書類選考の通過率を上げるためには、まず落ちる理由を正しく把握することが大切です。やみくもに応募するのではなく、落ちてしまった場合の振り返りと反省をして通過率を上げていきましょう。
この記事では、書類選考に落ちる理由と、通過率を上げる方法を紹介します。ぜひ書類選考に向けた準備の参考にしてください。
新卒の書類選考の通過率
書類選考の通過率は、企業の採用枠やその年の採用状況によって異なります。そのため通過率に関して断言はできませんが、一般的に人気が高い企業ほど通過率は低くなります。
特に低くなりやすいのは、業界最大手の企業や、誰もが一度は耳にしたことがあるような有名企業です。こうした企業には多くの応募者が集まるため、応募者の数に比例して書類選考で落ちる人の数が増え、通過率は低くなります。
また、業界や職種によっても通過率はさまざまです。
書類選考で落ちる理由
書類選考がなかなか通らないのには、以下のような理由が考えられます。
- 書類に不備がある
- 簡潔にまとめられていない
- 企業から求められている人材像とマッチしていない
- 他の学生と差別化しない
- 志望動機が抽象的すぎる
- 倍率の高い大手の人気企業ばかりに応募している
それぞれの理由について具体的に解説していきます。自分に当てはまっていないかひとつひとつ確認しながら、書類選考に落ちる原因を明らかにしていきましょう。
書類に不備がある
書類に不備があると通過は難しくなります。例として、企業の指示を守れていないケースや、誤字脱字が目立つケースなどが挙げられます。
【よくある失敗例】
- 必要書類が揃っていない
- 形式があっていない
- 締め切りを守れていない
- 鉛筆や消せるボールペンなどの消えやすい筆記具を使っている
- 誤字脱字がある
- 証明写真のサイズが異なる
不備が1つあるだけで必ず落ちるわけではありませんが、採用担当の印象が悪くなり、結果的に通過しづらくなってしまいます。
簡潔にまとめられていない
応募書類に不備がなくても、文章が簡潔にまとめられておらず、全体として何を伝えたいのか分からなければ書類選考は通過しづらくなります。
アピールポイントを理解できず、入社後の活躍がイメージしづらいのもありますが、内容が分かりにくいとコミュニケーション能力や論理的思考力に欠ける印象があるからです。
文字が汚い・文章がダラダラと長すぎるのは絶対にNGですが、そのほかにも最低限、結論ファーストや一つの文章に複数のアピールポイントが混在しないように注意しましょう。
文章は「結論→理由→具体的→まとめ」の順番にすると、論理的な構成になります。
企業が求めている人材像とマッチしていない
企業が求めている人材像と、アピールする内容がマッチしていないと通過は難しくなります。マッチしていない学生を採用しても、能力をうまく活かせないリスクや、早期退職につながるリスクが高いからです。
例えば、求めている人材像として「コミュニケーション能力の高い人材」を掲げる企業があったとします。このような企業の場合、自己PRの強みとして「一人だけでやり遂げる力」をアピールしても、求めている人材像とはマッチしません。
他の学生と差別化できていない
他の学生と似た、当たり障りのない内容を書くことも決して悪いことではありません。しかし差別化はできないため、入社したい意欲は伝わりづらいでしょう。
採用担当者はこれまで何人もの応募書類をチェックしています。他の学生が考えた内容や就活本の中身を少し変えただけの志望動機や自己PRは、読む気を無くしてしまうこともあるでしょう。
逆に、多少表現はつたなくても自分の言葉で書かれている応募書類は、入社したい気持ちがダイレクトに伝わるため評価につながります。
応募者が多い人気企業ほど、周りと差別化できていない応募書類はネックになる可能性があります。
志望動機が抽象的すぎる
志望動機がスキル・経験の羅列のみに終始していると、抽象的な印象を与え「他の企業でもいいのでは？」「企業研究が不十分」などと採用担当者に思われてしまいます。
そもそも、志望動機は応募理由をメインに伝える部分です。詳しいスキルや経験は面接時に説明すればよいので、あなたの強み・人柄や働きたい熱意に触れ、採用メリットを優先的に伝える必要があります。
そのうえで「同業他社ではなく、なぜ応募先企業」を志望したか、より具体的に記載していくことで説得力のある志望動機が完成するのです。
もし、書類選考の段階で不採用になるケースが多ければ、過去の応募書類をみて志望動機が抽象的になっていないか確認してみてください。
倍率の高い大手人気企業ばかり応募している
倍率の高い大手人気企業ばかり応募していると、落ちる可能性は高くなります。前述のとおり、大手人気企業は採用枠に対して応募者が多く、それに伴って優秀な人材が集まりやすいためです。
また、倍率の高い企業では、応募者全員をじっくりと面接で評価する時間を設けられません。書類選考によってある程度ふるいにかけてから面接を実施している点が、倍率の高い企業ほど書類選考の通過率が低い理由のひとつです。
いわゆる大手病の危険性と対策方法については、こちらの記事を参考にしてください。
書類選考の通過率を上げる方法
書類選考で落ちる理由を理解したところで、次は通過率を上げる方法を紹介します。
- ルールやマナーを守って書類を作成する
- 読みやすい文章を心がける
- 業界、企業理解を深める
- 自己分析を徹底する
- 企業に合った自己PRや志望動機を書く
- 具体的なエピソードを入れる
- 書類全体で矛盾がないか確認する
- 第三者に確認してもらう
8つの方法について詳しく解説していきます。
ルールやマナーを守って書類を作成する
企業に指定されたルールや、作成時のマナーを守れていない書類はそれだけで印象が悪くなります。内容以外の点で不必要に印象を悪くしないよう、完成した書類はきちんと見直してから提出しましょう。
【チェックポイント】
- すべての項目が埋まっているか
- 誤字脱字がないか
- 文字数が多すぎ、もしくは少なすぎないか
- 必要書類はすべて揃っているか
- 経歴に間違いはないか
読みやすい文章を心がける
読みやすい文章にするため、「PREP法」と呼ばれる構成を意識しましょう。
【PREP法を用いた例文】
（結論）私の強みは探究心です。
（理由）大学時代は材料科学に関するゼミに所属し、原子力発電プラント用材料の研究に力を入れました。
（具体例）研究では、～を学びました。
（再び結論）このような経験から、納得がいくまでとことん追求する探究心が強みだと考えています。
PREP法では、Point（結論）・Reason（理由）・Example（具体例）・Point（再び結論）の順で伝えていきます。最初に結論を伝えることで、何についての話なのかがすぐに分かり、採用担当に要点を掴んでもらいやすくなるのがメリットです。
業界、企業理解を深める
応募書類の作成にあたり、まずは業界・企業理解を深め、説得力のある志望動機や自己PRのための下地を作りましょう。最初にこの作業を怠ってしまうと、ありきたりで抽象的なアピール内容になってしまい、他の応募者と差別化を図れなくなってしまいます。
企業のホームページを参考にしてみるほか、OB訪問やインターンでリアルな情報を手に入れたり、企業説明会に参加して担当者に質問してみたりするのもよいでしょう。応募先企業について、現役で働いている従業員と同じくらい理解するつもりで、業界・企業への理解を深めるのがベターです。
なお、業界における企業のポジションや特徴、同業他社との関係性を理解するには会社四季報の「業界地図」がおすすめです。業界地図は大学のキャリアセンターや図書館などに置かれている場合が多いので、確認してみましょう。
自己分析を徹底する
繰り返しになりますが、内容が簡潔にまとまっておらず全体を通して何を伝えたいか分かりづらいことも、書類選考に落ちやすくなる原因の一つです。
自己理解が深まれば自分自身の価値感や強みが明確になるため、アピールに一本の軸ができます。採用担当者にアピールしたい内容がダイレクトに伝わりやすくなるため、選考はよい方向に進むようになるでしょう。
書類選考で不採用が続いた場合は、自己分析の質が低かった可能性がないか振り返ってみましょう。自己分析は大学時代だけではなく、幼少時の出来事から振り返り、自分自身の本質的な特性を理解する必要があります。
「何をやっている時にやりがいを感じたか(逆に嫌だったか)」「困難をどう乗り越えたか」など自分を象徴するエピソードを振り返りましょう。これは、そのまま面接でもよく質問される内容でもあるので面接力の底上げにもつながります。
自己分析の補助的なツールとして、無料の適性診断を使うのもおすすめです。
OfferBoxのAnalyzeU+は100万人のデータに基づき、28項目もの診断結果で自分の特性をより正確に分析できます。職種適性の確認や診断結果のアドバイスをもとにした自己PR文の作成ができるほか、入社後に活かせる自分の強みを分かるのが魅力です。
業界研究や企業研究に関しては、こちらの記事も参考にしてみてください。
企業に合った自己PRや志望動機を書く
自己PRや志望動機は使いまわさず、応募先企業にあわせて考え直しましょう。数ある企業の中から応募先企業を選んだ理由が明確であれば、熱意が伝わる内容になります。企業に合った内容にするコツは、関連業界や同業他社との違いをよく理解することです。
志望業界ならではの働きがいや、応募先企業だからこそ実現できることを考えていけば、企業に合った自己PRや志望動機にしやすいはずです。
志望動機の詳しい作り方は、こちらの記事でも紹介しています。
具体的なエピソードを入れる
新卒は経験やスキルと同じかそれ以上に、人柄をはじめとしたポテンシャルが重視されます。書類選考がなかなか通過しない場合、経験やスキルのアピールが中心になっていて、肝心の人柄の部分が上手く伝わっていないかもしれません。
例えば人柄の良さを伝えようとした場合、具体的なエピソード無しにコミュニケーション能力があると書いてもアピールしたい内容はほとんど伝わらないでしょう。
意見を伝える力に秀でているのか、それとも他者の意図を汲み取る能力に長けているのか読み取れないためです。
応募書類に限らず、確実にアピールしたい内容は具体的なエピソードを交えて伝えるようにしましょう。エピソードがあれば内容が正確に伝わるのはもちろん、どのような経緯でアピールするに至ったかが伝わり、説得力が生まれます。
エピソードの締めには、そこから何を学んで・どう活かしていきたいのかもしっかりまとめましょう。
ESや履歴書全体で矛盾がないか確認する
自己PRや志望動機など、それぞれの項目で矛盾が生まれていないか確認しましょう。例えば志望動機で営業職に興味をもったと話しているのに、自己PRで営業職に活かせないような強みをアピールしても主張が合いません。少しでも矛盾があると両方の説得力が弱まってしまうため、エントリシートや履歴書全体の整合性に注意してください。
矛盾をなくし、自己PRと志望動機を紐づけてアピールできれば、さらに説得力のある内容になります。
第三者に確認してもらう
完成した書類は第三者に確認してもらいましょう。ゼミの教授やプロの就活アドバイザーなどの第三者に確認してもらうことで、新たな気づきや改善点が見つかる可能性があります。
見直しは自分自身でもすべきですが、それだけでは不自然な点に気づきにくい場合があります。選考の場にふさわしくない言葉遣いになっているケースや、分かりづらい内容になっているケースがあるので、第三者の意見を取り入れながら改善していきましょう。
書類選考でよくある質問
ここでは、書類選考について多くの学生からよく受ける質問をまとめました。不明点をそのままにしていると、のちに後悔につながる可能性があります。よりスムーズに就活を進められるよう、一つずつ確認しておきましょう。
書類選考で落ちた企業に再応募するのはOK？
応募先企業が受けつけていれば、再応募は可能です。ラストチャンスのつもりで、全力で選考に臨みましょう。
ただし、前回不採用になった時と同じ気持ちで応募書類を作成したのでは、結果が変わらない可能性があります。今回の内容をもとに書類の内容をもう一度見直して、最善の形で再応募するようにしてください。
採用担当者に前回より成長した自分を少しでも伝えられるように、自己分析と企業分析を徹底したうえで丁寧に作成していきましょう。
複数応募締め切りがある場合はどうする？
複数応募の締め切りがある場合は、企業に熱意が伝わるように一次締め切りまでに応募するのが好ましいです。
一次締め切りに間に合わない場合は、次の締め切りまでに提出するようにし、提出期限よりも余裕を持って応募書類をブラッシュアップしておきましょう。
また、一次締め切りに間に合わないからといって選考が不利になるとは限らないので、自信を持って応募することも大切です。
郵送するときのマナーは？
応募書類を郵送する時は、以下のマナーを意識しましょう。
- 書類の折り目がつくのを防止するため「定形外の封筒を使用」
- 汚れや折り目防止のためクリアファイルに入れる
- 期限は遵守する
- 書留郵便は避ける
- 連絡先が分かれば、送付完了後にメールで通知する
もし送付後に宛名を間違えてしまったことに気づいた場合は、応募先企業へまずは謝罪しましょう。郵送ではなく面接時に直接手渡しする場合は、封筒から出して応募書類のみ渡すのがベストです。
履歴書を封筒に入れる前に確認する内容
履歴書を封筒に入れる前には、誤字脱字や空欄がなく必要事項が正しく記載されているか、写真がしっかり貼られているかを確認しましょう。
また、添え状の入れ忘れや日付がポスト投函日になっているかどうかも注意してください。面接の準備に利用するため、応募書類は忘れずにコピーしておきましょう。
封筒の記入方法
封筒を記入する際は、以下のマナーに気をつけましょう。
- 住所は省略せずに都道府県から正確に記入する
- (株)などの略字を使わない
- 表面の左下に「応募書類在中」「○○職 応募書類在中」などと記入
- 裏面の左下に自宅の住所と氏名を記入
- 宛名末尾につける「御中」と「様」を正しく使う
御中と様は宛名によって使い分けが必要です。
御中は企業や部署の後につけ、様は担当者の氏名の後または「採用ご担当者様」といった形で使います。
OK 株式会社○○ 御中、○○株式会社 御中
OK 株式会社○○製造部 御中
NG 株式会社○○様・株式会社○○製造部 様
不採用通知メールに返信は必要？
基本的に不採用通知メールへの返信は不要です。理由としては、多くの企業がテンプレートを使用して不採用者にメールを一斉送信しているからです。
ただし、場合によっては不採用通知メールに対して返信した方がよいケースもあります。代表的な例としては、友人や先輩から求人を紹介してもらった場合です。
自分自身は応募先企業とつながりがなくなっても、紹介してくれた友人や先輩は付き合いが継続する可能性があります。今後の付き合いを円滑にするためにも、わざわざ面接の時間を取ってくれたことに対して感謝を伝えた方がよいでしょう。
また、最終選考まで残った場合や面接中に色々なアドバイスをもらった場合も、お礼や今後の意気込みを伝えると良い印象を与えられます。
書類選考になかなか通らないならOfferBox！
書類選考が通過しない場合は、今までに提出した応募書類を分析し、落ちる理由を明確にすることから始めてみましょう。
「なぜ落ちてしまうの」か理由が明らかになったら、業界・企業研究や自己分析のクオリティを上げるなどして、アピール内容の過不足を修正していくことが大切です。
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