この記事では、インターンシップのお礼状の要否から、送る際のメリットや与える印象、便箋の選び方や送るタイミングまで、詳しくご紹介します。就活に向けて準備を進める中で、インターンシップ後の適切なマナーを理解し、身につけていきましょう。
目次
インターンシップのお礼状は書くべきか
インターンシップのお礼状を書くべきかどうかは、個人の判断に委ねられる問題です。結論として、お礼状は書いても書かなくてもどちらでも構いません。
1dayインターンシップなど関わる時間が短かいときや、お礼状を送るまでに時間がかかりそうな場合は、お礼状を書く必要性は低いでしょう。
ただし、お礼状ならではのメリットも存在するため、検討する価値はあります。ここからは、お礼状の目的やマナーなど、具体的に見ていきましょう。
お礼状の目的
インターンシップ後に企業へお礼状を送る目的は何でしょうか。ここでは一般的なお礼状の目的について解説します。
感謝を伝える
まず何よりも、感謝の気持ちを伝えることがお礼状の目的です。インターンシップは学生の成長や学びの場であり、その場を提供してくれた企業や担当者に対して感謝の気持ちを伝えることは重要です。
インターンシップの機会を設けてもらったこと、インターンシップ中にアドバイスをもらったり就活相談に乗ってもらったことへの感謝の気持ちを丁寧に相手に伝えましょう。
印象をアップする
お礼状を送ることは、自分自身の印象アップに繋げられます。感謝の気持ちを丁寧に伝えることで、行動力があり、マナーの良い人として相手に好印象を与えられるでしょう。その企業の選考時の後押しとなるはずです。
また、仮に就活ではご縁がなかったとしても、良好なビジネス上の関係を築いたという経験は、社会に出たときにきっと役に立つでしょう。
志望意欲をアピールする
お礼状の書き方次第では、志望意欲をアピールすることも可能です。インターンシップに参加して企業や業界に対する興味が高まった人は、気持ちが冷めないうちにその熱意を伝えましょう。インターンシップでの具体的な経験や学びについて触れるだけでなく、将来の展望や自身がその企業で貢献したいという意思を示すことで、志望意欲を伝えることができます。
ただし、あくまでお礼状はお礼を伝えることが第一目的ですので、自己アピールには適切なバランスと配慮を持ちましょう。
お礼状を書くメリット
インターンシップ後に企業へお礼状を送ることで得られるメリットもあります。ここでは、代表的なメリットを解説します。
採用担当に自分を印象付けられる
お礼状を書くことで、採用担当者に自分の印象を強く残すことができるのはメリットといえます。近年はメールや電話でのコミュニケーションが主流となっているため、お礼状を送る人は限られており、ほかの学生との差別化が図れる可能性が高いです。
インターンシップの段階では応募するか決めていない場合や、志望意欲が高くない場合でも、企業に対して良い印象を残しておくことは大切です。いざ選考に進むとなったとき、少しでも良い印象で覚えてもらえていると会話のきっかけとなる可能性もあるためです。
志望意欲や誠実さをアピールできる
お礼状は、自身の志望意欲や誠実さをアピールできるチャンスでもあります。積極的に感謝の気持ちを伝える姿勢は、ほかの学生よりも行動力があり、志望意欲が高いと企業に実感してもらえることでしょう。
また、お礼状は誠実さや真面目さ、礼儀正しさを伝える有効な手段です。丁寧で気持ちの込もった文章は、書く人の誠実な人柄を印象付けることができます。
関係構築しやすくなる
お礼状を送ることは、その後の関係構築にも繋がります。採用担当者や関係者からお礼状の返信がもらえる場合もあります。一度連絡を取った学生とは企業も接点を保ちやすくなるため、さらなるコミュニケーションの機会が生まれ、関係性が深まることもあります。
一度良い関係性を築くことができれば、インターンシップ後に企業に質問や相談があった際に、連絡をとりやすくなるでしょう。
インターンのお礼状は手紙？メール？
お礼状を手紙で送るメリット・デメリット
手紙でお礼状を送る場合、丁寧な印象や誠実さを与えられるメリットがあります。手間をかけて手書きで書かれた手紙は、相手に対する感謝の気持ちをより深く伝えることができるでしょう。
一方で、手紙は郵送する必要があるため、相手に届くまでに時間がかかります。特に距離が遠い場合や郵送の遅延がある場合は、お礼の気持ちをタイムリーに伝えることはできないかもしれません。また、手間や封筒・郵送代といったコストがかかる点もデメリットとなります。
お礼状をメールで送るメリット・デメリット
メールでお礼状を送る場合、すぐに相手に届くことが最大のメリットでしょう。インターンシップの余韻が冷めないうちに、迅速に感謝の気持ちを相手に伝えられます。また、手書きの手間や封筒の準備などが不要で、簡単にメッセージを作成できます。
一方で、メールが一般的なコミュニケーション手段となった現代では、差別化が難しいといったデメリットもあります。ほかの人と同様の形式や内容のメールを送ることになり、せっかくお礼状を送っても、印象に残らず終わってしまう可能性もあるでしょう。
手書きでお礼状を出すときのマナー
手紙でお礼状を送る場合には、注意しなければならないことがあります。手書きでお礼状を出すときのマナーについてしっかりと把握しておきましょう。
便箋のサイズや選び方
お礼状で使う封筒は長形4号、便箋はB5サイズが適しています。色は無地の白色で統一し、紙質がしっかりしていて、書き心地が良いものを選ぶことも重要です。また、縦書きでお礼状を書くことで、よりフォーマルな印象を与えられます。
送るタイミング
送るタイミングは、参加当日に手書きして、翌日には投函しましょう。それ以上送付が遅れる場合には、メールに切り替える方がベターです。お礼状は、できるだけ早く感謝の気持ちを伝えることが重要ですので、状況に適した迅速な手段を選ぶことが大切です。
封筒の書き方
封筒には、宛名と差出人を正確に記載するよう気をつけましょう。特に宛名には、企業名・部署名・住所とも省略せずに正式名称で書くことが大切です。
また、担当者宛に送付するときは氏名に「様」と敬称を使用します。「御中」は企業もしくは部署宛に送付する時の敬称ですので注意してください。
【絶対間違えない！】就活メールでの「御中」の正しい使い方 | 様/行との違いも
手紙でのインターンのお礼状の書き方
頭語
「拝啓」「謹啓」など、手紙のはじめに書く挨拶の言葉で、相手への敬意を示す役割です。それぞれ「敬具」「敬白」の結語とセットで使用します。「前略」は前文を省略するという意味の頭語で、目上の人には使用しないので注意してください。
あいさつ
本題に入る前に、「あいさつ文」と、「いつ、どのインターンシップでお世話になったのか」「学校名・学部・学科」など自身の所属を述べて、自己紹介をおこないましょう。
本文
本文には、インターンシップ参加への感謝の気持ちを述べましょう。インターンシップで得た経験や学び、嬉しかったこと、心に残ったアドバイスなど、できる限り具体的なエピソードで伝えます。
なお、「皆さま」「〇〇様」「貴社」などが改行により文字が離れてしまうのは失礼にあたるので注意してください。相手を指す言葉は、文末に書かないようにしましょう。
結び
重ねてお礼の意を述べ、今後の繁栄を祈る言葉で締めくくります。最後に「敬具」「敬白」など、頭語に対応する結語を入れます。頭語と結語のセットを間違えないようにしましょう。
日付・署名
日付は、手紙を書いた日付とします。年号・月日まで書きましょう。署名は、学校名・学部・学科・フルネームまですべて書きましょう。
手紙の例文
時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
私は●月●日のインターンシップに参加いたしました、●●大学●●学部●●学科の●● ●●と申します。
この度は、貴重な機会をいただきありがとうございました。貴社の業務の一端を垣間見ることができ、大変充実した時間を過ごすことができました。
チームプロジェクトでは●●様から時間管理や優先順位を考える上でのポイントを教えていただき、視点が大きく広がりました。不安もありましたが、常に明るく応援してくださり、課題に対して成果を出すことができ本当に嬉しかったです。
インターンシップを通じて、私は貴社への熱意が一層高まりました。改めまして、貴重な経験をさせていただいたことに、心から感謝申し上げます。
貴社のご発展とますますのご活躍をお祈り申し上げます。
敬具
令和●年●月●日
●●大学●●学部●●学部 ●● ●●
メールでインターンのお礼状の書き方
メールでインターンシップのお礼状を作成する場合でも、書く内容は手紙と大きく変わりはありません。宛名・頭語・あいさつ・本文・結び・署名の順で作成します。
手紙と違う点は、最初に「株式会社●● 人事部 ●●様」と宛名を入れること、最後にメールの署名として大学・学部・学科・氏名・電話番号・メールアドレスを載せることです。署名はインターネットで検索するとテンプレートがいくつか見つかりますが、企業に送るものなので装飾の少ないシンプルなものを選びましょう。
メールでのお礼状の書き方の詳細は、こちらの記事を参考にしてください。
【例文付き】インターン参加後に送るお礼メールの書き方とマナー
インターンのお礼状を書くときのポイント
インターンシップのお礼状を書くときは、手紙とメール、どちらの場合でも注意したい点があります。しっかりとポイントを押さえながらお礼状を作成しましょう。
誤字・脱字や敬語表現に気を付ける
お礼状を書く際は、文章中の誤字・脱字や敬語表現に注意が必要です。せっかく本文の内容が良くても、誤字や脱字があるとマイナスの印象を与える可能性があります。作成後は、文章を読み返して、誤字や脱字、分かりにくい表現が無いかを確認しましょう。
また、正しい敬語表現が使えているかにも注意してください。間違った敬語表現は、相手に敬意を示すつもりが逆に失礼な言葉となってしまうこともあります。「拝啓」「敬具」など、頭語と結語のセットも誤りが無いよう、調べてから使用しましょう。
インターンシップで感じたことや思いを盛り込む
本文には、インターンシップで感じたことや思いを自分の言葉で伝えましょう。テンプレート通りに書きすぎると、個性が伝わらず、せっかくお礼状を送っても印象に残りづらくなります。
インターンシップ中にメモをとり、体験したことをもとに感想を書いてみたり、先輩社員からもらったアドバイスの内容に触れたりすると良いでしょう。具体的なエピソードが書いてあると、積極的に参加していたことがより表現できます。
インターンシップのお礼状に関するQ＆A
最後に、インターンシップのお礼状に関するよくある疑問点をQ&A形式で回答します。
お礼状はハガキでも良いですか
ハガキでお礼状を送っても問題ありません。封書に比べて開封や読む時間がかからないという企業側の利点もあります。手紙と同様、無地の白色でシンプルなデザインを選び、参加当日に手書きして、翌日には投函しましょう。
便箋の折り方を教えてください
便箋は以下の手順で、三つ折りで封入するのが一般的です。
- 手紙の書き出し部分が右上になるように置く
- 下から1/3まで折り曲げる
- 上から1/3の部分を重ねるように折り曲げる
- 封筒の裏面から見て、上辺が右側に来るように封入する
- のりで閉じて、封筒中央の綴じ目に「締」や「封」と書く
お礼状の宛先・宛名が分かりません
宛先が分からない場合、担当者が複数いて宛名の書き方が分からない場合は、インターンシップを運営した部署宛に「●●株式会社 人事部 御中」と送りましょう。部署名は会社によって名称が異なるため、正しい名称を調べてください。
また、「●●株式会社 人事部 部長 ●●様 マネージャー ●●様」と連名で書いても構いません。連名の場合は役職が上の方を先に書くのがマナーですので、注意してください。
1dayインターンシップでもお礼状はいりますか
1dayインターンシップでも、もちろんお礼状を送って構いません。前述した通り、自分の印象アップや志望意欲のアピール、関係構築に繋がります。
ただし、1dayの場合、お礼状は必須ではありません。大事なのは、お礼状を「送ること」よりもその「中身」です。内容が薄くなってしまうくらいであればお礼状は不要です。その時間を自己分析や企業研究などに充てた方がより有意義でしょう。
スムーズにお礼状が送れるよう準備しておこう
インターンシップのお礼状は、感謝の気持ちを伝えることで良い印象付けをし、関係構築やその後の選考に繋がる大きなチャンスです。いざ「入社したい！」と思える会社に出会った時にスムーズにお礼状が送れるよう、インターンシップ参加前から準備をしておきましょう。
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