【例文あり】エントリーシートの送付状の書き方 | 郵送時のポイント,注意点も

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こんにちは。「就活の教科書」編集長の岡本恵典です。

就活の教科書は、内定者の視点から就職活動の情報を届けるWebメディアです。

 

今回はOfferBoxさんとのコラボ記事第十九弾として、エントリーシートの送付状の書き方について解説します。

「エントリーシートの送付状って書いた方がいいのかな…」「エントリーシートには送付状が必要って聞いたけど、どのように書けばいいの?」このように悩む就活生は多いです。

 

実は、エントリーシートを企業に郵送する時は送付状(添え状)を同封するのが一般的です。

しかし学生のうちから送付状を扱ったことのある人は少なく、書き方がわからない人も多いでしょう。

採用担当者に好印象を与えるためにも、エントリーシートの送付状(添え状)はルールを守って丁寧に書く必要があります。

 

この記事では、エントリーシートの送付状(添え状)の書き方について解説します。

合わせて、エントリーシート送付状のテンプレート手書きかパソコンのどちらを使うべきか送付状を郵送する時のポイントについても紹介します。

この記事を読めば、「エントリーシートの送付状(添え状)のマナーを間違えてしまい、人事に指摘されてしまった…」なんて失敗も避けられます。

「エントリーシートの送付状を正しく書いて、礼儀正しさをアピールしたい!」そんな就活生は、ぜひ最後まで読んでみてください。

 

エントリーシートの送付状(添え状)とは?

就活生の中には、そもそも「送付状(添え状)」が何なのかを知らない人も多いと思います。

そこで、送付状(添え状)について以下2つの観点から解説します。

  • 送付状(添え状)とは?
  • 送付状は合否に影響するのか、いつ必要なのか

社会人になると送付状を使う機会が増えるため、就活生のうちから理解を深めておきましょう。

 

送付状とは、封筒の中身を書いた書類のこと

送付状(添え状)とは、封筒内の書類について記した紙のことです。

送付状を書くことで、誰が、誰に宛てた、何の書類を、何枚送ったのかがわかります。

一般的に送付状では、下記6点を書きます。

  • 宛名
  • 日付
  • 自分の所属大学、名前、連絡先
  • 件名
  • 本文
  • 同封する書類名、部数

就活でエントリーシートや履歴書を郵送する時、送付状も作成して郵送できる就活生は少ないです。

だからこそ、エントリーシートに加えて送付状も郵送できる就活生は好印象を与えやすくなるのでおすすめです。

 

送付状は合否に影響する?いつ必要なのか?

結論から言うと、エントリーシートに加えて送付状を郵送したかどうかは、合否にほとんど影響しません。

先述した通り、学生時代から送付状を書き慣れている学生は少なく、大半の学生が送付状の書き方を知らないからです。

しかし送付状を書くことは社会人として当たり前のことなので、エントリーシートを送付する際は送付状を入れることをおすすめします。

 

またエントリーシートの送付状は、以下のような場面で必要になります。

  • エントリーシートや履歴書を郵送する場合
  • 企業から送付状を入れる指示があった場合

なお、エントリーシートや履歴書を手渡しする場合や、Web上で提出する場合は送付状を書く必要はありません。

提出方法に応じて送付状の要否を判断するようにしましょう。

 

さて、ここまでエントリーシートの送付状について説明しました。

送付状は合否への直接的な関係はありませんが、入れておいた方が印象良くできるでしょう。

しかし具体的に、送付状をどのように書けば良いのかわからない就活生もいますよね。

そこで次は、エントリーシートの送付状のテンプレートを紹介しますね。

 

エントリーシートの送付状(添え状)のテンプレート例

ここからは、実際にどのような構成で送付状を作成すべきなのか、エントリーシートの送付状のテンプレートを紹介します。

エントリーシートの送付状を書く時は、下記のような内容で作りましょう。

エントリーシートの送付状は、A4のコピー用紙が最も適しています。

もしエントリーシートの送付状を作る時は、上記のテンプレートを参考にしながら作ってみてください。

 

次は、エントリーシートの送付状の書き方を具体的に解説します

 

エントリーシートの送付状(添え状)の書き方6STEP

エントリーシートの送付状は、以下の6STEPで作成できます。

  • STEP①:日付を書く
  • STEP②:宛先を書く
  • STEP③:差出人の連絡先を書く
  • STEP④:タイトルを書く
  • STEP⑤:頭語と本文を書く
  • STEP⑥:在中書類を書く

それでは、エントリーシートの送付状の書き方6STEPをそれぞれ解説していきます。

 

STEP①:日付を書く

エントリーシートの送付状の書き方STEP1は「日付を書く」です。

日付は、送付状の投函日を記載するようにしましょう。

なお、同封するエントリーシート/履歴書に書いた日付と揃えることがポイントです。

西暦と和暦はどちらで書いても問題ないですが、エントリーシート/履歴書ともに表記を統一するようにしましょう。

 

STEP②:宛先を書く

エントリーシートの送付状の書き方STEP2は「宛先を書く」です。

送付状の宛先を書く時は、次のように書くのが一般的です。

  • 担当者がわかる場合:会社名 + 部署名 + ◯◯様
  • 担当者がわからない場合:会社名 + 部署名 + ご担当者様

 

送付状で宛先を書く際には、左詰めで記載するのが一般的です。

また部署名や担当者名は、会社名と同列にならないよう、改行して記入しましょう。

「御中」「様」などの宛名については、こちらの記事で詳しく解説しているので、合わせて読んでみてくださいね。

 

STEP③:差出人の連絡先を右揃えで書く

エントリーシートの送付状の書き方STEP3は「差出人の連絡先を右揃えで書く」です。

差出人の連絡先には、具体的には下記6点を書きます。

  • 自分が所属している大学名
  • 学部名・学科名・学年
  • 名前
  • 住所
  • 電話番号
  • メールアドレス

大学名や学部・学科名は省略せず、正式名称で書きましょう。

また電話番号やメールアドレスは、日中連絡が取れるものにしましょう。

 

STEP④:タイトルを書く

エントリーシートの送付状の書き方STEP4は「タイトルを書く」です。

タイトルは中央揃えで書くことで、送付状のタイトルが目立ち、内容が一目でわかるようになります。

送付状のタイトルは様々ですが、「選考応募書類の送付につきまして」にするのが無難で良いでしょう。

 

STEP⑤:頭語と本文を書く

エントリーシートの送付状の書き方STEP5は「頭語と本文を書く」です。

送付状は企業へ向けて書く書類なので「拝啓」などの頭語「敬具」などの結語が必要になります。

拝啓から敬具までは、以下の流れで書きます。

  • ①:拝啓
  • ②:時候挨拶
  • ③:本文
  • ④:敬具

時候挨拶では「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」のように書くと良いでしょう。

本文を書く時には、書類の送付について簡潔に書くことのがおすすめです。

 

STEP⑥:在中書類を書く

エントリーシートの送付状の書き方STEP6は「在中書類を書く」です。

在中書類を書く時には、以下のポイントを意識しましょう。

  • ポイント①:箇条書きで書く
  • ポイント②:書類名は正式名称で、部数も書く
  • ポイント③:右下に「以上」を書く

在中書類を書くことで、書類の中身に間違いがないことを伝えられます。

 

さて、ここまで「エントリーシートの送付状の書き方6STEP」を解説しました。

  • STEP①:日付を書く
  • STEP②:宛先を書く
  • STEP③:差出人の連絡先を書く
  • STEP④:タイトルを書く
  • STEP⑤:頭語と本文を書く
  • STEP⑥:在中書類を書く

これら6STEPの順番に書いていくと、失敗しないエントリーシートの送付状が出来上がります。

送付状の書き方がわからない就活生は、ぜひこの内容を参考にして送付状を作成してみてくださいね。

 

エントリーシートの送付状(添え状)は手書き/パソコンどっち?

送付上の書き方は理解しても、手書きとパソコンどちらで作成すべきか悩んでいる学生もいるのではないでしょうか。

結論から言うと、エントリーシートの送付状はパソコンを使って書くことをおすすめします。

送付状を書く上で大切なのは、誰が読んでもわかる内容で、綺麗な見た目にすることです。

手書きは字の上手さに個人差があったり、まっすぐ書けなかったりして読みにくくなりやすいので、で送付状の作成には適していません。

送付状を綺麗に作成するには、パソコンのWord等を使って作成するのが良いでしょう。

もちろん、どうしても手書き文字で自分の性格を伝えたい場合等は、手書きで送付状を書いても構いません。

 

さて、エントリーシートの送付状を作成する際には、パソコンで作成するのが良いことがわかりましたね。

しかし送付状を作成する際には、他にも注意点が存在します。

そこで次は、エントリーシートの送付状を書く時の注意点を解説しますね。

 

エントリーシートの送付状(添え状)を書く時の注意点

エントリーシートの送付状を書く時の注意点は、以下の3つです。

  • 注意点①:誤字脱字に気をつける
  • 注意点②:自己PRなどは書かない
  • 注意点③:色や柄のある用紙は使わない

それでは、エントリーシートの送付状を書く時の注意点について、それぞれ解説していきますね。

 

注意点①:誤字脱字に気をつける

エントリーシートの送付状を書く時の注意点1つ目は「誤字脱字に気をつける」です。

エントリーシートや履歴書と同様で、誤字脱字があると不注意な印象を与えてしまいます。

また誤字脱字は「準備不足」「志望度が低い」とネガティブに捉えられやすいため、送付状を書いた後は何度も見直すよう気をつけましょう。

 

注意点②:自己PRなどは書かない

エントリーシートの送付状を書く時の注意点2つ目は「自己PRなどは書かない」です。

送付状の役割は送付する書類の内容をわかりやすくするものなので、自己PRを記載する必要はありません。

送付状に不必要な内容を書いていると「非常識な人だ」と思われ、せっかくの送付状が逆効果になってしまう可能性があります。

そのため、エントリーシートの送付状には必要事項だけを書くよう気をつけましょう。

 

注意点③:色や柄のある用紙は使わない

エントリーシートの送付状を書く時の注意点3つ目は「色や柄のある用紙は使わない」です。

送付状を作成する時のマナーとして、色や柄のある用紙、縁取りのある用紙は使うべいではありません。

エントリーシートの送付状を書く時は、無地で白色のコピー用紙を選ぶようにしましょう。

もし手書きで作成する場合は、罫線だけが入った白色のコピー用紙を使ってみてください。

 

さて、ここまでエントリーシートの送付状を書く時の注意点を解説してきました。

エントリーシートの送付状を書いた後は、郵送で送る必要があります。

そこで次は、エントリーシートの送付状を郵送する時のポイントを解説しますね。

 

エントリーシートの送付状(添え状)を郵送する時のポイント

エントリーシートの送付状を郵送する時のポイントは、以下の3つです。

  • ポイント①:封筒に入れる順番は上から「送付状⇒ES⇒履歴書」にする
  • ポイント②:A4サイズのクリアファイルに入れる
  • ポイント③:角2サイズの封筒に入れる

 

ポイント①:封筒に入れる順番は「送付状⇒ES⇒履歴書」にする

エントリーシートの送付状を郵送する時のポイント1つ目は「封筒に入れる順番を、上から送付状⇒ES⇒履歴書にする」です。

送付状を一番上に入れることで、封筒の中に入っている書類が何なのかをすぐに確認できます。

ちなみにエントリーシートと履歴書は面接対策のためにも、郵送前にコピーして残しておくのがおすすめです。

 

ポイント②:A4サイズのクリアファイルに入れる

エントリーシートの送付状を郵送する時のポイント2つ目は「A4サイズのクリアファイルに入れる」です。

書類をA4サイズのクリアファイルに入れることで、雨で文字が滲んだり、書類が折れ曲がることを避けられます。

ちなみにクリアファイルは無地で、透明で、新品のものが望ましいです。

細かいことですが、少しでも良い印象を持ってもらうために、クリアファイル1つにも細心の注意を払いましょう。

 

ポイント③:角2サイズの封筒に入れる

エントリーシートの送付状を郵送する時のポイント3つ目は「角2サイズの封筒に入れる」です。

封筒を選ぶ際には、A4サイズのクリアファイルに対応した角2サイズを使うのがベストです。

 

さて、ここまでエントリーシートの送付状を郵送する時のポイントについて説明しました。

これら3つのポイントを実践するだけで、人事に好印象を与えられること間違いなしです。

  • ポイント①:封筒に入れる順番は「送付状⇒ES⇒履歴書」にする
  • ポイント②:A4サイズのクリアファイルに入れる
  • ポイント③:角2サイズの封筒に入れる

 

エントリーシートを郵送する際には、封筒に宛名を書く必要があります。

しかし普段から郵送する習慣がない場合は、封筒の宛名の書き方がわからないこともありますよね。

そこで最後に、エントリーシートを郵送する封筒の書き方を解説しますね。

 

送付状入りエントリーシートを郵送する封筒の書き方

エントリーシートを郵送する封筒は、次のように書くのが一般的です。

  • 表面:送付先の住所・宛先・会社名を縦書きで書く
  • 裏面:自分の名前・住所を縦書きで書く

それでは、エントリーシートを郵送する封筒の書き方をそれぞれ説明しますね。

 

表面:送付先の住所・宛先・会社名を縦書きする

エントリーシートの送付状を入れた封筒の表面は「送付先の住所・宛先・会社名を縦書き」します。

封筒の表面を書く時には、以下4点に気をつけましょう。

  • 送付先の住所・宛先・会社名を略さず書く
  • 会社名は「株式会社」まで正式に書く
  • 会社や部署宛ては「御中」個人宛ては「様」と宛名を書く
  • 表面の左下に赤字で「応募書類在中」と書く

当たり前のことですが、エントリーシートの送付状を入れた封筒を書く時は、綺麗な字で書くよう心がけましょう。

 

裏面:自分の名前・住所を縦書きする

エントリーシートの送付状を入れた封筒の裏面には「自分の名前・住所を縦書き」します。

封筒の裏面を書く時には、表面よりも小さい字で書きましょう。

また封筒をのり付けした後は、誰にも開封されていないことを示すために、フタの境界面に「〆」を書きましょう。

 

これら2つのポイントに沿って封筒を書けば、「エントリーシートが入った封筒が、◯◯さんから届いたんだな」と人事もすぐに理解できます。

  • 表面:送付先の住所・宛先・会社名を縦書きする
  • 裏面:自分の名前・住所を縦書きする

送付状から封筒までマナーに沿って書くことで、あなたの印象も良くなります。

エントリーシートの送付状や封筒を書く際は、上記2点のポイントを踏まえつつ、誤字脱字がないよう細心の注意を払って書きましょう。

 

まとめ:エントリーシートの送付状(添え状)はパソコンを使って書こう!

この記事では、エントリーシートの送付状(添え状)の書き方を解説しましたが、いかがだったでしょうか。

合わせて、エントリーシート送付状のテンプレート手書きかパソコンのどちらを使うべきか送付状を郵送する時のポイントなども紹介しました。

この記事の内容をまとめると、以下の通りです。

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エントリーシートの送付状(添え状)とは?

  • 送付状とは、封筒の中身を書いた書類のこと
  • 送付状は合否に直接的な影響はない
  • エントリーシートを郵送で提出する場合、基本的には送付状が必要

エントリーシートの送付状(添え状)のテンプレート例

エントリーシートの送付状(添え状)の書き方6STEP

  • STEP①:日付を書く
  • STEP②:宛先を書く
  • STEP③:差出人の連絡先を書く
  • STEP④:タイトルを書く
  • STEP⑤:頭語と本文を書く
  • STEP⑥:在中書類を書く

エントリーシートの送付状(添え状)はパソコンで書くのが良い

エントリーシートの送付状(添え状)を書く時の注意点

  • 注意点①:誤字脱字に気をつける
  • 注意点②:自己PRなどは書かない
  • 注意点③:色や柄のある用紙は使わない

エントリーシートの送付状(添え状)を郵送する時のポイント

  • ポイント①:封筒に入れる順番は「送付状⇒ES⇒履歴書」にする
  • ポイント②:A4サイズのクリアファイルに入れる
  • ポイント③:角2サイズの封筒に入れる

送付状入りエントリーシートを郵送する封筒の書き方

  • 表面:送付先の住所・宛先・会社名を縦書きする
  • 裏面:自分の名前・住所を縦書きする

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みなさんが企業に就職して働くようになると、書類を郵送する時には必ずと言って良いほど送付状を書くようになります。

学生のうちから送付状を書けるようになって、ビジネスマナーを身につけておくのも良いでしょう。

エントリーシートの送付状を書く際、特に指定がない限りは見本を参考にしながらパソコンで作成すれば大丈夫です。

送付状を作成した後は「送付状⇒ES⇒履歴書」の順番で封筒に入れて、封筒のフチに「〆」を書けば完成です。

細かいマナーかと思われるかもしれませんが、そんなマナーを守れてこそ好印象を与えられます。

もしエントリーシートを郵送で提出する場合は、今回紹介した手順をもとに送付状を作成してみてくださいね。

後悔のない就職活動ができるよう、OfferBoxの記事など、様々な情報を参考にしてください。

この記事がみなさんの就活に役立てば幸いです。最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

【この記事を書いた人】

岡本恵典(株式会社Synergy Career 代表取締役)
月間200万PVの就活メディア「就活の教科書」の編集長。
「就活の教科書」では、自己分析、エントリーシート、グループディスカッション、面接対策などの就活の基礎知識について、内定者が自身の経験を正直にお伝えしています。