新入社員オンボーディングとは？5ステップで実現！メリットや企業事例
新入社員のオンボーディング導入を検討している人事担当者にとって、オンボーディングのメリットや成功のポイントが気になるのではないでしょうか。
そこで当記事では、最初にオンボーディングの定義を解説した後、企業が新入社員のオンボーディングに取り組むメリット、取り組む際の流れ、成功のポイントなどを解説していきます。
目次
新入社員のオンボーディングとは？
まずは新入社員のオンボーディングの定義、新入研修との違い、オンボーディングが注目されている背景について解説します。
オンボーディングの定義
オンボーディングの元々の語源は「on-board」で「飛行機や船に乗っている」という意味があります。
人事用語としてのオンボーディングは、新規採用した社員が早く活躍してもらえるように組織全体でサポートする仕組みを指します。
言い換えると、企業の風土や文化にスムーズに馴染んでもらい、業務プロセスや必要な知識を覚えてもらうためのプログラムです。
オンボーディングと新入研修の違い
オンボーディングと新入研修には以下の違いがあります。
- オンボーディング：入社後に継続的に行う育成プログラム
- 新人研修：入社直後に行う短期集中型の研修
他にも、オンボーディングは中途入社の社員を含みますが、新人研修は新入社員のみを対象にしています。
新人研修という言葉の方が馴染み深いかもしれませんが、すでにアメリカの企業ではオンボーディングの導入が広がっているため、今後日本でも増える可能性が高いでしょう。
オンボーディングが注目されている背景
オンボーディングが注目されている背景には、新入社員の変化が挙げられます。上司に求めるもの、仕事に求めるもの、職場環境の3つの変化です。
上司には新入社員1人ひとりへの丁寧な指導が求められます。また、仕事に対しては「どの会社でも通用する汎用性が高いスキル」が求められています。職場環境に関しても、新型コロナウイルス感染症対策により、テレワークが普及している状況です。
このような変化によって、従来の短期的な新人研修ではニーズに対応しきれず、継続的な取り組みであるオンボーディングが注目されているのです。
新入社員のオンボーディングに取り組む5つのメリット
新入社員のオンボーディングには、以下5つのメリットがあります。
- 早期戦力化・生産性の向上
- 離職の防止
- エンゲージメント・組織力の向上
- 採用コストの削減
- 人材育成制度の改善
それぞれ解説していきます。
早期戦力化・生産性の向上
オンボーディングによって早期戦力化と生産性の向上が期待できます。逆にオンボーディングを導入していなければ、新入社員の成長に時間がかかる可能性が高いでしょう。
オンボーディングに取り組むことで教育期間の短縮が期待できますし、早期の戦力化によって高いパフォーマンスを見込めます。
離職の防止
社員が会社を辞める理由には「人間関係の悩み」が多いのではないでしょうか。特に新入社員は、上司、同僚、顧客との関係で悩む機会が多いかもしれません。悩みが深刻化すれば、必然的に離職を考えるでしょう。
オンボーディングの目的は、組織全体でサポートしながらスムーズに企業に馴染んでもらうことなので、離職防止の効果が期待できます。
エンゲージメント・組織力の向上
エンゲージメントとは会社への思い入れや愛着を表す言葉です。エンゲージメントが下がる理由に会社への疑念があります。「自分は必要とされていないのでは？」と新入社員が感じれば、一般的にエンゲージメントは下がるでしょう。
オンボーディングは多数の社員が関与し、新入社員との調和を目指します。
新入社員は「自分は周りから期待をかけられている」と知ることで、他の社員は横のつながりを実感することで、双方のエンゲージメントがアップするでしょう。組織力の向上も期待できます。
採用コストの削減
短期間で新入社員が離職し、新しい人材を採用する場合、多大なコストが発生します。
求人サイトの広告費や会社案内、自社ホームページの改善、イベント出展のような社外コストだけではなく、人件費のような社内コストも見積もらなければなりません。リファラル採用を導入すれば紹介料も発生するでしょう。
オンボーディングの導入によって定着率がアップすれば、上記のような採用コストを削減できます。その分を福利厚生や賃金に還元することで、社員満足度の向上も期待できるでしょう。
人材育成制度の改善
オンボーディングの導入は、自社の人材育成制度を見直すきっかけになります。
例えば短期間の新入研修のみ行ってきた企業は、オンボーディングによって長期的な視点を得られるでしょう。社外のコンサルタント会社に人材育成を丸投げしていた企業は、全社的に関わることで気付きを得られるかもしれません。
このようにオンボーディングによって人材育成制度を再構築できるのもメリットの1つです。
新入社員のオンボーディングに取り組む流れ
新入社員のオンボーディングは、基本的に次の流れで進みます。
- 目標設定
- プラン作成
- 社内共有
- 体制整備・実行
- 見直しと改善
ステップごとに詳しく解説していきます。
STEP1.目標設定
最初にオンボーディングの目標を設定します。その際は「企業の雰囲気や文化に慣れてもらう観点」と「業務に必要な知識やスキルを習得する観点」の双方を考えるとよいでしょう。
例えば企業の雰囲気や文化であれば、「企業のミッションを理解してもらう」「疎外感を感じないように社内の雰囲気に慣れてもらう」などがあります。
知識やスキルの習得であれば、「営業職としてクロージングスキルを身に付けてもらう」「経理職として適切な仕分けを覚えてもらう」などがあるでしょう。
目標設定は企業や職種によっても変わるので、新入社員ごとに最適な内容を考えましょう。
STEP2.プラン作成
目標を実現するためのプランを作成します。
新入社員それぞれの適性や性格を踏まえ、入社後1年程度の期間を想定し、個別にオンボーディングを計画することがポイントです。
「どのようなプロセスを辿れば、無理なく、自然に目標をクリアできるのか」をイメージしたうえで、1年後から逆算し、6ヶ月後、3ヶ月後、1ヶ月後、2週間後と細分化していきましょう。
オンボーディングプランが「企業課題の解決につながるかどうか」という観点も大切です。
STEP3.社内共有
作成したプランは新入社員の部署をはじめ、社内全体で共有します。積極的にフィードバックを得ることで、より洗練されたプランに改善できるでしょう。
オンボーディングプランの社内共有によって、組織全体で新入社員をサポートする体制が整います。
STEP4.実行
新入社員とのミーティングなどでプランを伝えた後、実際にオンボーディングを実行します。
オンボーディングは早期戦力化も期待できますが、それでも半年後、1年後の目標を達成するには継続的な取り組みが必要です。
新入社員に居場所の無さを感じさせないようにコミュニケーションを取りながら、知識やスキルが身に付くように支援を行いましょう。
STEP5.見直しと改善
オンボーディングの内容は状況の変化に伴って定期的に見直す必要があります。
例えば新入社員が想定よりも早く成長すれば、より高い目標を設定する必要があるかもしれません。逆に成長が遅ければ、よりプランを細分化して、ハードルの数を増やす方がよいでしょう。
PDCAサイクルを回しながら改善することで、オンボーディングの効果を高めることができます。
新入社員のオンボーディングに成功するためのポイント
新入社員のオンボーディングに成功するポイントに以下の3つが挙げられます。
- 全社員の理解
- 組織の課題の明確化
- 人間関係の構築
それぞれ解説していきます。
全社員の理解
オンボーディングは全社員の理解が必要です。大半の社員が制度を理解していても、一部の社員が理解していなければ、無意識に消極的な態度が出てしまうかもしれません。
それが新入社員に伝われば、「自分は歓迎されていないのかな……」と感じる可能性があります。特に入社直後は緊張しているものなので気を付けましょう。
そのため、オンボーディングを導入する際は、全社員への周知を徹底し、役割や関わり方を伝えることが大切です。
組織の課題の明確化
組織の課題が明確な場合は、オンボーディングで補えるかどうかを考えましょう。
例えば「優秀な人材の離職率が高い」という課題があれば、自社の歴史を踏まえて、長期的に勤務するメリットを理解してもらったり、資格支援制度をオンボーディングに組み込んだりするなどの対策が考えられます。
逆に企業体質が古くて離職者が多い場合は、オンボーディングに強制参加の飲み会を加えない、運動会や寒風会のような集団行動を排除する、といった対策が必要になるかもしれません。その場合はオンボーディングをきっかけに企業変革も考えることになるでしょう。
組織の課題は企業ごとに異なるので、オンボーディングを策定するうえで見直してみてください。
人間関係の構築
就職みらい研究所「働きたい組織の特徴（2021年卒）」によると、コミュニケーションが希薄で個人の自由に任せる企業よりも、コミュニケーションが密で一体感を求められる企業の方が学生から支持されています。
またリクルートマネジメントソリューションズの「2020年 新入社員調査」によると、鍛え合いや競争よりも、助け合い成長していく職場の方が重視されています。
新入社員はこのような意識を持つ傾向があるので、オンボーディングによって積極的にコミュニケーションを図りながら人間関係を構築することが大切です。
新入社員のオンボーディングと合わせて取り組みたい施策
新入社員のオンボーディングとともに取り組みたい施策を紹介します。
スムーズな受け入れ態勢の整備
オンボーディングは新入社員をスムーズに受け入れることが重要です。入社初日から個人のメールアドレスや名刺を用意する、必要に応じて歓迎会を開くなど、新入社員の緊張をやわらげる努力を行いましょう。
新入社員が不満を抱く理由に「仕事中に質問したくてもできなかった」があります。その結果、仕事でミスをする、上司に叱責される、不満を抱いて退職を考える、という流れが考えられるのです。
オンボーディングは個人に寄り添った育成プログラムですから、受け入れ体制の整備によって効果増が期待できます。
教育体制の充実とメンター制度の導入
オンボーディングには「企業に馴染んでもらう」という要素があるため、現場レベルでのOJTがメインになるかもしれません。しかし外部研修やセミナーといったOff-JTをからめることで、よりスムーズに新入社員が成長する可能性が高くなるでしょう。
また、同じ部署の上司とは別に、新入社員と年齢が近い先輩社員をメンターにすることで、心理的なサポート効果も期待できます。
新入社員のオンボーディングに成功している企業事例
新入社員のオンボーディングに成功している企業として、サイボウズ株式会社とGMOペパボ株式会社の事例を紹介します。
サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社では、組織の文化理解と関係性の構築を目的にしたオンライン中心のオンボーディングを導入しています。身に付くものは「社会人としてのマインドセット」と「キャリア選択の考え方」です。
入社初日のオリエンテーション、1ヶ月後のオンボーディングベーシック研修、3ヶ月後と6ヶ月後のオンボーディングサーベイなど、継続的にプログラムを実施しているという特徴があります。
またオンボーディング終了後も、外国語学習支援や資格取得支援など、長期的な育成に力を入れている会社です。
GMOペパボ株式会社
GMOペパボ株式会社は、2021年から新規メンバーのためのオンボーディングを整備しています。特徴としてNotionというツールを使用した可視化や、Design Docの試験的な導入などがあります。
Design Docとは、新規開発するソフトウェアなどの要点をまとめた文章で、開発の背景やセキュリティの考慮点などを残しています。
他にも、自己開示型の振り返りを行うことで、メンバー間の問題共有を深めているようです。全社共通の施策として「チャットルームの開設を行っている」という情報もあり、オンボーディングを積極的に導入している企業といえるでしょう。
まとめ
オンボーディングとは、新規採用した社員を組織全体でサポートする持続的なプログラムです。
主な目的に早期戦力化、離職の防止、採用コストの削減などがあり、目標設定、プラン作成、社内共有、実行、改善というPDCAを回しながら進めるのが基本です。
オンボーディングに成功するには、全社員の理解、課題の明確化、人間関係の構築が重要です。全社的に受け入れ体制を整備することで、よりスムーズに取り組めるでしょう。
