「電話にどう受け答えすればいいのかわからない」
最終面接が終了して結果連絡が来るまでの間、このような悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。
電話の対応によって結果が変わることはありませんが、入社後に良好な関係を築くためにも相手になるべくいい印象を与えておきたいですよね。仮に内定辞退を考えている場合でも、相手に不快な思いをさせないよう丁寧な対応を心がけたいものです。
そこで今回は、最終面接結果の電話の対応方法についてご紹介します。伝えるべき内容を例文を交えながら紹介していきますので、電話の受け答えに不安のある人はぜひ参考にしてください。
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目次
最終面接結果は電話で通達される？
最終面接結果は電話で通達されるケースが多いです。これはなるべく早く結果を伝え、学生の意思確認をスムーズにおこなうためです。
内定辞退が発生した場合、採用人数に合わせて選考活動を再開する必要に迫られることもあります。そのため、すばやく意思確認ができる電話で結果を通達する企業が多くなっています。
非通知での電話が多い
最終面接結果の通達は、非通知での電話が一般的です。これは電話がつながらなかった場合、企業に学生からの折り返し電話が殺到するのを避けるためです。非通知設定にして折り返し電話ができないようにし、回線の混乱を避ける狙いがあります。
特に、エントリーする学生の数が多い大手企業の場合、選考活動に使用する専用の回線を引いているケースがほとんどです。選考活動終了後に、専用の回線に学生が誤って折り返し電話をかけてしまうのを防ぐことも、企業が電話を非通知設定にする理由の一つです。
期限がない場合、面接から約1週間が目安
結果通達の期限が設けられていない場合は、最終面接の実施日から約1週間が目安になります。最終面接の当日から約1週間の間に、結果を通達する企業がほとんどです。
ただし、約1週間というのはあくまでも目安に過ぎません。慎重に選考している、選考を受けている人数が多い、といった理由で連絡が遅れることもよくあります。
なかなか連絡が来ないと不安になる気持ちはわかりますが、結果を気にしても合否が変わるわけではないので、過度に気にしすぎず気長に待ちましょう。
時間帯は企業によるため気にしない
一般的には、授業などで受電できない時間帯を避けるために、お昼休憩の時間や夜間にかけてくるケースが多いと言われています。
とはいえ、連絡がくる時間帯についても企業によってさまざまです。午前中にかけてくる企業もあれば、夜にかけてくる企業もあるため、あまり気にせずに過ごすことをおすすめします。
あまりよくないのは、連絡を気にしすぎて生活に支障が出てしまうこと。結果が気になってソワソワするのは仕方がありませんが、期待しすぎては不採用だったときに気持ちの切り替えが難しくなります。
不安で過度なストレスを抱えないためにも、不採用となった場合の次の行動について考えつつ、普段通りの生活をして連絡を待ちましょう。
不採用の場合はメール連絡が多い
不採用の場合は電話での連絡ではなく、メール連絡が多い傾向にあります。電話での連絡だと、選考に参加した学生1人1人に結果を通達するのに非常に手間がかかるためです。
例えば、留守電の場合はわざわざかけ直したり、折り返し電話に対応したりしなければならないなど、電話での連絡にかかる手間は少なくありません。
選考に参加した学生の数が多ければ多いほど、採用担当の負担がさらに大きくなります。このような理由から、定型文で済ませられるメールで不採用を通知する企業が多いです。
最終面接結果の電話への対応方法
1. 内定承諾する場合
まずは内定承諾する場合の対応方法についてご紹介します。
内定承諾するということは今後も関わっていくことになるのですから、少しでも相手に好印象を与えられるような対応を心がけたいところです。内定承諾の旨を伝えるのと合わせて、入社に向けての意気込みを伝えましょう。
感謝の気持ちと意気込みを簡単に伝える
まずは内定の連絡に対し感謝の気持ちを伝えましょう。「丁寧な人」「マナーが備わっている人」という印象を与えられます。
内定承諾する場合は、感謝の気持ちと合わせて今後の意気込みを簡単に伝えるのがポイントです。「この人を採用してよかった」と相手に思ってもらうことで、双方ともに気持ちよく内定式や入社式を迎えられます。
【例文】
内定のご連絡ありがとうございます。御社が第一志望ですので、ぜひ入社させていただきたいです。入社日までにしっかりと必要な準備を済ませ、早くから貢献できるよう力を尽くすつもりです。
今後やるべきことや流れを確認する
最終面接結果の電話の際には、今後の流れを説明されることがほとんどですが、相手から説明がないようなら自分から確認しておきましょう。必要な準備の見落としや、提出書類の出し忘れを防げます。
【確認しておくべきこと】
- 今後の流れ
- 提出書類の送付先、期限
- 入社までの連絡先
【例文】
万全の準備をして入社の日を迎えたいので、今後の流れとやっておくべきことがあれば教えていただけますか。
改めて感謝の気持ちを伝える
会話の締めとして、改めて感謝の気持ちを伝えるとより丁寧です。会話の始めだけでなく終わり際にも感謝の気持ちを伝えると、お礼を言われたという印象が相手に強く残ります。
【例文】
今後の流れと入社までにやっておくべきこと、承知いたしました。改めまして、内定承諾のご連絡ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。
2. 内定保留する場合
続いて内定保留する場合の対応方法についてご紹介します。この場合は、きちんと待ってほしい期限を伝えるのがポイント。曖昧な返事で相手に迷惑をかけないよう注意しましょう。
感謝の気持ちを伝える
まずは内定承諾する場合と同様、内定の連絡に対し感謝の気持ちを伝えましょう。どんな状況でも、常に相手を配慮した対応を心がけることが大切です。
【例文】
内定のご連絡ありがとうございます。評価していただき、非常に嬉しいです。
今の状況を正直に伝える
感謝の気持ちを伝えた後は、なぜ内定保留したいのかを正直に伝えましょう。相手に不快感を与えたくないばかりに、取り繕ったような理由を述べるのはかえって失礼にあたります。他の企業と悩んでいるのであれば、その旨を正直に伝えて問題ありません。
【例文】
実はまだ選考の結果待ちの企業があり、その結果をみて慎重に判断したいと考えております。
承諾を待ってほしい期限を伝える
いつまでも待たせるのは相手に迷惑をかけてしまうため、承諾を待ってほしい期限を自分から伝えましょう。当然のことながら、企業側が待てないケースもあるので、自分の要望を受け入れてもらえない可能性があります。
【例文】
大変身勝手なお願いで申し訳ありませんが、◯月◯日まで返事を待っていただけないでしょうか。考えがまとまり次第、私のほうから◯◯様に連絡いたします。
3. 内定辞退する場合
最後に内定辞退する場合の対応方法をご紹介します。基本的に一度内定辞退してしまえば取り消せないため、本当に正しい決断なのか慎重に検討しましょう。最終面接結果の電話の段階ではいったん内定保留し、後日改めて返事をするのも一つの手です。
感謝の気持ちを伝える
内定辞退する場合も、まずは内定の連絡に対し感謝の気持ちを伝えましょう。採用に至るまでの段階において多大な労力と時間をかけてくれた企業に対し、感謝の気持ちと誠意をもって話すことが大切です。
【例文】
内定のご連絡ありがとうございます。評価していただき、非常に嬉しいです。
辞退したい旨を伝える
感謝の気持ちを伝えた後は、内定辞退したい旨を伝えましょう。内定辞退の旨を伝えるのは気が進まないと思いますが、誠意をもって丁寧な対応を心がければ、相手もあなたの選択を支持してくれるはずです。
【例文】
自身の適性を改めて熟考した結果、別の企業とのご縁を感じ、内定辞退させていただきたいと考えております。選考のために多大な労力と時間をかけていただいたにもかかわらず、ご期待に添えず申し訳ございません。
自分から連絡しなかったことを謝罪する
最後に自分から連絡しなかったことを謝罪しましょう。本来であれば、内定辞退を決めたのなら一刻も早く連絡するべきところです。相手から連絡がくるまでに内定辞退の旨を伝えそびれたのなら、そのことに対し謝罪の言葉を伝えましょう。
【例文】
また、本来ならば私のほうから内定辞退の連絡をしなければならないところ、このようにご報告が遅れてしまったことをお詫び申し上げます。
連絡先が分かる場合はお礼のメールをするのも可
相手のメールアドレスが分かる場合は、電話での連絡がきた後に改めてメールで気持ちを伝えるのも効果的です。文章として感謝の言葉と意気込みを伝えることで、より自分の正直な気持ちを伝えられます。
最終面接結果が出る時期は採用担当も忙しいため、電話ではあまり長く話せない可能性があります。気持ちを伝えようとしすぎて話が長くなれば相手の負担は大きくなるので、電話では簡単に話をまとめ、メールで具体的に伝えるのがおすすめです。
【例文】
件名：【内定のお礼】◯◯大学◯◯学部◯◯
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。内定のご連絡ありがとうございます。心より感謝申し上げます。
貴社が第一志望でずっと就職活動をしてきたので、
評価していただけたことが非常に嬉しいです。採用に至ったことだけに満足せず、
入社日までにしっかりと必要な準備を済ませ、
早くから貢献できるよう力を尽くします。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
—————————————-
◯◯大学◯◯学部
◯◯ ◯◯
TEL：080-xxxx-xxxx
mail：xxxx@xxxx.com
—————————————-
最終面接結果の電話に出られなかった場合の対応
タイミングによっては最終面接結果の電話に出られない可能性もあります。大切な電話を取り損ねると焦ってしまうと思いますが、一度出られなかったからといって結果が変わるわけではありません。以下の方法を参考に、落ち着いた対応を心がけましょう。
番号が通知されていた場合は折り返し電話する
相手の番号が通知されていた場合は再度の連絡を待つのではなく、こちらから折り返し電話をかけましょう。騒がしい場所からの電話は避けつつ、なるべく早いうちに折り返すことが重要です。
電話を折り返す際は、氏名と所属を伝えた後で担当者に取り次いでもらいましょう。担当者に変わったら再度名乗り、電話に出られなかったことを謝罪するのがポイントです。
【例文】
お忙しいところ恐れ入ります。◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。先ほど採用担当の◯◯様から連絡いただき、折り返しの連絡をいたしました。◯◯様に取り次いでいただけますでしょうか。
（採用担当が電話口に出る）
先ほど連絡いただきました◯◯大学◯◯学部の◯◯です。電話に出られず申し訳ありませんでした。よろしければ、お電話のご用件をお伺いできますか。
非通知の場合は再度の連絡を待つ
相手の番号が非通知の場合は、こちらから折り返す必要はありません。焦って採用担当以外の番号に闇雲に連絡するのではなく、再度連絡がくるのを待ちましょう。
また、メールで連絡がきていないか、留守電が残されていないかも忘れずにチェックしておきましょう。電話を取り損ねた場合は、「明日の午前中に改めて電話でご連絡します」といったように留守電を残してくれる企業もあります。
最終面接結果の電話は遅い場合もある
- 慎重に選考しているため
- 順番に電話しているため
慎重に選考しているため
参加者を慎重に選考しているため、時間がかかっている場合があります。一次面接や二次面接であればともかく、最終面接結果は内定に直結する重要な局面です。本当に自社に必要な人材なのかを判断するため、それまでの選考段階以上に時間がかかっていると予想されます。
また、最終面接まで残っている学生は優秀な人材が多く、企業の評価は拮抗しがちです。同じくらいの評価であっても、採用人数次第では片方しか採用できないケースもあるため、どちらの学生を採用するか慎重に考えている可能性もあります
順番に電話をしているため
順番に電話をしている場合も連絡は遅くなりがちです。選考をした順番や評価の高い順、五十音順などの順番で電話をかけているため、たまたま自分への連絡が遅れている可能性があります。
特に、選考の参加者が多い大企業の場合は、1人1人に最終面接結果の電話をかけるのは当然手間がかかります。場合によっては期限を過ぎても連絡がこないケースもあるため、そのような場合はこちらから結果について問い合わせてみましょう。
最終面接結果が来ないときの問い合わせ方
最終面接結果を伝えないメリットが企業にないため、基本的には企業からの連絡を待つことをおすすめします。連絡が来ない場合でも、採用人数が埋まらない限りは合格になる可能性があります。
もし事前に伝えられた期日を過ぎても連絡が来ない場合は、こちらから問い合わせても問題ありません。他の企業の内定承諾の期限が来ているが、第一志望が別の企業の場合はその旨を伝えて選考結果を聞くのも問題ないでしょう。
問い合わせをする前には、再度自分のメールボックスと留守電をチェックし、企業からの連絡を見落としていないか確認することをおすすめします。
問い合わせる場合はメールで
最終面接結果を問い合わせる場合は、メールでの連絡がおすすめです。電話だとどうしても相手の時間を拘束してしまいますが、手の空いた時に確認できるメールであれば相手の邪魔をしなくて済みます。連絡した内容も形に残るため、何かあった時のエビデンスになります。
また、相手の本音を聞き出しやすいのもメールのメリットです。直接会話する電話だと最終面接結果の連絡が遅れている理由をはぐらかされてしまう場合がありますが、じっくりと内容を考えてから送信できるメールであれば本当の理由を教えてもらいやすくなります。
メールで問い合わせる場合の例文
用件を伝える際は面接の結果を直接聞くのではなく、いつ頃連絡がもらえるのかを問い合わせるようにしましょう。直接結果を問い合わせてしまうと、まだ検討中だった場合に心証を悪くします。
【例文】
件名：【面接結果について】◯◯大学◯◯学部◯◯
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯様お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯です。
先日はお忙しいところ面接のお時間をいただきありがとうございました。◯月◯日の面接結果につきまして、
いつ頃連絡いただけるか伺ってもよろしいでしょうか？ご多忙のところに催促の連絡を差し上げて誠に恐縮ですが、
お手すきの際に連絡いただけますと幸いです。お手数をおかけしますが何卒よろしくお願いいたします。
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◯◯大学◯◯学部
◯◯ ◯◯
TEL：080-xxxx-xxxx
mail：xxxx@xxxx.com
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まとめ
以上、最終面接結果の電話の対応方法についてご紹介しました。
電話の受け答えによって結果が変わることはありませんが、対応の仕方がその後の関係性に影響するのは確かです。入社後に双方が気持ちよく仕事に臨めるよう、最終面接結果の電話は誠意をもった対応を心がけましょう。
また、内定承諾をする場合、内定保留する場合、内定辞退する場合のケースごとに対応方法は異なります。仮に内定辞退する場合でも、相手に不快感を与えてしまわないよう、きちんと感謝の気持ちと謝罪の言葉を伝えることが大切です。
自分がどんな選択をするかによって受け答えの準備をしっかりとしておけば、いざ電話が来た時に慌てることなく落ち着いて対応できます。
