就活メールの送り方｜マナーや例文・テンプレを紹介

「就活で送るメールの基本マナーやポイント、注意点を知りたい」
「基本的なメールの書き方や例文を確認したい」

このように就活におけるメールの送り方が分からず、不安を感じている学生も多いでしょう。

就活のメールに限りませんが、企業宛に送るメールには一定の型があります。基本的な書き方を理解すれば、就活でメールに不安を感じる必要はありません。

この記事では、就活におけるメールの基本マナーと基本的な書き方、シーン別の例文を紹介します。例文は就活でメールを送るシーンを網羅しているので、メールを作成する際にぜひご活用ください。

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（※2）当社アカウントを開設した企業数で、直近で利用していない企業含む（2024年10月時点現在）

就活メールの基本マナー

まず就活メールの基本マナーを確認しておきましょう。

就活メールでは、敬語の使い方や読みやすくする配慮、返信のタイミングなどを意識する必要があります。

TOは対応してほしい相手、CCは指定に従う

TOはメインの送信対象者を指します。TOには、送信したメールに対応してほしい相手を設定しましょう。具体的には、採用担当に対応してほしい場合は、採用担当のメールアドレスをTOに入力しましょう。

複数人に対応してほしい場合は、複数のメールアドレスをTOに記入してメールを送ることも可能です。

CCはメインの送信対象者以外に、メールの内容を共有したい人物がいる場合に使用します。CCを設定すると、メインの送信対象者に送るのと同時に、CCを設定した相手にもメールの内容を共有できるので、二度手間にならずに迅速な情報共有が可能になります。

採用の場合は、recruit@~.comなどの採用グループのメーリングリストをCCに入れるよう求められることも多いです。

返信の場合は「全員に返信」

メールを返信する場合には、メールを送ってきた個人宛ではなく、先方がCCに設定してきた人もCCに設定して返信しましょう。先方がCCに設定している人がいるということは、その人にメールの内容を共有したいということです。

個人宛で返信してしまうと、CCに設定されている人にメールの内容が共有されず、先方に迷惑をかけてしまいます。そのようなトラブルを防ぐためにも、先方がCCに設定してきた人がいる場合は、CCに設定し忘れないように返信しましょう。

Gmailの場合、「全員に返信」を使って返信することで、自動的にCCを設定することができます。

正しい敬語を使う

敬語は、正しく使いましょう。

自分では正しく使っているつもりでも、誤った敬語を使っているケースは意外と多くあります。例えば、敬語表現を重ねて過剰に丁寧にしすぎてしまう二重敬語などに気をつけましょう。

以下はよくあるミスの例です。

• おっしゃられる→おっしゃる
• お伺いさせていただいてよろしいでしょうか→ お伺いしてもよろしいでしょうか
• 伺わせていただきます→ 伺います

ほかにも、「御社」は就活でよく聞く表現ですが、文章で使用する場合は「貴社」となります。

改行・段落分けする

メールは改行・段落分けし、読みやすくしましょう。

企業担当のほとんどは、パソコンでメールを確認します。改行・段落のない文章は読みづらく不快感を与えます。メールを受け取った相手が読みやすくする配慮もマナーです。

【改行・段落分けができていない例文】

【改行・段落分けができている例文】

内容の切れ目に改行を入れて段落分けすることで、読みやすいメールになります。

文字は太字や色で装飾しない

メールを作成する際、文字は装飾しないようにしましょう。ビジネスでは一般的に、メールの文面に絵文字や顔文字、太字や色文字などは使用しません。

文字を太字や色で装飾することで、メールの文面が読みにくくなるうえに、マナー違反だと捉えられてしまう危険性があります。

読みやすいようにと良かれと思って太字や色で装飾して、かえって悪い印象を抱かれてしまうことは避けたいですよね。

どうしても強調したい箇所がある場合は、【】で囲む方法などで対応してください。文字そのものは装飾しないようにしましょう。

24時間以内に返信する

企業からメールを受け取った際は、24時間以内に返信するのが基本的なマナーです。

できれば当日中に返信したいところですが、もちろん返信できないケースもあると思うので、24時間以内を目安として覚えておいてください。深夜の時間帯や土日は、企業の採用担当も休日のケースが多いので、無理に返信する必要はありません。

不真面目なメールアドレスを使わない

メールアドレスはそれほど重視されているわけではありませんが、何でもいいわけではありません。

例えば過去に作成したメールアドレスで、変な文章や記号文字を使用しているものや、彼氏彼女の名前などを入れているものは就活メールに向いているメールアドレスではありません。

元々使っていたメールアドレスが不適切だと感じた場合は、新しく就活用のメールアドレスをつくることをおすすめします。

また、携帯メールはファイルを受信できない場合があるので、PCで利用できるメールアドレスを取得することをおすすめします。Gmailが定番です。

就活メールの基本的な書き方

就活メールは、以下のように基本的な書き方が決まっているのが特徴です。構成を理解すれば、後は内容を変えるだけなのでスムーズに送ることができます。

1. 件名
2. 宛先
3. あいさつ
4. 内容
5. 締め
6. 署名

1.件名

メールの件名は、開封率や返信率に影響します。件名を設定する際は、件名を一目見ただけで、届いたメールの内容がわかるよう、簡潔かつ具体的に設定しましょう。

また、返信の場合は件名を変更しないようにしましょう。メーラーの設定で、「Re:」が自動で設定される場合がありますが、これはそのままで問題ありません。

返信する際に件名を変更してしまうと、相手方はどの内容のメールが返ってきたのかわかりにくくなります。

件名を変更したことで、重要なメールを見落とされてしまう可能性もあるので、返信の場合は件名を変更しないようにしましょう。

2.宛先

まずは宛先を入れます。ポイントは敬称の使い方です。

敬称には「御中」「様」を使いますが、この2つを併用する書き方はありません。どちらか一方を使用するので、どのようなケースでどちらを使うのかを把握しておきましょう。

• 御中：会社名や部署名など、宛先が個人ではないときに使用
• 様：宛先が個人のときに使用

はじめて企業宛にメールを送るときなど、担当者が不明なことがあります。その際は会社、または部署名の後ろに「御中」です。例えば「〇〇株式会社総務部人事課御中」という宛名になります。

一方、担当者名が分かるときは個人名の後に「様」を使用します。例えば「〇〇株式会社総務部人事課〇〇〇〇様」になります。

また、担当者個人の役職も把握している場合は、役職名を敬称として使うこともできます。この場合は「御中」と「様」は使用しません。例えば「〇〇株式会社総務部人事課〇〇〇〇部長」このように、宛先に使用する敬称は1つなので注意しましょう。

「御中と様の使い方」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

3.あいさつ

あいさつは、自分を名乗るところまでが含まれます。特別なオリジナルのあいさつは必要ありません。定型文を使うのが一般的です。

また、面識があるなら名乗りの後に「説明会の節はありがとうございました」など入れるのもいいでしょう。

4.内容

内容は、相手がすぐに何のメールなのか分かるように記載するのがマナーです。結論を最初に書き、その後に質問や確認などの詳細を補足します。

最初に「会社説明会の服装について」と結論を書いているので、メールを受け取った側は何のメールなのか判断できます。

5.締め

締めの言葉も一般的な定型文を使用するので、内容によって使い分けます。

基本的には「引き続きよろしくお願いいたします」、質問や依頼をしたときは「ご回答のほど、よろしくお願いいたします」など使い分けましょう。

ほかにもさまざまな「締めの定型文」があります。どれを使ってもマナー違反とはならないので、悩みすぎずに内容に合ったものを選びましょう。

「締めの書き方」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

6.署名

最後に署名を入れます。署名は形だけのものではありません。採用担当が名前や連絡先をすぐに確認できるので、スムーズなやり取りのためにも必要です。

署名には「名前」「大学・学部・学科名」「連絡先」の３つの情報を入れます。

上記が一般的なパターン例ですが、ほかにもさまざまなパターンがあります。

「署名のパターン」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

就活メールの例文・テンプレ【シチュエーション別】

これまでの内容を元に、シチュエーション別に就活メールの例文・テンプレをまとめました。コピー&ペーストで使える内容になっているので、自分が送りたい内容に合わせて活用してください。

エントリーシートを提出するときのメール例文
インターンシップに参加するときのメール例文
インターンシップをキャンセルするときのメール例文
会社説明会の案内に返信するときのメール例文
会社説明会をキャンセルするときのメール例文
OB・OG訪問するときのメール例文
面談・面接の日程調整をするときのメール例文
面談・面接の日程確定するときの返信メール例文
面談後にお礼メールを送るときのメール例文
面接後にお礼メールを送るときのメール例文
選考辞退するときのメール例文
内定承諾メールに返信するときのメール例文
内定辞退するときのメール例文
質問メールを送るときのメール例文

エントリーシートを提出するときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
「エントリーシートを送る」ことだけを簡潔に伝えているので、見てすぐに内容の把握ができるメールです。
また、添付書類にはパスワードを設定し送るケースもあります。その場合は、文中に「パスワードを設定しておりますので、別途メールにてお送りいたします」と入れ、別途メールを入れるようにしましょう。

パスワードを送る例文など「エントリーシートをメールで提出する時のポイント」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

インターンシップに参加するときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
案内メールに返信する際は、件名は変更せずにそのまま返信しましょう。メールスレッドが変わってしまうと、相手が何の内容か分からなくなってしまいます。

また、返信不要とメールに記載があった場合は、返信しなくて問題ありません。

「インターンシップ」に関連するメールは、こちらの記事も参考にしてみてください。

インターンシップをキャンセルするときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
インターンシップをキャンセルすると伝えたうえで、その理由や謝罪の言葉を添えています。日程も明記することで、どの日程のインターンシップに欠員が出たか、採用担当も理解しやすい内容になっています。

インターンシップに参加しなくても採用試験を受けるケースはありますし、あなたの分参加したかったのに参加できなかった学生にも企業にも失礼です。確実に連絡し、謝罪の言葉を伝えるようにしましょう。

「インターンシップをメールでキャンセルする方法」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

会社説明会の案内に返信するときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
インターンシップ同様、送られてきたメールへの返信は、件名は変更せずに返信（Re）のまま送るのがポイントです。

案内のお礼を入れつつ「〇月〇〇日〇〇時から」など、内容を確認したことを伝えるのもポイントです。質問がある場合は案内に対するお礼をした後に入れましょう。複数の質問がある場合は箇条書きにすると相手が見やすくなります。

「会社説明会」に関連する就活メールの詳細は、こちらの記事も参考にしてみてください。

会社説明会をキャンセルするときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
インターンシップをキャンセルする際の連絡と要領は同じです。件名で会社説明会をキャンセルしたい旨を伝えることで、相手は何のメールなのかすぐに理解できます。いつ開催される会社説明会なのかも、内容の最初に入れておきしょう。

OB・OG訪問するときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
OBの名前を入れていますが、もし担当者の名前や漢字が定かではない場合は部署名を入れて「ご担当者様」とするのが無難です。

また、どのようなことを質問する予定かを盛り込んでおくと、OB・OGの方も訪問当日までに準備しやすくなります。

「OB・OG訪問メール」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

面談・面接の日程調整をするときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
複数の日程を提案すると、企業側も検討しやすくなるため、3つほどの日程を提示しましょう。相手の方が忙しいと相手の空いている日程を聞きたくなりますが、ビジネスの場では依頼する側が日程を提示するのが基本です。

面談・面接の日程確定するときの返信メール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
面接の日程確定メールは相手が把握しやすいように、件名は変更せずに返信（Re）で送るのがポイントです。内容には面接の日時「◯月◯日10:00〜」と入れ、確認できたことを伝えましょう。面談の場合は、件名や内容を調整してください。

「面接の日程確定メール」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

面談後にお礼メールを送るときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
お礼メールは、当日中に送るのがポイントです。まずはお礼の言葉を入れます。さらに具体的にどのようなことを感じたのかを盛り込むと、お礼としての気持ちが伝わるでしょう。

「就活の面談」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

面接後にお礼メールを送るときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
面接のお礼メールも、当日中に送るのがポイントです。面接メールは、人事以外にも役員や面接を担当した社員に送るケースもあります。

「【新卒面接後のお礼メールの書き方】コピペできる例文も用意」では、相手別の例文も紹介しているので、こちらの記事も参考にしてみてください。

選考辞退するときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
日時を入れておけばメールを受け取った採用担当がいつの面接なのか一目で把握できるので、最初に入れておきましょう。

また、謝罪の言葉は必ず入れてください。面接を受けないから「関係ない」などと考え、連絡をしないことや謝罪しないことはマナー違反です。

「選考辞退」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

内定承諾メールに返信するときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
内定通知には期限が設けられているのが一般的です。承諾するしないに関わらず、必ず期限内に返信しましょう。

「内定承諾メール」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

内定辞退するときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
内定辞退メールは、辞退を決断したらできるだけ早く送るのがマナーです。企業は入社の準備を進めています。採用には時間や費用などのコストがかかるので、連絡が遅くなれば企業に損失を与えることになります。

「内定辞退」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

質問メールを送るときのメール例文

【メール例文】

【例文のポイント】
質問が複数あるときは、箇条書きにすると見やすくなります。番号をつけると返信メールを打ちやすくなるので親切です。

また、「持ち物はなんですか」と質問してしまうと、相手はすべての持ち物を回答しなければいけません。例文のように把握している持ち物は記載したうえで質問しましょう。

「質問メール」に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

まとめ

以上、就活メールの基本マナーや書き方、例文を紹介しました。

企業にメールを送った経験がないと、どうメールを送っていいか分からず、難しく考えてしまう学生も多いでしょう。

基本的には型から大きく外れなければ悪印象を与えることはありませんので、安心してください。ここで紹介したマナーを押さえたうえで、結論を分かりやすく簡潔に伝えることを意識しましょう。

就活メールは難しく考えすぎず、紹介した例文を参考に内容を調整して作成しましょう。