【例文あり】インターンシップをメールでキャンセルする方法 | ポイント、注意点も

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こんにちは。「就活の教科書」編集長の岡本恵典です。

就活の教科書」は、内定者の視点から就職活動の情報を届けるWebメディアです。

今回はOfferBoxさんとのコラボ記事第十弾として、インターンシップをメールでキャンセルする3つのポイントを紹介します。

 

「インターンシップの日に予定が入ってしまったけど、キャンセルしても良いのかな…」「インターンシップってキャンセルしたら、選考に影響するのかな?」など、インターンシップをキャンセルする時に悩む就活生は多いです。

インターンシップの予約をしていても、どうしても外せない予定が入ってしまうこともありますよね。

インターンシップの参加をキャンセルする時のポイントを知って、悪印象を与えないように気をつけましょう。

 

この記事では、インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント3つを解説しています。

合わせて、インターンシップをメールでキャンセルする例文や、キャンセルする時の注意点も紹介しています。

この記事を読めば、「キャンセルの仕方を間違えて、人事に悪い評価をされてしまった…」なんて失敗も避けられます。

「インターンシップを上手にキャンセルして、本選考はちゃんと受けたい!」そんな就活生は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

 

インターンシップのキャンセルは選考に影響する?

「インターンシップをキャンセルすると、選考に影響するんですか?」と多くの就活生から相談を受けます。

結論から言うと、インターンシップはキャンセルしても選考にはほとんど影響しません。

インターンシップをキャンセルしたところで、本選考は普通に受けられる企業が多いです。

しかしキャンセルの仕方次第では、悪い評価をつけられて、本選考で不利になる可能性もあります。

そのため、インターンシップをキャンセルする時には、マナーに気をつけることが大切です。

ただし企業の中には、インターンシップに参加しないと本選考を受けられない企業も存在するため注意しましょう。

 

また「インターンシップをキャンセルする時は、メールか電話のどちらが良いんだろう?」と悩む就活生も多いです。

インターンシップをキャンセルする時は、メールでも電話でも構いません。

前日までにキャンセル連絡をする場合はメール、当日にキャンセル連絡をする場合は電話が良いでしょう。

 

さて、選考に直結するインターンシップでない場合、キャンセルは基本的には問題ないということがわかりましたね、

インターンシップをキャンセルする時は、タイミングによって電話とメールを使い分けましょう。

  • 電話:インターンシップ当日にキャンセル連絡をする場合
  • メール:インターンシップ前日までにキャンセル連絡をする場合

しかしインターンシップをキャンセルする時に、「どんなメールを書けば良いのかわからない…」と悩む就活生も多いはずです。

そこで次は、インターンシップをメールでキャンセルする例文を紹介します。

 

インターンシップをメールでキャンセルする例文

例文を読めば、インターンシップをキャンセルするメールの書き方がイメージできます。

それでは、インターンシップをメールでキャンセルする例文を読んでいきましょう。

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【件名】◯月◯日 インターンシップ欠席のご連絡(◯◯大学 田中 太郎)

◯◯株式会社
新卒採用担当 ◯◯様

お世話になります。
◯◯大学◯◯学部4年の田中と申します。

◯月◯日のインターンシップに参加予定でしたが、欠席させていただきたくご連絡を差し上げました。
理由は、大学の追加授業とインターンシップの日程が重なってしまったためです。

せっかくインターンシップのご案内をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけしますが、ご容赦の程よろしくお願い致します。

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田中 太郎 / Taro Tanaka
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-tanaka@xxxx.ac.jp
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インターンシップをメールでキャンセルする時には、件名を見れば内容がわかるようにすることが大切です。

そしてキャンセルする妥当性を示すために、キャンセルしないといけなくなった理由を本文で書きましょう。

メールの書き出しには宛名を書くことで、誰に宛ててメールを送っているのかを示すことも大切です。

そしてメールの最後には署名を入れることで、誰からキャンセル連絡が来たのかを分かりやすくすることも、就活メールを送る時のポイントです。

 

さて、インターンシップをメールでキャンセルする時の例文を紹介しましたが、どのように書けば良いのかイメージできたでしょうか。

例文を読んでメールを書く全体像を掴んだ後は、具体的にどのような内容を意識すれば良いのか、ポイントを押さえましょう。

そこで次は、インターンシップをメールでキャンセルする時のポイントを紹介します。

 

インターンシップをメールでキャンセルする3つのポイント

インターンシップをメールでキャンセルする時には、次の3つのポイントを意識しましょう。

これら3つのポイントを踏まえてメールを書けば、人事に悪印象を与えることなくインターンシップをキャンセルできます。

  • ポイント①:件名にインターンシップをキャンセルする旨と名前を書く
  • ポイント②:本文にキャンセルする理由を書く
  • ポイント③:お詫びの言葉を最後に書く

それでは、インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント3つをそれぞれ解説していきますね。

 

ポイント①:件名にインターンシップをキャンセルする旨と名前を書く

インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント1つ目は、「件名にインターンシップをキャンセルする旨と名前を書く」です。

「インターンシップをキャンセルする旨」「あなたの名前」を件名に書くことで、件名を読むだけでメールの内容を人事に伝えられます。

【件名】◯月◯日 インターンシップ欠席のご連絡(◯◯大学 田中 太郎)

のように件名を書いて、インターンシップをキャンセルする旨を簡潔に伝えましょう。

 

ポイント②:本文にキャンセルする理由を書く

インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント2つ目は、「本文にキャンセルする理由を書く」です。

キャンセルする理由が書かれていないと、なぜ欠席するのかが人事に伝わらず、低評価をされて選考に影響が出る可能性があります。

  • 理由①:大学の追加授業が入ったから
  • 理由②:他の企業の面接・インターンシップと重なったから
  • 理由③:体調を崩したから

キャンセルする理由は、「大学の授業が入った」「他の企業の選考と重なった」など学業・就職活動に関する内容を書くのが良いでしょう。

人事に低評価をされないためにも、遊ぶ予定が入った、興味がなくなった等の理由でインターンシップをキャンセルしないようにしましょう。

 

ポイント③:お詫びの言葉を最後に書く

インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント3つ目は、「お詫びの言葉を最後に書く」です。

お詫びの言葉を本文の最後に書くことで、ビジネスマナーを知っていることを人事にアピールできます。

「せっかくインターンシップのご案内をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。ご迷惑をおかけしますが、ご容赦の程よろしくお願い致します。」のように、キャンセル連絡をするメールの最後にはお詫びの言葉を書きましょう。

 

さて、ここまで「インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント3つ」を紹介してきました。

これら3つのポイントを踏まえてメールを書くことで、本選考への影響を限りなく減らせます。

  • ポイント①:件名にインターンシップをキャンセルする旨と名前を書く
  • ポイント②:本文にキャンセルする理由を書く
  • ポイント③:お詫びの言葉を最後に書く

当たり前ですが、インターンシップをキャンセルする時にはポイントだけでなく、注意点も存在します。

注意点を知っておくことで、インターンシップをキャンセルして、人事から低評価を受けるリスクを減らせます。

そこで最後に、インターンシップをキャンセルする時の注意点を紹介します。

 

インターンシップをメールでキャンセルする時の注意点

インターンシップをメールでキャンセルする時の注意点は、次の3つです。

これら3つの注意点を踏まえてインターンシップをキャンセルすれば、本選考へ支障をきたすこともありません。

  • 注意点①:なるべく早めにキャンセル連絡をする
  • 注意点②:キャンセルする理由を正直に伝える
  • 注意点③:無断でキャンセルしない

それでは、インターンシップをキャンセルする時の注意点をそれぞれ解説していきますね。

 

注意点①:なるべく早めにキャンセル連絡をする

インターンシップをメールでキャンセルする時の注意点1つ目は、「なるべく早めにキャンセル連絡をする」です。

インターンシップに参加できないことが判明したら、その時点ですぐにキャンセルの連絡をしましょう。

企業もインターンシップに向けて準備をしているため、キャンセルの連絡が遅くなると企業に迷惑をかけてしまいます。

企業に迷惑をかけないよう、インターンシップのキャンセル連絡はなるべく早めにすることが大切です。

 

注意点②:キャンセルする理由を正直に伝える

インターンシップをメールでキャンセルする時の注意点2つ目は、「キャンセルする理由を正直に伝える」です。

嘘をついてインターンシップをキャンセルしたことがバレた場合、その後の選考に参加できなくなる可能性もあります。

ただ「興味がなくなったから」「もともと参加するつもりがなかったから」など、ネガティブな理由を正直に書く必要はありません。

しかし人事に納得してもらうためには「大学の追加授業が入ったため」のように、キャンセルする妥当な理由を正直に伝えることが大切です。

 

注意点③:無断でキャンセルしない

インターンシップをメールでキャンセルする時の注意点3つ目は、「無断でキャンセルしない」です。

当たり前ですが、インターンシップを無断でキャンセルしてしまうと、その後の選考に悪影響があることが多いです。

選考を受けられたとしても、低評価をされた状態でのスタートになるため、周りの就活生よりも不利になってしまいます。

メールでも電話でも構わないので、インターンシップをキャンセルする時には連絡をするようにしましょう。

 

まとめ:インターンシップをメールでキャンセルする時は早めに連絡しよう

この記事では、インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント・注意点を解説しましたが、いかがだったでしょうか。

合わせて、インターンシップをメールでキャンセルする例文や、キャンセルする時の注意点も紹介しました。

この記事で学んだ内容をまとめると、以下の通りです。

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インターンシップのキャンセルは選考に影響する?

  • キャンセルしても選考に影響しない
  • キャンセルはメールでも電話でも大丈夫

インターンシップをメールでキャンセルする3つのポイント

  • ポイント①:件名にインターンシップをキャンセルする旨と名前を書く
  • ポイント②:本文にキャンセルする理由を書く
  • ポイント③:お詫びの言葉を最後に書く

インターンシップをキャンセルする時の注意点

  • 注意点①:なるべく早めにキャンセル連絡をする
  • 注意点②:キャンセルする理由を正直に伝える
  • 注意点③:無断でキャンセルしない

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就活時期は急に予定が入ることも多く、どうしてもインターンシップをキャンセルしないといけない場合もあります。

理由を正直に伝えて、なるべく早めに連絡をすれば、インターンシップはキャンセルしても基本的には大丈夫です。

ただし一部の企業では、インターンシップに参加していないと本選考を受けられないこともあるので注意しましょう。

内定につながるよう、自分のスケジュールを上手に管理しながらインターンシップに参加しましょう。

 

後悔のない就職活動ができるよう、OfferBoxさんの記事など、様々な情報を参考にしてくださいね。

この記事がみなさんの就活に役立てば幸いです。最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

 

【この記事を書いた人】

岡本恵典(株式会社Synergy Career 代表取締役)
月間60万PVの就活メディア「就活の教科書」の編集長。
「就活の教科書」では、自己分析、エントリーシート、グループディスカッション、面接対策などの就活の基礎知識について、内定者が自身の経験を正直にお伝えしています。