メンター制度のメリット・デメリットは？成功事例・失敗例と実践方法
新入社員の教育や、若手の育成方法として浸透しているメンター制度。制度の名前を知っていても具体的なやり方や、メリット・デメリットを理解できている人は意外と少ないのではないでしょうか。
自社に導入すべきかどうか、検討する段階で知っておきたいメンター制度の基本やデメリットをカバーする方法までくわしくご紹介します。
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目次
メンター制度の基本
まずは、メンター制度の基本について知ることから始めましょう。
メンター制度とは？
メンター制度とは、助言者のような立ち位置で先輩が後輩に助言し、仕事にまつわる相談を受けたり、支援したりするという制度です。メンターという言葉の由来は、叙事詩『オデュッセイア』の登場人物、メントールという賢人の名前からとったとされています。
物語の主人公であるオデュッセウスがトロイに行く際、テレマコス王子の教育係に任命されたメントールは、帝王学や政治学を始め王となるための指導を行ったのです。賢人メントールのように、職場で指導・支援していく人をメンターと呼ぶようになりました。
メンター制度では助言者をメンター、助言される人をメンティーと呼びます。メンティーは会社で働く上で気をつけることをメンターから教えてもらったり、悩んでいることを相談したりできます。
メンター制度では従来の上司・部下のように上から下に教えるという関係ではなく、相談に乗る・コツを教えるなど、助言・提案する双方向性のある関係が大きな特徴です。
メンター制度で実際にする業務は？
次に、メンター制度で行われる業務の具体例をご紹介します。大きく分けて、下記4つのサポートがメンター制度で行われる支援業務です。
- 会社に馴染むためのサポート
- 会社のやり方を知るためのサポート
- 人間関係の築き方についてのサポート
- 仕事の悩み相談
例えば会社に馴染むためにメンターとメンティー、そしてメンティーと同部署の先輩とランチを設定する、人間関係を築くには「◯◯さんがキーマンだから積極的に話しかけて」など、先輩しか知らない会社特有の情報を教え、メンティーが仕事をスムーズにできるためのサポートを行います。
その他、仕事上で抱えている悩みをヒアリングし、困っていることがないかを確認するのもメンターの役割です。
サポートを行うメンターがいることを考えると、気になってくるのはメンティー直属の上司との役割分担がどのようになっているかです。
直属の上司は実務に関連する仕事や仕事のやり方を指導するのに対して、メンターはやり方・人間関係の築き方など会社に馴染むサポートや直属の上司には言いづらい、言うほどでもない悩み相談に乗るのが仕事です。
直属の上司がメンターの分まですべて担当してしまってはメンティー社員が息苦しく感じる場合もありますし、上司と先輩では精神的な距離も話すときのプレッシャーも違います。
メンティー社員のすべてを同じ人が担当するのではなく、何人かがメンティー社員をサポートするような制度を設けておくと、上司・メンター・メンティーともに精神的負担が少なくて済みます。
メンター制度の目的
メンター制度を導入する企業の目的としては、人材育成・チームワークの醸成・早期離職の防止などが挙げられます。
年功序列が崩れてフラットな組織となった今、チームワークが醸成されやすい風土を作る目的をメンター制度においている企業もあるでしょう。他にも、日常的に相談できる環境があればメンティーが抱え込んでいる悩みや不満に気がつきやすくなるため、早期離職防止につなげられるという狙いをもつ企業もあります。
メンター制度と類似制度との違い
メンター制度を理解するために、エルダー制度やブラザー・シスター制度など、よく似た人材育成制度との比較を見ていきましょう。
OJTとの違い
OJTはOn the Job Trainingの略で、実際の業務を通じて新入社員に仕事を身につけさせていく研修の手法です。指導役は直属の上司や先輩が担当し、実務を一緒に行いながら新入社員の指導をします。メンター制度では仕事の悩みを聞くこともありますが、実務を教えるのではなく、会社のなかでよりよいキャリアパスを築けるようなサポートをします。
エルダー制度との違い
メンター制度は、他部署に所属している先輩がメンタル面をサポートするのに対し、エルダー制度は年次の近い同部署の先輩が教育係として、実務の指導をします。エルダー制度はOJTの一環として行われます。
ブラザー・シスター制度との違い
メンター制度は先輩がキャリアに関する悩みごとや会社の人間関係など、実務以外の相談役になるのに対して、ブラザー・シスター制度は年の近い先輩が実務についてもサポートします。
コーチングとの違い
コーチングは業務上の成長を促す手法の1つであり、制度ではありません。傾聴・質問・提案を行って相手が答えを導くよう手助けすることで目標達成のサポートを行います。一方、メンター制度はメンタル面でのサポートが主であり、目標設定もしません。
メンター制度のメリット
次にメンター制度がもつ、5つのメリットについてご紹介します。
メンティー社員のモチベーションアップ
1つ目はメンティー社員のモチベーションアップができるというメリットです。経験のない若手社員が誰にも相談できない状態で仕事をすれば、やり方がわからずにつまずいて失敗し、悩みを抱えることもあるでしょう。
しかし、相談できる先輩がいれば問題が解決されやすく、悩みを溜め込むことにはならないためモチベーションアップにつながるといえるでしょう。
メンティー社員の職場順応を促進
2つ目は、メンティー社員の職場順応を促進できるというメリットです。メンティー社員にとってメンター社員は「仕事で怒られることもなく、自分が過ごしやすくなるためのアドバイスをくれる先輩が別部署にいる」という安心感を生む存在です。
同部署の場合は仕事で関わってしまうため、仕事で怒られるシーンもあるでしょう。そうなると信頼関係の構築に時間がかかってしまい、相談しなくなるという悪い循環に陥る可能性も高いです。
しかし、メンターは別部署の相談相手になってくれる先輩です。そのため安心して相談でき、その結果周囲とのコミュニケーションがうまくいくようになった、仕事がうまくいったなどの良い影響を生み出す確率が上がってくるのです。
メンター制度はこうした環境を整えられるため、メンティー社員の職場順応を促進してくれるメリットがあるといえます。
メンティー社員の早期離職防止
2つ目のメリットであるメンティー社員の職場順応は、3つ目のメリットの早期離職防止にもよい影響をもたらします。それはメンティー社員が早期に職場に馴染めれば「職場＝自分の居場所」となり、働きやすさを感じられる可能性も高まるからです。
また、メンティー社員自身が働きやすいと感じていれば離職の可能性が下がり、周囲もサポートしたいという気持ちを醸成されやすくなります。
周囲とのコミュニケーションがうまく取れてサポートしてもらえる環境であれば、より離職が頭に浮かぶことは少なくなるでしょう。こういった一連の流れができれば、早期離職を防ぐ可能性が高まります。
メンター社員の成長
4つ目はメンター社員の成長というメリットです。後輩ができたことで先輩としての自分の仕事ぶりを客観視するきっかけになり、「後輩に教えられるように自分も成長しなければ」という意識が根づきやすくなります。また、人に教えれば反復学習の効果もあるため、メンター社員自身の成長も期待できるでしょう。
部署を超えたコミュニケーションの活発化
5つ目のメリットは部署を超えたコミュニケーションが活発になることです。メンターは別部署の先輩社員が担当することが多いため、必然的に部署の垣根を越えた交流が生まれます。組織が抱えやすい「部署間のコミュニケーション低下」という問題を払拭できることも、メンター制度の大きなメリットといえるでしょう。
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メンター制度のデメリット
反対に、メンター制度がもつ4つのデメリットを見てみましょう。
メンター社員の業務負荷が高まる
1つ目は、メンター社員の業務負荷が高まるというデメリットです。メンター自身の仕事にプラスしてメンティーの相談に乗る・支援する時間を確保するため、業務負荷が高まります。
メンティー自身が相談するにも慣れが必要ですし、メンターも指導に慣れていなければメンティーが納得するような答えが出せず、問題解決に長い時間を費やす可能性があり、より業務負荷がかかります。
メンター・メンティーの相性によっては悪い結果に
2つ目のデメリットは、メンター・メンティーの相性が合わないと悪い結果を生むことです。メンター制度だけに限りませんが、信頼関係を築けなければ相談できる人がいない状態といえるため、早期退職の引き金になる可能性もあります。
特にメンター制度は業務ではなく精神面での支援を行う制度ですから、相性が合わなければ双方のモチベーションを下げ、仕事のパフォーマンスも下がる可能性も考えられます。
メンター社員の質にばらつきが生じる
3つ目のデメリットは、メンター社員の質にばらつきが生じるという点です。メンター制度を実施する目的の浸透度や、メンター自身のレベルによっても助言・相談の質にばらつきが生じます。
また、メンターの質に応じてメンティーのモチベーションや育成度合いもばらつくでしょう。質のばらつきがあるメンティーが将来メンターになり育成をすれば、また質のばらつきを生むため、組織にとって長い間に悪影響を及ぼす可能性もあります。
リモートワークには不向き
4つ目のデメリットはメンター制度がリモートワークに不向きな制度という点です。すでに信頼関係が構築されている状態でのリモートワークであれば問題ありませんが、信頼関係が構築される前の場合、対面での交流がないと人間関係や信頼関係の構築が困難です。
オンラインの場合はラグが生じたり、反応がわかりづらかったりするという問題もあります。たとえ同じ会社の仲間であっても反応がわかりづらいことによってお互いの警戒心が解けず、信頼関係を築くことに時間がかかる可能性が高いといえるでしょう。
メンター制度を導入する5つのステップ
実際にメンター制度を導入する際の手順について5つに分けて解説します。きちんと準備をして始めないとメンターもメンティーも戸惑うだけの結果になるので注意してください。
ステップ1：目的を決める
「若手社員の定着を図る」「社内の人間関係を円滑にする」「女性社員のサポート」「社員の早期離脱〇％削減」など、メンター制度を実施する目的を設定します。目的を決める際には現場にヒアリングして、実情に合ったものにしましょう。
一度聞くだけでは課題が見つからないかもしれないので、頻繁に各世代の声を集めておくのもポイントです。目的を決めたら人事担当者内で共有するようにしてください。
ステップ2：実施計画・運用ルールの立案
次に実施計画とスケジュールを立てるようにします。実施期間やメンター選定のタイミングを決定してください。
実施計画とスケジュールが決まったら、運用ルールを策定します。メンターからメンティーへの声掛けの頻度やタイミング、どこまで踏み込んで話してよいのかなど、後々、トラブルを生まないようなガイドライン作りをしておくのがおすすめです。
ガイドラインが存在しないとメンターは実際に何をすればよいのかがわからず、制度が機能しないものとなってしまいます。
ステップ3：メンターとメンティーを選定
メンターとメンティーを決めますが、両者の相性が制度の成否を決めるため、慎重に行わなくてはいけません。最初に設定した目的を考えて決めていきます。
決め方としては人事担当者がプロフィールや条件などの書類確認や面談などを通じて決める方法と、メンティーにメンター候補を提示したうえで選んでもらう方法があります。
メンターを決める際のポイントとしては、面倒見がよく誠実な人柄であるかどうかなどを見ていきます。メンターが決まったら事前研修を行い、ガイドラインの内容も伝えるようにしましょう。
ステップ4：実施する
実施する際には、メンターが負担に感じないようにするフォローも大切です。人事担当者がたびたび声をかけ、うまくいっているか、問題はないかなどについて聞いてみてください。もしメンターとメンティーの相性が悪ければ、他の人に交代させるのも選択肢です。
また、メンター制度を始める際には、全社員に制度について周知するようにします。1人では負担になることも、周囲の協力があればスムーズにいくでしょう。
ステップ5：成果の分析
メンターの実施期間が終わったら、メンターとメンティーの双方からアンケートやレポート、面談などでレスポンスを受けるようにします。実施した中でよかったこと、うまくいかなかったこと、成長したと思える点、今後の課題などを聞き出すようにしましょう。そして、次回以降のメンター制度で改善するための資料とします。
メンター、メンティーにとっても振り返りをすることで、自分の成長を感じると共に、さらなる課題を見つけ、次のステップへとつなげられます。
メンター制度の成功事例
ここからは、実際にメンター制度を導入し成功している企業の事例を紹介します。導入する際の参考にしてください。
事例1：資生堂
化粧品の大手・資生堂では若手がメンター、ベテランがメンティーとなる「リバース・メンタリング」を実施しています。背景としては、TiK TokはじめSNS活用やデジタル関連のトレンドについては若手が優れ、ベテランになるほどに立ち遅れている点をカバーしたいというものがありました。
社長も含めた約200人が参加し、ベテランもデジタル・トランスフォーメーション（DX）への理解を深めています。
直属の上司と部下では部下が緊張してしまうため、他部署同士で組むのが成功へのポイントとなっています。
事例2：富国生命保険相互会社
富国生命保険相互会社は「フコク生命」としても知られる生命保険会社です。全国に配属される新入社員が孤独感を持ちやすいことから、メンター制度を実施しています。
制度を成功に導くために行っている工夫として、メンターを公募制にしていることが挙げられます。指名された人よりも自らやりたいと手を挙げた人のほうが積極的にメンタリングを行える傾向があるからです。また、メンターについては研修期間を設け、シニアメンターがメンターのサポートをしています。
結果として、新入社員の成長や社員間のネットワークづくりが実現している他、メンターの成長にもつながっているそうです。
事例3：キリンホールディングス
飲料水のキリンホールディングスでは女性の活躍推進のために、メンター制度を実施しています。女性総合職の継続就業や、女性経営職の育成促進が実施の目的です。
特徴はメンティーであった女性経営職が、次のメンターになって後輩をメンタリングする「メンタリング・チェイン」という仕組みをとっている点です。メンター経験者が増えるごとに、女性活躍推進に関する理解者の輪も広がっています。
総合職女性社員の離職率が減少し、女性経営職の比率もアップしたといいます。
メンター制度の失敗例とデメリットのカバー方法
メンター制度で起こりがちな失敗例と、カバーの方法について見ていきましょう。
メンター社員の業務負荷は部門でカバー
メンター社員の負担が増え、疲弊してしまうという事例が多くあります。メンター社員は自分の仕事を抱えながら、後輩の相談に乗らなくてはならず、業務の遅れや人付き合いが増えたことからくるストレスで、メンターを辞めたいと考えてしまうそうです。
業務負荷のデメリットについては、メンター社員1人に負わせるのではなく、部門単位で業務を割り振るなどの仕組みを設計することでカバーすれば解決できます。
メンター社員自身も、慣れるまでは自分の業務とメンターとしての役割のバランス調整に苦労するでしょうし、物理的に自身の時間が圧迫されれば精神的な負荷も大きくなるでしょう。その状態で業務を継続すれば、メンター社員自身のパフォーマンスが大きく下がる可能性もあると言えます。
1人の業務は部門全体で割り振れば、1人1人の負担は限りなく少なくできます。無理をさせずに継続できる設計をし、メンター制度のメリットを最大限得られるよう工夫しましょう。
メンター・メンティーのマッチングは双方からのヒアリングや適性検査を活用
人事担当者が組み合わせたメンターとメンティーの相性が悪く、制度が機能せずに意味のないものになってしまう事例もよくあります。メンターが話したことがメンティーにとっては無駄に感じるものであったり、気が合わないために会話が平行線になったりするようなパターンが見られます。
メンター・メンティーの相性が悪かった場合のデメリットについては、相性に問題がないか、まずは適性検査を実施してマッチング度合いを確かめるといいでしょう。
性格傾向やスキルなどを客観的に数値化できる適性検査を活用すれば、相性の良くない組み合わせになる確率を下げられます。適性検査などの客観的な指標だけで相性はわからないため、制度の継続中に双方からヒアリングをするのがよいでしょう。
ヒアリングの結果マッチングしていなかった場合は、別の相手とペアになれる仕組みを用意しておくことが重要です。事前に変更も可能と伝えておくとメンター・メンティー双方の精神的な負担を減らせます。
メンター社員には制度の目的共有と研修を
メンターの対応がバラバラなため、しっかりとしたメンタリングが受けられなかったというメンティーもいます。制度があっても相談の機会がほとんどなかったというケースもあれば、熱心にアドバイスをくれるのはいいが直属の上司と意見が異なるためにとまどってしまったというパターンもありました。
メンター社員の質がばらつくというデメリットに関しては、メンター制度自体の目的を共有して、モチベーションを高めておくことが重要です。さらにメンター候補者には研修を行い、適切なコミュニケーションのとり方や想定質問に対する答えを用意させるなどの訓練が必要です。
特に指導する役割が初めての場合、メンティーに不安を感じさせると制度が機能しなくなってしまいます。頼れる先輩と思ってもらえるように研修で訓練しておけば、メンター・メンティーだけでなく、会社の将来にも役立ちます。
オンラインツールの整備や定期的な対面を実施
コロナ禍や働き方改革でリモートワークが進んだために、社員同士で会う機会が減り、メンティー制度が機能しなくなったという企業もあります。せっかくメンターとメンティーをマッチングさせたはずが、結局、連絡を取り合わず制度が形骸化してしまい、社内でもいらないのではないかという声が出るというケースが見られました。
リモートワークに不向きというデメリットについては、定期的な対面でのコミュニケーションとオンラインツールの整備で改善しましょう。相手がどんな人なのかお互いに理解し、信頼しあえる関係になるには直接会って話をすることが欠かせません。
そのため、定期的に対面で会う時間を設け、その他の時間はラグが少なく映像の精度がいいオンラインツールを用意して交流してもらいましょう。並行してできるだけ早く信頼関係を築けるよう会話の研修を行う、相手の情報をインプットしておくなどのルールを設けておくと、信頼関係の早期構築に役立ちます。
メンター制度導入・運用で成功するポイント
ここまで話した内容から、メンター制度を円滑に人材育成に役立てるためのポイントをまとめると、以下のようになります。
- メンターとしての適性の見極めと事前研修の実施
- メンタリングの目標設定とガイドラインの作成
- 振り返りとメンターへのフォロー
まず、メンター候補の適性を見極めて指名をするのがポイントです。もちろんメンティーとの相性も考慮しなくてはいけません。事前研修を行い、はじめてメンター役をする社員がとまどわないようにしてあげましょう。
次に、何のためのメンタリングを行うのか、目標を設定しメンター役の社員と共有してください。ガイドラインを作成し、メンターが戸惑わないようにすることも大切です。
そして、定期的に人事担当者とメンターも連絡を取り合い、振り返りの機会を設けます。もしうまくいっていない場合には、メンターの相談に乗りフォローするようにしましょう。ポイントを押さえ、メンターにとってもメンティーにとっても理想的な成長ができる制度を実施してください。
まとめ
今回はメンター制度のメリット・デメリット、そしてデメリットの防ぎ方の3つをご紹介しました。
たくさんある育成制度の中でも、将来を担ってくれる若手人材を早くから育成・サポートできるメンター制度は会社の未来を大きく左右するといってもいい制度です。
導入する前には今回ご紹介したメリットはもちろん、デメリットを理解した上でどうカバーするかを設計しておくことが重要です。良い面だけを活かして導入目的を達成できるように、ぜひ参考にしてみてください。
メンター制度がもつたくさんのメリットを効果的に活用して、若手社員の成長に役立ててみてはいかがでしょうか。
また、人事担当者の方向けに、「2024卒の採用市場から学ぶ！Z世代×新卒採用」という資料をご用意しました。市場動向を押さえた上で、採用戦略に重要な3つの観点をくわしくご紹介しています。ぜひダウンロードして、これからの自社の新卒採用戦略の策定にご活用ください。
