【就活メール】質問・回答のお礼・返信・マナーや書き方、例文を紹介

就活中、企業の採用担当に聞きたいことがあっても、質問メールや回答へのお礼メールの正しい書き方、送り方が分からず困っている学生も多いのではないでしょうか。

就活では、メールの内容や書き方が「失礼にならないか…」「うまく伝わるか…」など不安や悩みがつきないですよね。

就活をしていると、企業へのメールが必要になるケースは少なくありません。また、質問に対する回答への、お礼メールを送る必要もあります。これらのメールは書き方・送り方のマナーやポイントを押さえれば、難しいことではありません。

この記事では、就活の質問メールに含めるべき内容や送る際のポイントなどを解説します。

ケース別の質問メールや回答へのお礼メールの例文も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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就活メールで質問やお礼、返信する際のマナー

はじめに、就活メールで質問やお礼、返信する際のマナーをご紹介します。マナーに従っていれば、大きく印象を損なう可能性は低いので、確実に押さえておきましょう。

ビジネスメールのルールに従う

就活メールで質問やお礼、返信する際のマナーとして、ビジネスメールのルールに従いましょう。

就活でおこなうメールのやりとりは、ビジネスメールのやりとりと同じです。まだ就活生ではありますが、社会人としてビジネスメールのルールを調べて理解しているかどうか、仕事に向き合うスタンスとしてメールのやりとりから見られていることもあります。

ビジネスメールには一定の型や決まった言い回しがあるので、今のうちから覚えておくことで、入社後メールのやりとりの際に役に立ちます。

誤字脱字など初歩ミスは0に

誤字脱字など初歩ミスは0にしましょう。誤字脱字があるメールは、相手に悪い印象を与えます。

誤字脱字は、送信前に入念な確認をしておくことで防ぐことのできる初歩ミスです。誤字脱字があるだけで、注意力が不足している、集中力がないという悪い印象を採用担当者に与えてしまう恐れがあります。

特に企業名や人物名の誤字脱字は失礼に当たります。見返すだけで防ぐことができるようなミスをしないよう、送信前に誤字脱字がないかを必ず確認しましょう。

返信の際は件名を変更しない(Re:のみ追加)

返信の際は件名を変更せずに返信するようにしましょう。

返信のたびに件名を変更してしまうと、何の件のメールなのか一目で判断がつかなくなり、現在おこなっているメールのやりとりの内容がわからなくなってしまいます。また、過去のメールの検索がしにくくなり、相手に手間をかけてしまうことがあります。

使用するメールアプリによっては「Re:」が冒頭に追加される場合がありますが、その場合はRe:を追加したままで問題ありません。

メールへの返信は1日以内に返す

メールへの返信は1日以内に返しましょう。迅速な返信は、相手に好印象を与えます。メールを受け取ったらできるだけ早く返信するようにしましょう。

ビジネスでは、メールへの返信はたいていの場合1日以内に返すのが理想とされています。特に、日程調整のメールなどの場合、返信が滞っている期間、相手はスケジュールを空けたままにしなくてはなりません。

確認事項があるメールの場合は、相手を不安にさせる要因にならないよう、メールへの返信は1日以内に返しましょう。

就活で質問メールに含めるべき内容

就活で質問メールに含めるべき内容は以下のとおりです。

• 件名
• 宛名と簡単な挨拶文
• 簡単な自己紹介や前回会ったときのこと
• 質問内容を簡潔に記載する
• 終わりの挨拶文
• 署名

それぞれの内容について解説します。

件名

まず件名を入れます。

件名を入れ忘れたり一目で分からないものだったりすると、後回しにされたり開かれなかったりするので注意しましょう。

ただし、企業から受け取ったメールの内容について質問するときは、件名は変更せずに返信しましょう。メールのスレッドが分かれてしまい、質問の内容が分かりづらくなります。

宛名と簡単な挨拶文

宛名と挨拶文を入れます。ポイントは宛先の敬称を正しく入れることです。

宛名は、以下のように入れます。

• 採用担当の名前と役職が分かる場合：〇〇株式会社 総務部人事課 〇〇 〇〇 部長
• 採用担当の名前が不明な場合：〇〇株式会社 総務部人事課 ご担当者 様
• 部署しか分からない場合：〇〇株式会社 総務部人事課 御中

間違えやすいのは二重敬称、「役職と様」「御中と様」などの併用です。部長など役職を添えた場合は「様」はいりません。「〇〇 〇〇 部長 様」は二重敬称になります。

また、会社や部署に使用する「御中」と、人に対して使用する「様」の併用も二重敬称です。「〇〇株式会社 御中 〇〇 〇〇 様」は二重敬称なので、相手の名前が分かるときは「様」か「役職」だけ入れます。

御中の使い方に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。

挨拶文は以下の定型文を記載しましょう。

簡単な自己紹介や前回会ったときのこと

簡単な自己紹介を入れます。

採用担当には日々多くのメールが届くので、フルネームを入れましょう。

また面識のある人なら、以下のように前回会ったときのことにも触れましょう。

メールの送り主を思い返しやすくなるので、ちょっとした配慮にもなります。採用担当は日々、多くの相手と接しているので、自分のことを覚えている前提でメールを送るのは避けましょう。

質問内容を簡潔に記載する

質問内容は、相手がすぐに何のことなのか分かるように記載するのがマナーです。

まず、何の質問なのか結論を書きます。その後に質問内容を簡潔に入れましょう。

以下、会社説明会の日時の日付と曜日が合っていなかった場合に質問する例を記載します。

終わりの挨拶文

最後に挨拶文を入れます。

「ご連絡いただければ」や「ご返信いただければ」など内容に合わせるのもポイントです。何かお願いするなら「ご検討いただけますよう」、何か対応してもらうなら「ご対応いただければ」など調整しましょう。

結び・締めの言葉については、こちらの記事も参考にしてください。

署名

署名には以下の内容を入れます。

• 区切り線始め(例：———————————————)
• 大学名・学部・学科・学年
• フルネーム
• メールアドレス
• 連絡が取れる電話番号
• 区切り線締め(例：———————————————)

就活メールの署名は、こちらの記事も参考にしてみてください。

就活で質問メールを送る上での4つのポイント

就活で質問メールを送る際は、以下4つのポイントや注意点を意識しましょう。

• 件名だけで内容が把握できるようにする
• 宛名と署名を忘れずに記載する
• 質問は分かりやすくシンプルな文章を心がける
• 企業の営業時間内に送る

件名だけで内容が把握できるようにする

件名は、簡潔に一目で分かる内容にするのがマナーです。

上記のように、一目で相手が内容を把握できるようにするのがポイントです。件名だけで理解できないものや長すぎるものは、相手がすぐに理解できず、配慮に欠けているので避けましょう。

宛名と署名を忘れずに記載する

宛名と署名を入れるのはマナーです。

宛名や署名を忘れると、受け取った相手が「自分が対応する必要があるのか」「誰からのメールなのか」判断することができません。正しく質問への回答をもらえるよう、宛名と署名は確実に入れましょう。

宛名や署名がなくても、何のメールか分かるケースもあるかもしれませんが、メールに宛名と署名を入れるのはビジネスマナーです。忘れずに記載しましょう。

質問は分かりやすくシンプルな文章を心がける

質問は分かりやすくシンプルにすることもマナーです。

結論から述べて、質問は「何についてなのか」「知りたいことは何なのか」、シンプルな文章を心がけます。

分かりづらい内容やボリュームのあるメールは、読み進めたり内容を理解したりする際に時間がかかります。

採用担当は1日に多数のメールへ対応するため、分かりやすくシンプルな文章を心がけることが重要です。

企業の営業時間内に送る

メールは、企業の営業時間内に送るのもマナーです。メールは電話のように本人を直接呼び出すものではないので、送る時間帯を気にしない学生も多いでしょう。

しかし、会社員はメールをスマホに転送していることもあるので、深夜や早朝に送ると迷惑をかけてしまいます。メールは、あなたのタイミングではなく企業の営業時間内に送りましょう。

【ケース別】就活の質問メールの例文

ここからは、ケース別で就活の質問メール例文を紹介します。

提出書類に関する質問メール

エントリーシートについて質問するメール例文です。

質問メールの例文

質問メールのポイント

件名や内容から「選考に参加したい学生からのエントリーシートに関する質問」と、一目で分かるメールです。質問も簡潔なので、何を知りたいのか明確になっています。

また、参加した会社説明会の日時も記載しているので、誰からのメールなのかイメージしやすいこともよいポイントです。

服装に関する質問メール

会社説明会に参加する前に、服装や持ち物などについて質問するメール例文です。

質問メールの例文

質問メールのポイント

複数の質問があるときは、質問ごとに番号を振るなど箇条書きにするのがポイントです。番号を振ることで、メールを受け取った側は見やすく答えやすくなります。

また、「服装はなんですか？」「持ち物はなんですか？」としてしまうと、回答する側はすべての情報を入れなくてはいけません。例文のように「スーツで問題ないか」「〇〇と〇〇以外で何が必要なのか」とすれば、相手の負担を減らせます。

会社説明会後の質問メール

会社説明会参加後に当日のお礼を伝えつつ、説明を受けた内容や次回選考ステップなどに対して質問するメール例文です。

質問メールの例文

質問メールポイント

会社説明会のお礼と具体的な印象を記載することで、相手にお礼の気持ちを伝えられています。メールの目的は質問ですが、直前に会ってお世話になった人へお礼を入れないのは不自然ですしマナー違反です。

また、会社説明会時に質問できたことをメールで質問するのは、相手に手間をかけさせる結果になります。質問できなかったことへ謝罪を入れるのもポイントです。

インターンシップ・座談会後の質問メール

座談会後に説明を受けた内容に対して質問するメール例文です。

質問メールの例文

質問メールのポイント

座談会では、採用担当以外の社員の方とお話するケースもあると思います。採用担当は採用することが仕事なので、メールにも丁寧に返信してくれますが、採用担当以外は普段別の業務にあたっています。

そのため、時間を提示してお手すきで電話してもらうのも1つの手です。ただし、業務時間外に業務にあたってもらう前提で依頼するのはNGです。

担当の方の状況によっては、通常業務が始まる前、もしくは終わった後の時間に対応したい場合もあるので、業務時間外も良識の範囲内で提示することは問題ありません。

面接の日程調整の質問メール

面接の日程調整の質問メール例文です。

質問メールの例文

面接の日程調整の質問メールのポイント

日程調整で時間帯を提示する場合、面接を開始する時間なのか、面接が終わる時間なのかを明確にしましょう。「〇時開始～〇時終了）」と記載しましょう。

例えば、10時開始〜14時終了と記載する際は、10時が最も早い面接開始時間、14時が最も遅い面接終了希望時間になるよう記載してください。

面接後の質問メール

面接後のお礼メールで、面接後に発生した疑問を解消する質問メール例文です。

質問メールの例文

質問メールのポイント

ここでも、お礼内容には具体的に何を理解することができたかなどを簡潔に盛り込みます。面接内で質問できなかったことを詫び、質問しましょう。

面接では、様々な立場の人と話す機会があると思いますが、相手に合った内容の質問をするように心がけましょう。

内定通知への質問メール

内定通知のメールへのお礼と質問を返信するメール例文です。

質問メールの例文

質問メールのポイント

メールで届いた内定通知への返信なので、件名は変えず返信（Re）のまま送りましょう。一目で内定通知に関するメールだと、相手に伝わります。メール以外の内定通知にお礼メールを送るなら、件名は「内定のお礼」などにするといいでしょう。

本文ではまず内定のお礼から伝えましょう。選考が終わったとはいえ、一緒に働く可能性もある目上の方です。失礼のないよう、変わらず丁寧な文章を心がけましょう。

回答が来たらお礼メールを返信しよう

質問メールに対する回答は、採用担当が時間を割いて返信したメールです。回答が来たらお礼メールを送りましょう。ここでは回答へのお礼メールの注意点や例文を紹介します。

返信は24時間以内に送る

回答メールへのお礼メールは、基本的に回答メールが届いてから24時間以内に返信しましょう。できれば当日中、遅くても翌日中に返信するのがマナーですが、注意すべきは返信する時間帯です。

自分のタイミングで返信するのではなく、なるべく企業の営業時間に送るようにしましょう。メーリングリストでメールが担当部署に一斉送信されてしまうケースもあるので、深夜や早朝に送ると迷惑をかけてしまう可能性があります。

企業からの回答に対するお礼メール返信例文

回答メールに対するお礼メールの例文です。

回答のお礼メールの例文

回答のお礼メールのポイント

お礼を入れつつ「〇〇の件、承知いたしました」と、回答内容が確認できたことを伝えるのがポイントです。回答メールに対するお礼メールは、「回答へのお礼」と「質問の回答を理解したか」を伝えることを意識しましょう。

自分からイベントのお礼メールを送る場合

自分から説明会などのイベントのお礼メールを送る場合は、参加後1日以内にできるだけ早く送りましょう。また、イベント参加の感想を添えて送ると好印象を与えることができます。

せっかくお礼メールを送るのであれば、ただお礼を記載するのではなく、イベント参加の感想を添えて熱意をアピールするとよいでしょう。

イベントのお礼メールは、だらだらと長いメールにならないよう注意が必要です。多くの学生のメール対応をしている採用担当者の手間にならないためにも、用件は簡潔に短くまとめましょう。

各種イベント参加後のお礼メールの書き方については、以下の記事でそれぞれ解説しています。

会社説明会のお礼メールの書き方・例文
インターンシップ参加前後のお礼メールの書き方・例文
会社訪問・見学後のお礼メールの書き方・例文
面談のお礼メールの書き方・例文
面接のお礼メールの書き方・例文

まとめ

以上、就活の質問メールと回答に対するお礼メールに含める内容や送るときのポイントを解説し、例文を紹介しました。

就活メールは企業に送る性質上、不安を感じる学生も多いでしょう。しかし、就活の質問やお礼メールは、含める内容がほぼ限られる定型文です。

ポイントを押さえれば難しく考える必要はありません。メールを送る時間帯や簡潔な文章を心がけるなど、ここで紹介したマナーを押さえれば問題ありません。

質問メールと回答に対するお礼メールは、難しく考えず例文を参考にして送りましょう。