【例文あり】会社説明会/選考のキャンセルメールの書き方 | 注意点も

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この記事では、会社説明会や選考をキャンセルする時のメールの例文について解説します。

「会社説明会をキャンセルしたいけど、メールでどうやって伝えれば良いの?」「選考をキャンセルしたいけど、メールより電話の方が良いのだろうか…?」といった悩みを持つ就活生は多いです。

特に、志望企業の説明会をやむを得ずキャンセルする場合は、少しでも丁寧に伝えたいですよね。

 

そこでこの記事では、会社説明会や選考をキャンセルする時のメールの例文を解説します。

合わせて、キャンセルメールの書き方や、キャンセルメールを送る時の注意点についても紹介しています。

この記事を読めば「会社説明会や選考をキャンセルする時は、どのようなメールを送れば良いのだろう?」なんて疑問を解決できます。

「就活生としてのマナーを守ってキャンセルメールを送りたい!」という方は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

 

そもそも、会社説明会/選考をメールでキャンセルしても良い?

「会社説明会や選考をキャンセルしたいけど、そもそもメールで伝えても良いの?」と疑問に思うこともありますよね。

そこで、会社説明会や選考をキャンセルする時の方法を、以下の2つの観点から紹介します。

  • キャンセルはメールで伝えても良いのか
  • キャンセルする時の注意点

それでは、会社説明会や選考のキャンセルはメールでも良いのかについて解説しますね。

 

結論:メールでキャンセルしてもOK

結論から言うと、会社説明会や選考のキャンセルはメールで伝えて大丈夫です。

メールでキャンセルを伝えることで、キャンセルをした事実が形として残るためです。

もし会社説明会や選考の前日や当日にキャンセルする場合は電話で連絡するようにしましょう。

前日や当日にメールで連絡しても、採用担当者がメールを見落としてしまう可能性があります。

まとめると、基本的にキャンセルの連絡はメールで大丈夫ですが、前日や当日の時は電話で連絡するように心がけましょう。

 

注意点:無断キャンセルは絶対にNG

当たり前のことですが、会社説明会や選考をキャンセルする際、無断でキャンセルするのは絶対にNGです。

既に説明会の席が用意されていたり、面接官の時間が確保されていたりするため、多くの人に迷惑をかけてしまいます。

やむを得ず会社説明会や選考をキャンセルする場合は、必ずメールや電話で伝えるようにしてくださいね。

 

さて、ここまで会社説明会や選考のキャンセル方法を説明しました。

  • キャンセルの連絡はメールでも大丈夫
  • 前日や当日にキャンセルする場合は電話で連絡する
  • 無断キャンセルは絶対にNG

「会社説明会や選考のキャンセルをメールで連絡したいけど、できる限り丁寧に伝えたい…でもどんなメールを書けば良いのだろうか?」と悩む就活生も多いはずです。

そこで次は、就活で使えるキャンセルメールの例文を紹介します。

 

【パターン別】就活で使えるキャンセルメールの例文

以下の2パターンに分けて、会社説明会や選考をメールでキャンセルする時の例文を解説します。

  • 例文①:会社説明会をキャンセルする場合
  • 例文②:選考をキャンセルする場合

それでは、会社説明会と選考をキャンセルする時のメールの例文をそれぞれ解説しますね。

 

例文①:会社説明会をキャンセルする場合

【件名】会社説明会辞退のお詫び(◯◯大学◯◯学部 就活 太郎)

◯◯株式会社
人事部
採用担当 ◯◯様

いつもお世話になっております。

◯◯大学◯◯学部◯◯学科の就活 太郎と申します。

現在、◯月◯日◯時開催予定の会社説明会に予約しておりますが、諸般の事情によりキャンセルさせて頂きたく、ご連絡いたしました。

お忙しい中恐縮ですが、ご了承のほどお願い申し上げます。

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就活 太郎 / Taro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-shukatsu@xxxx.ac.jp
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会社説明会のキャンセルメールを送る時は、上記の例文のように書けば悪印象を与えにくくなります。

またメールでキャンセルする際に、詳細のキャンセル理由を伝えたくない人もいるかと思います。

もし詳細のキャンセル理由を伝えたくない場合は「諸般の事情により」「一身上の都合により」のように書けば大丈夫です。

 

例文②:選考をキャンセルする場合

【件名】選考辞退のお詫び(◯◯大学◯◯学部 就活 太郎)

◯◯株式会社
人事部
採用担当 ◯◯様

いつもお世話になっております。

◯◯大学◯◯学部◯◯学科の就活 太郎と申します。

この度は1次選考のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、◯月◯日◯時からの選考について、一身上の都合により辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。

ここまで選考していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。

本来なら直接お詫びすべきところメールでのご連絡となってしまい、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

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就活 太郎 / Taro Shukatsu
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-shukatsu@xxxx.ac.jp
///////////////////////////////////////////////////

 

選考のキャンセルメールを送る時は、上記の例文を参考にしてみてください。

また、会社説明会のキャンセルメールと同様に、キャンセル理由は詳細に書かなくても問題ありません。

 

さて、ここまで会社説明会と選考をキャンセルする時の例文を紹介してきました。

しかし、実際にキャンセルメールを書く場合、ビジネスマナーを守れていない残念なメールを送ってしまう就活生も多いです。

ここまで選考をしてもらったお礼を伝えるためにも、しっかりとビジネスマナーに沿ったメールを書くことが大切です。

そこで次は、キャンセルメールの書き方4ステップを解説しますね。

 

キャンセルメールの書き方4ステップ

キャンセルメールを送る時は、以下の4つのステップで書けばOKです。

  • ステップ①:件名をわかりやすく書く
  • ステップ②:宛名はフルネームで書く
  • ステップ③:本文でしっかりと謝罪する
  • ステップ④:最後に署名を書く

それでは、会社説明会や選考をキャンセルする時のメールの書き方4ステップをそれぞれ解説しますね。

 

ステップ①:件名をわかりやすく書く

キャンセルメールの書き方ステップ1は「件名をわかりやすく書く」です。

わかりやすい件名にすることで、採用担当者は件名を見ただけで、誰からどんな内容のメールが届いたのかを判断できます。

一方で、件名がわかりにくいと、そもそもメールが見落とされてしまう可能性もあります。

キャンセルメールの件名で悩む場合は、「会社説明会キャンセルのお詫び / ◯◯大学◯◯学部 就活 太郎」のように書くのがおすすめです。

キャンセルメールは採用担当者に確実に読んでもらう必要があるため、わかりやすい件名にするように心がけましょう。

 

ステップ②:宛名はフルネームで書く

キャンセルメールの書き方ステップ2は「宛名はフルネームで書く」です。

採用担当者にメールを確実に読んでもらうためにも、宛名はフルネームで書きましょう。

もし同姓同名の採用担当者が2名以上いた場合、誰が読めば良いかわからない可能性があります。

具体的に、キャンセルメールでは以下の順番で宛名を書きましょう。

  • 会社名(◯◯株式会社)
  • 部署名(人事部)
  • 氏名(◯◯様)⇒わからなければ「採用ご担当者様」にする

もし宛名を間違えると少しずつ信用を失ってしまいかねないため、注意して書きましょう。

 

宛名に関する詳しい説明はこちらで解説していますので、合わせて参考にしてみてくださいね。

 

ステップ③:本文でしっかりと謝罪する

キャンセルメールの書き方ステップ3は「本文でしっかりと謝罪する」です。

そもそも会社説明会や選考をキャンセルをしている時点で、企業の人に迷惑をかけてしまっているため、しっかりと謝罪の気持ちを伝えましょう。

メールで謝罪する時にはお詫びだけでなく、どのイベントをキャンセルするのかも合わせて書きましょう。

キャンセルメールでどのように謝罪すれば良いかわからない就活生は、先ほど紹介した例文を真似してみてくださいね。

 

ステップ④:最後に署名を書く

キャンセルメールの書き方ステップ4は「最後に署名を書く」です。

署名を入れることで、誰から送られてきたメールなのかがすぐに分かるようになります。

キャンセルメールで署名を書く時は、以下の4つを書いておけば十分です。

  • 自分の名前
  • 大学名 / 学部名 / 学科名
  • 電話番号
  • メールアドレス

署名に関する詳しい説明はこちらで解説していますので、合わせて参考にしてみてください。

 

さて、ここまで会社説明会や選考をキャンセルする時のメールの書き方について解説しました。

  • ステップ①:件名をわかりやすく書く
  • ステップ②:宛名はフルネームで書く
  • ステップ③:本文でしっかりと謝罪する
  • ステップ④:最後に署名を書く

もし会社説明会や選考をメールでキャンセルする場合には、上記の4ステップの順番で書いてみてくださいね。

大切なことなので繰り返しますが、会社説明会や選考をキャンセルしている時点で、少なからず企業に迷惑をかけてしまっています。

つまり、もしメールでキャンセルする際には、少しでも丁寧に送ることが欠かせません。

そこで最後に、キャンセルメールを送る時の注意点を紹介します。

 

キャンセルメールを送る時の注意点

会社説明会や選考のキャンセルメールを送る時は、以下の4点に注意しましょう。

  • 注意点①:早めに連絡する
  • 注意点②:営業時間内にメールを送る
  • 注意点③:誤字脱字に気をつける
  • 注意点④:前日や当日の場合は電話で伝える

それでは、会社説明会や選考のキャンセルメールを送る時の注意点をそれぞれ解説します。

 

注意点①:早めに連絡する

キャンセルメールを送る時の注意点1つ目は「早めに連絡する」です。

キャンセルの連絡が遅ければ遅いほど、企業に迷惑をかけやすくなります。

そのため、キャンセルしようと決めたらすぐに連絡しましょう。

 

注意点②:営業時間内にメールを送る

キャンセルメールを送る時の注意点2つ目は「営業時間内にメールを送る」です。

営業時間内にキャンセルメールを送ることで、メールを見落とされにくくなります。

基本的には、9:00〜18:00の間で送ればOKです。

どうしても夜遅い時間や休日にしかメールを送れない場合は「夜分遅くに失礼します」「お休み中申し訳ございません」などの文章を付け加えてくださいね。

 

注意点③:誤字脱字に気をつける

キャンセルメールを送る時の注意点3つ目は「誤字脱字に気をつける」です。

キャンセルメールに誤字脱字があると、不注意な印象を与えてしまいます。

特にキャンセルメールは謝罪の意味も含むため、失礼のないように最後に一通り確認してからメールを送りましょう。

 

注意点④:前日や当日の場合は電話で伝える

キャンセルメールを送る時の注意点4つ目は「前日や当日の場合は電話で伝える」です。

会社説明会や選考の前日、当日は忙しく、採用担当者がメールを確認できないことがあります。

せっかく丁寧にメール送っても確認してもらえなかった場合、無断欠席とみなされかねません。

そのため、前日や当日にキャンセルをする場合は、メールではなく電話で伝えるようにしましょう。

 

まとめ:説明会や選考のキャンセルメールを書く時は例文を参考にしよう

この記事では、会社説明会や選考をキャンセルする時のメールの例文を解説しましたが、いかがだったでしょうか。

合わせて、キャンセルメールの書き方注意点なども紹介しました。

この記事の内容をまとめると、以下の通りです。

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そもそも、会社説明会/選考のキャンセルはメールでも良い?

  • 結論:メールでキャンセルしてもOK
  • 注意点:無断キャンセルはNG

【パターン別】就活で使えるキャンセルメールの例文

  • 例文①:会社説明会をキャンセルする場合
  • 例文②:選考をキャンセルする場合

キャンセルメールの書き方4ステップ

  • ステップ①:件名をわかりやすく書く
  • ステップ②:宛名はフルネームで書く
  • ステップ③:本文でしっかりと謝罪する
  • ステップ④:最後に署名を書く

キャンセルメールを送る時の注意点

  • 注意点①:早めに連絡する
  • 注意点②:営業時間内にメールを送る
  • 注意点③:誤字脱字に気をつける
  • 注意点④:前日や当日の場合は電話で伝える

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会社説明会や選考をキャンセルする時は、基本的にはメールでOKです。

しかし、前日や当日に連絡する場合は電話で伝える方が望ましいです。

また、キャンセルメールの書き方がわからない場合は、この記事で紹介した例文を参考に書いてみてください。

誤字脱字に気をつけて、失礼のないキャンセルメールを送りましょう。