【例文あり】内定承諾メールの基本的なマナー【返信や質問の方法・期限延期について】

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頑張って就職活動をしてきた学生にとって、内定通知はとても嬉しいものですよね。
この記事では、内定を獲得した企業に入社承諾をする連絡、内定承諾のメールの書き方や基本的なマナーについてお伝えします。

折角内定を獲得しても、マナーを守らなかったことで、評価を下げてしまったり、最悪のケースでは内定取り消しになってしまうこともあります。

内定承諾をマナーに沿って行えるように、ポイントを確認しておきましょう。

内定承諾とは何をすればいいのか

就職活動では「内定通知」や「内々定」など、初めて聞く言葉がたくさんありますよね。
ここでは基本的な、「内定承諾とは何なのか?」「内定通知をもらったらどうしたらよいのか?」についてお伝えします。

内定承諾とは何か

内定承諾とは、内定通知をもらった企業に対して、

  • その企業に入社する意思
  • 就職活動を終了する意思

の2つを伝えることです。

あなたの人生において極めて重要な意思決定になるため、十分考えてから返答する必要があります。

また、この連絡をすることで、企業は入社の手続きや準備を始めたり、ほかの採用活動を打ち切ったりします。
企業にとっても大きな影響を与えることを理解して、返答を決めましょう。

内定通知をもらった場合の対応

当たり前ですが、内定通知をもらったら必ず入社をしないといけないわけではありません。
内定通知をもらった場合の行動の選択肢は主に以下となります。

  • 内定承諾する
  • 内定を辞退する
  • 承諾するか判断をするための質問をする
  • 承諾するか判断するために、他社選考の結果を待つ

上記のように、すぐに決断ができないケースもあります。

質問が必要な場合は、内定通知のメールに返信する形で企業に質問をしましょう。
具体的な例文は追ってご紹介します。

一方、ほかの企業の選考結果が出ない限り、内定承諾するか決められない、ということもあると思います。
一般的に内定通知には、返答期限が設けられており、その日時までに承諾するか辞退するかの返答が求められています。

そんな時は、期限の延長の提案をすることができます。
その企業の内定を前向きに考えていることを伝えつつ、他社のスケジュールも含めて状況を伝え、期限延長を相談してみましょう。

ただし、期限の延長は必ずできるわけではありません。
例えば、あなたが辞退した場合に内定を出したい学生がいて、その学生は確実に入社してくれることがわかっているケースなどでは、待ってもらうことは難しい可能性が高いです。

また、それによって企業からの印象を悪くしてしまうリスクもゼロではありません。
内定保留に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

就活における「内定」という言葉の重さと内定保留をするときの注意点

内定承諾メールを送る前に確認すべきこと

ここでは、内定承諾をすると決めてから、メールを送るまでの間に再度確認すべきことをお伝えします。
前述の通り、内定承諾メールを送ることは、あなた自身にも企業に大きな影響を与えるため、慎重に確認しましょう。

内定承諾する企業の労働条件や仕事内容は明確になっているか

新卒の就職活動の場合、正式な労働条件通知書は、10月の内定式で渡されるケースが多いです。
しかし、一般的に内定承諾を伝える「内々定」のタイミングでも、労働条件は企業の中で明確になっています。
口頭で聞いただけで不安な場合は、メールで回答をもらえるよう、依頼をしてみましょう。

また、仕事内容についても、現時点で確定していることなどは、きちんと確認して知っておきましょう。
総合職採用の場合などは、入社後の研修などを経て正式にポジションが決まる場合もありますが、そうでない場合は具体的な仕事内容や働き方についても聞いておきましょう。

入社後に「こんなはずじゃなかった」とならないためにも、後悔のないようにしっかり確認しておきましょう。

内定承諾する企業に対して疑問は残っていないか

上記の仕事内容など以外にも、気になることがあれば、全てクリアにしてから内定承諾した方が賢明です入社後に想像と違って辛い思いをしないためにも、疑問は解消しておきましょう。

内定を獲得したあとであれば、余程のことでなければ、多少切り込んだ質問をしても内定を取り消されることはありません。例えば、残業や転勤など、選考中は合否が気になってしづらかった質問があれば、このタイミングで聞きましょう。

本当に内定承諾して、就職活動を終了して良いか

こちらは、企業に対してではなく、自分自身にもう一度問いかけて確認してみるべきことです。

内定承諾をする企業は、人生でただ1社だけの「新卒入社」をする企業になります。

もしここで「もう面接を受けたくないから、ここでいいや」といった気持ちで内定承諾をしてしまうと、入社後に後悔することになるかもしれません。

今まで行ってきた自己分析と照らしあわせて「本当に自分が働きたいと思える会社か」、最後にもう一度確認しましょう。

内定承諾メールの基本的なマナー

内定承諾をすることを決めたら、企業に対してメールで連絡します。
電話連絡よりも、文面が残るメールで連絡をする方が一般的です。電話で連絡をする場合も、電話だけでなくメールもあわせて送るようにしましょう。

ここでは内定承諾メールの基本的なマナーについて、例文と共にお伝えします。

内定承諾メールの書き方

内定承諾メールに書くべき内容は主に以下です。

  • 選考と内定をもらったお礼
  • 内定承諾の意思
  • 入社後の意欲・決意
  • (ある場合は)質問・その他連絡

それぞれについてお伝えします。

選考と内定をもらったお礼
冒頭の挨拶と共に、改めて選考のお時間をいただいたことと、今回の内定通知に対してお礼を述べましょう。

内定承諾の意思
はっきりと内定承諾の意思を伝えましょう。
「前向きに考えています」といった言葉ではなく、「内定をお受けします」や「内定を承諾いたします」と明確な言葉で伝えましょう。

入社後の意欲・決意
簡単で構わないので、「入社後はこんな風に頑張っていきたい」という意欲を伝えましょう。
気持ちが盛り上がっていると長文になりがちですが、あくまで短文で挨拶くらいの長さにしておきましょう。

(ある場合は)質問・その他連絡
入社前に確認しておきたいことや、今後の流れなど、気になることは聞いておきましょう。

また、卒業旅行で海外に行く等、近々メールの返信ができない期間がある場合は、事前に知らせておきましょう。

内定承諾メールの例文

ここでは、上記のポイントを踏まえた例文を2パターン紹介します。
企業にメールを送る際に、参考にしてみてください。
メールは、内定通知メールにそのまま返信する形で送りましょう。

  • 内定承諾する場合の例文
  • 内定承諾するか判断をするための質問をする場合の例文

なお、メールの署名に関してはこちらの記事も参考にしてみてください。

【コピペでOK!】就活メールの署名テンプレート3選 | 罫線の書き方,注意点も

内定承諾する場合の例文

【件名】Re:選考結果のご連絡

【本文】

◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学の◯◯です。

先日は、最終選考のお時間をいただき、ありがとうございました。
また、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴社からの内定を、ありがたくお受けいたします。

入社後は、1日でも早く貢献できるよう精一杯頑張りたいと思います。

つきましては、今後の流れについてお教えいただきたく存じます。
必要な書類等あればお教えください。

どうぞよろしくお願いいたします。


署名

内定承諾するか判断をするための質問をする場合の例文

【件名】Re:選考結果のご連絡

【本文】

◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学の◯◯です。

先日は、最終選考のお時間をいただき、ありがとうございました。
また、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

とても嬉しく思っており、内定承諾を前向きに考えております。

つきましては、いくつか質問をさせていただきたいことがございます。

面接の中で働き方については十分お教えいただいたのですが、具体的な労働条件を文面でもいただくことは可能でしょうか?

また、面接の中で聞きそこねてしまったのですが、今回の採用ポジションは、将来的な転勤の可能性はありますでしょうか?

お忙しい中申し訳ありませんが、ご返信お待ちしております。
どうぞよろしくお願いいたします。


署名

 

内定承諾メールを送る時に気を付けること

内定承諾メールの基本的なマナーや例文をお伝えしました。
ここでは、内定承諾メールを送る時に、気をつけるべきポイントをご紹介します。

内定通知の期限内に返信すること

前述しましたが、内定通知には通常、返答期限が設定されています。

それを超えて返信した場合、最悪の場合既に辞退したとみなされ、内定取り消しになっている可能性があります。
また、そうでない場合も「期限を守れない人」とみなされてしまうでしょう。

返信は、必ず期限内に送るようにしましょう。

すぐに内定承諾できない場合もメールで連絡しておくこと

「期限内に返信は必須」ですが、とはいえ、内定通知の期限のギリギリまで何の返答もしないのはマナーとしてあまりよくありません。

企業にとって、内定を出すということはとてもセンシティブなことです。
内定を出した以上、学生が「入社したい」と言った場合、余程のことがない限り、必ず受け入れなければいけないからです。

そのため、内定を出す数やタイミングには非常に慎重であり、同時に内定を出した方の動向は非常に気になるものなのです。

そのため内定通知をもらったら、すぐに返答ができない場合も、状況連絡をする方が望ましいです。
前述の「内定通知をもらった場合の行動の選択肢」の3、4番目の場合も、内定通知をもらってからできるだけ早めに連絡をするようにしましょう。

  • 内定承諾する
  • 内定を辞退する
  • 承諾するか判断をするための質問をする
  • 承諾するか判断するために、他社選考の結果を待つ

基本的な就活メールのマナーを守ること

いくら内定をもらえたからといって、急に気安くなったり、態度が大きくなったりすることはよくありません。
今後社会人として働いていく上でも大切ですので、ビジネスマナーを守ったメールを送るようにしましょう。

 

OfferBoxなら、企業への質問もしやすく、内定承諾でお祝いがもらえる!

ここまで読んでいただけたら、内定承諾メールの基本的なマナーや書き方について、ご理解いただけたかと思います。

最後に、企業とのやり取りや質問がしやすいOfferBoxについてご紹介します。
内定承諾時だけでなく、企業に対して質問や、日程の調整のお願いをしたいケースは多いと思います。
そうしたコミュニケーションが取りやすいのがOfferBoxなのです。

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プロフィールを入力しておくと、企業からオファーが来る

従来の、学生が就活ナビサイトにエントリーする就職活動と異なり、学生が入力したプロフィールを企業が見て、会いたい学生にオファーをする仕組みです。

企業が学生に送るオファーの数には上限が設定されています。
そのため、企業はあなたの自己PRやエピソードなどのプロフィールを読み、1通1通厳選してオファーを送ります。

普段の自分らしさを見てもらえる

プロフィール項目は自由度が高く、大学時代のことだけでなく、幼少期〜現在のどのエピソードを書いてもOKです。
利用企業も「飾らない姿を見たい」という理由で利用しているところが多いため、写真も証明写真でなく、普段の写真が推奨されています。
写真や動画・研究スライドなどを使って自分を自由に表現することができます。
詳しくはこちらの記事もご参考ください。

企業を惹きつける!記憶に残るOfferBoxのプロフィール写真の選び方

OfferBoxでは、企業専用チャットで連絡が取れる

OfferBoxではオファーを承認した企業と、メッセージアプリのような形で連絡を取り合うことができます。
それによって、以下のような気軽なコミュニケーションをとることが可能です。

宛先や件名・署名が不要
その企業との専用チャットなので、面倒な宛先入力や件名・署名の作成が不要です。

今までのやり取りが一覧で見られる
その企業とのやり取りだけが表示されるので、メッセージアプリのように、過去のやり取りもすぐにわかります。
メールボックスからその企業のメールを探すといった手間がかかりません。

質問がしやすい
上記のような仕組みになっているだけでなく、企業も「普段のあなた」のプロフィールを見てオファーを送っているため、通常の選考形式よりも採用担当との距離感を近く感じられることが多いです。
そのため、気になったことがあった時に質問がしやすいです。
また、スマホからも気軽に連絡ができるのもポイントです。

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以上となります。
こちらの記事では、

  • 内定承諾とは何をすればいいのか
  • 内定承諾メールを送る前に確認すべきこと
  • 内定承諾メールの基本的なマナー
  • 内定承諾メールの例文
  • 内定承諾メールを送る時に気を付けること

についてお伝えしました。

最後に、内定承諾はあなたにとっても企業にとっても大きな意味を持ちます。
慎重に考えて承諾するか決めましょう。
また、内定承諾はゴールではありません。
入社や、その先の社会人としての仕事への通過点ですので、きちんとマナーを守って企業とスムーズにやり取りを行いましょう。