面接日程の変更｜電話やメールの例文・使い分け方

「第1志望の企業と面接日が被ってしまった」
「どうしても日程をずらせない予定ができてしまった」

このような理由から、面接日程の変更を考えている人は多いのではないでしょうか。就活ではスケジュール管理が重要とはいっても、自分の意思に関係なく、面接日程の変更が必要となる事態が発生してしまう場合があります。

そこで今回は、面接日程変更の可否や連絡方法について解説していきます。電話もしくはメールで伝える場合の例文もあわせて紹介するので、伝え方に悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

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面接の日程は変更できる？

「そもそも面接の日程は変更できないのでは？」と考える人も少なくないと思います。決められたスケジュールに沿って採用活動を進めている企業に、日程を変更してもらうことは可能なのでしょうか。

正当な理由があれば問題なし

やむを得ず日程が合わないケースがあることは企業も理解しているので、正当な理由があれば問題ありません。その企業の面接より優先すべき予定ができてしまったときは、正直に面接日程の変更を申し出ましょう。

ただし、日程を変更できるのは正当な理由がある場合だけです。「友達と遊ぶ予定があるから」「面接対策がまだ不十分だから」といった自分勝手な理由では、当然日程を変えられないことを理解しておきましょう。

日程変更の印象はよくない

日程変更は可能ですが、どんな理由でもあまり印象がよくないのは確かです。あらかじめ決まっていた予定を変更するのは企業にも手間がかかるため、礼儀を守ってお願いするよう心がけましょう。

誠実な対応を心がければ、むしろ「良識のある人」「社会的なマナーが備わっている」などと好印象を持ってもらえるかもしれません。不必要に印象を悪くしないためにも、日程変更してもらうのが当たり前と思わず、謙虚にお願いする形で連絡することが大切です。

複数回の日程変更は落選の理由になる場合も

日程変更が何度も重なると優先順位が低いと判断され、採用担当にマイナスの印象を持たれてしまいます。最悪の場合、そのまま落選となる可能性も考えられるでしょう。

急な体調不良や事故の場合は考慮の余地がありますが、それ以外の理由ではスケジュール管理能力を疑われます。何度も日程変更をしなくて済むよう、最初に変更をお願いするときに、必ず約束を守れる日程を提示しましょう。

面接の日程変更はメールと電話どちらで伝えるべき？

日程変更せざるを得なくなった場合は、電話とメールどちらで連絡すべきなのでしょうか。状況別に適切な連絡方法を考えてみましょう。

直前でなければメールでOK

面接当日まで時間に余裕がある場合は、メールでの連絡でOKです。メールであれば送信履歴が残るため、万が一採用担当に見落とされたとしても、事前に連絡をした証拠になります。

電話での連絡もNGではありませんが、電話はメールと比べて相手にかけさせる時間が長くなりますし、また1回で相手に繋がらない可能性もあります。仕事中にわざわざ対応してもらうのは手間になりますから、直前でなければメールで連絡するほうが適切でしょう。

1営業日前・前日・当日の連絡は電話で

面接の1営業日前・前日・当日になってしまった場合は、必ず電話で連絡をしましょう。面接までの時間が限られているときはメールではなく、なるべく早く伝えるために電話で連絡するのが適切です。

緊急の連絡をメールでしてしまうと、本番までに採用担当に確認してもらえない可能性があります。無断欠席となれば再度面接を実施してもらうのが難しくなるため、時間が限られているときは電話で連絡をしましょう。

日程変更後はお礼メールを送る

日程変更を了承してもらえたら、お礼のメールを送りましょう。新しい面接日程を確認したとメールで伝えることで、お互いが日程を勘違いしてしまうようなリスクを避けられます。

また、丁寧な印象を与えるという意味でもお礼メールは効果的です。わざわざ自分のために日程を変更してくれたのですから、素直に感謝の気持ちを伝えましょう。

面接の日程変更の伝え方例文

面接の日程変更を伝えるときは、連絡方法ごとに対応が異なります。電話とメールどちらの方法でも落ち着いて対応できるよう、連絡方法別の伝え方を確認しておきましょう。

メールでの日程変更依頼の例文

【例文】

電話での日程変更依頼の会話例

【例文】

面接当日の謝罪とお礼の伝え方例文

日程を変更してもらった場合は、面接本番でも謝罪とお礼の言葉を伝えましょう。面接の冒頭で日程変更について触れることで、良識をわきまえているという印象を与えられます。

【例文】

面接日程変更の伝え方のポイント

ここでは、面接日程変更の伝え方のポイントを紹介します。どんな理由であれ日程の変更は企業に少なからず迷惑をかけてしまうため、失礼がないよう謙虚な姿勢で伝えましょう。

お願いする立場のため、まず謝罪する

どんな理由があっても日程変更はお願いするものであるため、まずは謝罪の意思を示しましょう。

日程を変えてもらうことを当たり前と思わず、誠意をもってお願いすることがポイントです。ぞんざいな態度では要望を受け入れてもらえない可能性がありますが、低姿勢で謙虚に気持ちを伝えればほとんどの企業は受け入れてくれます。

また、志望度が低いからといって無断で欠席するのも厳禁です。面接そのものをキャンセルする場合も、日程変更と同様に連絡が必須です。

他社の選考と被った場合

他社と選考が被ったことを伝える際は、その他の理由以上に注意が必要です。志望度が低いから日程を変えたがっているのだと思われない伝え方を心がけてください。

【NG例】

【OK例】

学業の予定と被った場合

ゼミのイベントと被っている、大学の試験が同じ日に実施されるなど、学業が理由の場合はその日がなぜ外せないのか、理由を正直に伝えましょう。大学生である以上、学業が最優先なのは企業側も理解しているため、正当な理由と捉えられます。

ただし、NG例のような理由は、自分勝手やスケジュール管理能力不足と捕らえられる可能性があるため、注意しましょう。

【NG例】

【OK例】

部活動・サークル活動と被った場合

部活動やサークル活動を理由とする場合は、なぜその活動への参加が外せないのか、具体的に答えられるように準備しておきましょう。普段と同じ練習があるという理由だけでは、面接より部活動・サークル活動を優先する根拠にはなりません。

【NG例】

【OK例】

代わりの日程候補は3つほど挙げる

面接日程の変更をお願いする際は、自分から3つほど日程を提示するようにしましょう。相手に丸投げにせず自分から具体的な案を提示することで、日程決めのやりとりがスムーズになります。

また、代わりの日程は日にちだけでなく、時間まで挙げるのがポイントです。「◯月◯日は終日」「◯月◯日は13時から16時まで」といったように、自分が空いている時間まで詳しく伝えましょう。

企業から面接日程変更のお願いがあった場合

就活では、稀に企業側から面接日程変更のお願いをされる場合があります。そのような場合でも、基本的なポイントは自分からお願いするときと同じです。企業の案内に従いつつ、謙虚な姿勢での対応を心がけましょう。

評価が低いわけでない

企業から面接日程変更のお願いがあったからといって、評価が低いから後回しにされたわけではないことを理解しておきましょう。変更の理由はさまざまですが、たいていは採用担当の都合が合わなくなっただけです。

自分の評価は関係ないため、もし企業から面接日程を後ろにずらす連絡をもらっても慌てずに対応しましょう。

企業から提示がなければ返信で日程提示する

連絡の際に企業から日程を提示されなければ、返信で自分から日程を3つほど提示しましょう。希望日程を複数提示すれば何度も連絡をとりあう手間が省け、スムーズに新しい日程を決定できます。

「10時から12時」「15時から17時」というように、同日の違う時間帯でも対応できる場合はその旨をあわせて伝えるとより丁寧です。

面接の日程変更の連絡内容も評価に影響することを忘れずに

この記事では面接日程変更の可否と、連絡方法別の伝え方を紹介しました。

正当な理由があれば日程変更のお願いをしても問題ありませんが、自分勝手な理由での変更や複数回の変更は印象が悪くなります。面接と予定が被ってしまったときは、本当にその予定が面接より優先すべきものなのか、よく考えてから企業に連絡するようにしましょう。

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