しかし、日常生活で問い合わせフォームを利用する機会はなかなかありません。就活やビジネスメールに慣れていない場合は、いざ問い合わせてみようと思っても書き方に戸惑ってしまう人もいるかもしれません。
そこで今回は、問い合わせフォームの書き方をご紹介します。例文も紹介するので、就活で問い合わせフォームの書き方に困っている人は、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
就活の問い合わせフォームの書き方のポイント
はじめに、就活の問い合わせフォームから連絡をするときにおさえておきたいポイントをご紹介します。
就活の問い合わせフォームの書き方は、友人・知人などへ連絡するときとは異なる点やマナーがあるので注意しましょう。
採用HPがある場合はそこから問い合わせをする
企業によっては、企業コーポレートサイトと採用HPが分かれているケースがあります。
就職活動に関する問い合わせ先は基本的に採用担当宛になりますが、企業コーポレートサイトからの問い合わせは採用担当宛の問い合わせにはなりません。
採用担当ではない人へ連絡が入ってしまうと、余計な手間や時間がかかってしまう可能性があるため、採用HPがある場合はそちらの問い合わせフォームから入力するようにしましょう。
わかりやすい件名を付ける
就職活動で問い合わせフォームから連絡をするときは、わかりやすい件名を付けるように心がけましょう。
採用担当は多くの学生や転職者を同時に担当しているため、1件1件問い合わせの確認をするには労力がかかります。そのため、件名で何の要件での問い合わせなのかを簡潔にわかりやすく伝えることはひとつのビジネスマナーになります。
件名を入力する欄がない場合は、本文の最初に件名を明記してから本文に入るようにするとよいでしょう。
対応してほしい相手の宛名を記載する
自分の問い合わせ内容が誰に対応してもらう必要があるのかを考えて、宛名を記載すると相手にわかりやすいです。
個人名がわからない場合は「採用ご担当者様」「人事部採用課御中」などと記入しましょう。宛名を誤ると対応する側が困るので、注意して記入しましょう。
宛先の記載方法をさらに詳しく知りたい場合は、以下の記事で解説しているので参考にしてみてください。
【絶対間違えない！】就活メールでの「御中」の正しい使い方 | 様/行との違いも
最初に自分の情報を記載する
問い合わせフォームから連絡するときは、文頭に簡単な自己紹介を記載するのもポイントのひとつです。
ビジネスの連絡では、初めてメールを送る相手に対して簡単な自己紹介を入れるのが一般的です。送り主がどのような人物か把握してからメールを読んでもらった方が、内容がより正確に伝わりやすいためです。
自己紹介は長くする必要はなく、簡潔にまとめましょう。具体的には、「大学名」「学部名」「学年」「氏名」を伝えましょう。
例)
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部3年の◯◯です。
問い合わせの目的・内容を簡潔に伝える
問い合わせの目的や内容は簡潔に伝えるようにしましょう。担当者の抱えている仕事は問い合わせフォームの確認だけではありません。多忙な中で対応してくれるケースも多く、なるべく確認や返信に手間を取らせないような配慮が必要です。
また、要件に直接関係のない事柄を混ぜてしまうと、本当に聞きたい情報が埋もれてしまうこともあります。
この問い合わせの目的がなにか、明記するようにしましょう。
例)
選考日程について確認したく、連絡しました。
適切な言葉・敬語を使う
問い合わせフォームから連絡するときは、正しい言葉や適切な敬語表現を心がけましょう。
固くなりすぎる必要はありませんが、ビジネスの連絡であるという意識はもちましょう。家族や友達と話すときのような砕けた口調は適切ではありません。あまりに酷い文章の場合は、一般常識がないという悪印象を与えてしまうこともあるので注意しましょう。
また、「御社→貴社」など、口語と文語で異なる敬語表現も存在します。慣れない言葉を使う場合は、念のため辞書などで調べてみるとよいでしょう。
締めの言葉を入れる
文章の終わりには締めの言葉を入れると丁寧な印象になります。
何かしらの依頼や問い合わせに時間を割いて対応してくれる相手に対する配慮として、締めの言葉を入れることはビジネスマナーのひとつでもあります。
具体的には、以下のような例が挙げられます。
例)
・お忙しい中お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。・ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
・ご多忙中お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
締めの言葉の記載方法をさらに詳しく知りたい場合は、以下の記事でほかのパターンも解説しているので参考にしてみてください。
【初めてのビジネスメール】結び・締めの言葉のマナーと例文集【就活生必見】
署名などのテンプレートを使う
問い合わせフォームは、相手にメールとして届くので、最後に署名などのテンプレートを使用して自分の情報を記載すると、なおよいです。採用担当が確認する際、署名で自分の名前や連絡先がすぐにわかるので返信しやすくなります。
具体的には、以下のような署名があります。
—————————————————-
田中 太郎（たなか たろう）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
携帯電話:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com
—————————————————-
署名に関してさらに詳しく知りたい場合は、以下の記事でさまざまなパターンの具体例を記載しているので参考にしてみてください。
【コピペでOK！】就活メールの署名テンプレート3選 | 罫線の書き方,注意点も
就活の問い合わせフォームの例文
服装に関する問い合わせをするときの例文
件名：【ご質問】説明会の服装について
〇〇株式会社
人事部 〇〇様お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の、田中 太郎と申します。この度は〇月〇日開催の貴社説明会の服装に関してお尋ねしたく、
ご連絡をいたしました。ご案内には服装に関する記載はありませんでしたが、服装の指定はございますか？
もし指定がなければ、スーツで参加させていただく予定です。ご多忙中お手数をおかけしますが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
——————————————————
田中 太郎（たなか たろう）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
携帯電話:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com
——————————————————
特に記載がない場合などは、就活の服装はスーツが基本となります。服装も基本的には問い合わせをすることなく、スーツを着ていけば問題ないでしょう。
ただ、どうしても不安な場合は、簡潔に聞いてみるとよいでしょう。
時間に関する問い合わせをするときの例文
件名：【ご質問】説明会の開催日時について
〇〇株式会社
人事部 〇〇様お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の、田中 太郎と申します。この度は〇月〇日開催の貴社説明会の日時についてご確認させていただきたく、
ご連絡をいたしました。先日頂いたご案内メールには「〇月〇日(月)」と記載頂いておりますが、
〇月〇日は火曜日のようでございます。開催日時は、〇月〇日火曜日でよろしいでしょうか。ご指示いただけますと幸いです。
ご多忙中お手数をおかけしますが、
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
——————————————————
田中 太郎（たなか たろう）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
携帯電話:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com
——————————————————
日時に関しては、記載ミスがあるケースもあり、問い合わせる機会が比較的多いです。記載ミスの場合などは指摘しづらいと感じてしまうかもしれませんが、お互いのためにも確認しておきましょう。
エントリーシートの作成に関する問い合わせをするときの例文
件名：【ご質問】エントリーシートの記載事項について
〇〇株式会社
人事部 〇〇様お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の田中 太郎と申します。先日の説明会では大変お世話になりまして、ありがとうございました。
この度はぜひ貴社の選考にエントリーさせていただきたく、
現在エントリーシートの作成を準備しております。つきましては、エントリーシートについて不明点があったためご連絡をいたしました。
〇〇の欄に関しまして、複数該当する場合はすべての記入が必要でしょうか。ご多忙中お手数をおかけしますが、ご返信頂けますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
——————————————————
田中 太郎（たなか たろう）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
携帯電話:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com
——————————————————
エントリーシートの作成について問い合わせをするときは、エントリーシートのどの部分に疑問や不明点があるのかを明確にし、相手にわかりやすく伝えるように心がけましょう。
問い合わせに返信が来た場合のお礼メールの例文
件名：Re:Re【ご質問】説明会の開催日時について
〇〇株式会社
人事部 〇〇様お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の田中 太郎です。この度はお忙しい中、早々にご返信をいただきまして誠にありがとうございます。
〇月〇日火曜日が開催日とのこと、承知いたしました。それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
——————————————————
田中 太郎（たなか たろう）
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
携帯電話:090-xxxx-xxxx
メールアドレス:◯◯◯◯@gmail.com
——————————————————
本文では、最初に返信と対応へのお礼を述べましょう。特に追加で質問がない場合は、無理に内容を盛り込まず、簡潔なメールで問題ありません。
お礼メールについては、以下の記事でも詳しく解説しています。
就活の問い合わせフォームを送るときの注意点
メールなどでデータを残しておく
問い合わせフォームから送信をおこなう場合、自分の手元になんらかの形で送信内容の記録を取っておくと後から見返すことができて安心です。
フォームに自動返信機能がないケースでは、何を送ったのか忘れてしまう可能性があります。そのため、後からでも確認できるように、問い合わせの内容を残しておくことをおすすめします。
自分宛てにメールしたり、簡単にメモをとったりするなど、送信してしまう前にデータとして手元に残すようにしましょう。
文章が適切かどうかを再確認する
送信する前に、もう一度文章が適切かどうか再確認するようにしましょう。
自分では注意して作成したつもりの文章でも、焦っていると細かな間違いや記入漏れを見落としてしまうケースがあります。せっかく書いた文章に誤植があった場合、内容が伝わらなかったり、いい加減な印象を持たれたりしてしまうともったいないです。
問い合わせフォームから連絡するときは、落ち着いて、一度間違いがないかチェックをおこなってから送信するようにしましょう。
問い合わせフォームから送信する前のチェックリストは以下のとおりです。
- 自分の連絡先に誤りがないか
- 言葉は適切か
- 内容は簡潔でわかりやすくまとまっているか
- 聞きたい内容が記載できているか
- 改行は適切か
- 宛名に記載ミスがないか
- 誤字脱字がないか
パソコンで使えるメールアドレスを使う
問い合わせをするときには、パソコンで使えるメールアドレスの使用をおすすめします。企業から返信をもらう際に、添付ファイルなどで補足されていることがあります。このとき、携帯キャリアのメールアドレスの場合、容量制限などで添付資料を閲覧ができない可能性があります。
もしパソコンのアドレスを持っていない場合でも、Gメールなどの無料で作成できるメールサービスは多数あります。ネット上ですぐに作成ができるので、就活の連絡をするときは、できるだけパソコンで使えるメールアドレスを使用するようにしましょう。
就活の問い合わせフォームへの返信に対するお礼の書き方のポイント
最後に、問い合わせフォームの返信に対するお礼の書き方のポイントをご紹介します。
件名を変えずに返信する
お礼メールを送るときは、件名を変えずに返信するようにしましょう。
ビジネスメールに慣れていないと、件名はその都度変えた方がよいのか迷ってしまうかもしれません。
しかし、件名を変えてしまうとメールのスレッドが分かれてしまい、そのメールが何の内容に対する返信なのかわかりにくくなってしまいます。相手が遡って内容を確認する手間が発生してしまうため、件名は変えずに「Re:」を付けたまま返信するようにしましょう。
お礼の内容はシンプルかつ簡潔にする
問い合わせの返信に対するお礼はシンプルかつ簡潔に伝えるようにしましょう。
ただし、単に「ありがとうございます」だけでは、問題が解決できたのかどうかが伝わりにくく、そっけない印象を与えてしまう可能性もあります。
あまり長々とお礼の言葉を綴る必要はありませんが、その回答によって自分がどうなったか、どう感じたかを簡潔に伝えられるよう心がけてみてください。メールの印象がぐっと良くなるはずです。
24時間以内には返信する
企業から連絡をもらったら、返信はできるだけ早くした方が好ましいです。早ければ早いほど良いですが、目安として24時間以内には返信するように心がけましょう。
ただ、確認が遅くなってしまった場合は翌日の早いタイミングで返すなど、返信する相手の就業時間内のタイミングで、できるだけ早く返信をするよう心がければ問題ありません。
もし、問い合わせ時にすぐに返せないことが決まっている場合はその旨を記載し、いつまでに回答が欲しいか記載しておくのもよいでしょう。
まとめ
以上、就活の問い合わせフォームの書き方について、例文を交えながらポイントをご紹介しました。
社会人に問い合わせすると考えると、気を遣ってつい内容が細かくなりすぎたり、丁寧になりすぎてしまったりしますが、あくまで目的は問い合わせです。相手に内容がわかりやすいようにシンプルかつ簡潔に要点をおさえた文章を心がけるようにしましょう。
この記事で紹介したポイントや注意点を押さえていれば、問い合わせフォーム入力もメールも問題ありません。例文を参考に、文章を作成してみてくださいね。
