この記事では、エントリーシートをメールで提出する時の送り方について解説します。
「エントリーシートは完成したけど、どのようにメールを書いたら良いのかわからない…」「エントリーシートをメールで提出したいけど、正しいマナーがわからない…」と悩む就活生は多いです。
当たり前のことですが、エントリーシートをメールで提出する時には、ビジネスマナーを守って提出する必要があります。
しかしビジネスマナーを考慮せずにエントリーシートを提出し、採用担当者に悪い印象を与えてしまう就活生も存在します。
そこでこの記事では、エントリーシートをメールで提出する時のポイントについて解説します。
合わせて、エントリーシートをメールで提出する時のポイントや、メールで提出できない時の対処法なども紹介します。
この記事を読めば、「エントリーシートをメールで提出する時は、どのようにメールを書けば良いの？」「エントリーシートをメールで提出する時に気をつけることは何？」という疑問も解決できます。
「エントリーシートをメールで正しく提出して、採用担当者に良い印象を与えたい！」そんな就活生は、ぜひ最後まで読んでみてください。
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目次
エントリーシートをメールで提出する時の例文
学生のうちは社会人にメールを送る機会も少なく、「エントリーシートをメールで提出する時って、どんなメールを書けば良いのだろう…」と悩む就活生もいますよね。
結論から伝えると、エントリーシートをメールで提出する時は、ESファイルとパスワードを分けて送信する必要があります。
そこで、エントリーシートをメールで提出する時と、パスワードを送る時の例文についてそれぞれ解説しますね。
- 例文①：ESファイルを送る時
- 例文②：パスワードを送る時
それでは、エントリーシートをメールで提出する時の例文2つをそれぞれ紹介していきます。
例文①：ESファイルを送る時
エントリーシートのファイルをメールで送る時は、以下の例文を参考にして提出しましょう。
【件名】エントリーシートの送信について【◯◯大学 就活 太郎】
◯◯株式会社
人事部 採用担当
◯◯様お世話になります。
△△大学△△学部△△学科4年の就活 太郎と申します。応募書類のエントリーシートを添付いたします。
パスワードを設定しておりますので、別途メールにてお送りいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。///////////////////////////////////////////////////
就活 太郎 / Taro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-shukatsu@xxxx.ac.jp
///////////////////////////////////////////////////
エントリーシートをメールで提出する時は、上記のような文章で送りましょう。
内容をできるだけ簡潔にわかりやすく書くことを意識しましょう。
例文②：パスワードを送る時
エントリーシートに設定したパスワードを別で送る時は、以下の例文を参考にしましょう。
【件名】エントリーシートのパスワードについて【◯◯大学 就活 太郎】
◯◯株式会社
人事部 採用担当
◯◯様お世話になります。
△△大学△△学部△△学科4年の就活 太郎と申します。先程お送りしたエントリーシートについて、設定したパスワードをお送りいたします。
パスワード：◯◯◯◯◯◯
お手数ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。
///////////////////////////////////////////////////
就活 太郎 / Taro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-shukatsu@xxxx.ac.jp
///////////////////////////////////////////////////
エントリーシートに設定したパスワードを送る時は、上記のような文章で送りましょう。
パスワードを送る時も、できるだけ簡潔に書いてわかりやすくすることが大切です。
さて、ここまでエントリーシートをメールで提出する時の送り方について解説しました。
エントリーシートをメールで提出する時は、ESファイルとパスワードを別々に送るのが一般的です。
そして先述した通り、エントリーシートをメールを送る際には、ビジネスマナーに沿ってメールを送る必要があります。
そこで次は、エントリーシートをメールで提出する時のポイントを解説しますね。
エントリーシートをメールで提出する時のポイント
結論を伝えておくと、エントリーシートをメールで提出する時は、以下の5つの順番でポイントを押さえて書けばOKです。
- ポイント①：件名をわかりやすく書く
- ポイント②：宛名は「社名・部署名・相手の氏名」をフルネームで書く
- ポイント③：本文は挨拶から始める
- ポイント④：本文は簡潔に書く
- ポイント⑤：最後に署名を書く
それでは、エントリーシートをメールで提出する時のポイント5つをそれぞれ解説しますね。
ポイント①：件名をわかりやすく書く
エントリーシートをメールで提出する時のポイント1つ目は「件名をわかりやすく書く」です。
採用担当者には1日に何十件ものメールが届くため、件名をわかりやすくしておかないと、メールを見逃される可能性が高くなります。
例文でも紹介した通り、エントリーシートを提出する時のメールの件名は「エントリーシートの送信について【◯◯大学 ◯◯（氏名）】のようにわかりやすくしましょう。
ポイント②：宛名は「社名・部署名・相手の氏名」をフルネームで書く
エントリーシートをメールで提出する時のポイント2つ目は「宛名の社名・部署名・相手の氏名をフルネームで書く」です。
当然ですが、社名や相手の氏名などを略して書いてしまうと、相手に敬意が欠けた失礼な文章になってしまいます。
一般的に、メールを送る際には下記のような宛名を書きます。
- 社名（◯◯株式会社）
- 部署名（◯◯部）
- 相手の氏名（◯◯様）
⇒相手の氏名がわからなければ「採用ご担当者様」にする
またメールを部署宛に送る時は「部署名+御中」で書き、個人に送る時は「氏名+様」と書きます。
企業宛にメールを送る時は、社名などを略さずフルネームで書くようにしましょう。
「御中」「様」などの敬称について詳しく知りたい就活生は、こちらの記事も合わせて読んでみてくださいね。
ポイント③：本文は挨拶から始める
エントリーシートをメールで提出する時のポイント3つ目は「本文は挨拶から始める」です。
こちらも社会人がメールを送る際のマナーなのですが、本文は挨拶から始めるのが一般的です。
エントリーシートをメールで提出する時には、冒頭部分で「お世話になります。◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年の◯◯（氏名）と申します。」のような挨拶文を書きましょう。
ポイント④：本文は簡潔に書く
エントリーシートをメールで提出する時のポイント4つ目は、「本文は簡潔に書く」ことです。
本文を簡潔に書くことで、メールの内容を端的にわかりやすく伝えられます。
逆に、不必要に長い文章を書いてしまうと「結局、要点は何なんだろう？」と採用担当者に悪印象を与えかねません。
そのため、エントリーシートをメールで提出する時は、本文を簡潔にまとめるようにしましょう。
ポイント⑤：最後に署名を書く
エントリーシートをメールで提出する時のポイント5つ目は「最後に署名を書く」です。
署名を書くことで、誰から送られてきたメールなのかすぐに理解できます。
例文にも書いてありますが、メールに署名を書く時は、以下4点を順番に書きましょう。
- 自分の氏名
- 大学名/学部名/学科名/学年
- 電話番号
- メールアドレス
大学名や学部名が長い場合でも、略さずフルネームで書くことが大切です。
もし名前や英数字が紛らわしい場合は、ふりがなを振っておくと読み手もわかりやすくなって親切です。
エントリーシートをメールで提出する時には、最後に署名を書くことを忘れないようにしましょう。
さて、ここまでエントリーシートをメールで提出する時のポイント5つを解説しました。
- ポイント①：件名をわかりやすく書く
- ポイント②：宛名は「社名・部署名・相手の氏名」をフルネームで書く
- ポイント③：本文は挨拶から始める
- ポイント④：本文は簡潔に書く
- ポイント⑤：最後に署名を書く
ここで説明した5つのポイントを実践すれば、エントリーシートを提出する時のメールは上手に書けるはずです。
しかしエントリーシートをメールで送る際に、他に気をつけるべきことも存在します。
そこで次は、エントリーシートをメールで提出する時の注意点を解説します。
エントリーシートをメールで提出する時の注意点
エントリーシートをメールで提出する時には、次の5つの注意点に気をつけましょう。
- 注意点①：ESデータのファイル名はわかりやすくする
- 注意点②：PDF形式で添付する
- 注意点③：メールは営業時間内に送る
- 注意点④：書式をテキスト形式にして提出する
- 注意点⑤：誤字脱字がないか提出前に見直す
それでは、エントリーシートをメールで提出する時の注意点5つをそれぞれ解説しますね。
注意点①：ESデータのファイル名はわかりやすくする
エントリーシートをメールで提出する時のポイント1つ目は「ESデータのファイル名をわかりやすくする」です。
採用担当者には、毎日のように就活生からエントリーシートがメールで届くため、どの就活生のESデータなのかをすぐにわかるよう工夫する必要があります。
企業側から特にファイル名の指定がない限りは「エントリーシート_◯◯大学_◯◯（氏名）」のように書くと一目でわかるのでおすすめです。
注意点②：PDF形式で添付する
エントリーシートをメールで提出する時のポイント2つ目は「PDF形式で添付する」です。
PDF形式に変換して提出することで、誤って他人がエントリーシート内容を変更してしまうミスを防げます。
特にエントリーシートのファイル形式が指定されていない場合は、PDF形式に変換してからメールで送信すると丁寧で良いでしょう。
注意点③：メールは営業時間内に送る
エントリーシートをメールで提出する時のポイント3つ目は「メールは営業時間内に送る」です。
基本的に、企業の大半が平日の9:00~18:00頃に稼働しており、それ以外は営業時間外となります。
深夜や早朝にメールを送ってしまうと、社会人としてのマナーを知らないと思われてしまう可能性があります。
どれだけ日中が忙しくても、エントリーシートをメールで提出する時は、企業の営業時間内にメールを送るようにしましょう。
注意点④：書式をテキスト形式にして提出する
エントリーシートをメールで提出する時のポイント4つ目は、「書式をテキスト形式にして提出する」ことです。
企業によっては、テキスト形式でないとメールを受け取れない場合があります。
またHTML形式やリッチテキスト形式のメールだと、文字化けして内容が読めない可能性もあります。
せっかく頑張って書いたエントリーシートを読んでもらうためにも、テキスト形式に変更した上でメールを送るのが良いでしょう。
注意点⑤：誤字脱字がないか提出前に見直す
エントリーシートをメールで提出する時のポイント5つ目は「誤字脱字がないか提出前に見直す」です。
エントリーシートやメール自体に誤字脱字があると「入社後もミスが多いのではないか」と悪い印象を与えてしまいます。
特に、漢字の変換ミスや敬語ミスは多くの就活生が見落としがちなので、誤字脱字がないかは必ず提出前に確認するよう気をつけましょう。
さて、ここまでエントリーシートをメールで提出する時のポイントについて解説しました。
- 注意点①：ESデータのファイル名はわかりやすくする
- 注意点②：PDF形式で添付する
- 注意点③：メールは営業時間内に送る
- 注意点④：書式をテキスト形式にして提出する
- 注意点⑤：誤字脱字がないか提出前に見直す
上記5つの注意点を意識しておけば、メールで採用担当者の印象を悪くすることもありません。
エントリーシートを提出した後の返信メールは返事すべき？
その時に「エントリーシートの受領メールって返信した方が良いのかな…？」と悩む就活生も多いはずです。
そこで、エントリーシートを提出した後の返信メールには返事すべきなのかを解説していきます。
自動返信メールでなければ返事すべき
結論から言うと、エントリーシート受領の返信メールには、自動返信メールでなければ返事をした方が良いです。
返信した方がより丁寧な印象を与えられるため、簡潔で構わないのでお礼メールを送るようにしましょう。
具体的には、下記の例文のような内容で返信すれば良いです。
【件名】Re: エントリーシートを受付けました
◯◯株式会社
人事部 採用担当
◯◯様お世話になります。
△△大学△△学部△△学科4年の就活 太郎と申します。エントリーシート受付完了のご連絡をありがとうございました。
引き続きよろしくお願い申し上げます。///////////////////////////////////////////////////
就活 太郎 / Taro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-shukatsu@xxxx.ac.jp
///////////////////////////////////////////////////
このように、エントリーシートの受領メールには、簡潔に返信するようにしましょう。
受領メールが届いてから24時間以内に返信すれば、返事が早い好印象も与えられます。
ただし自動返信メールの場合は、返信しても採用担当者には届かないため、返信する必要はありません。
さて、ここまでエントリーシートの受領メールに返信した方が良いのかについて解説しました。
内容をまとめると次の3つのようになります。
- 自動返信メールでなければ返事すべき
- 内容は簡潔に書く
- 24時間以内に返信すれば好印象を与えられる
エントリーシートの受領メールが届いた場合は、自動返信メールでなければ極力返信するように心がけましょう。
エントリーシートをメールで提出する時のよくある質問
最後に、エントリーシートをメールで提出する時のよくある質問とその回答を紹介します。
- 質問①：どうしても夜にメールを送らなければならない場合は？
- 質問②：エントリーシート提出後、ミスに気づいた場合は？
- 質問③：エントリーシートをメールでうまく提出できない場合は？
それでは、エントリーシートをメールで提出する時のよくある質問と回答をそれぞれ解説しますね。
質問①：どうしても夜にメールを送らなければならない場合は？
やむを得ず夜にメールを送る時は、冒頭でお詫びの言葉を書いておきましょう。
謝罪なしに夜遅い時間にメールを送ると、失礼に当たります。
「夜分遅くに失礼いたします。」のように、お詫びの言葉を書いておくことで、悪印象も与えづらくなります。
質問②：エントリーシート提出後、ミスに気づいた場合は？
エントリーシートの提出後にミスに気づいた場合は、ミスがあった旨をメールで申し出た上で、再送するのがおすすめです。
メールでお詫び文と訂正を送ることで、訂正箇所が記録として残ります。
ミスの訂正で採用担当者にメールを送る時は、次のようなメールを送りましょう。
最初に送付した時と同様に、パスワードをかけ、パスワードは別のメールにて送りましょう。パスワード送付メールの文章は、前回送ったものと同じで構いません。
【件名】エントリーシート訂正のお詫び【◯◯大学 就活 太郎】
◯◯株式会社
人事部 採用担当
◯◯様お世話になります。
△△大学△△学部△△学科4年の就活 太郎と申します。◯月◯日（◯曜日）に送付したエントリーシートに間違いがございましたので、
訂正をお願いしたく、ご連絡を差し上げました。
大変申し訳ございません。
訂正内容は以下の通りです。・大学の入学年度：◯◯年→△△年
改めて修正したものをお送りいたします。
注意不足でご迷惑をおかけします。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認のほどどうぞよろしくお願いいたします。///////////////////////////////////////////////////
就活 太郎 / Taro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-shukatsu@xxxx.ac.jp
///////////////////////////////////////////////////
質問③：エントリーシートをメールでうまく提出できない場合は？
普段メールを送り慣れていない場合、エントリーシートをメールで提出しようと思っても、なぜかうまく提出できない場合もあると思います。
そこで、エントリーシートをメールでうまく提出できない時のよくある原因と、その対処法を紹介します。
- メールアドレスを間違えている ⇒ 正しいメールアドレスを入力する
- フリーアドレスで受信拒否されている ⇒ 大学のメールアドレスを使う
- ファイルの容量が大きすぎる ⇒ zipファイルで圧縮して送る
上記3つを試しても提出できない場合は、採用担当者に直接電話して、提出できない旨を伝えましょう。
まとめ：エントリーシートはメールで提出する時はマナーに気をつけよう
この記事では、エントリーシートをメールで提出する時のポイントを解説しましたが、いかがだったでしょうか。
あわせて、エントリーシートをメールで提出する時のポイントや、提出できない場合の対処法なども紹介しました。
この記事の内容をまとめると、以下の通りです。
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エントリーシートをメールで提出する時のポイント
- ポイント①：件名をわかりやすく書く
- ポイント②：宛名は「社名・部署名・相手の氏名」をフルネームで書く
- ポイント③：本文は挨拶から始める
- ポイント④：本文は簡潔に書く
- ポイント⑤：最後に署名を書く
エントリーシートをメールで提出する時のポイント
- 注意点①：ESデータのファイル名はわかりやすくする
- 注意点②：PDF形式で添付する
- 注意点③：メールは営業時間内に送る
- 注意点④：書式をテキスト形式にして提出する
- 注意点⑤：誤字脱字がないか提出前に見直す
提出したエントリーシートの返信メールに返事した方が良い？
- 自動返信メールでなければ返事すべき
- 内容は簡潔に書く
- 24時間以内に返信すれば好印象を与えられる
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エントリーシートをメールで提出する時、特に指定がない限りはエントリーシートのファイルとパスワードを別々に送るのが一般的です。
メールの文章は、本記事で紹介した例文を真似すれば大丈夫です。
また件名は一目見ただけで内容がわかるように書き、本文は出来るだけ簡潔にわかりやすく書くことが重要です。
エントリーシートのファイルはPDF形式にして、営業時間内に提出しましょう。
