就活の選考辞退メールの送り方｜例文や電話での断り方も紹介

学生の皆さん、就活の状況はいかがでしょうか？

各社の選考が進み、自分の進みたい方向やなりたい社会人像がしっかりと見えてきたとき、「この会社は自分の方向性と違うし、選考を辞退しても良いかな…」と思うことも出てくるのではないでしょうか。
入社できるのは1人につき1社なので、選考を辞退しなければならないタイミングというのは、必ず訪れます。

しかし、具体的に選考を辞退する場合、何をどうすれば良いのかは、難しいところもあり判断しにくいところだと思います。
そこで今回は、選考を辞退する場合における注意点や連絡方法、具体的なメール例文について、解説します。
連絡を入れておくことの重要性、メリットも紹介いたしますので、「選考辞退の際の連絡」について悩まれている学生は、是非参考にしてみてください。

選考辞退メール・電話連絡なしの選考ブッチはNG！

選考辞退の連絡を入れるのはどうしても気が重くなってしまいますが、一番良くないのはメールや電話連絡をせずに無断辞退となってしまうことです。

企業に迷惑がかかってしまう上、マイナスのイメージを与えてしまうため注意しましょう。

「どうせ入社しないから」と思うかもしれませんが、他の会社に入社した後も取引先として関わる可能性もあります。選考を辞退する際は、必ず前もって連絡を入れるようにしましょう。

辞退することは仕方のないことですが、辞退する際のマナーが重要です。

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選考辞退メール・電話に企業が抱く印象

選考を辞退すると決めても、「連絡を入れたら怒られるのではないか」「せっかく選考を進めてもらったのに申し訳ない」と不安に思ってしまう人も多いでしょう。

ここでは、就活生からの選考辞退の連絡に対して、企業がどのような印象を抱くのか紹介します。

「選考辞退を決めているなら仕方ない」

企業側も、ある程度は選考辞退を想定したうえで採用活動を行っています。そのため、選考辞退を決めているなら仕方ないと受け取られることも多いです。

そもそも、選考辞退をすること自体は悪いことではありません。「連絡すると怒られるのではないか」「せっかく選考を進めてもらったのに申し訳ない」と不安な気持ちになるのはわかりますが、必要以上に考えなくても良いでしょう。

大切なのは、辞退を連絡するときの伝え方や対応です。

「選考辞退はできる限り早めに知りたい」

企業側はスケジュールや採用枠の調整上、就活生の辞退の連絡をできるだけ早めに知りたいと思っています。

企業は採用枠を調整しながら選考している

企業はその年に採用する人数を常に調整しながら選考を進めています。

企業側があらかじめ選考辞退の想定をしていたとしても、辞退連絡を入れるのが遅れてしまえば採用計画や事業計画に支障を与えてしまう可能性があります。連絡が遅くなればなるほど、企業からの印象が悪くなってしまうでしょう。

辞退連絡を入れると企業からの印象が悪くなってしまうのではないかと思いがちですが、早い段階での連絡であれば今後の調整がききやすく、企業や採用担当者へ与える影響が少なくて済むことになります。

現場社員の時間を無駄にすると損失が発生する

もし直前の辞退や無断欠席をした場合、面接を予定してくれていた採用担当者の時間を奪ってしまうことになります。

選考を担当してくれる社員の時間を考えると、1時間無駄にさせてしまうだけでも、会社にとって大きな損失となります。

採用担当者に迷惑をかけてしまわないよう、選考辞退を決断した段階で、できるだけ早めに連絡を入れるようにしましょう。

早ければ早いほど良いですが、遅くとも前日中には連絡を入れるようにし、当日の連絡や無断欠席とならないよう注意が必要です。

「辞退を覆せる可能性があるなら機会を作りたい」

選考が進んでいたのであれば、企業側は採用したいと評価してくれていることになります。辞退されてしまうのは仕方ないと考えている一方で、もし辞退を覆せる可能性があるなら、別途機会を作りたいとも考えています。

そのため、面接日程を引き延ばそうとしてきたり、他社への応募状況を詳しく聞いてくる可能性もゼロではありません。

しかし、ズルズルと選考を進めてしまうのはお互いのためになりません。その場合は、辞退理由を明確に伝えるとよいでしょう。

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選考辞退はメールと電話どちらがいい？

続いて、選考辞退をする際の「連絡手段」について解説します。
ネット記事などでは「連絡手段」について、どちらのほうが良いのかという話題が、よく取り上げられています。

メールと電話のそれぞれに、良い部分と悪い部分があります。
ここからは、メールと電話によるメリットの違いを見ていきましょう。
 

確実なのはメールと電話の両方で連絡しておくこと

「メール」と「電話」のメリットについて紹介しましたが、それぞれに良い部分があり、悪い部分もあります。
そのため、より確実な対応を行うためにも「メールと電話、両方で連絡をしておく」ことをおすすめします。
 

例えば、
電話を先にした場合には「先ほどはお電話にてご対応いただきありがとうございました」と文頭に入れてメールを送る。
メールを先にした場合には「先ほどメールをお送りさせていただいたのですが…」と、一言添えて電話をすることで、採用担当者もどの用件で連絡してきたのかがわかりやすくなります。

さらに、自分の中でも「絶対に連絡をした」と、確信を持つことも出来るので、「言った言わない」の水掛け論になってしまうこともありません。
より確実性を高める上記のような連絡方法は、社会人になっても使える「大切なコミュニケーションの基本」ですので、この機会に是非覚えておきましょう。
 

しっかり連絡をしておくことでその後も就活に関するサポートをしてもらえる可能性がある

面倒見のよい採用担当者に出会えると、仮に選考を辞退したとしても、就活や、その後働いていく中で困ったときに相談できる関係性を続けられることもあります。
また、社会人になってから、何かの巡り合わせで、一緒に仕事をすることだってあるかもしれません。

お互いにとって、もやもやした気持ちを抱えたまま終わってしまうのは、非常にもったいないことです。
選考を辞退する場合でも、まずは面接を準備してもらったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。
そして、お互いに良い関係で終わるためには、何よりもまず連絡することが大切なのです。
 

メールのメリット：相手のタイミングで対応でき、連絡をしたという事実が残る

メールのメリットは、相手のタイミングに対応を委ねられることです。採用期間中の採用担当は多忙であることが多いです。

そのなかで「辞退」をしようとしているので、対応のタイミングを相手に委ねることをおすすめします。

また、連絡をした事実が残ることもメリットです。
電話の場合、録音でもしていない限り「言った言わない」の水掛け論に発展することがあります。
前日に電話していたはずなのに、当日になって「連絡いただいてませんが…」と電話がかかってくることも、絶対ないとは言い切れません。
 

電話のメリット：スピーディかつお互いに声色などの表情が伝わること

電話を好む人の多くは、「そのほうが早いから」と考えていることが多いです。
実際、メールのデメリットとして、「届いたことに気づかない」「返答するための文章を考えるのにも時間がかかる」などがあります。

電話の場合ですと、メールで数分かかっていたことを、もっと短い時間で簡潔に伝えることが可能になります。
また、お互いに声色や話し口調から相手の表情や姿勢が伝わるので、急ぎの連絡手段として「電話」は有効といえるでしょう。

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選考辞退メール・電話での断り方

選考辞退連絡には、メールと電話それぞれのメリット・デメリットがあるという話をしました。

ここからは、選考辞退メール・電話での具体的な断り方について紹介します。

選考辞退でよくある理由

そもそも、どんな理由で選考や面接を辞退するケースが多いのでしょうか？
学生によって辞退理由は様々ですが、一般的によく聞く辞退理由は以下のようなものです。
【一次面接前の選考辞退理由】

• 他社の選考と予定が被ってしまったから
• Webサイトや企業HPなどを調べて、自分の希望と異なると感じたから
• Webサイトなどの評判を見るうちに、不安を感じるようになったから
• 他社で内定が出て、就職活動を終了する、もしくは活動量を減らすことにしたから

たしかな企業情報を得るためには、実際に話を聞いてみるのも1つの方法ではありますが、就職活動の時間も無限ではありません。
効率的に就職活動を進めるために、選考辞退の判断をするケースが多いようです。

【一次面接以降の選考辞退理由】

• 仕事内容や条件が、自分の希望と異なると感じたから
• 面接官や社内の雰囲気が、自分と合わないと感じたから
• 他社で内定が出て、就職活動を終了する、もしくは活動量を減らすことにしたから

実際に話を聞いた上で選考辞退をする場合、明確な辞退理由があるケースが多いようです。
特に、希望条件に関しては、仕事内容、給与、勤務地など、人それぞれ大切にしているポイントがあるため、その希望がかなわない場合は選考辞退するという判断になるようです。
 

メールで送るのは曖昧な理由でOK

辞退連絡をメールで送るにしても、本当の理由を伝えるべきか迷いますよね。

しかし、メールの目的は選考辞退を伝えることであり、まずはその旨を端的に連絡するようにしましょう。初めにこちらから辞退連絡を入れる際は、曖昧な理由で構いません。

採用担当者側からも、案外すんなり了承してもらえることも多いです。

もちろん具体的な理由を記載しても良いですが、まずは辞退したい旨をわかりやすく伝えることを優先する方が無難でしょう。

返信や電話対応用に具体的な理由を整理しておく

こちらからの辞退連絡では曖昧な理由の記載で問題ありませんが、中にはメール返信や電話で辞退する理由を聞いてくる採用担当者もいるかもしれません。

辞退する理由を詳しく伝えなければならないときのために、具体的な理由も整理しておくと安心です。自分自身で気持ちの整理もつくでしょう。

「他社に決めたため」「会社と方向性が違うため」「就職をしないことにした」など、簡潔に考えておくと良いでしょう。

どのような理由であっても、選考に時間を割いてくれた相手に感謝して、失礼のない回答を心がけましょう。

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選考辞退メールを送る際の注意点

選考辞退メールを送る際の注意点は以下の3つです。

・件名に選考辞退する旨・氏名を明記
・選考キャンセルが必要な日程を明記
・メールは簡潔に分かりやすく

それぞれ見ていきましょう。

件名に選考辞退する旨・氏名を明記

件名に用件を記載することはビジネスマナーの基本です。辞退メールの件名には、選考辞退する旨と氏名を明記するようにしましょう。

採用担当者は1日に何十通、何百通ものメールを受け取ります。件名に選考辞退と氏名が書いておくことで、採用業務に重要な選考辞退のメールであるとすぐにわかってもらえるでしょう。

忙しい採用担当者が優先度を上げて対応できるよう、件名だけで辞退がわかるように簡潔に記載するようにしましょう。

選考キャンセルが必要な日程を明記

選考の途中で辞退すると、今後に予定されていた面接などの選考キャンセルが発生するケースがあります。

こちらが辞退することで、採用担当はスケジュールを組み直す必要が出てきます。

選考がキャンセルになる場合は、採用担当がその日程を確認する手間を省くために、辞退メール内でこちらから提示するようにしましょう。

辞退による影響が出てしまうのは仕方のないことですが、できるだけ相手に迷惑のかからないよう気配りが大切です。

メールは簡潔に分かりやすく

メール本文では、辞退の意思がはっきりとわかるよう明記しましょう。

辞退に気が引けてしまうかもしれませんが、気を遣って遠回しな言葉を選んでしまうと、結局何を言いたいのか相手に伝わらず、逆に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

まずは簡潔に辞退することを伝えることが重要なため、内容は簡潔にまとめるように心がけましょう。

より丁寧にお詫びや感謝を伝えたい場合は、メールで一報を入れたあとに電話するのも良いでしょう。

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選考辞退メールの例文サンプル

選考辞退メールの例文

選考辞退メールを送る際のポイント
まずは、メール件名に選考を辞退したい旨を簡潔に記載しましょう。
その上で、何次選考を辞退するのか、日時が決まっているのであれば、いつの面接なのかを記載しましょう。

採用担当は複数の学生の面接をセッティングしているため、記載がある方が親切です。
また、選考の時間をいただいた感謝と、辞退に対するお詫びを記載しましょう。

メールの署名に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

【コピペでOK！】就活メールの署名テンプレート3選

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選考辞退電話の例文サンプル

選考辞退電話の例文

選考辞退の電話のポイント
メールと同様に、電話の際も選考辞退の意思を簡潔に伝えることが重要です。

ただし、電話の場合メールと異なり、担当者から引き留めを受ける可能性があります。内定に近い選考フェーズの場合は、特にその可能性が高くなります。
そのため、辞退理由をどのように伝えるか、電話する前にしっかり考えてから連絡するようにしましょう。
誤った辞退理由が伝わってしまうと、話がこんがらがってしまったり、印象が悪くなってしまう可能性があります。

また、電話したものの担当者が出ないというケースもあります。
その際は、電話を取っていただいた方に選考辞退の意思を伝え、担当者に言付けを頼みましょう。
また、前述したように、メールも必ず送り、連絡した事実を残すようにしましょう。

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選考辞退メールに返信がない場合

選考辞退メールが無い場合は、自分からメールを送っている場合は追撃する必要はありません。もし電話を入れているのであれば、直接伝えるため着信を残した旨も連絡すると親切です。

メールを送っている場合は追撃せずOK

担当者が忙しくメール返信が追いついていない場合や、返信を忘れているなどの理由でメールに対して返信が返ってこないこともあります。

しかし、一度辞退するメールを送っているのであれば、こちらに非はありません。

選考辞退メールを送ってから数日経っても連絡が返ってこない場合は、念のため送付先のアドレスや宛名が間違っていないか再確認しておきましょう。

きちんと担当者へメールを送ることができていれば、何度も辞退連絡を入れ直す必要はありません。

直接伝えるため着信を残した旨も連絡すると親切

電話を入れた場合は、その旨を連絡しておくと親切で丁寧な印象になります。

着信を残した旨の例文

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まとめ：選考辞退メールは社会人になるためのけじめ！

今回、就活中の「選考辞退」における注意点と連絡の方法、そして連絡をすることの大切さについて紹介しました。
その中でも、以下の点は特に気をつけるようにしましょう。
 

• 選考辞退そのものは悪いことではないが、連絡は必ずする
• 電話・メールの両方で連絡すると良い
• 連絡をすることは、その後の関係を良いものにする上で重要

「就職することがゴール」と就職活動を捉えている学生もいるかもしれません。
しかし実際は、ゴールではなく１つの通過点にすぎないのです。

そして、これからの長い社会人生活の中で、皆さんは、多くの人と出会うことになるでしょう。
その中には、一期一会という言葉もあるように、一生に一度あるかないかという出会いも少なからず出てきます。
そのような出会いをちょっとした気遣いの出来なさで無駄にしないようにしてください。社会人になる1つのけじめとして、誠実に対応しましょう。

就活を「社会で活躍するための基本であり、そして今後の自分の人生に活きてくる経験の宝庫」として捉えられれば、就活も違った視点で取り組めるかもしれません。

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