会社説明会の返信・お礼メールの書き方・例文|参加案内メールについても解説

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こんにちは。「就活の教科書」編集長の岡本恵典です。
就活の教科書」は、内定者の視点から就職活動の情報を届けるWebメディアです。

今回はOfferBoxさんとのコラボ記事第十四弾として、会社説明会の参加案内メールに返信する例文を紹介します。

「会社説明会にエントリーしたらメールが届いたけど、返信した方が良いのかな?」「会社説明会に参加して、どうしても社員さんにお礼を伝えたいんだけど、メールを送って失礼にならないだろうか」など、会社説明会のメールについて悩む就活生は多いです。

会社説明会が行われる時期は、就職活動を始めたばかりの学生が多く、ビジネスマナーや礼儀について不安になることもありますよね。
 
この記事では、会社説明会の参加案内メールに返信する例文を紹介しています。

合わせて、会社説明会のお礼メールの例文や、送る時のポイント申し込みメールの例文も紹介しています。

この記事を読めば、「会社説明会の前後でメールを送らず、自分だけ採用担当に覚えてもらえなかった」なんて後悔をすることもありません。

「会社説明会に関するメールの書き方を知って、採用担当に礼儀正しさをアピールしたい!」そんな就活生は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

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会社説明会の参加案内メールは返信不要

会社説明会にエントリーすると、参加案内メールが必ず届きます。

「会社説明会の参加案内メールには、返信すべきなのだろうか?」と悩む就活生も多いですよね。

結論から言うと、会社説明会の参加案内メールには、基本的には返信不要です。

企業の大半が送信専用アドレスでメールを送っており、返信されてきたメールを確認する可能性は低いからです。

企業には何千人、何万人と学生がエントリーしてくるため、学生から返信されても、すべてのメールを確認する時間はありません。

そのため、会社説明会の参加案内メールが届いた後は、基本的には返信しなくて良いです。
 
ただし例外として、以下のような場合には会社説明会の参加案内メールに返信をした方が良いでしょう。

  • 例外①:「返信をしてください」と記載されている場合
  • 例外②:個別のアドレスで送信されている(送信専用アドレスではない)場合

どちらの場合も、会社説明会に参加する意思表示をするために返信をすべきです。

会社説明会にも定員数があるので、人事はなるべく学生に出席してほしいと考えています。

しかし学生から返信がないと、「本当に会社説明会に出席するのだろうか?」と人事は不安になります。
参加意欲があることを伝えるため、また人事とコミュニケーションをとるためにも、「返信をしてください」と記載があった場合や、個別のアドレスで送信されている場合は、返信をするのが良いでしょう。

ちなみにOfferBoxではチャットで企業とやり取りするため、メールほど堅苦しくなく、企業担当と気軽にやり取りできますよ。
 

しかしいざ会社説明会の参加案内メールに返信をしようとしても、どのような内容を書けば良いのかわからない就活生も多いと思います。

そこで次は、会社説明会の参加案内メールに返信する例文を紹介します。
 

会社説明会の参加案内メールに返信する例文

例文を読めば、どのような内容で返信すれば良いのかイメージが掴めます。

それでは、会社説明会の参加案内メールに返信する例文を紹介します。
 

【件名】Re:株式会社◯◯ ◯月◯日 会社説明会のご案内
【本文】
株式会社◯◯
新卒採用担当 ◯◯様

お世話になります。
●●大学 ●●学部の就活 花子です。

会社説明会の日時についてご連絡いただき、ありがとうございます。
必要書類を持参のうえ、◯月◯日(月)10時に貴社へ伺います。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

———————————————
〇〇〇〇(名前)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
Mail:〇〇@〇〇.com
TEL:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
———————————————

 

会社説明会の参加案内メールに返信する時は、会社説明会の日時をご連絡いただいたことに対してお礼を述べましょう。

メールの中でお礼を述べることは、ビジネスマナーの一つで非常に大切です。

また正しい日時を認識していることを示すために、会社説明会の日時は反復することをおすすめします。
 

ちなみにメールの書き出しには宛名を書くことで、誰に宛ててメールを送っているのかを示すことも大切です。

そしてメールの最後には署名を入れることで、誰から返信が届いたのか分かりやすくすることも、就活メールを送る時には重要です。
 
さて、ここまで会社説明会の参加案内メールに返信する例文を紹介してきました。

会社説明会に参加するまでのステップは、一旦ここで終了です。

実際に会社説明会に参加して、あなたが志望する企業についてしっかりと理解を深めましょう。
 
ちなみに会社説明会で企業理解を深めるためには、積極的に質問をすることが大切です。

会社説明会での質問については、こちらの記事で詳しく解説されていますので、合わせて読んでみてください。
 

会社説明会の参加後、お礼メールは送るべき?

「会社説明会に参加した後って、何かメールを送った方が良いのだろうか?」と悩む就活生も多いです。

会社説明会に参加した後は、お世話になった社員さんや採用担当にお礼を伝えるために、お礼のメールを送りましょう。

お礼メールは、面接の評価や採用に直接影響はしないため、必ずしも必要とは限りませんが、採用担当に好印象を与えられる可能性もあるため、送っておいて損はありません。
 
しかしお礼メールを送る時にも、どのような内容で書けば良いのか悩む就活生もいますよね。

そこで次は、会社説明会後のお礼メールの例文を紹介します。
 

会社説明会後のお礼メールの例文

例文を読めば、会社説明会のお礼メールで書くべき内容が分かります。

それでは、会社説明会のお礼メールの例文を紹介していきます。
 

【件名】会社説明会のお礼(◯◯大学・就活 花子)
【本文】
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になります。
●●大学 ●●学部の就活 花子です。

本日は貴社の会社説明会にてご対応いただき、ありがとうございました。

会社説明会では、求められる人物像や今後の採用選考についてもご説明いただき、貴社への理解を深められました。
中でも、◯◯事業部長の◯◯様からお話いただいた内容は最も印象に残っており、貴社に入社したい気持ちが一層強くなりました。

会社説明会でご対応いただいたお礼をお伝えしたいと思い、メールを送らせていただきました。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

———————————————
〇〇〇〇(名前)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
Mail:〇〇@〇〇.com
TEL:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
———————————————

 
会社説明会のお礼メールを書く時は、件名を読めば内容がわかるようにしましょう。

件名だけでメールの内容が相手にわかるようにするのは、ビジネスマナーの一つです。
反対に、内容がよく分からない件名でメールを送ってしまうと、迷惑メールと間違えられてしまい、読まずに捨てられてしまう可能性もあります。

お礼メールをちゃんと読んでもらえるよう、分かりやすい件名でメールを送ることが大切です。
 
また印象に残っているポイントを述べることも、会社説明会のお礼メールを送るうえで欠かせません。

なぜ印象に残ったのか、それを聞いた感想等を具体的に記載することで、あなたの人柄や意欲が伝わるメールになります。

もし、メールの結びの言葉や締めの言葉に悩んでいる場合は、こちらの記事も参考にしてみてください。
結び・締めの言葉のマナーと例文集
 
さて、ここまで会社説明会のお礼メールの例文を紹介してきました。

例文の通りにお礼メールを書けば、基本的に失敗することはありません。

しかしビジネスメールにあまり慣れていない就活生だと、ビジネスマナーをよく知らないあまりに、間違った方法でメールを送ってしまいがちです。

「ビジネスマナーを知らずにお礼メールを送ってしまい、かえって印象を悪くしてしまった」なんて就活生も多いです。

そこで次は、会社説明会のお礼メールを書く時のポイントを紹介します。
 

会社説明会のお礼メールを送る時のポイント

会社説明会のお礼メールを送る時のポイントは、次の3つです。

これら3つのポイントを踏まえてお礼メールを送れば、ビジネスマナーを知っていることを採用担当にアピールできます。

  • ポイント①:会社説明会に参加してから1日以内に送る
  • ポイント②:誤字脱字がないか見直す
  • ポイント③:大学のメールアドレスで送る
  • ポイント④:お礼だけでなく説明会の感想を簡単に添える
  • ポイント⑤:お礼以外の用件がある場合は簡潔に

それでは、会社説明会のお礼メールを送る時のポイントをそれぞれ解説していきますね。
 

ポイント①:会社説明会に参加してから1日以内に、お礼メールを送る

会社説明会のお礼メールを送る時のポイント1つ目は、「会社説明会に参加してから1日以内に送る」です。

お礼メールは、会社説明会に参加してからなるべく早めに送ることで、採用担当に感謝の気持ちを伝えられます。

反対に、会社説明会に参加してから期間が空けば空くほど、採用担当は学生のことを忘れやすくなってしまいます。

あなたのことを強く印象付けるためにも、お礼メールは会社説明会に参加した当日、遅くとも翌日中には送りましょう。
 

ポイント②:お礼メールに、誤字脱字がないか見直す

会社説明会のお礼メールを送る時のポイント2つ目は、「誤字脱字がないか見直す」です。

文章中に誤字や脱字があると、せっかくのお礼メールが台無しになってしまいます。

誤字脱字を見つける時には、特に以下の3点に気をつけましょう。

  • 会社名を間違えていないか
  • 担当者名を間違えていないか
  • 同音異義語を使っていないか

会社名や担当者名を間違えてしまうと失礼にあたるため、何度も見直して絶対に間違えないよう注意しましょう。

また当たり前のことですが、送信先のメールアドレスが間違っていないかどうかもチェックしておきましょう。
 

ポイント③:お礼メールは、大学のメールアドレスで送る

会社説明会のお礼メールを送る時のポイント3つ目は、「大学のメールアドレスで送る」です。

大学のメールアドレスには氏名や大学名が入っているので、就活の時に使いやすいです。

また大学のメールアドレスは、メールが届く頻度が低いので、企業から届いたメールを見落とすリスクも減らせます。
 
プライベート用のメールアドレスを使っても構いませんが、名前がわかるようなアドレスを使うことをおすすめします。

趣味やよくわからない単語などを含んだメールアドレスは、悪印象を与えかねないので避けた方が良いです。
 

ポイント④:お礼だけでなく説明会の感想を簡単に添える

会社説明会のお礼メールを送る時のポイント4つ目は、「お礼だけでなく説明会の感想を簡単に添える」です。

会社説明会のお礼メールを送る時は、お礼だけでなく説明会の感想を簡単に添えましょう。ただ、お礼の文章を送るだけでは、採用担当の手間になってしまうだけなので、注意が必要です。

お礼だけでなく説明会の感想を簡単に添えることで、採用担当に対して積極性や熱意をアピールすることができます。

ポイント⑤:お礼以外の用件がある場合は簡潔に

会社説明会のお礼メールを送る時のポイント5つ目は、「お礼以外の用件がある場合は簡潔に」です。

説明会で質問しそびれたことなど、お礼以外の用件がある場合は、その旨を簡潔に記載しましょう。用件の分かりづらいだらだらとした長文を送ってしまうと、メールの対応をする採用担当の負担になってしまいます。

多くの学生に対応している採用担当にとって、個別に対応しなければならないメールには、少なからず手間がかかります。そのため、お礼以外の用件がある場合は簡潔に記載して、面倒な印象を与えないようにしましょう。

会社説明会のお礼メールに返信が来た場合

会社説明会のお礼メールに返信が来た場合の対応方法について紹介しましょう。お礼メールの返信に対する返信の例文も紹介するので、参考にしてみてください。

1日以内に返信する

会社説明会のお礼メールに返信が来た場合は、お礼メール同様に、1日以内に返信しましょう。

せっかく返信をもらったにもかかわらず、返信を長引かせてしまうと印象が悪くなってしまいます。

忙しい中返信をもらったということはチャンスなので、採用担当によい印象を与えられるよう丁寧な文章で、1日以内の素早い返信を心掛けましょう。

他に用件がない場合は返信不要であることを添える

返信をする際に、他に用件がなく採用担当が対応不要である場合は、返信が不要であることを文末に添えましょう。対応が不要であることが分かれば、採用担当に余計な負担を掛けずに済みます。

なお、返信不要であることを伝える際は、「ご多用かと存じますので、ご返信には及びません」などのように丁寧な文言を心がけましょう。

お礼メールの返信に対する返信の例文

お礼メールに対して採用担当から返信があった場合に、それに対する返信の例文を紹介します。

【件名】会社説明会のお礼(◯◯大学・就活 花子)

【本文】
株式会社◯◯
人事部 ◯◯様

お世話になります。
●●大学●●学部の就活花子です。

お忙しい中、ご丁寧にお礼のメールをいただきましてありがとうございます。
今後もご相談させていただく機会があるかと存じますが、
その際はご指導のほどよろしくお願いいたします。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。
なお、ご多用かと存じますので、ご返信には及びません。

———————————————
〇〇〇〇(名前)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
Mail:〇〇@〇〇.com
TEL:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
———————————————

さて、ここまで会社説明会のお礼メールを書く時のポイントを紹介してきました。
これら3つのポイントを踏まえてお礼メールを書いて、採用担当に礼儀正しさをアピールしましょう。
 

会社説明会の案内メールが届くこともある

会社説明会のエントリー方法は「企業の新卒採用ページからエントリーする」「就活ナビサイト経由でエントリーする」の2パターンが一般的です。
しかし企業によっては、会社説明会の開催日程をメールで送り、就活生に返信を求める場合もあります。
会社説明会の案内メールは、以下のような内容で届くことが多いです。
 

会社説明会の案内メール例文

【件名】株式会社◯◯ 会社説明会のご案内
【本文】
●●大学 ●●学部
就活 花子さん
こんにちは。株式会社◯◯ 新卒採用担当の田中です。
この度は弊社の新卒採用にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。
さて、この度弊社の選考にエントリーいただいた皆様に向けて、
会社説明会を開催することとなりました。
ぜひこの機会にご参加いただき、弊社の業務内容や社風について理解を深めていただければと思います。
当日は面接などの採用選考は行いませんので、リラックスしてお越しください。
参加を希望される方は、以下開催日程より、第1希望・第2希望・第3希望を明記いただき、ご返信をお願いいたします。
ご返信をいただいて、弊社説明会への申し込みが完了します。
【会社説明会 開催日程】
◯月◯日(月) 10:00〜11:00 / 14:00〜15:00
◯月◯日(火) 10:00〜11:00 / 14:00〜15:00
◯月◯日(水) 10:00〜11:00 / 14:00〜15:00
◯月◯日(木) 10:00〜11:00 / 14:00〜15:00
◯月◯日(金) 10:00〜11:00 / 14:00〜15:00
何かご不明点等ございましたら、このメールアドレスまでお気軽にご返信ください。
皆様に会社説明会にご応募いただけることを、心から楽しみにしています。
よろしくお願いいたします。

 
上記のように会社説明会の案内メールが届いた場合、参加するためにはメールに返信する必要があります。
会社説明会の申し込みメールを送る際には、下記のような内容で返信をしましょう。
 

会社説明会の申し込みメールの例文

【件名】Re:株式会社◯◯ 会社説明会のご案内
【本文】
株式会社◯◯
新卒採用担当 田中様
お世話になります。
●●大学 ●●学部の就活 花子です。
下記日程にて、ぜひ会社説明会に参加させていただきたく存じます。
・第1希望 ◯月◯日(月) 10:00〜11:00
・第2希望 ◯月◯日(火) 14:00〜15:00
・第3希望 ◯月◯日(木) 14:00〜15:00
お忙しい中恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
———————————————
〇〇〇〇(名前)
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
Mail:〇〇@〇〇.com
TEL:〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
———————————————

企業から会社説明会の案内メールが届いた場合は、上記例文のように簡潔に返信しましょう。
例文をそのまま真似して書けば、企業へのメールに簡単に返信できます。
企業によっては、事前のアンケートなど、参加に必要な書類を添付していることもあります。忘れずに対応しましょう。
会社説明会の前から好印象を持ってもらえるよう、ビジネスマナーを守ったメールを送ることが大切です。

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会社説明会の返信・お礼メールに関するよくある質問

最後に、会社説明会の返信・お礼メールに関するよくある質問にお答えします。学生がよく不安に感じるポイントですので、今のうちに確認しておきましょう。

返信がない場合は追いメールしたほうがいい?

返信がない場合に不安に感じる学生は多いですが、届いているかどうかの確認メールはしないことをおすすめします。

特にこちらから質問などを投げかけていない場合は、返信がない場合も多いです。

そのため、採用担当者に負担をかけないためにも、届いているかの確認メール等はしないほうがよいでしょう。

「返信不要」のメールにも返信したほうがいい?

企業からのメールに「返信不要」と記載がある場合は、返信しなくても問題ありません。

返信不要と記載がある場合は、返信しないことで評価が下がることはありません。また、送ってはいけないわけではありませんが、どちらかが終わらせないとキリがありません。

そのため、追加の用件がない場合は、「返信不要」と記載があるメールには返信しないようにしましょう。

手書きのお礼状も送ったほうがいい?

就活マナーとして手書きのお礼状を送ることを推奨されているケースもありますが、手書きのお礼状を送る必要はありません。

採用担当の手間を増やしてしまうため、会社説明会では手書きのお礼状までは不要です。マナーを守り丁寧な文章を書いていれば、メールの文章でも十分熱意は伝わります。

メールの文章を工夫して思いを伝えるようにしましょう。

まとめ:会社説明会の参加後はお礼メールを送り、その後の選考に繋げよう

この記事では、会社説明会の参加案内メールに返信する例文を紹介しました。

合わせて、会社説明会のお礼メールの例文や、送る時のポイント申し込みメールの例文も紹介しました。

この記事の内容をまとめると、以下の通りです。

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会社説明会の参加案内メールは返信不要
会社説明会の参加後は、お礼メールを必ず送ろう
会社説明会のお礼メールを送る時のポイント

  • ポイント①:会社説明会に参加してから1日以内に送る
  • ポイント②:誤字脱字がないか見直す
  • ポイント③:大学のメールアドレスで送る

会社説明会の案内メールが届いた場合、参加するなら返信しよう
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会社説明会でメールを使う機会は少ないので、そこまで心配する必要はありません。

しかし機会が少ないからこそ、いざメールが必要となった場合は焦りますよね。

会社説明会に参加した後は、あなたのことを強く印象づけるためにも、なるべく1日以内にお礼メールを送りましょう。
 
後悔のない就職活動ができるよう、OfferBoxさんの記事など、様々な情報を参考にしてくださいね。

この記事がみなさんの就活に役立てば幸いです。最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

【この記事を書いた人】
岡本恵典(株式会社Synergy Career代表取締役)
月間200万PVの就活メディア「就活の教科書」の編集長。
「就活の教科書」では、自己分析、エントリーシート、グループディスカッション、面接対策などの就活の基礎知識について、内定者が自身の経験を正直にお伝えしています。