【例文あり】内定承諾後に内定を辞退する方法 | メール/電話での伝え方も

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こんにちは。「就活の教科書」編集長の岡本恵典です。

就活の教科書」は、内定者の視点から就職活動の情報を届けるWebメディアです。

今回はOfferBoxさんとのコラボ記事第十二弾として、内定承諾後の辞退連絡に関する3つのポイントを紹介します。

 

「内定承諾書を提出してしまったけど、辞退ってできるのかな?」など、内定承諾後に辞退はできるのか悩む就活生は一定数います。

内定承諾後でも、他に興味のある仕事や企業が見つかって、辞退しようかと悩むこともありますよね。

結論から言うと、きちんとポイントとマナーを押さえていれば、承諾後でも内定は辞退できます。
ただし、内定承諾後の辞退は慎重に行うことが大切です。

 

この記事では、内定承諾後の辞退連絡に関する3つのポイントを解説しています。

合わせて、内定承諾後に辞退する例文や、内定承諾後の辞退に関するよくある質問も紹介しています。

「真剣に悩んだ結果、内定辞退を決めた。でもどう伝えたらいいんだろう…。」そんな就活生は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

 

 

連絡前に再度考えよう。本当に辞退して良いのか?

この後、内定承諾後の辞退連絡方法についてお伝えしますが、今一度「本当に辞退するのか」真剣に考えてみましょう。

一度内定を承諾したということがは、「この会社で働きたい」と思える理由が少なくとも1つはあったということです。

内定承諾後の辞退は、承諾からしばらく経ってから行われることがほとんどです。
その理由は、時間の経過とともに、その時の自分の気持ちを忘れてしまったり、新たに得た情報などから、自分の判断に自信がなくなってしまったりするためです。

内定承諾後は、企業とのコミュニケーションが途切れることが多いため、気になることがあっても聞くことができず、不安がどんどん膨らんでしまう…ということがあります。

この気持ちが大きくなると内定ブルーのような症状になってしまいます。
内定ブルーに関しては、こちらの記事も参照してみてください。

記事にもあるように、不安な気持ちの原因は「その企業」にあるのではなく、「社会人という未知の世界への不安」といった、自分自身の気持ちにあることもあります。
それが原因の場合、どんな企業に内定承諾していたとしても、不安な気持ちは生まれます。

もしそれが原因なのだとすれば、内定辞退は間違いであるという可能性もあります。
辞退連絡をする前に、企業と再度話したり、質問したりすることで、不安や疑問を解消できるかもしれません。

本当に辞退しても良いのか、改めてしっかりその企業と自分に向き合いましょう。

内定承諾後でも、辞退はできる

真剣に考えた結果、やはり内定を辞退したいと決めた場合、早急に企業に伝える必要があります。

しかし、「内定承諾後だけど、辞退はできるのだろうか…?」と悩む就活生は一定数います。
結論から言うと、内定承諾後でも辞退はできます。

内定承諾書には、あなたが絶対に入社しなければならない法的拘束力はないので、お互いが合意すれば辞退できます。

 

ただし内定承諾後に辞退することは、企業に迷惑をかける行為であることを覚えておきましょう。

企業は説明会から面接に至るまで、あなたを採用するのに膨大なコストをかけています。

そして内定承諾後なので、企業はあなたの入社に備えて研修などの準備を整えています。

そのため、内定承諾後に辞退をする場合は、早急に、かつ明確に意思を伝えて辞退することが大切です。
あやふやな態度をとることで、企業を混乱させてしまうことがあるため、伝え方を気をつける必要があります。

 

内定承諾後に辞退をする際は、電話かメールのどちらかで辞退をしましょう。
基本的には、電話での連絡が社会人としてのマナーです。

しかし「内定承諾後に辞退を伝えたら怒られそうで、どのように辞退すれば良いのかわからない…」と悩む就活生も多いはずです。

そこで次は、内定承諾後に辞退する例文を紹介します。

 

内定承諾後に辞退する例文

内定承諾後に辞退する例文を、電話の場合、メールの場合に分けて紹介していきますね。

 

【例文①】”電話”で辞退する場合

 

内定承諾後に電話で辞退する場合は、以下のポイント3つに注意しましょう。

  • ポイント①:内定をいただいた感謝を伝える
  • ポイント②:辞退する理由を伝える
  • ポイント③:謝罪の言葉を添える

内定承諾後に電話で辞退する時は、内定をいただいた感謝を伝えたうえで、辞退する理由を伝えましょう。

辞退する理由は「他に志望度の高い企業で内定がもらえたから」「大学院に進学するから」「就活浪人をして、もう一年就活をしたいから」など、正直に伝えることが大切です。

そして最後に、内定承諾後の辞退について改めて謝罪をすることで、お詫びの気持ちを人事に伝えられます。

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就活生「お世話になります。私、◯◯大学◯◯学部4年の田中と申します。人事の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。」

受付「代わりますので、少々お待ちください。」

人事「お電話代わりました、◯◯です。」

就活生「お世話になります。私、◯◯大学◯◯学部4年の田中と申します。内定をいただいた件についてご相談なのですが、ただいまお時間よろしいでしょうか。」

人事「はい、大丈夫です。」

就活生「先日、内定承諾書を提出したのですが、今後のキャリアを再検討した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。」

人事「そうなんですね、とても残念です…。差し支えなければ、内定を辞退する理由を伺っても良いですか?」

就活生「他に選考を受けている企業があり、ご縁があって内定をいただくことができました。私が本当にやりたいことや、将来について慎重に考えた結果、そちらの企業に入社することを決意しました。」

人事「そうなんですね、承知しました。田中さんは自分の思いをはっきりと述べられるところが非常に魅力的で、ぜひ入社していただきたかったです…。今後ぜひ一緒にお仕事をする機会があれば、またよろしくお願い致します。」

就活生「ありがとうございます。本来ならば直接伺って辞退をお伝えすべきなのですが、取り急ぎお電話にてご報告させていただきました。本当に申し訳ございません。」

人事「田中さんの辞退については、私の方から上の者へ報告しておきますので、お越しいただく必要はございません。他社へ就職しても頑張ってくださいね。」

就活生「ありがとうございます。改めて、内定をいただいたにも関わらず辞退する結果となり、大変申し訳ございません。それでは、失礼致します。」

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【例文②】”メール”で辞退する場合

内定承諾後にメールで辞退する場合は、以下のポイント3つを心がけましょう。

  • ポイント①:件名に「内定辞退」と名前を入れる
  • ポイント②:内定辞退する理由を書く
  • ポイント③:メールでの連絡となったことをお詫びする

 

まずは件名を読めばメールの内容がわかるよう「【内定辞退のご連絡】◯◯大学◯◯学部 田中太郎」のように、内定辞退する旨とあなたの名前を件名に書きましょう。

辞退する理由は正直に書きましょう。「相手によく思われよう」と嘘の理由を書いたり、曖昧にすることで、かえって事態を複雑にしてしまうことがあります。

最後に企業への思いや、メールでの連絡となったことについてお詫びの言葉も伝えましょう。

ちなみに就活でメールを書く際には、書き出しに宛名を書くこと、そして最後に署名を入れることが大切です。で、社会人としてのマナーがあることをアピールできますよ。

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【件名】【内定辞退のご連絡】◯◯大学◯◯学部 田中太郎

◯◯株式会社
新卒採用担当 山田様

お世話になります。
◯◯大学◯◯学部4年の田中です。

本日は、内定辞退に関してお伝えしたくご連絡しました。
先日、内定承諾書を提出したのですが、熟考した結果、内定を辞退させていただきたく考えております。
理由は、他に選考を受けていた企業から内定をいただき、そちらの企業へ入社を決意したためです。

本来ならば、直接お伺いしお伝えすべきではございますが、メールでのご連絡となりましたことを何卒ご了承いただけますと幸いです。

就職活動を通じて、貴社社員の皆様よりお伺いさせていただきましたお話は、非常に有意義なものでした。
改めまして、御礼申し上げますとともに、内定辞退となってしまったことをお詫び申し上げます。

今後も貴社のさらなるご発展とご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

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田中 太郎 / Taro Tanaka
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-tanaka@xxxx.ac.jp
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さて、内定承諾後に電話・メールで辞退する例文を紹介しましたが、辞退を伝えるイメージはできたでしょうか。

例文に沿って電話・メールで辞退すれば、内定承諾後でも上手に辞退しやすくなります。

しかし「具体的に何を意識して辞退を伝えれば良いのかわからない…」と悩む就活生もいるはずです。

そこで次は、内定承諾後の辞退連絡に関するポイント3つを紹介します。

 

内定承諾後の辞退連絡のポイント3つ

内定承諾後に辞退する場合は、次のポイント3つを意識しましょう。

  • ポイント①:辞退を決めたらすぐに連絡する
  • ポイント②:辞退する理由を正直に伝える
  • ポイント③:営業時間内に連絡する

それでは、内定承諾後の辞退連絡のポイント3つをそれぞれ解説していきますね。

 

ポイント①:辞退を決めたらすぐに連絡する

内定承諾後の辞退連絡のポイント1つ目は、「辞退を決めたらすぐに連絡する」です。

企業はあなたの入社に向けて、新卒研修の準備を進めています。

また辞退された枠を埋めるために、再び採用活動を始める必要もあります。

企業に与える損失を少なくするためにも、辞退を決めたらすぐに連絡することが大切です。

 

しかし他企業の選考を受けていて、すぐには辞退の連絡ができない場合や、辞退をなかなか決断できない場合もあると思います。

どれだけ遅くとも入社の2週間前までには辞退の連絡をしましょう。
万が一、入社前2週間を切ってしまっている時も、必ず連絡はしましょう。
無断での内定辞退は、社会人としてのマナー違反です。

 

ポイント②:辞退する理由を正直に伝える

内定承諾後の辞退連絡のポイント2つ目は、「辞退する理由を正直に伝える」です。

当たり前ですが、辞退する理由を聞かれた際に嘘をつく必要はありません。

辞退する理由は正直に伝えることで、人事に理解してもらいやすくなります。

「他の企業で内定がもらえたから」「大学院に進学するから」など、自分が辞退を決意した理由を正直に述べましょう。

 

ポイント③:営業時間内に連絡する

内定承諾後の辞退連絡のポイント3つ目は、「営業時間内に連絡する」です。

営業時間外に辞退の連絡をしてしまうと、マナーを知らない非常識な印象を与え、より険悪な雰囲気になってしまう可能性があります。

基本的には9時〜18時を定時としている企業が多いですが、定時は企業によって異なるので、あらかじめ調べておきましょう。

 

さて、ここまで内定承諾後の辞退連絡のポイント3つを解説してきました。

これら3つのポイントを踏まえて内定辞退を伝えれば、ビジネスマナーを守って内定辞退することができます。

  • ポイント①:辞退を決めたらすぐに連絡する
  • ポイント②:辞退する理由を正直に伝える
  • ポイント③:営業時間内に連絡する

 

内定承諾後に辞退をする際に「辞退を伝えて怒られたくない…」「辞退の理由をキツく詰められたらどうしよう…」と悩む就活生も多いです。

そこで最後に、内定承諾後の辞退に関するよくある質問を紹介します。

 

内定承諾後の辞退に関するよくある質問

内定承諾後の辞退に関するよくある質問は、次の4つです。

  • 質問①:辞退の理由を問い詰められた場合は?
  • 質問②:辞退を引き止められた場合は?
  • 質問③:損害賠償を請求された場合は?
  • 質問④:内定辞退後、選考はもう一度受けられる?

それでは、内定承諾後の辞退に関するよくある質問をそれぞれ紹介していきますね。

 

質問①:辞退の理由を問い詰められた場合は?

内定承諾後に辞退を伝えた場合、理由を何度も聞かれることも時にあるようです。

「本当にそんな理由なの?別に理由があるんじゃないの?」と聞かれた場合であっても、取り繕う必要はありません。正直に既に説明している辞退理由を伝えるようにしましょう。
一貫性のある辞退理由を伝えることで、人事にも辞退を理解してもらえるはずです。

 

質問②:辞退を引き止められた場合は?

内定承諾後に辞退を伝えた際、、再考するように説得されるケースもあるようです。

きちんと考えた上での決断であることを伝え、曖昧な返答はしないようにしましょう。

 

質問③:損害賠償を請求された場合は?

内定承諾後に辞退した場合、企業によっては損害賠償を請求されることもあるようです。

「説明会から面接まで、かかった経費はすべて返済してもらう」などと言われても、賠償する必要はありません。

もし損害賠償を請求された時は、学生には賠償する責任がない旨を人事に伝えましょう。

 

質問④:内定辞退後、選考はもう一度受けられる?

「内定辞退をした後だけど、思い返せば良い企業だった…もう一度選考を受けたい!」そんな就活生もいると思います。

内定辞退後は、基本的にはもう選考を受けられません。

企業によっては、二次募集や三次募集などを受けられる可能性もありますが、社会的常識としてこういったことが起きぬよう、内定辞退の判断はしっかり考えたうえで行うようにしましょう

 

まとめ:内定承諾後でも辞退はできるが、慎重に検討しよう

この記事では、内定承諾後の辞退連絡に関する3つのポイントを解説しましたが、いかがだったでしょうか。

合わせて、内定承諾後に辞退する例文や、内定承諾後の辞退に関するよくある質問も紹介しました。

この記事で学んだ内容をまとめると、以下の通りです。

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内定承諾後でも、辞退はできる

内定承諾後の辞退連絡のポイント3つ

  • ポイント①:辞退を決めたらすぐに連絡する
  • ポイント②:辞退する理由を正直に伝える
  • ポイント③:営業時間内に連絡する

よくある質問①:辞退の理由を問い詰められた場合は?
→同じ辞退理由を繰り返し主張する

よくある質問②:辞退を引き止められた場合は?
→どうしても辞退したい旨を伝える

よくある質問③:損害賠償を請求された場合は?
→賠償する必要はない

よくある質問④:内定辞退後、選考はもう一度受けられる?
→基本的には受けられない

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内定承諾後でも、辞退をすることは可能です。

しかし、本当に辞退していいのか、辞退連絡の前に、しっかりと考えましょう。
内定承諾後に辞退をすると、企業にも迷惑をかけてしまうため、これ以上ないくらい慎重に考えましょう。

どうしても内定承諾後に辞退をしたい場合は、電話での辞退が一般的です。

メールで内定辞退を伝えても問題はありませんが、お詫びの言葉をしっかりと述べることが大切です。

企業と円満に辞退できるよう、ビジネスマナーを守って内定辞退しましょう。

 

後悔のない就職活動ができるよう、OfferBoxさんの記事など、様々な情報を参考にしてくださいね。

この記事がみなさんの就活に役立てば幸いです。最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

 

【この記事を書いた人】

岡本恵典(株式会社Synergy Career 代表取締役)
月間100万PVの就活メディア「就活の教科書」の編集長。
「就活の教科書」では、自己分析、エントリーシート、グループディスカッション、面接対策などの就活の基礎知識について、内定者が自身の経験を正直にお伝えしています。