就活で選考辞退する方法と連絡時のメール例文や電話する時の注意点

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学生の皆さん、就活の状況はいかがでしょうか?

各社の選考が進み、自分の進みたい方向やなりたい社会人像がしっかりと見えてきたとき、「この会社は自分の方向性と違うし、選考を辞退しても良いかな…」と思うことも出てくるのではないでしょうか。
入社できるのは1人につき1社なので、選考を辞退しなければならないタイミングというのは、必ず訪れます。

ですが、具体的に選考の辞退する場合、何をどうすれば良いのかは、難しいところもあり判断しにくいところだと思います。
そこで今回は、選考を辞退する場合における「注意点」と「連絡方法」について、解説します。
連絡を入れておくことの重要性・メリットを紹介いたしますので、「選考辞退の際の連絡」について悩まれている学生は、是非参考にしてみてください。

選考や面接の辞退でよくある理由

そもそも、どんな理由で選考や面接を辞退するケースが多いのでしょうか?
学生によって辞退理由は様々ですが、一般的によく聞く辞退理由は以下のようなものです。

【一次面接前の選考辞退理由】

  • 他社の選考と予定が被ってしまったから
  • Webサイトや企業HPなどを調べて、自分の希望と異なると感じたから
  • Webサイトなどの評判を見るうちに、不安を感じるようになったから
  • 他社で内定が出て、就職活動を終了する、もしくは活動量を減らすことにしたから

たしかな企業情報を得るためには、実際に話を聞いてみるのも1つの方法ではありますが、就職活動の時間も無限ではありません。
効率的に就職活動を進めるために、選考辞退の判断をするケースが多いようです。

【一次面接以降の選考辞退理由】

  • 仕事内容や条件が、自分の希望と異なると感じたから
  • 面接官や社内の雰囲気が、自分と合わないと感じたから
  • 他社で内定が出て、就職活動を終了する、もしくは活動量を減らすことにしたから

実際に話を聞いた上で選考辞退をする場合、明確な辞退理由があるケースが多いようです。
特に、希望条件に関しては、仕事内容、給与、勤務地など、人それぞれ大切にしているポイントがあるため、その希望がかなわない場合は選考辞退するという判断になるようです。

 

【注意点】選考辞退は悪いことではない!ただしやるべきことがある

断る イメージ

就活において選考を辞退することを、そこまで悪く思う採用担当者はいません。
何故なら、冒頭でも触れたように、入社できる会社は1社のみであり、学生自身でどの企業に入社するのかを選ばないといけないからです。

 

企業の人事も基本的に何年も採用活動をしていますから、そのことは重々理解しています。
学生自身が考えた末に出した答えを無理に引き止める会社はまれです。
しかし、学生側も選考辞退をする場合には、最低限のマナーとしてやるべきことがあります。

 

選考辞退をするうえでの最低条件、それは採用担当者への連絡

選考を辞退する際、採用担当者へ連絡をすることが最低条件であることは間違いありません。
身近なことで例えるならば、「友人との約束があった時」がわかりやすいかと思います。

皆さんは、友人と会う約束をしていたのに、急な用事でどうしてもいけなくなってしまった場合、どのような行動をとりますか?
おそらく多くの人は「用事が入った段階で、友人に連絡をする」のではないでしょうか?
当日になっても連絡がない場合、友人も心配になってしまいますし、お互いの信用にもかかわってきますよね。

 

就活においてもそれは変わりません。
そのため「選考を辞退したい」旨は、出来る限り早めに連絡したほうがいいのです。

 

音沙汰がないままだと、選考のために空けた時間は無駄になってしまう

音沙汰なく選考を辞退してしまった場合、採用担当者が「選考のために応募者に空けておいた時間」が無駄になってしまいます。
採用担当者はただ流れ作業的に選考を行っているわけではありません。

会社にとって「採用」という行為は、今後の会社の経営の鍵を握る非常に重要なものです。
選考があれば、関係者のスケジュールを作ることはもちろんのこと、事前準備も必要です。
ですので、採用担当者のスケジュールを尊重する気持ちを持ち、選考を辞退する場合には、遅くとも前日には連絡をいれておく必要があります。

 

【選考辞退方法】選考辞退の連絡をするなら「メール」と「電話」どちらがいい?

メールか電話 イメージ

続いて、選考辞退をする際の「連絡手段」について解説します。
ネット記事などでは「連絡手段」について、どちらのほうが良いのかという話題が、よく取り上げられています。

実際のところでいうと、電話のほうがやり取りもスムーズですし、電話での連絡を好む人も少なくありません。
ですが、メールと電話のそれぞれに、良い部分と悪い部分があります。
ここからは、メールと電話によるメリットの違いを詳しく見ていきましょう。

 

電話のメリット:「スピーディ」かつ「お互いに声色などの表情が伝わる」こと

電話を好む人の多くは、「そのほうが早いから」と考えていることが多いです。
実際、メールのデメリットとして、「届いたことに気づかない」「返答するための文章を考えるのにも時間がかかる」などがあります。

電話の場合ですと、メールで数分かかっていたことを、もっと短い時間で簡潔に伝えることが可能になります。
また、お互いに声色や話し口調から相手の表情や姿勢が伝わるので、急ぎの連絡手段として「電話」はかなり有効といえるでしょう。

 

メールのメリット:「連絡をしたという事実が残る」こと

一方で、メールをすることによるメリットもあります。
それは、「連絡をした」という事実が残ることです。

電話の場合、録音でもしていない限り「言った言わない」の水掛け論に発展することがあります。
前日に電話していたはずなのに、当日になって「連絡いただいてませんが…」と電話がかかってくることも、絶対ないとは言い切れません。
そういった点で見ると、メールでの連絡のほうが良いようにもみえますね。

 

確実なのはメールと電話の両方で連絡しておくこと

「メール」と「電話」のメリットについて紹介しましたが、それぞれに良い部分があり、悪い部分もあります。
そのため、より確実な対応を行うためにも「メールと電話、両方で連絡をしておく」ことをおすすめします。

 

例えば、
電話を先にした場合には「先ほどはお電話にてご対応いただきありがとうございました」と文頭に入れてメールを送る。
メールを先にした場合には「先ほどメールをお送りさせていただいたのですが…」と、一言添えて電話をすることで、採用担当者もどの用件で連絡してきたのかがわかりやすくなります。

さらに、自分の中でも「絶対に連絡をした」と、確信を持つことも出来るので、「言った言わない」の水掛け論になってしまうこともありません。
より確実性を高める上記のような連絡方法は、社会人になっても使える「大切なコミュニケーションの基本」ですので、この機会に是非覚えておきましょう。

 

しっかり連絡をしておくことでその後も就活に関するサポートをしてもらえる可能性がある

面倒見のよい採用担当者に出会えると、仮に選考を辞退したとしても、就活や、その後働いていく中で困ったときに相談できる関係性を続けられることもあります。
また、社会人になってから、何かの巡り合わせで、一緒に仕事をすることだってあるかもしれません。

お互いにとって、もやもやした気持ちを抱えたまま終わってしまうのは、非常にもったいないことです。
選考を辞退する場合でも、まずは面接を準備してもらったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。
そして、お互いに良い関係で終わるためには、何よりもまず連絡することが大切なのです。

 

選考辞退をメールで伝える際の例文

件名:1次面接辞退のご連絡(○氏名○)

□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。○○大学の、○氏名○です。
先ほどはお電話にてご対応いただきありがとうございました。

○月○日○○時より、1次面接のお時間をいただいておりましたが、
一身上の都合により、辞退をさせていただきたく、ご連絡いたしました。

選考のお時間をいただいていたにも関わらず、大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

================
署名

選考辞退メールを送る際に気を付けること

まずは、メール件名に選考を辞退したい旨を簡潔に記載しましょう。
その上で、何次選考を辞退するのか、日時が決まっているのであれば、いつの面接なのかを記載しましょう。採用担当は複数の学生の面接をセッティングしているため、記載がある方が親切です。
また、選考の時間をいただいた感謝と、辞退に対するお詫びを記載しましょう。

メールの署名に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。
【コピペでOK!】就活メールの署名テンプレート3選

選考辞退を電話で伝える際の会話例

<就活生>お世話になっております。
○月○日に面接のお時間をいただいている○○大学の○氏名○と申します。
人事部の○○さんはご在席でしょうか。

================
担当者が電話に出る
================
<就活生>お世話になっております。
○月○日に面接のお時間をいただいている○氏名○です。
先日は、面接日時のご連絡をいただき、ありがとうございました。

お時間をいただいておきながら大変申し訳ないのですが、一身上の都合で、面接を辞退したくご連絡いたしました。

<担当者>そうなんですね。
差し支えなければ、辞退理由を教えていただいてもよろしいですか?

<就活生>御社について詳しいお話を伺う中で、実際の業務内容が自分自身がイメージしていたものと乖離があり、改めて自分自身がやりたいことを考えてみたのですが、御社で貢献していくのは難しいと考え、辞退させていただくこととなりました。

<担当者>そうなんですね。かしこまりました。

<就活生>お忙しい中、お時間をいただいていたにも関わらず、申し訳ありません。
失礼いたします。

選考辞退の電話をする際に気を付けること

メールと同様に、電話の際も選考辞退の意思を簡潔に伝えることが重要です。
ただし、電話の場合メールと異なり、担当者から引き留めを受ける可能性があります。内定に近い選考フェーズの場合は、特にその可能性が高くなります。
そのため、辞退理由をどのように伝えるか、電話する前にしっかり考えてから連絡するようにしましょう。
誤った辞退理由が伝わってしまうと、話がこんがらがってしまったり、印象が悪くなってしまう可能性があります。

また、電話したものの担当者が出ないというケースもあります。
その際は、電話を取っていただいた方に選考辞退の意思を伝え、担当者に言付けを頼みましょう。
また、前述したように、メールも必ず送り、連絡した事実を残すようにしましょう。

まとめ:就活は人生の通過点!人との出会いを大切にしよう

今回、就活中の「選考辞退」における注意点と連絡の方法、そして連絡をすることの大切さについて紹介しました。
その中でも、以下の点は特に気をつけるようにしましょう。

 

  • 選考辞退そのものは悪いことではないが、連絡は必ずする
  • 電話・メールの両方で連絡すると良い
  • 連絡をすることは、その後の関係を良いものにする上で重要

 

「就職することがゴール」と就職活動を捉えている学生もいるかもしれません。
しかし実際は、ゴールではなく1つの通過点にすぎないのです。

そして、これからの長い社会人生活の中で、皆さんは、多くの人と出会うことになるでしょう。
その中には、一期一会という言葉もあるように、一生に一度あるかないかという出会いも少なからず出てきます。
そのような出会いをちょっとした気遣いの出来なさで無駄にしないようにしてください。

就活を「社会で活躍するための基本であり、そして今後の自分の人生に活きてくる経験の宝庫」として捉えられれば、就活も違った視点で取り組めるかもしれません。