エントリーシートをメールで提出する時のポイント | 例文,注意点も

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こんにちは。「就活の教科書」編集長の岡本恵典です。

就活の教科書は、内定者の視点から就職活動の情報を届けるWebメディアです。

 

今回はOfferBoxさんとのコラボ記事第21弾として、エントリーシートをメールで提出する時の送り方について解説します。

「エントリーシートは完成したけど、どのようにメールを書いたら良いのかわからない…」「エントリーシートをメールで提出したいけど、正しいマナーがわからない…」と悩む就活生は多いです。

当たり前のことですが、エントリーシートをメールで提出する時には、ビジネスマナーを守って提出する必要があります。

しかしビジネスマナーを考慮せずにエントリーシートを提出し、採用担当者に悪い印象を与えてしまう就活生も存在します。

 

そこでこの記事では、エントリーシートをメールで提出する時のポイントについて解説します。

合わせて、エントリーシートをメールで提出する時のポイントや、メールで提出できない時の対処法なども紹介します。

この記事を読めば、「エントリーシートをメールで提出する時は、どのようにメールを書けば良いの?」「エントリーシートをメールで提出する時に気をつけることは何?」という疑問も解決できます。

「エントリーシートをメールで正しく提出して、採用担当者に良い印象を与えたい!」そんな就活生は、ぜひ最後まで読んでみてください。

 

エントリーシートをメールで提出する時の例文

学生のうちは社会人にメールを送る機会も少なく、「エントリーシートをメールで提出する時って、どんなメールを書けば良いのだろう…」と悩む就活生もいますよね。

結論から伝えると、エントリーシートをメールで提出する時は、ESファイルとパスワードを分けて送信する必要があります。

そこで、エントリーシートをメールで提出する時と、パスワードを送る時の例文についてそれぞれ解説しますね。

  • 例文①:ESファイルを送る時
  • 例文②:パスワードを送る時

それでは、エントリーシートをメールで提出する時の例文2つをそれぞれ紹介していきます。

 

例文①:ESファイルを送る時

エントリーシートのファイルをメールで送る時は、以下の例文を参考にして提出しましょう。

【件名】エントリーシートの送信について【◯◯大学 就活 太郎】

◯◯株式会社
人事部 採用担当
◯◯様

お世話になります。
△△大学△△学部△△学科4年の就活 太郎と申します。

応募書類のエントリーシートを添付いたします。
パスワードを設定しておりますので、別途メールにてお送りいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。

///////////////////////////////////////////////////
就活 太郎 / Taro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-shukatsu@xxxx.ac.jp
///////////////////////////////////////////////////

 

エントリーシートをメールで提出する時は、上記のような文章で送りましょう。

内容をできるだけ簡潔にわかりやすく書くことを意識しましょう。

 

例文②:パスワードを送る時

エントリーシートに設定したパスワードを別で送る時は、以下の例文を参考にしましょう。

【件名】エントリーシートのパスワードについて【◯◯大学 就活 太郎】

◯◯株式会社
人事部 採用担当
◯◯様

お世話になります。
△△大学△△学部△△学科4年の就活 太郎と申します。

先程お送りしたエントリーシートについて、設定したパスワードをお送りいたします。

パスワード:◯◯◯◯◯◯

お手数ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。

///////////////////////////////////////////////////
就活 太郎 / Taro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-shukatsu@xxxx.ac.jp
///////////////////////////////////////////////////

 

エントリーシートに設定したパスワードを送る時は、上記のような文章で送りましょう。

パスワードを送る時も、できるだけ簡潔に書いてわかりやすくすることが大切です。

 

さて、ここまでエントリーシートをメールで提出する時の送り方について解説しました。

エントリーシートをメールで提出する時は、ESファイルとパスワードを別々に送るのが一般的です。

そして先述した通り、エントリーシートをメールを送る際には、ビジネスマナーに沿ってメールを送る必要があります。

そこで次は、エントリーシートをメールで提出する時のポイントを解説しますね。

 

エントリーシートをメールで提出する時のポイント

エントリーシートをメールで提出する時のポイントを解説します。

結論を伝えておくと、エントリーシートをメールで提出する時は、以下の5つの順番でポイントを押さえて書けばOKです。

  • ポイント①:件名をわかりやすく書く
  • ポイント②:宛名は「社名・部署名・相手の氏名」をフルネームで書く
  • ポイント③:本文は挨拶から始める
  • ポイント④:本文は簡潔に書く
  • ポイント⑤:最後に署名を書く

それでは、エントリーシートをメールで提出する時のポイント5つをそれぞれ解説しますね。

 

ポイント①:件名をわかりやすく書く

エントリーシートをメールで提出する時のポイント1つ目は「件名をわかりやすく書く」です。

採用担当者には1日に何十件ものメールが届くため、件名をわかりやすくしておかないと、メールを見逃される可能性が高くなります。

例文でも紹介した通り、エントリーシートを提出する時のメールの件名は「エントリーシートの送信について【◯◯大学 ◯◯(氏名)】のようにわかりやすくしましょう。

 

ポイント②:宛名は「社名・部署名・相手の氏名」をフルネームで書く

エントリーシートをメールで提出する時のポイント2つ目は「宛名の社名・部署名・相手の氏名をフルネームで書く」です。

当然ですが、社名や相手の氏名などを略して書いてしまうと、相手に敬意が欠けた失礼な文章になってしまいます。

一般的に、メールを送る際には下記のような宛名を書きます。

  • 社名(◯◯株式会社)
  • 部署名(◯◯部)
  • 相手の氏名(◯◯様)
    ⇒相手の氏名がわからなければ「採用ご担当者様」にする

 

またメールを部署宛に送る時は「部署名+御中」で書き、個人に送る時は「氏名+様」と書きます。

企業宛にメールを送る時は、社名などを略さずフルネームで書くようにしましょう。

「御中」「様」などの敬称について詳しく知りたい就活生は、こちらの記事も合わせて読んでみてくださいね。

 

ポイント③:本文は挨拶から始める

エントリーシートをメールで提出する時のポイント3つ目は「本文は挨拶から始める」です。

こちらも社会人がメールを送る際のマナーなのですが、本文は挨拶から始めるのが一般的です。

エントリーシートをメールで提出する時には、冒頭部分で「お世話になります。◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年の◯◯(氏名)と申します。」のような挨拶文を書きましょう。

 

ポイント④:本文は簡潔に書く

エントリーシートをメールで提出する時のポイント4つ目は、「本文は簡潔に書く」ことです。

本文を簡潔に書くことで、メールの内容を端的にわかりやすく伝えられます。

逆に、不必要に長い文章を書いてしまうと「結局、要点は何なんだろう?」と採用担当者に悪印象を与えかねません。

そのため、エントリーシートをメールで提出する時は、本文を簡潔にまとめるようにしましょう。

 

ポイント⑤:最後に署名を書く

エントリーシートをメールで提出する時のポイント5つ目は「最後に署名を書く」です。

署名を書くことで、誰から送られてきたメールなのかすぐに理解できます。

例文にも書いてありますが、メールに署名を書く時は、以下4点を順番に書きましょう。

  • 自分の氏名
  • 大学名/学部名/学科名/学年
  • 電話番号
  • メールアドレス

大学名や学部名が長い場合でも、略さずフルネームで書くことが大切です。

もし名前や英数字が紛らわしい場合は、ふりがなを振っておくと読み手もわかりやすくなって親切です。

エントリーシートをメールで提出する時には、最後に署名を書くことを忘れないようにしましょう。

 

さて、ここまでエントリーシートをメールで提出する時のポイント5つを解説しました。

  • ポイント①:件名をわかりやすく書く
  • ポイント②:宛名は「社名・部署名・相手の氏名」をフルネームで書く
  • ポイント③:本文は挨拶から始める
  • ポイント④:本文は簡潔に書く
  • ポイント⑤:最後に署名を書く

ここで説明した5つのポイントを実践すれば、エントリーシートを提出する時のメールは上手に書けるはずです。

しかしエントリーシートをメールで送る際に、他に気をつけるべきことも存在します。

そこで次は、エントリーシートをメールで提出する時の注意点を解説します。

 

エントリーシートをメールで提出する時の注意点

エントリーシートをメールで提出する時には、次の5つの注意点に気をつけましょう。

  • 注意点①:ESデータのファイル名はわかりやすくする
  • 注意点②:PDF形式で添付する
  • 注意点③:メールは営業時間内に送る
  • 注意点④:書式をテキスト形式にして提出する
  • 注意点⑤:誤字脱字がないか提出前に見直す

それでは、エントリーシートをメールで提出する時の注意点5つをそれぞれ解説しますね。

 

注意点①:ESデータのファイル名はわかりやすくする

エントリーシートをメールで提出する時のポイント1つ目は「ESデータのファイル名をわかりやすくする」です。

採用担当者には、毎日のように就活生からエントリーシートがメールで届くため、どの就活生のESデータなのかをすぐにわかるよう工夫する必要があります。

企業側から特にファイル名の指定がない限りは「エントリーシート_◯◯大学_◯◯(氏名)」のように書くと一目でわかるのでおすすめです。

 

注意点②:PDF形式で添付する

エントリーシートをメールで提出する時のポイント2つ目は「PDF形式で添付する」です。

PDF形式に変換して提出することで、誤って他人がエントリーシート内容を変更してしまうミスを防げます。

特にエントリーシートのファイル形式が指定されていない場合は、PDF形式に変換してからメールで送信すると丁寧で良いでしょう。

 

注意点③:メールは営業時間内に送る

エントリーシートをメールで提出する時のポイント3つ目は「メールは営業時間内に送る」です。

基本的に、企業の大半が平日の9:00~18:00頃に稼働しており、それ以外は営業時間外となります。

深夜や早朝にメールを送ってしまうと、社会人としてのマナーを知らないと思われてしまう可能性があります。

どれだけ日中が忙しくても、エントリーシートをメールで提出する時は、企業の営業時間内にメールを送るようにしましょう。

 

注意点④:書式をテキスト形式にして提出する

エントリーシートをメールで提出する時のポイント4つ目は、「書式をテキスト形式にして提出する」ことです。

企業によっては、テキスト形式でないとメールを受け取れない場合があります。

またHTML形式やリッチテキスト形式のメールだと、文字化けして内容が読めない可能性もあります。

せっかく頑張って書いたエントリーシートを読んでもらうためにも、テキスト形式に変更した上でメールを送るのが良いでしょう。

 

注意点⑤:誤字脱字がないか提出前に見直す

エントリーシートをメールで提出する時のポイント5つ目は「誤字脱字がないか提出前に見直す」です。

エントリーシートやメール自体に誤字脱字があると「入社後もミスが多いのではないか」と悪い印象を与えてしまいます。

特に、漢字の変換ミスや敬語ミスは多くの就活生が見落としがちなので、誤字脱字がないかは必ず提出前に確認するよう気をつけましょう。

 

さて、ここまでエントリーシートをメールで提出する時のポイントについて解説しました。

  • 注意点①:ESデータのファイル名はわかりやすくする
  • 注意点②:PDF形式で添付する
  • 注意点③:メールは営業時間内に送る
  • 注意点④:書式をテキスト形式にして提出する
  • 注意点⑤:誤字脱字がないか提出前に見直す

上記5つの注意点を意識しておけば、メールで採用担当者の印象を悪くすることもありません。

 

エントリーシートを提出した後の返信メールは返事すべき?

エントリーシートをメールで提出すると、企業から受領メールが届くことがあります。

その時に「エントリーシートの受領メールって返信した方が良いのかな…?」と悩む就活生も多いはずです。

そこで、エントリーシートを提出した後の返信メールには返事すべきなのかを解説していきます。

 

自動返信メールでなければ返事すべき

結論から言うと、エントリーシート受領の返信メールには、自動返信メールでなければ返事をした方が良いです。

返信した方がより丁寧な印象を与えられるため、簡潔で構わないのでお礼メールを送るようにしましょう。

具体的には、下記の例文のような内容で返信すれば良いです。

【件名】Re: エントリーシートを受付けました

◯◯株式会社
人事部 採用担当
◯◯様

お世話になります。
△△大学△△学部△△学科4年の就活 太郎と申します。

エントリーシート受付完了のご連絡をありがとうございました。
引き続きよろしくお願い申し上げます。

///////////////////////////////////////////////////
就活 太郎 / Taro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-shukatsu@xxxx.ac.jp
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このように、エントリーシートの受領メールには、簡潔に返信するようにしましょう。

受領メールが届いてから24時間以内に返信すれば、返事が早い好印象も与えられます。

ただし自動返信メールの場合は、返信しても採用担当者には届かないため、返信する必要はありません。

 

さて、ここまでエントリーシートの受領メールに返信した方が良いのかについて解説しました。

内容をまとめると次の3つのようになります。

  • 自動返信メールでなければ返事すべき
  • 内容は簡潔に書く
  • 24時間以内に返信すれば好印象を与えられる

エントリーシートの受領メールが届いた場合は、自動返信メールでなければ極力返信するように心がけましょう。

 

エントリーシートをメールで提出する時のよくある質問

最後に、エントリーシートをメールで提出する時のよくある質問とその回答を紹介します。

  • 質問①:どうしても夜にメールを送らなければならない場合は?
  • 質問②:エントリーシート提出後、ミスに気づいた場合は?
  • 質問③:エントリーシートをメールでうまく提出できない場合は?

それでは、エントリーシートをメールで提出する時のよくある質問と回答をそれぞれ解説しますね。

 

質問①:どうしても夜にメールを送らなければならない場合は?

やむを得ず夜にメールを送る時は、冒頭でお詫びの言葉を書いておきましょう。

謝罪なしに夜遅い時間にメールを送ると、失礼に当たります。

「夜分遅くに失礼いたします。」のように、お詫びの言葉を書いておくことで、悪印象も与えづらくなります。

 

質問②:エントリーシート提出後、ミスに気づいた場合は?

エントリーシートの提出後にミスに気づいた場合は、ミスがあった旨をメールで申し出た上で、再送するのがおすすめです。

メールでお詫び文と訂正を送ることで、訂正箇所が記録として残ります。

ミスの訂正で採用担当者にメールを送る時は、次のようなメールを送りましょう。
最初に送付した時と同様に、パスワードをかけ、パスワードは別のメールにて送りましょう。パスワード送付メールの文章は、前回送ったものと同じで構いません。

【件名】エントリーシート訂正のお詫び【◯◯大学 就活 太郎】

◯◯株式会社
人事部 採用担当
◯◯様

お世話になります。
△△大学△△学部△△学科4年の就活 太郎と申します。

◯月◯日(◯曜日)に送付したエントリーシートに間違いがございましたので、
訂正をお願いしたく、ご連絡を差し上げました。
大変申し訳ございません。
訂正内容は以下の通りです。

・大学の入学年度:◯◯年→△△年

改めて修正したものをお送りいたします。

注意不足でご迷惑をおかけします。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認のほどどうぞよろしくお願いいたします。

///////////////////////////////////////////////////
就活 太郎 / Taro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-shukatsu@xxxx.ac.jp
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質問③:エントリーシートをメールでうまく提出できない場合は?

普段メールを送り慣れていない場合、エントリーシートをメールで提出しようと思っても、なぜかうまく提出できない場合もあると思います。

そこで、エントリーシートをメールでうまく提出できない時のよくある原因と、その対処法を紹介します。

 

  • メールアドレスを間違えている ⇒ 正しいメールアドレスを入力する
  • フリーアドレスで受信拒否されている ⇒ 大学のメールアドレスを使う
  • ファイルの容量が大きすぎる ⇒ zipファイルで圧縮して送る

 

上記3つを試しても提出できない場合は、採用担当者に直接電話して、提出できない旨を伝えましょう。

 

まとめ:エントリーシートはメールで提出する時はマナーに気をつけよう

この記事では、エントリーシートをメールで提出する時のポイントを解説しましたが、いかがだったでしょうか。

あわせて、エントリーシートをメールで提出する時のポイントや、提出できない場合の対処法なども紹介しました。

この記事の内容をまとめると、以下の通りです。

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エントリーシートをメールで提出する時のポイント

  • ポイント①:件名をわかりやすく書く
  • ポイント②:宛名は「社名・部署名・相手の氏名」をフルネームで書く
  • ポイント③:本文は挨拶から始める
  • ポイント④:本文は簡潔に書く
  • ポイント⑤:最後に署名を書く

エントリーシートをメールで提出する時のポイント

  • 注意点①:ESデータのファイル名はわかりやすくする
  • 注意点②:PDF形式で添付する
  • 注意点③:メールは営業時間内に送る
  • 注意点④:書式をテキスト形式にして提出する
  • 注意点⑤:誤字脱字がないか提出前に見直す

提出したエントリーシートの返信メールに返事した方が良い?

  • 自動返信メールでなければ返事すべき
  • 内容は簡潔に書く
  • 24時間以内に返信すれば好印象を与えられる

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エントリーシートをメールで提出する時、特に指定がない限りはエントリーシートのファイルとパスワードを別々に送るのが一般的です。

メールの文章は、本記事で紹介した例文を真似すれば大丈夫です。

また件名は一目見ただけで内容がわかるように書き、本文は出来るだけ簡潔にわかりやすく書くことが重要です。

エントリーシートのファイルはPDF形式にして、営業時間内に提出しましょう。

後悔のない就職活動ができるよう、OfferBoxの記事など、さまざまな情報を参考にしてください。

この記事が皆さんの就活に役立てば幸いです。最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

 

【この記事を書いた人】

岡本恵典(株式会社Synergy Career 代表取締役)
月間200万PVの就活メディア「就活の教科書」の編集長。
「就活の教科書」では、自己分析、エントリーシート、グループディスカッション、面接対策などの就活の基礎知識について、内定者が自身の経験を正直にお伝えしています。