社員面談シートのテンプレートや活用方法は?運用の流れやポイントを解説!

「社員面談を実施しているけれど、いまいち効果が出ない」と感じていて、「社員面談シートを使ってみたい」と考えている人事担当者は多いことでしょう。

そこで、この記事では以下を解説します。

  • 社員面談シートの活用場面とメリット
  • 社員面談シートの項目
  • 社員面談シート運用の流れやポイント

この記事を読むと、社員面談シートの活用方法や面談の流れがわかりますので、社員面談の方法に悩んでいる人事担当者はぜひ今後の参考にしてください。

社員面談シートの活用場面とメリットは?

社員面談シートの活用場面とメリットは?

社員面談の目的は、育成のために上司が部下の話を聞き、適切なフィードバックを行うことです。部下の悩みを聞き出すことにより、モチベーションを高く保ち業務に励むことができます。

「社員面談シート」とは、「目標」や「やったこと」「困っていること」「気づき」などの項目を書き込める欄があるシートのことです。社員面談はこのシートをもとに実施します。

社員面談シートを活用するメリットは、面談を効率的・効果的に行うことができる点にあります。もし、何の基準や記入するシートもなく面談を実施した場合、面談というよりもただの雑談になってしまう恐れがあります。

社員面談シートを使えば面談の内容をシートに記録できるため、面談の担当者にとっては部下の成長がよくわかり、部下にとってはより成長しようという意欲が生まれる機会になるでしょう。また、面談を定期的に実施することにより、上司が部下の話をじっくり聞く機会が増えて、信頼関係の構築も促せます。

上司と部下の信頼関係がアップすると、互いに働きやすくなり、仕事に対するモチベーションも向上します。

社員面談シートに入れるべき項目は?

社員面談シートに入れるべき項目は?

個別面談の方法として、1on1面談があります。1on1面談とは、上司と部下が1対1で行う面談です。2人きりで話せるため、お互いじっくりと話をすることで、理解をより深められます。

例えば、部下が上司に何かを相談したくても、上司がいつも忙しそうにしていれば、相談することをためらうかもしれません。問題が小さなうちに相談しなかったことにより、上司の気づかぬうちに問題が大きくなってしまうこともあります。しかし、1on1面談を定期的に実施すれば、そのようなことも防げるでしょう。

1on1シート

1on1面談のシートには、まず「目標」が必要となります。他にも「やったこと」「困っていること」「気づき」などの項目を含めるとよいでしょう。

また、それらの項目に対してのフィードバックを記入する欄も設けておきます。それを踏まえて、今後「やること」も話し合います。さらに「備考」欄も設けておきましょう。

以下は、1on1面談シートのサンプルです。テンプレートとして活用してください。

1on1面談シートのテンプレート
1on1面談シートのテンプレート

新入社員面談シート

新入社員のための「新入社員面談シート」もあります。これは、新入社員の悩みを聞いてフォローするためのシートです。

新しい職場に入ったばかりの新入社員は、最初は右も左もわからないでしょう。そのため、さまざまな悩みを抱えるかもしれません。新入社員面談シートを活用した面談では、新入社員の悩みを早期に把握して、適切なフォローができます。

さらに、新入社員が早く職場になじむ助けになり、離職率の減少にも期待できるでしょう。

社員面談シート運用の流れ

社員面談シート運用の流れ

ここまで、社員面談シートの活用方法やメリット、作成の仕方などを解説してきました。次は、どのようにこの社員面談シートを運用していけば、効果のある面談ができるのかを説明していきます。

詳しく見ていきましょう。

社員面談をする目的を共有する

社員の方は、人事担当者から「これから社員面談を行ってください」と伝えられても、面談によってどのような効果が期待されていて、何を目的に面談を行えばよいのかのかわからないでしょう。目的がわからないと、わざわざ面談を実施しても今後に活かすことにつながりません。このような混乱を避けるために、まずは面談の担当者となる社員や面談を受ける社員と、面談をする目的を共有しましょう。

社員面談の目的は、上司が定期的に部下と面談することで、「部下の業務状況を把握し、成長を促すこと」「部下の意見を聞き、上司がフィードバックすること」が挙げられます。

このような目的、メリットなどを、事前に上司、部下ともに伝えておきましょう。そうすると、上司も部下もその目的に沿った効果的な面談を実施できます。

社員面談の日程や進め方を検討する

社員面談は定期的に実施することが重要です。できれば週に1度、それが難しければ2週間に1度、最低でも1ヵ月に1度はスケジュールに組み込んでください。

また、会社の業務が集中しない曜日に社員面談をするとよいでしょう。部下の負担を軽減するため、事前に日程を相談して適切な日を見極める必要があります。

さらに、面談の前に社員面談シートを作成すれば、社員面談のときに何を話題にしたらよいのか困らなくなります。社員面談シートに記載されている内容について話をして、最後に上司はフィードバックを行います。

社員面談の日に緊急の予定が入り面談ができなくなった場合は、キャンセルするのではなく、別日に振り替えましょう。

社員面談を実施する

社員面談を実施する際は、最初は部下をリラックスさせるために雑談から入りましょう。最近あったことや、部下の趣味、家族のことなどを聞いて話しやすい雰囲気を作ります。そのような軽い話題からも、部下の今の状態を知る手掛かりになるでしょう。

また、社員面談を実施する目的も改めて伝えてください。部下の性格によっては、社員面談という場に対して少し身構えてしまうこともあります。社員面談はあくまでも部下の成長支援であり、何か問題があれば一緒に解決するためのものであることを伝えます。

部下がこの社員面談は「自分のため」だと感じてくれれば、社員面談に対しても仕事に対しても前向きになるでしょう。

面談により社員の評価を実施する

社員を評価するときには、3者以上で実施したほうが良いです。3者とは部下、直属の上司、上司の上司です。

部下とその直属の上司の2者で実施した場合、上司の主観により評価が決まってしまいます。客観性を確保するためにも3者で評価しましょう。

また、その3者が同じシートを使って評価すると、他の人の評価に影響される恐れもあるので、個別のシートを用いて評価するのが理想です。

評価するときには、必ず評価理由も明記します。さらに、その評価をつけた根拠が必要です。理由や根拠を提示するためには、上司は日々、部下の仕事ぶりを観察しておく必要があるでしょう。

社員面談シートをもとに育成会議を開く

育成会議は、面談を行った上司2人と、その間に入って調整する役割の人を含めた3者で開きます。調整する人は、社長や人事、総務の役員クラスの人が担当してください。評価が分かれた項目は、会議の場ですり合わせを実施します。

このように複数人で育成会議を開くことにより、上司個人の育成スキルに左右されることなく、人材を育てられるようになります。評価の判断基準を統一し、部下の育成方針を決定して共有することは、育成される部下にとっても何をすればよいかの方向が明確になり、効率的な人材育成につながるでしょう。

また、育成会議を開くことにより、会社の方向性もよりはっきりし、会社に必要な人材の育成を進めやすくなるメリットもあります。

社員面談シート作成や運用のポイント

社員面談シート作成や運用のポイント

ここからは、社員面談シートを用いて、実際に面談するときのポイントを説明します。

社員面談シートには「目標」を書く欄がありますので、部下がどのような目標を設定しているのかをヒアリングしましょう。うまくいっていることや困っていることも、プライベートの話を交えながら聞いてみます。

面談を終える前には、忘れずに上司からのフィードバックも行いましょう。

目標や目標の進捗状況をヒアリングする

まずは、具体的な目標を立てているかどうかを確認してください。目標が具体的でなければ、達成できたかどうかがわからないため、できれば定量的な数字で表されるものがよいでしょう。目標達成の期日も設定します。

また、その目標を達成することで、部下本人にどのようなメリットがあるのかも明確にしておきましょう。なぜならメリットがはっきりしていると、モチベーションを維持しやすいからです。

すでに具体的な目標がある部下に対しては、進捗状況を質問しましょう。目標達成まであとどれくらいなのか、達成の障害になっている問題はないか、最初に設定した期日までに達成できそうかなどをヒアリングします。

うまくいったことや困っていることを聞き出す

部下にとって現在うまくいっていることを聞いてみましょう。これは仕事面だけでなく、プライベートでもうまくいっていることがあれば聞き出します。

仕事、プライベートにかかわらず、うまくいっていることがあれば、本人のモチベーションも上がるでしょう。また、うまくいっていることは話しやすいものなので、面談の最初に切り出せば、話を弾ませられます。

併せて、困っていることや課題に思っていることも聞きましょう。こちらもプライベートを含めて聞きます。特に仕事面では、どのような悩みがあるかを丁寧に聞き出す必要があります。しかし、もし部下が話したがらなければ、深く追求しないように気を付けましょう。

フィードバックを行う

社員面談シートに沿って、部下からの進捗状況や意見、感想を丁寧にヒアリングしたあとは、それに対してフィードバックを行います。

今回の社員面談の内容と、日ごろの部下の様子を観察した総合的な助言を伝えましょう。上手くいっているところは褒めたり、部下が悩んでいるところは適切な助言を与えて、できるだけ悩みを克服できるようにサポートしてください。

また、上司としての客観的な意見を伝えて、部下に次のアクションを考えさせましょう。すべて上司が指導して部下にやらせるのではなく、部下が自分で課題を発見して、その課題の解決方法にたどり着くように仕向けることが大切です。

社員面談シートを作成し、働きやすい環境づくりに努めよう

社員面談シートを作成し、それに沿って定期的に面談することにより、上司と部下の信頼関係がより一層深められます。何か問題が起きても、その問題をいち早く把握できるでしょう。

その社員面談シートを記録として残しておくことで、社員の成長も目に見えてわかります。

この記事で解説したように社員面談シートを取り入れて、働きやすい環境を整えてみてはいかがでしょうか。

人事ZINE 編集部

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