インターンシップをメールでキャンセルする方法・例文

「インターンシップの日に予定が入ってしまったけど、キャンセルしても良いのかな…」「インターンシップってキャンセルしたら、選考に影響するのかな？」など、インターンシップをキャンセルする時に悩む就活生は多いです。

インターンシップの予約をしていても、どうしても外せない予定が入ってしまうこともありますよね。

そんな時のために、インターンシップの参加をキャンセルする時のポイントを知って、悪印象を与えないように気をつけましょう。

この記事では、インターンシップはいつまでにキャンセルすべきかという基本的な点から、インターンシップをメールでキャンセルする時のポイントまで解説しています。

あわせて、インターンシップをメールでキャンセルする例文や、キャンセルする時の注意点も紹介しているので参考にしてみてください。

この記事を読めば、「キャンセルの仕方を間違えて、人事に悪い評価をされてしまった…」なんて失敗も避けられます。
「インターンシップを上手にキャンセルして、本選考はちゃんと受けたい！」そんな就活生は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

インターンシップのキャンセルの選考への影響

「インターンシップをキャンセルすると、選考に影響するんですか？」と多くの就活生から相談を受けます。
結論から言うと、インターンシップはキャンセルしても選考にはほとんど影響しません。
インターンシップをキャンセルしたところで、本選考は普通に受けられる企業が多いです。
しかしキャンセルの仕方次第では、悪い評価をつけられて、本選考で不利になる可能性もあります。
そのため、インターンシップをキャンセルする時には、マナーに気をつけることが大切です。
ただし企業の中には、インターンシップに参加しないと本選考を受けられない企業も存在するため注意しましょう。

インターンシップのキャンセルはいつまで？

インターンシップはいつまでにキャンセルしなければならないという決まりはありませんが、連絡が遅くなればなるほど企業に迷惑がかかります。事情があって連絡が遅れてしまった場合でも、無断欠席は絶対に避けましょう。

キャンセルが決まったらすぐに

キャンセルが決まったらすぐに連絡するのが基本です。学生から早めに連絡してもらえれば、企業は枠の関係で呼べなかった学生を代わりに呼べるため、キャンセルによる損失を回避できます。

また、学生自身にとっても早く連絡を済ませておけば、うっかり連絡をし忘れるリスクをなくせます。企業のためにも他の就活生のためにも、自分自身のためにもなるので、キャンセルが決まったら速やかに連絡しましょう。

当日キャンセルも必ず連絡する

よほどのことがない限り、インターンシップ前日までには連絡を入れましょう。事情があって当日の連絡になってしまった場合でも、「連絡なしのキャンセル」は絶対にNGです。！

信頼を失った結果、企業の本選考に進めなくなってしまうのは当然のことながら、それ以前に人としてのマナーを守れていません。

当日になって急に参加できなくなったのは仕方ないとしても、「今さら連絡しても遅いから」などと勝手な解釈をして無断欠席するのは避けましょう。

インターンシップのキャンセル連絡はメールと電話どちらがいい？

webシステム上でキャンセルの手続きができる企業の場合は、そのシステムの指示に従ってキャンセルの手続きをしましょう。そういったシステムがなく自分で連絡をする必要がある場合は、キャンセルの時期によって連絡方法を使い分けるのがベストです。

当日まで時間がある場合はメールでOK

インターンシップ当日まで十分に時間がある場合（5日以上が目安）は、メールのみの連絡でOKです。メールであれば履歴が残るので、担当者に見落とされたとしても、きちんと連絡をした証拠になります。

電話での連絡もNGではありませんが、わざわざ応対する担当者の手間を考えると、やはりメールのほうがスムーズです。当日までに時間がある場合は、メールでキャンセルの連絡を済ませるようにしましょう。

前日・当日はメール＋電話で連絡

前日と当日は、電話をしたうえで、担当者に繋がらなかった場合に限りメールで連絡するのがおすすめです。直前の連絡になってしまったときは、いち早くキャンセルの旨を伝えることが大切。

メールだけだと見落とされる可能性が考えられるため、確実にキャンセルの旨を伝えられる電話が最適な方法になります。また、電話が担当者に繋がった場合でも、メールでも連絡を入れておきましょう。

インターンシップ直前は、採用担当もバタバタしていることが多く、電話で聞いた内容を万が一忘れてしまうとも限りません。きちんと連絡をしたことの証拠として、メールを残しておきましょう。

インターンシップをキャンセルするメール例文

例文を読めば、インターンシップをキャンセルするメールの書き方がイメージできます。
それでは、インターンシップをメールでキャンセルする例文を読んでいきましょう。

インターンシップをメールでキャンセルする時には、件名を見れば内容がわかるようにすることが大切です。
そしてキャンセルする妥当性を示すために、キャンセルしないといけなくなった理由を本文で書きましょう。

メールの書き出しには宛名を書くことで、誰に宛ててメールを送っているのかを示すことも大切です。
そしてメールの最後には署名を入れることで、誰からキャンセル連絡が来たのかを分かりやすくすることも、就活メールを送る時のポイントです。

インターンシップをキャンセルする電話の例文

さて、インターンシップをキャンセルする時の例文を方法別に紹介しましたが、どのように伝えれば良いのかイメージできたでしょうか。

例文を読んで伝え方の全体像を掴んだ後は、具体的にどのような内容を意識すれば良いのか、ポイントを押さえましょう。

そこで次は、インターンシップをメールでキャンセルする時のポイントを紹介します。

インターンシップをキャンセルするメールのポイント

インターンシップをメールでキャンセルする時には、次の3つのポイントを意識しましょう。
これら3つのポイントを踏まえてメールを書けば、人事に悪印象を与えることなくインターンシップをキャンセルできます。

• 件名にインターンシップをキャンセルする旨と名前を書く
• 本文にキャンセルする理由を書く
• お詫びの言葉を最後に書く

それでは、インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント3つをそれぞれ解説していきますね。

件名にインターンシップをキャンセルする旨と名前を書く

インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント1つ目は、「件名にインターンシップをキャンセルする旨と名前を書く」です。
「インターンシップをキャンセルする旨」「あなたの名前」を件名に書くことで、件名を読むだけでメールの内容を人事に伝えられます。
【件名】◯月◯日 インターンシップ欠席のご連絡（◯◯大学　田中 太郎）
のように件名を書いて、インターンシップをキャンセルする旨を簡潔に伝えましょう。

本文にキャンセルする理由を書く

インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント2つ目は、「本文にキャンセルする理由を書く」です。
キャンセルする理由が書かれていないと、なぜ欠席するのかが人事に伝わらず、低評価をされて選考に影響が出る可能性があります。

• 理由①：大学の追加授業が入ったから
• 理由②：他の企業の面接・インターンシップと重なったから
• 理由③：体調を崩したから

キャンセルする理由は、「大学の授業が入った」「他の企業の選考と重なった」など学業・就職活動に関する内容を書くのが良いでしょう。
人事に低評価をされないためにも、遊ぶ予定が入った、興味がなくなった等の理由でインターンシップをキャンセルしないようにしましょう。

お詫びの言葉を最後に書く

インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント3つ目は、「お詫びの言葉を最後に書く」です。
お詫びの言葉を本文の最後に書くことで、ビジネスマナーを知っていることを人事にアピールできます。
「せっかくインターンシップのご案内をいただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。ご迷惑をおかけしますが、ご容赦の程よろしくお願い致します。」のように、キャンセル連絡をするメールの最後にはお詫びの言葉を書きましょう。

さて、ここまで「インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント3つ」を紹介してきました。
これら3つのポイントを踏まえてメールを書くことで、本選考への影響を限りなく減らせます。

• 件名にインターンシップをキャンセルする旨と名前を書く
• 本文にキャンセルする理由を書く
• お詫びの言葉を最後に書く

当たり前ですが、インターンシップをキャンセルする時にはポイントだけでなく、注意点も存在します。
注意点を知っておくことで、インターンシップをキャンセルして、人事から低評価を受けるリスクを減らせます。
そこで最後に、インターンシップをキャンセルする時の注意点を紹介します。

インターンシップをキャンセルするメールの注意点

インターンシップをメールでキャンセルする時の注意点は、次の3つです。
これら3つの注意点を踏まえてインターンシップをキャンセルすれば、本選考へ支障をきたすこともありません。

• なるべく早めにキャンセル連絡をする
• キャンセルする理由を正直に伝える
• 無断でキャンセルしない

それでは、インターンシップをキャンセルする時の注意点をそれぞれ解説していきますね。

なるべく早めにキャンセル連絡をする

インターンシップをメールでキャンセルする時の注意点1つ目は、「なるべく早めにキャンセル連絡をする」です。
インターンシップに参加できないことが判明したら、その時点ですぐにキャンセルの連絡をしましょう。
企業もインターンシップに向けて準備をしているため、キャンセルの連絡が遅くなると企業に迷惑をかけてしまいます。
企業に迷惑をかけないよう、インターンシップのキャンセル連絡はなるべく早めにすることが大切です。

キャンセルする理由を正直に伝える

インターンシップをメールでキャンセルする時の注意点2つ目は、「キャンセルする理由を正直に伝える」です。
嘘をついてインターンシップをキャンセルしたことがバレた場合、その後の選考に参加できなくなる可能性がもあります。

学業を優先する場合や新型コロナウイルス感染が疑われる場合など、言いづらい理由もあると思いますが、企業と良好な関係を維持するためにもキャンセル理由は正直に伝えましょう。

無断でキャンセルしない

インターンシップをメールでキャンセルする時の注意点3つ目は、「無断でキャンセルしない」です。
当たり前ですが、インターンシップを無断でキャンセルしてしまうと、その後の選考に悪影響があることが多いです。
選考を受けられたとしても、低評価をされた状態でのスタートになるため、周りの就活生よりも不利になってしまいます。
メールでも電話でも構わないので、インターンシップをキャンセルする時には連絡をするようにしましょう。

まとめ：インターンシップをメールでキャンセルする時は早めに連絡しよう

この記事では、インターンシップをメールでキャンセルする時のポイント・注意点を解説しましたが、いかがだったでしょうか。
合わせて、インターンシップをメールでキャンセルする例文や、キャンセルする時の注意点も紹介しました。
この記事で学んだ内容をまとめると、以下の通りです。
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インターンシップのキャンセルは選考に影響する？
インターンシップのキャンセルはいつまで？

• 当日キャンセルは避ける
• キャンセルが決まったらすぐに

インターンシップのキャンセル連絡はメールで電話どちらがいい？

• 当日まで時間がある場合はメールでOK
• 前日・当日はメール+電話で連絡

インターンシップをキャンセルするメールのポイント

• 件名にインターンシップをキャンセルする旨と名前を書く
• 本文にキャンセルする理由を書く
• お詫びの言葉を最後に書く

インターンシップをキャンセルするメールの注意点

• なるべく早めにキャンセル連絡をする
• キャンセルする理由を正直に伝える
• 無断でキャンセルしない

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就活時期は急に予定が入ることも多く、どうしてもインターンシップをキャンセルしないといけない場合もあります。
理由を正直に伝えて、なるべく早めに連絡をすれば、インターンシップはキャンセルしても基本的には大丈夫です。

ただし一部の企業では、インターンシップに参加していないと本選考を受けられないこともあるので注意しましょう。
内定につながるよう、自分のスケジュールを上手に管理しながらインターンシップに参加しましょう。