【返信は必要?】面接の日程確定メールに返信する時のポイント | 日時変更する場合の注意点も

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【返信は必要?】面接の日程確定メールに返信する時のポイント | 日時変更する場合の注意点も

こんにちは。「就活の教科書」編集長の岡本恵典です。

就活の教科書」は、内定者の視点から就職活動の情報を届けるWebメディアです。

今回はOfferBoxさんとのコラボ記事第十一弾として、面接の日程確定メールに返信する時のポイント3つを紹介します。

 

「面接の日程確定メールが届いたけど、返信すべきなんだろうか…?」「面接日にどうしても外せない予定が入ってしまったけど、日程変更しても良いのかな?」など、面接の日程確定メールが届いた後に悩む就活生は多いです。

面接の日程が確定した後でも、どうしても外せない予定が入ってしまうこともありますよね。

マナーやポイントを押さえたうえで連絡すれば、面接の日程は変更を依頼しても大丈夫ですよ。
日程が合わなくなったからといってキャンセルしてまうと機会損失にもつながるため、早めに連絡をすることをおすすめします。

 

この記事では、面接の日程確定メールに返信する時のポイント3つを解説しています。

合わせて、面接の日程確定メールに返信する例文や、面接日程を変更したい時のメール例文変更する時の注意点も紹介しています。

この記事を読めば、「面接日の都合が悪くなってしまったけど、日程って変更しても良いんだろうか…?」なんて悩むこともなくなります。

「面接の日程確定メールに上手に返信して、面接前から人事に好印象を与えたい!」そんな就活生は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。

 

面接の日程確定メールは返信すべき?

「面接の日程確定メールには返信すべきなのでしょうか?」と悩む就活生は多いです。

結論から言うと、面接の日程確定メールは基本的に返信する必要がない場合が多いです。

企業は日程確定メールを送信専用アドレスで送ることが多く、返信を受け付けていない場合が多いためです。

しかし企業によっては、面接への参加意思を確認するために返信を求められる場合もあります。返信をすることが失礼にあたるわけではありませんので、臨機応変に対応することが大切です。

 

ちなみに面接の日程確定メールは、以下のような内容で送られてくることが多いです。

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【件名】【株式会社◯◯】一次面接のご案内

こんにちは。株式会社◯◯ 新卒採用担当の山田です。
先日は弊社の一次面接をご予約いただき、ありがとうございました。

一次面接の日程が確定しましたので、確認のためご案内させていただきます。
◯◯さんにご案内する一次面接の日時・会場は、以下の通りです。

◆予約内容

名称:株式会社◯◯ 一次面接
日時:2021年◯月◯日 10:00〜
会場:東京本社(〒160-0000 東京都新宿区◯◯ △△タワー10階 )

◆受付

開始30分前から受付を行います。
※面接開始の10分前までには会場にお越しください。

◆服装

服装自由(スーツでも私服でも構いません)

◆持ち物

筆記用具

◆緊急連絡先

********@*****.co.jp

当日、◯◯さんにお会いできることを楽しみにしています!
よろしくお願い致します。

※このメールアドレスは送信専用ですので、ご返信はご遠慮ください。

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面接の日程確定メールには、基本的には返信する必要はないことがわかりましたね。

しかし面接の日程確定メールに返信が必要な場合、具体的にどのような内容のメールを送れば良いのか悩む就活生も多いはずです。

そこで次は、面接の日程確定メールに返信する例文を紹介します。

 

【例文①】面接の日程確定メールに返信する場合

例文を読めば、面接の日程確定メールに返信するイメージができます。

それでは、面接の日程確定メールに返信する例文を読んでいきましょう。

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【件名】Re:【株式会社◯◯】一次面接のご案内

◯◯株式会社
新卒採用担当 山田様

お世話になります。
◯◯大学◯◯学部4年の田中と申します。

一次面接の日時についてご案内いただき、ありがとうございます。
◯月◯日10:00〜とのこと、承知致しました。

当日は何卒よろしくお願い致します。

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田中 太郎 / Taro Tanaka
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-tanaka@xxxx.ac.jp
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面接の日程確定メールに返信する時は、面接の日程について案内をしていただいた感謝を伝えることが大切です。

また日付を理解した旨を伝えるために、「◯月◯日10:00〜とのこと、承知致しました。」と、日時を繰り返しましょう。

メールの書き出しには宛名を書くこと、そしてメールの最後には署名を入れることも、就活でメールを送る時のポイントです。

 

日程確定メールの返信方法の次は、面接日程を変更したい時のメール例文を紹介します。

「面接日程を変更する場合には、どのようなメールを送って変更すれば良いのだろうか…」「そもそも面接の日程変更はできるのか?」なんて悩む就活生も多いです。

面接日程が確定した後に、大切な予定が入ってしまい、面接日程を変更したい場合もありますよね。

 

【例文②】面接の日程変更するメールの場合

それでは、面接日程を変更したい時のメール例文を読んでいきましょう。

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【件名】◯月◯日 一次面接日程変更のお願い(◯◯大学 田中太郎)

◯◯株式会社
新卒採用担当 山田様

お世話になります。
◯◯大学◯◯学部4年の田中と申します。

◯月◯日10:00〜 一次面接を予約しているのですが、
家庭の事情で参加できなくなったため、面接日程の変更をお願いしたく存じます。

下記日程にて、一次面接を再調整していただくことは可能でしょうか。

  • ◯月◯日(月)10:00 〜 17:00
  • ◯月◯日(火)13:00 〜 17:00
  • ◯月◯日(水)10:00 〜 12:00

私の勝手な都合で大変申し訳ないのですが、ぜひ前向きにご検討いただけますと幸いです。
お忙しい中恐縮ですが、よろしくお願い致します。

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田中 太郎 / Taro Tanaka
◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年
Tel:090-xxxx-xxxx
Mail:taro-tanaka@xxxx.ac.jp
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面接日程の変更メールを送る時は、件名を見れば内容がわかるようにすることが大切です。

また面接日程を再調整しなければならなくなったことに対して、謝罪の気持ちを必ず伝えましょう。

希望する面接日程を複数挙げることも、スムーズに面接日程を再調整するためのポイントです。

但し、面接直前の変更についてはメールに気づかない場合もあるため、メールだけでなく電話でも連絡をするなど臨機応変に対応しましょう。

 

さて、ここまで面接の日程確定メールへの返信の例文を紹介してきましたが、どのように返信すれば良いかイメージできたでしょうか。

例文を読んで面接の日程確定メールに返信する方法がわかった後は、具体的にどのような内容を書けば良いのか、ポイントを知っておきましょう。

次は、面接の日程確定メールに返信する時のポイント3つを紹介します。

 

面接の日程確定メールに返信する時のポイント3つ

面接の日程確定メールに返信する時は、次の3つのポイントを意識しましょう。

これら3つのポイントを踏まえてメールを返信すれば、人事からの評価が良くなりますよ。

  • ポイント①:面接日程を調整してくださったお礼を伝える
  • ポイント②:前のメールにそのまま返信する
  • ポイント③:24時間以内に返信する

それでは、面接の日程確定メールに返信する時のポイント3つをそれぞれ解説していきますね。

 

ポイント①:面接日程を調整してくださったお礼を伝える

面接の日程確定メールに返信する時のポイント1つ目は、「面接日程を調整してくださったお礼を伝える」です。

まずは面接日程を調整していただいたことに対して、感謝を伝えましょう。

面接官や人事の方も忙しい中、貴重な時間を割いて面接をしてくださっています。

「一次面接の日時についてご案内いただき、ありがとうございます。」のように、お礼の言葉を添えましょう。

この時、日時について理解していることをアピールするために「◯月◯日10:00〜とのこと、承知致しました。」と面接日程を復唱するのがポイントです。

 

ポイント②:前のメールにそのまま返信する

面接の日程確定メールに返信する時のポイント2つ目は、「前のメールにそのまま返信する」です。

面接の日程確定メールにそのまま返信することで、何についての返信なのかを人事に一目で理解させられます。

件名は変更せず、「Re:【株式会社◯◯】一次面接のご案内」のように「Re:」をつけて返信すれば良いです。

また返信メールでは正しい敬語を使い、間違った敬語は避けるように心がけましょう。

 

ポイント③:24時間以内に返信する

面接の日程確定メールに返信する時のポイント3つ目は、「24時間以内に返信する」です。

社会人として当たり前のことですが、面接の日程確定メールにはなるべく早く返信しましょう。

早ければ早いほど良いですが、遅くてもメールが届いてから24時間以内には返信しましょう。

早めに返信することで、面接の日程について理解していることを人事に伝えられます。

人事がメールに対応できる時間帯は限られているため、平日の9時〜18時までにメールを返信できれば、企業にも好印象を与えられます。

 

さて、ここまで面接の日程確定メールに返信する時のポイント3つを紹介してきました。

これら3つのポイントを踏まえて面接の日程確定メールに返信することで、社会人としてのマナーを知っていることを人事にアピールできます。

  • ポイント①:面接日程を調整してくださったお礼を伝える
  • ポイント②:前のメールにそのまま返信する
  • ポイント③:24時間以内に返信する

 

さて、面接日程を変更したい時のメール例文を紹介しましたが、どのようにメールを書けば良いのか全体像は掴めたでしょうか。

最後に、面接日程を変更するメールを送る時の注意点を紹介します。

 

面接の日程変更メールを送る時の注意点

面接日程の変更メールを送る時の注意点は、次の3つです。

これら3つの注意点を踏まえてメールを送れば、人事に悪印象を持たせることなく面接日程を変更できます。

  • 注意点①:件名に面接日程を変更したい旨を書く
  • 注意点②:希望する面接日程を3つ以上挙げる
  • 注意点③:謝罪の言葉を添える

それでは、面接日程の変更メールを送る時の注意点をそれぞれ解説していきますね。

 

注意点①:件名に面接日程を変更したい旨を書く

面接日程の変更メールを送る時の注意点1つ目は、「件名に面接日程を変更したい旨を書く」です。

件名を読めば内容がわかるようにするために、「◯月◯日 一次面接日程変更のお願い」のように面接日程を変更したい旨を件名に書きましょう。

この時、面接日程の確定メールに返信する形で変更希望のメールを送ると、人事も変更前の面接日程を把握できるので良いです。

 

注意点②:希望する面接日程を3つ以上挙げる

面接日程の変更メールを送る時の注意点2つ目は、「希望する面接日程を3つ以上挙げる」です。

変更後に希望する面接日程は最低でも3つ以上挙げましょう。

面接日程が1つしか挙げられていないと、もしその日程で再調整ができなかった場合、再度やりとりが必要になり手間がかかります。

1度のやりとりで面接日程を再調整できるよう、希望する面接日程は3つ以上挙げることが大切です。

また、こちらから挙げた日程にもかかわらず、再度日程を変更するようなことがあると、印象が悪くなります。
確実に面接に参加できる日程を提示しましょう。

 

注意点③:謝罪の言葉を添える

面接日程の変更メールを送る時の注意点3つ目は、「謝罪の言葉を添える」です。

決まっていた面接日程を変更することは、そもそも企業に迷惑をかける行為です。

メールの初めや最後には謝罪の言葉を添えて、少しでも悪い印象を与えないように心がけましょう。
また直前の変更についてはメールに気づかない場合もあるため、メールだけでなく電話でも連絡をするなど臨機応変に対応しましょう。

 

まとめ:面接日程の確定メールは、基本的に返信不要。日程変更する場合は、複数日程を挙げよう。

この記事では、面接の日程確定メールに返信する時のポイント3つを解説しましたが、いかがだったでしょうか。

合わせて、面接の日程確定メールに返信する例文や、面接日程を変更したい時のメール例文変更する時のポイントも紹介しました。

この記事で学んだ内容をまとめると、以下の通りです。

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面接の日程確定メールには、基本的に返信は必要ない。

面接の日程確定メールに返信する時のポイント3つ

  • ポイント①:面接日程を調整してくださったお礼を伝える
  • ポイント②:前のメールにそのまま返信する
  • ポイント③:24時間以内に返信する

面接日程の変更メールを送る時の注意点

  • 注意点①:件名に面接日程を変更したい旨を書く
  • 注意点②:希望する面接日程を3つ以上挙げる
  • 注意点③:謝罪の言葉を添える

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面接の日程確定メールには、基本的には返信不要な場合が多いです。

ただし企業によっては、面接へ参加する意思を示すために返信が必要な場合もあるため、企業に合わせて柔軟に対応することが大切です。
返信が必要かどうか、必ずメールは最後まで目を通すようにしましょう。

また就活時期は急に予定が入ることも多く、どうしても面接日程を変更しないといけない場合もあります。

面接日程を変更してもらう時は、希望する面接日を3つ以上挙げてメールを送りましょう。

謝罪の気持ちを伝えながらメールを送れば、人事に悪印象を与えることなく面接日程を変更してもらえます。

 

後悔のない就職活動ができるよう、OfferBoxさんの記事など、様々な情報を参考にしてくださいね。

この記事がみなさんの就活に役立てば幸いです。最後まで読んでくださり、ありがとうございました。

 

【この記事を書いた人】

岡本恵典(株式会社Synergy Career 代表取締役)
月間60万PVの就活メディア「就活の教科書」の編集長。
「就活の教科書」では、自己分析、エントリーシート、グループディスカッション、面接対策などの就活の基礎知識について、内定者が自身の経験を正直にお伝えしています。