インターンシップ参加後に、お礼メールは送るべき？

例えば、1ヶ月以上の長期インターンシップに参加した場合、インターンシップ終了後にお礼のメールを送信することは一般的です。
長くお世話になった社員の方もいるでしょうし、書く内容にもあまり困らないでしょう。

しかし、1dayや数日だけのインターンシップに参加した場合、お礼のメールを送るか否か、迷ってしまうかもしれません。
特に、インターンシップの内容が全体説明会だけだったなど、自分個人と企業が個別のやりとりをしていない場合は、「送らないでいいか」と思う方も多いと思います。

しかし、インターンシップは社員の方が平常業務に加えて、インターンの指導やプログラムの構成を行っている場合が多く、忙しい中で参加学生の対応をしています。

もちろん、お礼メールは必須ではありませんし、お礼メールがなかったからといって、評価を大きく下げる企業はほとんどありません。
しかし、お礼メールを送ることで、企業の評価が下がることも基本的にはありません。

そのため、迷うようであれば、インターンへの参加日数の長さや本選考に直結するしない関係なく、感謝の気持ちを伝えるためにもインターンシップ終了後にはお礼のメールを送ることをおすすめします。

ただし、きちんとビジネスマナーを守れていないと、お礼メールがかえって低評価に繋がることもあります。
この記事をしっかり読んで、適切なお礼メールを送れるようになりましょう。

就活メールの返信時の基本マナー

まずは、就活メール全般の基本的なマナーを押さえておきましょう。友達とのメールとは異なり、タイミングなど気をつけるべきポイントがあります。

なお、就活メールにの送り方のマナーや、ケースに合わせた例文などはこちらのコラムでもまとめております。
ぜひ参考にしてみてください。
就活メールの送り方｜マナーや例文・テンプレを紹介

PCメールを使用する

就職活動において、企業側は基本的にパソコンでメールを送受信します。
履歴書や選考に関する書面を添付してメールのやり取りをすることも多いですので、スマートフォンや携帯電話専用のメールアドレスより、PC用のアドレスを使うのがおすすめです。
以下、利用するメールアドレスに関しての注意点です。

おすすめは、大学のメールアドレス

大学から個人それぞれにメールアドレスが配布されている場合は、大学のメールアドレスを使うのがおすすめです。

実際に就活の際には大学のメールアドレスを使ったという人も多く、人事担当者にとってもドメインが信頼できる上に、どこの大学の学生からメールが来ているかが分かりやすいそうです。

フリーアドレスの場合、メールを送信した際に受信側のメールボックスでスパムメールと認識され迷惑メールのフォルダに入ってしまうこともあるようですので、就活のシーンにおいては大学のメールアドレスや、Gmail、Outlookなどをはじめとしたをメールアドレスを使うようにしましょう。

使うアドレスに問題はないか確認する

就活のシーンではビジネスメールに相応しいアドレスを使うようにこころがけましょう。

例①　love.neymar.play.soccer@xxx.com
例②　i_love_Johnnys@xxx.com

上記のような個人の趣味や嗜好が特定できるメールアドレスではなく、ビジネスシーンで使っても問題ないようなメールアドレスを利用するのが理想です。
また上記の場合は誰のアドレスかが分からないようなものになっています。できれば名前の分かるようなアドレスが望ましいです。
例えば….

yamada.taro.1999@xxx.com

のように本名が分かるものだとビジネスメールとしては無難です。

メールが届いてから24時間以内に返信する

ビジネスメールは24時間以内に返信するのがマナーです。もし企業から連絡が来たら、なるべく早く返信するようにしましょう。

特に日程を調整をメールでする場合は、早く返信する必要があります。人事担当者は同時に複数の学生と日程調整をしていることが多く、学生からの連絡が滞ると日程調整が進まず、業務が円滑に行えなくなる場合があります。

そのため、なるべく早く返信するように心がけるようにしましょう。

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インターン参加後のお礼メール例文

それでは、実際に送るメールの例文を見てみましょう。
ここでは、最も送ることが多いと思われるインターンシップ参加後のお礼メールの例文を紹介します。

インターンのお礼メール作成時の基本マナー

次に、返信する際のマナーを押さえましょう。「どんな風に返信をしたら、送り手が読みやすいか」を意識して作成することがポイントです。

内容が一目で分かる件名にする

メールの件名はなるべく、簡潔に要約したもので設定をしましょう。
また、誰から送られているかというのも分かりやすくしておくことも重要です。20文字〜30字程度で収めるのが好ましいでしょう。

×：先日のお礼

上記の件名の場合、誰から、いつの、何のお礼か、が不明瞭です。件名を一目見てメールの具体的な内容を伝えられるように心掛けましょう。

○：△月△日開催のインターンシップのお礼（○○大学 オファボ太郎）

上記の件名の場合、件名を一目見ただけで

• 誰から来たメールか → ○○大学のオファボ太郎さんから
• どんな内容のメールか → 過去に開催したインターンについて
• どんな目的のメールか → お礼のメール

などの情報を把握することができます。

返信の場合、件名は書き換えない（Re:も削除しない）

人事担当者の方があなたとのメールを見直す際に、件名が書き換えられていると過去のメールを探す手間をかけてしまうかもしれません。複数に何人もの人と連絡を取っている場合が多いため、メールの件名はそのままにしておくようにしましょう。

結論から用件を伝える

ビジネスメールは大前提として、簡潔に目的や用件が分かりやすい内容であることが重要です。

例

略語を使わない

×：インターン
○：インターンシップ

×：就活
○：就職活動

×：20卒
○：2020年卒

×：ES
○：エントリーシート

×：GD
○：グループディスカッション

など、普段は省略してしまいがちな言葉を使わないように気をつけましょう。

普段から言葉使いを意識することで、大事な時にでも適切な言葉選びができるようになります。

略語を使った悪い例文

一見、丁寧な言葉使いですが「インターン」「グルディス」等の言葉が省略されていますね。
普段は省略するような言葉でもメールでは略さずに表記しましょう

英数字は半角、カタカナは全角の表記にする。

以下のようにメール内では表記のルールを守るようにしましょう。

×：２０２０年
○：2020年

×：ＥＳ
○：ES

×：ｸﾞﾙｰﾌﾟﾃﾞｨｽｶｯｼｮﾝ
○：グループディスカッション

×：ｴﾝﾄﾘｰｼｰﾄ
○：エントリーシート

半角数字や全角数字、半角カタカナなどが文章に入り乱れていると非常に読みにくいため十分気を付けましょう。

適度に改行する

改行が少ないと非常に読みにくい文章になってしまいます。2〜3行程度で改行するのが望ましいでしょう。

実例を紹介します。

改行の少ない悪い例文

適切な改行の例文

程よく改行があることで読み手は「息継ぎ」がしやすくなり、文章がスッと入ってきます。
意識して読みやすいメールを作成しましょう。

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インターンのお礼メールを返信する前に確認すること

一度送信してしまったメールは修正することができません。返信する前に、以下のポイントをしっかり確認しましょう。

メールの送信時間に配慮する

基本的にメールは何時に送っても問題ありませんが、マナーに厳しい企業や業界の場合ネガティブな印象を与えることがあります。深夜帯にメールを送ることは避け、できる限り営業時間内に送信するようにしましょう。

誤字脱字がないかを確認する

企業名や採用担当者の名前などは絶対に間違えないようにしましょう。
もし重大な誤字や脱字をしてしまった場合は早急に謝罪のメールを送ることをおすすめします。

送信先に誤りがないか確認する

送信前に再度、送信先が合っているかを確認しましょう。

スピーディーなメールの対応を意識しすぎたり、メール作成に慣れてくるとどうしても送信先の確認を忘れてしまいがちです。

誤って違う企業にメールを送ることは大変失礼に当たりますので、細心の注意を払うように心がけましょう。

メールを誤送信してしまった場合の謝罪のメール例文

以下は、担当者のお名前を間違えてしまった場合の謝罪メールの例文です。

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今後の就活メールのやり取りをしやすくするコツ

就職活動をしていると、複数の企業と同時にメールのやり取りをすることも多く、管理が大変になってきます。情報を適切に管理するためにも、以下のポイントを押さえておきましょう。

過去のメールのやり取りを削除しない

過去のメールを削除してしまうとどういったやり取りをしていたのか把握することが難しくなります。少なくとも就職活動が終わるまでは残すようにしておきましょう。

企業ごとにやり取りをまとめるフォルダを作成する

各企業ごとにフォルダを作り、そこにやり取りしたメールを格納することで、すぐにどういった内容のやり取りをしていたのかを把握することが出来ます。

その都度、検索をかけて調べるという作業が嫌だという方はあらかじめフォルダごとにメールを振り分けて整理しておきましょう。効率的にメールを見返すためにもおすすめです。

昨今、就職活動は3年生の夏のインターンからはじまり、長きに渡って取り組む学生が増えています。そのため、企業との膨大なメールの中から特定のメールを探すことがなかなか時間がかかる作業となる場合も多いようです。こまめにメールを整理することで、後々作業しやすくになります。

まとめ

夏季インターンシップや冬季インターンシップなど、複数のインターンシップに参加する時期はお礼のメールを忘れてしまいそうになったり、面倒に感じてしまうかもしれません。

しかし、企業の方が忙しい時間を割いて、作り上げてくれたインターンシップ。しっかりお礼の言葉を伝えることで良い心象を与えたいですよね。

お礼のメールはただ感謝の気持ちを伝えるだけでなく、自分の学びや気付きの整理にもなるので、インターン参加後はぜひお礼のメールを送るようにしましょう。

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