【例文付き】インターン参加前後に送るお礼メールの書き方とマナー

夏季や冬季に開催されたり、長期や1dayだったり、開催時期も期間も様々なインターンシップ。
長期インターンシップに参加した場合、インターンシップ終了後にお礼のメールを送信することが自然の流れかと思います。

しかし、1dayや数日だけのインターンシップに参加した場合、お礼のメールを送るか否か、迷ってしまうかもしれません。特に選考に直結しない場合は「送らないでいいか」と思う方も多いと思います。

しかし、インターンシップは社員の方が平常業務に加えて、インターンの指導やプログラムの構成を行っている場合が多く、忙しい中で参加学生の対応をしています。

そのため、インターンへの参加日数の長さや本選考に直結するしない関係なく、感謝の気持ちを伝えるためにもインターンシップ終了後にはお礼のメールを送信するようにしましょう。

その後、本選考を受けた場合「インターン終了後にお礼が言えない学生」というマイナスな印象を与えないためにも、丁寧に対応することが重要です。

この記事では、お礼のメールを簡単に送れるように、いつ、どんな書き方で、お礼のメールを送るべきか構成や実例を紹介しながら解説します。

就活メールの返信時の基本マナー

① メールが届いてから24時間以内に返信する

ビジネスメールは24時間以内に返信するのがマナーです。なるべく早く返信するようにしましょう。

特に日程を調整をメールでする場合は、早く返信する必要があります。人事担当者は同時に複数の学生と日程調整をしていることが多く、学生からの連絡が滞ると日程調整が進まず、業務が円滑に行えなくなる場合があります。

そのため、なるべく早く返信するように心がけるようにしましょう。

② PCメールを使用する

■ 使うアドレスに問題はないか確認する

就活のシーンではビジネスメールに相応しいアドレスを使うようにこころがけましょう。

例① love.neymar.play.soccer@xxx.com
例② i_love_Johnnys@xxx.com
上記のような個人の趣味や嗜好が特定できるメールアドレスではなく、ビジネスシーンで使っても問題ないようなメールアドレスを利用するのが理想です。
また上記の場合は誰のアドレスかが分からないようなものになっています。できれば名前の分かるようなアドレスが望ましいです。

例えば….

yamada.taro.1999@xxx.com

のように本名が分かるものだとビジネスメールとしては無難です。

■ 大学のメールアドレスを利用してもOK

大学から個人それぞれにメールアドレスが配布されている場合は、大学のメールアドレスを使うのがおすすめです。

実際に就活の際には大学のメールアドレスを使ったという人も多く、人事担当者にとってもドメインが信頼できる上に、どこの大学の学生からメールが来ているかが分かりやすいそうです。

フリーアドレスの場合、メールを送信した際に受信側のメールボックスでスパムメールと認識され迷惑メールのフォルダに入ってしまうこともあるようですので、就活のシーンにおいては大学のメールアドレスや、Gmail、Outlookなどをはじめとしたをメールアドレスを使うようにしましょう。

返信メール作成時の基本マナー

① 件名のタイトルのマナー

■ 件名は書き換えない(Re:も削除しない)

人事担当者の方があなたとのメールを見直す際に、件名が書き換えられていると過去のメールを探す手間をかけてしまうかもしれません。複数に何人もの人と連絡を取っている場合が多いため、メールの件名はそのままにしておくようにしましょう。

■ 内容が一目で分かる件名にする

メールの件名はなるべく、簡潔に要約したもので設定をしましょう。
また、誰から送られているかというのも分かりやすくしておくことも重要です。20文字〜30字程度で収めるのが好ましいでしょう。

×:先日のお礼

上記の件名の場合、誰から、いつの、何のお礼か、が不不明瞭です。件名を一目見てメールの具体的な内容を伝えられるように心掛けましょう。

○:△月△日開催のインターンシップのお礼(○○大学 オファボ太郎)

上記の件名の場合、件名を一目見ただけで

  • 誰から来たメールか → ○○大学のオファボ太郎さんから
  • どんな内容のメールか → 過去に開催したインターンについて
  • どんな目的のメールか → お礼のメール

などの情報を把握することができます。

②返信文のマナー

■ 結論から用件を伝える

ビジネスメールは大前提として、簡潔に目的や用件が分かりやすい内容であることが重要です。

「株式会社 ○○
人事部 新卒採用担当 ○○様

お世話になります。
○○大学 ○○学部 4年生 オファボ太郎と申します。

現在私は就職活動を行っており、ぜひとも貴社のインターンシップに参加させていただきたいと思い、ご連絡させていただきました。」

■ 略語を使わない

×:インターン
○:インターンシップ

×:就活
○:就職活動

×:20卒
○:2020卒

×:ES
○:エントリーシート

×:GD
○:グループディスカッション

など、普段は省略してしまいがちな言葉を使わないように気をつけましょう。

普段から言葉使いを意識することで、大事な時にでも適切な言葉選びができるようになります。

例えば…

「株式会社 ○○
人事部 新卒採用担当 ○○様

お世話になります。
○○大学 ○○学部 4年生 オファボ太郎です。

先日は貴社のインターンに参加させていただき、ありがとうございました。インターンを通じて企業研究はもちろんのこと、業界全体への理解が深まり将来的な動きや課題についても学ぶことが出来ました。

また、○○様からいただきましたグルディスのフィードバックも非常に参考になりました。貴社のインターンに参加して得た気付きを今後の就活に活かしていきたいと思います。

お忙しい中ご指導いただき、本当にありがとうございました。

末筆ながら貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願い致します。

オファボ太郎(おふぁぼ たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 4年生
携帯番号:080-XXXX-XXXX
メール:XXXX@ac.jp

一見、丁寧な言葉使いですが「インターン」「グルディス」等の言葉が省略されていますね。

良い例

「株式会社 ○○
人事部 新卒採用担当 ○○様

お世話になります。
○○大学 ○○学部 4年生 オファボ太郎です。

先日は貴社のインターンシップに参加させていただき、ありがとうございました。インターンシップを通じて企業研究はもちろんのこと、業界全体への理解が深まり将来的な動きや課題についても学ぶことが出来ました。

また、○○様からいただきましたグループディスカッションのフィードバックも非常に参考になりました。貴社のインターンシップに参加して得た気付きを今後の就職活動に活かしていきたいと思います。

お忙しい中ご指導いただき、本当にありがとうございました。

末筆ながら貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願い致します。

オファボ太郎(おふぁぼ たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 4年生
携帯番号:080-XXXX-XXXX
メール:XXXX@ac.jp

このように、普段は省略するような言葉でもメールでは略さずに表記しましょう。

英数字は半角、カタカナは全角の表記にする。

以下のようにメール内では表記のルールを守るようにしましょう。

×:2020年
○:2020年

×:ES
○:ES

×:グループディスカッション
○:グループディスカッション

×:エントリーシーート
○:エントリーシート

半角数字や全角数字、半角カタカナなどが文章に入り乱れていると非常に読みにくいため十分気を付けましょう。

■ 適度に改行する

改行が少ないと非常に読みにくい文章になってしまいます。2〜3行程度で改行するのが望ましいでしょう。

実例を紹介します。

悪い例

「株式会社 ○○
人事部 新卒採用担当 ○○様

お世話になります。
○○大学 ○○学部 4年生 オファボ太郎です。
先日は貴社のインターンシップに参加させていただき、ありがとうございました。インターンシップを通じて企業研究はもちろんのこと、業界全体への理解が深まり将来的な動きや課題についても学ぶことが出来ました。

また、○○様からいただきましたグループワークのフィードバックも非常に参考になりました。貴社のインターンシップに参加して得た気付きを今後の就職活動に活かしていきたいと思います。お忙しい中ご指導いただき、本当にありがとうございました。

末筆ながら貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
今後ともよろしくお願い致します。」
オファボ太郎(おふぁぼ たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 4年生
携帯番号:080-XXXX-XXXX
メール:XXXX@ac.jp

良い例

「株式会社 ○○
人事部 新卒採用担当 ○○様

お世話になります。
○○大学 ○○学部 4年生 オファボ太郎です。

先日は貴社のインターンシップに参加させていただき、ありがとうございました。インターンシップを通じて企業研究はもちろんのこと、業界全体への理解が深まり将来的な動きや課題についても学ぶことが出来ました。

また、○○様からいただきましたグループワークのフィードバックも非常に参考になりました。貴社のインターンシップに参加して得た気付きを今後の就職活動に活かしていきたいと思います。

お忙しい中ご指導いただき、本当にありがとうございました。

末筆ながら貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

今後ともよろしくお願い致します。

————————————
オファボ太郎(おふぁぼ たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 4年生
オファボ太郎(おふぁぼ たろう)
携帯番号:080-XXXX-XXXX
メール:XXXX@ac.jp

程よく改行があることで読み手は「息継ぎ」がしやすくなり、文章がスッと入ってきます。

意識して読みやすいメールを作成しましょう。

メールを返信する前に確認すること

① メールの送信時間に配慮する

基本的にメールは何時に送っても問題ありませんが、マナーに厳しい企業や業界の場合ネガティブな印象を与えることがあります。深夜帯にメールを送ることは避け、できる限り営業時間内に送信するようにしましょう。

② 誤字脱字がないかを確認する

企業名や採用担当者の名前などは絶対に間違えないようにしましょう。
もし重大な誤字や脱字をしてしまった場合は早急に謝罪のメールを送ることをおすすめします。

謝罪のメール 実例

件名:【再送】○月○日開催のインターンシップのお礼(○○大学 オファボ太郎)

株式会社〇〇
人事部 新卒採用担当 〇〇様

お世話になっております。
○○大学 ○○学部 4年生 オファボ太郎です。

さきほどお送りしたメールの中で、〇〇様のお名前を誤って記載してしまいました。

私の確認不足により不快な思いをさせてしまいましたことを、お詫び申し上げます
今後はこのようなことが起きぬよう、徹底して確認するようにいたします。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

○○大学 ○○学部 ○○学科 4年生
オファボ太郎(おふぁぼ たろう)
携帯番号:080-XXXX-XXXX
メール:XXXX@ac.jp

③ 送信先に誤りがないか確認する

送信前に再度、送信先が合っているかを確認しましょう。

スピーディーなメールの対応を意識しすぎたり、メール作成に慣れてくるとどうしても送信先の確認を忘れてしまいがちです。

誤って違う企業にメールを送ることは大変失礼に当たりますので、細心の注意を払うように心がけましょう。

今後の就活メールのやり取りをしやすくするコツ

① 過去のメールのやり取りを削除しない

過去のメールを削除してしまうとどういったやり取りをしていたのか把握することが難しくなります。少なくとも就職活動が終わるまでは残すようにしておきましょう。

② 企業ごとにやり取りをまとめるフォルダを作成する

各企業ごとにフォルダを作り、そこにやり取りしたメールを格納することで、すぐにどういった内容のやり取りをしていたのかを把握することが出来ます。

その都度、検索をかけて調べるという作業が嫌だという方はあらかじめフォルダごとにメールを振り分けて整理しておきましょう。効率的にメールを見返すためにもおすすめです。

昨今、就職活動は3年生の夏のインターンからはじまり、長きに渡って取り組む学生が増えています。そのため、企業との膨大なメールの中から特定のメールを探すことがなかなか時間がかかる作業となる場合も多いようです。こまめにメールを整理することで、後々作業しやすくになります。

まとめ

夏季インターンシップや冬季インターンシップなど、複数のインターンシップに参加する時期はお礼のメールを忘れてしまいそうになったり、面倒に感じてしまうかもしれません。

しかし、企業の方が忙しい時間を割いて、作り上げてくれたインターンシップ。しっかりお礼の言葉を伝えることで良い心象を与えたいですよね。

お礼のメールはただ感謝の気持ちを伝えるだけでなく、自分の学びや気付きの整理にもなるので、インターン参加後はぜひお礼のメールを送るようにしましょう。

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