採用稟議書の具体的な書き方と進め方

採用担当者のみなさまの中には、上司に決裁を求めに行ったときに「この案件は稟議が必要だ」と言われ、初めての稟議書作成に戸惑いを感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本稿では、そもそも稟議書とはどういった意図・内容のもので、人事・採用担当者はどのようなシーンで稟議書が必要とされるのか、具体的な書き方や提出から承認までのスケジュールについて解説します。
 

そもそも、採用稟議書とは? 必要とされるのはなぜ?

稟議制度は、上位者の決裁が必要な重要事項や、自己の権限を越える事項を、稟議書を作成して回覧し、権限のある上位者(以下・関係者)の決裁をもらう、日本独特の決裁システムです。組織における上下関係を大切にする日本社会において、重要な意思決定プロセスとして多くの企業に用いられてきました。

稟議制度は一時期、「承認までに時間がかかる」「官僚的である」などの理由で敬遠されたこともありましたが、近年は会議が必要ないなどのメリットが見直され、重要事項の決裁手段として導入する企業が増えています。

採用稟議書は、採用担当者が社内の合意を得る必要がある際に使用します。社内の合意が必要とされる稟議内容は、企業規模や社内規定などによって各社で異なりますが、だいたい次の2ケースです。

  1. 採用予算が一定の金額以上かかる求人募集を開始するとき
  2. 特定スキル保有者、事業管理者などのコア人材の募集開始および採用を決定したとき

稟議書に記載すべき項目は後述します。
 

採用稟議書を利用するメリットとデメリットは?

本章では、採用稟議書を利用した場合のメリットを紹介します。また、参考までに稟議制度のデメリットといわれていることも改善策と併せて紹介します。
 

メリット1:関係者を一堂に集めて会議を開く必要がない。

関係者を一堂に集めて会議を行うことなく、関係者の決裁を文書のみで行うことができます。一般的に企業規模が大きくなるほど関係者のスケジュール調整は難しくなり、会議のためにスケジュール調整している間に無為な時間が過ぎていきます。

しかし、採用稟議書を使えば会議そのものが不要となり、スケジュール調整や会議に費やす時間を有効に活かすこともできるでしょう。
 

メリット2:採用施策について、全社で認識の共有ができる

採用施策や予算についての認識が全社で共有でき、関係部署への周知が促進されます。関係者が稟議書に目を通すことで、情報共有や協力体制を構築できるのです。組織横断の内容ならば他部署の連携を図ることも可能です。
 

メリット3:稟議書を通したコミュニケーションが図れる

普段、顔を合わせることがない下位者(以下・担当者)と上位者が稟議書を通してコミュニケーションを取ることができます。関係者は、普段の行動を把握していない担当者に対しても、何を考えているのかを知る機会となります。
 

メリット4:採用の過程・結果を記録でき、施策の振り返りが可能

採用プロセスを文書化して社内共有することで、採用過程や結果の記録・整理・共有が可能になります。それをもとに施策を振り返り、良かった点や改善点を見いだし、今後に役立てることもできるでしょう。

その上、人事部署内はもちろん全社規模で、求める人物像や予算感などの共通認識化が進むのです。
 

デメリット1:何人もの承認が必要で時間を要する

一般的に、企業規模が大きく関係者が多数になるほど稟議の承認までに時間がかかります。時間短縮を図るためには決裁に期限を設け、時間(期限)内にアクションがなければ自動的にその上の決裁者に決裁権が移動するようにすると良いでしょう。
 

デメリット2:責任の所在があいまいになる

関係者が多数の場合、承認決裁された案件が失敗に終わった場合や否決されたとき、責任の所在があいまいになるケースが見られます。責任回避を防ぐため、否決する場合は理由を明記するなどの方策を取るのが有効です。
 

採用稟議書の基本記載項目

採用稟議書は、「求人募集の開始時」と「採用決定時」では内容が異なります。本章では、この2つのタイミングで提出する稟議書に記載するとよい項目を紹介します。稟議書を書くことは、採用活動の目的を改めて明確にするうえでも役立ちます。関係者の認識を統一するためにもしっかり記載することが大切です。
 

募集開始時

①採用予定人数・配属先・職種・雇用形態
「どこのポジションで何人採用する必要があり、どんな雇用形態か」を明確に記載しましょう。具体的に書かれていると稟議書を見る関係者がイメージしやすくなります。

②募集理由
求人の必要性を関係者に認識してもらうため、今このタイミングで求人募集を行わなくてはならない具体的な理由を記載しましょう。
例)新規事業にともない新たな人材が必要
○○部で新たに○○の事業を展開する予定。それにあたり○○のスキルを持った人材が必要になるため、募集します。

③募集期間・入社予定日
「いつまでに入社してもらいたいか」「いつからいつまで募集をかけるか」を明確にして記載しましょう。まずは入社予定日を設定し、そこから逆算して具体的な募集期間を設定・計画して記載することが大切です。募集期間、入社日がはっきりしていることで、関係者の事前準備の目途が立ちます。

④応募資格(応募要件)
「どういうスキル・経験がある人材を採用したいか」「業務経験」「保有資格」「未経験可」など、採用する際の基準について、関係者の合意を得ておくことも必要です。

⑤募集方法・費用
どのチャネルにどのくらいの費用が発生するのか、また費用に対する効果について事前に共有しておくことが大切です。
 

採用決定時

①採用予定者についての情報
「名前」「年齢」といった基本情報に加え、採用基準となる「業務経験」「保有資格」などの情報を記載しましょう。

②採用理由
採用の決め手となったポイントやその人の強みなど、具体的な理由を記載しましょう。
例)今後、展開を予定している○○事業に関する知識を独学で身につけるなど自己啓発に積極的で向上心があると判断したため。

③入社予定日
「2021年2月1日入社予定」というように具体的な入社予定日を明記し、事前準備を促します。

④就業場所・職種・仕事内容
入社内定者にどういった業務を担当してもらうのかは、関係者にとって関心度が高い項目です。具体的に記載することで、よりイメージしやすくなります。

⑤労働条件
雇用にあたっての「就業時間」や「賃金」などの労働条件を明記しましょう。労働者に対して交付する「労働条件通知書」の項目を記載すればよいでしょう。
 

採用稟議書を回すうえで気をつけたいポイント

関係者からスムーズに合意を得るためには、漫然と必要事項を書いた稟議書を回すのではなく、以下の事項に注意を払いましょう。

①採用の理由・目的・評価・予算などを決めるに至った前提情報の共有


「前提情報」とは求人や人材市場の市況感のデータ(競合他社の採用数、自社の過去の応募数・採用実績など)を指します。例えば学生の就活動向調査データ、競合他社の前年の動きなどです。データを付記することにより説得力が高まり、費用対効果などの納得感も与えられます。

②関係者のスケジュール管理・調整


稟議制度のフローは、【起案(提出)→回議→決裁→承認→実施→記録】で構成されます。関係者に稟議書を提出してから承認までのスケジュールは、企業規模や関係者数によって異なりますが、だいたい数日から2週間程度かかるとみていいでしょう。

このスケジュール感を念頭に置き、事前に「関係者は誰で、全員で何人いるのか」「どのくらい時間がかかるか」を想定して、余裕をもって進めることが重要です。

また、スムーズに回すために「いつごろ、どのような内容の稟議書を提出する予定か」「こういった理由があるため、早めの承認をお願いしたい」といった事前情報を伝えておくことも大切です。

加えて、採用の進捗状況などを日常的に発信し、コミュニケーションを保つことで協力が得られやすい状況を作ることや従来のような紙面で回す方法ではなく、電子メディアを利用して提出から承認までの効率化を図るといったことも重要なポイントといえるでしょう。
 

まとめ

稟議書が作成される意図・目的や採用担当者に稟議書が求められる場面、具体的な書き方、注意するポイントなどを解説してきました。

稟議制度の大きなメリットは、「多忙な関係者(決裁権限者)を集める必要がない」「当該採用に関する情報の共有・共通認識化が図れる」ことです。そのメリットを十分に活かすためにも、採用担当者は必要事項を漏れなく記載した稟議書を用意し、スムーズに回覧できるよう事前に調整したうえで、余裕をもって稟議に臨みましょう。

人事ZINE 編集部

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