テレワークのメリットとデメリット|働き方改革を成功させる秘訣とは

政府が推進する働き方改革のひとつ「テレワーク」は、社員の労働形態を変えるだけではなく、企業側にも多くのメリットがあります。

しかし、テレワークの具体的な内容や、導入までの流れがわからないという方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、テレワークのメリットやデメリット、制度導入までの具体的な流れについて解説します。

テレワークが向いている企業についても解説していきますので、テレワーク導入の参考にしてください。

テレワークとは?

総務省によると、テレワークとは、「時間や場所の制約を受けず、情報通信技術(ICT)を活用して柔軟に働く形態」のことを指します。

簡単に言い換えると、「仕事に最適な空間と場所を自分で選択できる働き方」です。

「テレ」とありますが、テレワークは「Tele=離れた所」と「Work=働く」が語源の造語なので、電話は関係がありません。

テレワークのスタイル

テレワークには「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つのスタイルがあります。

テレワーク導入する場合は、上記の分類を参考に、自社に適したワークスタイルを選択するといいでしょう。

なお、実際にテレワークを導入している企業のスタイル別導入率は、以下のようになっています。

総務省より

上記の導入率を見ると、テレワークを導入している企業の半数以上が在宅勤務やモバイルワークを採用しています。

オフィススペースをレンタルするサテライトオフィスは、他のスタイルと比較するとあまり浸透していないことがわかります。

テレワーク導入の背景

テレワークを導入する企業が増加している背景には、労働人口の減少があります。

働き方への価値観が多様化によって、従来の労働形態では人材の確保が難しいという問題もあるでしょう。

このような売り手市場のなかで企業がテレワークを導入すれば、「働く場所にとらわれない」という強みを発揮できるため、人材不足の解消に繋がります。

また、インターネットの普及や新型コロナウイルスの感染拡大も、テレワークの導入を後押ししている要因のひとつです。

居住地域や労働時間に縛られない働き方の選択は、場所や時間の問題で就業できなかった人にも就業の機会を与えています。

テレワーク導入のメリット

テレワークの導入には、主に3つのメリットがあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

人材確保と雇用の継続

ワークライフバランスを重視して多様な働き方を求める社員にとって、テレワークを実施している企業は魅力的に映ります。

また、場所や時間にとらわれない働き方ができるので、子育てや介護などの事情を抱えている社員も働き続けやすくなります。

コストの削減

テレワークを導入すれば通勤の必要がなくなり、交通費が不要になります。

さらに、出社する社員も減るので、オフィスの光熱費削減にも繋がります。

交通費やオフィスの光熱費は毎月かかるものなので、年間で削減できるコストも大きくなるでしょう。

リスクの分散(BCP対策)

テレワークはオフィスで働く労働形態ではありません。そのため、公共交通機関の運転中止や外出自粛も、大きな支障にはなりません。

自然災害やパンデミック発生時の事業継続と早期復旧が可能です。

日本は地震大国なので、事業継続計画(BCP)の一環として、テレワークを導入する意義は大きいといえます。

テレワーク導入のデメリット

テレワークの導入によるデメリットも理解しておきましょう。

勤怠管理の複雑化

社員は基本的にオフィス外で働くので、労働時間の把握が難しくなります。

早朝や深夜でも仕事ができるため、社員の長時間労働に繋がる可能性もあるでしょう。

また、時間の管理ができない社員による非効率的な作業や、「サボり」のリスクも生じます。

コミュニケーションの希薄化

社員がそれぞれ違う場所で働くので、社員同士のコミュニケーションが少なくなります。

そのため、スムーズな情報共有ができなければ、生産性の低下を招く可能性があります。

また、わからないことがあってもその場で上司に聞けなかったり、部下の相談に乗ることや指導することが難しくなったりするため、作業効率の低下や社員の退職にも繋がる危険性が出てきてしまいます。

セキュリティリスクの増加

ノートPCやタブレットなどの端末を持ち出して作業をする「モバイルワーク」は、端末の紛失や画面を他者に見られるといった情報漏洩のリスクがあります。

テレワーク導入に必要なもの

テレワークの導入には、主に以下の6つが必要です。

①電子機器

ICTを活用したテレワークでは、多彩なワークスタイルに対応するデバイスが欠かせません。機器の選択には、業務に適した機能や使いやすさも考慮する必要があるでしょう。

②コミュニケーションツール

テレワークは会社から離れた場所で業務を行うため、社員同士のコミュニケーション不足を解消するツールが必要です。主なツールには「チャットワーク」や「メッセンジャー」などがあります。

③Web会議システム

自宅や出先で業務をしている社員と、スムーズに会議を行うためのツールも必要です。「ZOOM」や「Google Meet」なら無料で利用でき、最大で100名までの同時接続も実現します。

④ファイル共有ツール

ファイルの共有は、オンラインストレージの使用が一般的です。無料で使えるツールも少なくありませんが、万全なセキュリティ対策と豊富な管理機能を備えた有料サービスの利用がおすすめです。

⑤勤怠管理ツール

勤怠管理ツールを選択するときには、「始業・就業・休憩」の各時間を記録できる機能をチェックしましょう。「フレックス勤務」や「業務の中抜け」に対応できる機能があると、テレワークの多様な運用にも対応できます。

⑥セキュリティ対策

情報の漏洩リスクを軽減するファイアーウォールの導入やウイルス対策ソフトの使用といった技術面も重要ですが、「業務ではフリーWi-Fiを使わない」などの社内ルールを設けることも大切です。

テレワークはどんな企業に向いているの?

産業別のテレワークの導入状況を見てみましょう。

総務省より

これを見ると、幅広い業種でテレワークが実施されていることがわかります。なかでも「情報通信」と「金融・保険」での導入が目立ちます。

しかし実際は、テレワークを導入している企業でも、適用の対象となっている社員は「5%未満」がほとんどです。

テレワークは業務の内容によって向き不向きがあるため、社内全体へのテレワーク導入は現実的とはいえません。

では、どのような職種がテレワークに向いているのでしょうか?

テレワークが向いている職種

1人で作業を完結できる業務なら、頻繁にコミュニケーションをとる必要がないのでテレワークに適しています。

ただし、テレワークは上司の目が届かない場所での作業になるため、作業の内容や成果を可視化できなければいけません。

そこで、テレワークが向いている職種について、具体的に解説していきます。

・事務

1人で作業がほぼ完結する職種であれば、テレワークに適しています。データの入力作業なら、在宅勤務も可能です。

・カスタマーサポート

顧客とのやりとりはすべて電話やメールで完結するため、テレワークの導入が進んでいる職種です。ICTツールがあれば在宅でも勤務できます。

・プログラマー、Webデザイナー、Webライター

スマートフォンのアプリ開発やWebサイトの構築は、在宅勤務でも支障がありません。

また、「アプリ」や「記事」というわかりやすい成果物があるため、人事評価がしやすいという特徴もあります。

なお、取引先との連絡や受注、納品にはメールやチャットツールを使います。

・営業

移動中や空き時間のモバイルワークに適した職種です。出社せずに直接顧客のもとに出向くことによる通勤時間や労働時間の短縮にも繋がります。

テレワークが不向きな職種

テレワークの導入が不向きな職種としては、医療や福祉、接客業などが挙げられるでしょう。ただし、「セルフレジ」の導入や「オンライン診察」などの普及も始まっているため、今後はテレワークの導入が加速する可能性もあります。

業種を問わず、「現場作業へのテレワーク導入は難しい」と考えて対応するべきでしょう。工夫次第で、どのような職種にも導入できる余地はあります。

テレワークを試験的に導入する方法

テレワークの本格的な導入に不安がある場合は、試験的に導入してみるといいでしょう。試験的な導入の流れを具体的に見ていきます。

STEP1|目的を明確にする

テレワーク導入の目的を明確にすることは大変重要です。

まずは、企業と社員の双方にメリットが生まれるかどうかを最優先に考えてみてください。

テレワークの導入を求める職種が社内にない場合は、導入そのものを再検討する必要もあります。

STEP2|対象範囲を決める

目的を明確にしたら、対象者と対象業務の選定をします。

業務や従業員を限定して試験的に導入してから対象範囲を少しずつ拡大すれば、リスクを抑えることが可能です。

STEP3|現状の把握と導入準備

ICT環境の整備やテレワーク導入のルール制定など、導入に向けた現状を把握します。問題があれば改善をしていきましょう。

STEP4|試行実施

期間を決めて試験的にテレワークを導入します。

導入後に生じた問題があれば改善策を検討しましょう。

社員へのアンケート調査やヒアリング調査を実施して、導入による効果も確認してください。

まとめ

今回の記事では、テレワークのメリットとデメリット、試験的に導入する手順などについてお伝えしました。

テレワークは、通勤時間やコストの削減など、社員と企業の双方にメリットをもたらす制度です。

ただし、労働時間の管理やコミュニケーションの希薄化、情報漏洩の危険性など、テレワーク導入による課題も多くあります。

導入を成功させるためには、導入の目的や準備、テレワークを適用する部署や従業員の選別を慎重に行う必要があります。

導入を急ぐのではなく、自社にとって有用な制度なのかどうかをしっかりと検討することが大切です。

人事ZINE 編集部

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