スカウトメールとは？主な種類や返信率を高める書き方と例文
長年大手ナビサイト掲載が主流だった新卒採用の手法も、近年では多様化してきています。
背景には、アベノミクス以降の売り手市場において求人広告を出して待っているだけでは人材の確保が難しくなってきたことがあります。そうした状況の中でより活用が進んできた手法の1つにスカウトメールがあります。
今回は、スカウトメールが何かというところから、効果が高いスカウトメールの特徴を例文付きでお伝えしていきます。
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目次
スカウトメールとは
近年、スカウトメールが注目を集めるようになりました。ここでは、スカウトメールの意味や注目される背景を解説します。
スカウトメールの意味
これまでの大手ナビサイトが、求人広告を掲載してエントリーを「待つ」手法とするなら、スカウトメールはデータベースから自社がターゲットとする学生を抽出し、その層に直接ダイレクトメッセージを送ることで応募を促していく「攻める」採用手法となります。
近年のような売り手市場の中では、待っていても十分な母集団形成ができないという課題感の中で、待っているだけではなく企業側からアプローチができる手法として注目されている手法となります。
特にダイレクトリクルーティングサービス「OfferBox」は、就活生の3人に1人が利用しており、逆求人の定番サービスとして注目を集めています。OfferBoxは、登録している学生のなかから自社が求める要件に合った学生に直接オファーできるサービスで、「認知の壁」を克服できる手段として活用されています。
スカウトメールが注目・重視される背景
近年のコロナ禍において従来の合同説明会・単独説明会やナビサイトに加えた、もう1つのアプローチの選択肢としてスカウトメールが注目されたという背景もあります。
コロナ禍においては、「接触を避けなければならない」という物理的な制約が生じてオンライン上での採用活動が増えたことで、より個別的・直接的なアプローチが求められるようになりました。それがスカウトメールやダイレクトリクルーティングという手法の注目度を一層高めたのです。
実際にコロナ禍が本格化した2020年においてダイレクトリクルーティングサービスの利用数は増加しました。
そして、一度このような採用活動・就職活動のパターンが広まった以上、パンデミックが終了してもスカウトメールのような直接オファー型の採用手法は重要な採用手段の1つとして活用され続ける可能性があります。
スカウトメールの種類
スカウトメールは、大きく以下の2種類に分類されます。
- オープンオファー
- プライベートオファー
さらにプライベートオファーは、「条件一致オファー」「完全一致オファー」に細分化できます。以下では順番に解説します。
オープンオファー
オープンオファーは、企業が求める人材像・募集要項を公開し、広く募集する採用手法です。
オープンオファーのメリットは、広範囲・多数の候補者にアクセスすることで、多くの人材を採用しやすいのに加えて、さまざまなバックグラウンドを持つ人材からの応募を期待でき、新たな視点や技術を持つ人材を発掘するチャンスにもつながります。一方で、母集団のなかから絞り込む作業が必要になることがデメリットとなります。
事業拡大や新規事業推進などで新しい職種または大量採用が必要な場合など、多くの応募者を獲得したいケースに向いています。
プライベートオファー
オープンオファーに対して、求人を公開せずに限られた候補者にだけ求人情報を提供するのがプライベートオファーです。ここではそのなかでも「条件一致オファー」と「完全一致オファー」について紹介します。
条件一致オファー
条件一致オファーは、経験やスキル、年齢や居住地など、自社が求める人材像・条件が一致する学生をピックアップし、オファーを送る方法です。ピックアップの手間はかかりますが、オープンオファーに比べて反応率は高まります。この方法は、特定の条件を満たす人材を確実に見つけ出したい場合に有効です。
完全一致オファー
完全一致オファーは、複数の採用条件が完全に一致する学生に対して、面接確約など特別な条件を付けるオファーです。学生の属性・スキルに合わせて個別メッセージを作成する手間はかかりますが、高い確率で応募や採用につなげられます。
この方法は、特に自社が求める人物像が明確な場合や、専門職採用など特定の条件を満たす候補者が限られている場合に適しています。
採用活動でスカウトメールが効果的なケース
ピンポイントにターゲットを絞ってアプローチができるスカウトメールですが、どのような場合に活用すると効果的なのでしょうか。
採用する人材を早く決めたい場合
ある程度条件の一致する学生にスカウトメールを送るため、書類選考の手間などを省くことが可能です。また、通常の採用活動よりも応募や採用につながりやすいことから、「●日までに○人採用したい」など、具体的なゴールが決まっているときにも活用できます。
採用基準が厳しく母集団形成が難しい場合
専門職の募集で特殊な技能が必要、高い語学力が求められるなど、採用基準が厳しいため母集団形成が難しい場合もスカウトメールが有効です。条件のマッチする人材からの応募を待つよりも、ピンポイントで企業から接触を図る方が、効率的に選考を進めることができます。
企業の知名度が低い場合
求人サイトは数多くの登録企業と横並びに比較されるため、中小企業や地方企業は埋もれてしまいがちです。スカウトメールを活用すれば、自社を知らない学生とも接触機会を持つことができます。
専門職人材を採用したい場合
専門職人材を採用する場合、求めるスキル・経験や仕事内容は具体的になる傾向があります。スカウトメールは、自社の採用要件に合う相手を絞って送るもので、専門職人材を採用するにあたって親和性が高い方法といえます。
また、専門的なスキル・知識を持つ人材はもともとの母数が少なく、相手からの応募を待っても母集団形成が難しい可能性がありますが、企業側からアプローチすることで採用につなげられる可能性もあるでしょう。
スカウトメールを作成する手順と書き方
効果的なスカウトメールを作成するには、誰に、何を、どのように伝えるのかを整理してから始めることが大切です。その手順と気をつけるべきポイントを以下にご紹介します。
ターゲット・ペルソナを設定する
スカウトメールを作成する前に、まずターゲットやペルソナ（人物像）を設定します。以下のような項目から、どのような学生を募集したいのか整理しましょう。
- 学部・学科
- 研究内容
- 部活動
- 趣味
- 性格
- 希望職種や条件
ターゲットの設定作業を通して自社の求める人材が明確になり、スカウトメールの文面を考える際にも役立ちます。
ペルソナ設定について詳しくはこちらの記事もご参照ください。
送信相手をリサーチする
スカウトメールを送る際には、相手の情報をリサーチすることが重要です。これは、パーソナライズした内容のメールを送信するためだけでなく、相手が自社の求める人材であるかを間違いなく確認するためにも必要です。
相手の登録情報やプロフィールに記載されたSNS、公開ポートフォリオなどをチェックし、その情報をメールに反映させることで、相手に対する理解と関心を示せます。これにより、相手の関心を引き、スカウトメールへの反応率を高めることがポイントです。
- 文例1：「〇〇さんのポートフォリオを拝見し、特に卒論テーマである〇〇への洞察に感銘を受けました。私たちのチームでもそのような視点が必要とされています」
- 文例2：「あなたのSNSを見て、私たちの企業文化にぴったりだと感じました。特に、〇〇についての投稿は、私たちの価値観と一致しています」
企業情報・職種情報・募集要項を記載する
企業情報・職種情報・募集要項は、スカウトメールに必ず含めるべき情報です。しかし、これらの情報はテンプレート化されがちで、個々のメールが同じように見えてしまう可能性があります。
そのため、送信相手のリサーチを踏まえて、特に注目してほしいポイントやアピールしたいポイントを追記・強調することが重要です。また、選考フローについても、「面接確約」「二次面接まで免除」といった、ターゲットならではのオファー内容を盛り込むことで、相手の関心を引ける見込みがあります。
- 文例1：「私たちの企業は、〇〇に特化しています。あなたの経験とスキルは、私たちのチームで存分に発揮していただけると確信しています」
- 文例2：「あなたのスキルセットを考慮して、面接は一次面接のみで、二次面接は免除とさせていただきます」
件名・クロージングを設定する
スカウトメールの最初と最後、つまり件名とクロージングは、受け取った学生がメールを開くかどうか、そしてアクションしてくれるかどうかを決定する重要な部分です。
件名は具体的で興味を引く内容にし、クロージングは学生に行動を促すような内容にすることをおすすめします。これにより、スカウトメールの開封率と読了率を向上させ、結果的に採用の可能性を高められるのです。
- 文例（件名）：「【あなたの〇〇のスキルが必要です】XYZ社でのチャレンジのお誘い」
- 文例（クロージング）：「あなたのスキルと経験が我々のチームに貢献できると確信しています。ぜひ一度、詳細を話し合う時間を設けませんか？」
特別なメッセージを添える
オファー承認率を上げるためには、定型文ではなく、個別のコメントや特別なメッセージを添えることが効果的です。これにより、企業側の熱意を学生に感じ取ってもらいやすくなり、オファーへの反応率が上がる可能性があります。この工夫は、自社が求める人材を精度良く獲得するために重要です。
- 文例1：「あなたの学部での研究やアルバイト経験は、我々のチームで活かせると確信しています」
- 文例2：「あなたのリーダーシップ経験を考えると、我々のプロジェクトで大いに活躍できると思います」
特別なメッセージを添える
スカウトメールには、その相手ならではのメッセージを添えて特別感を出すと効果的です。
例えば学生のプロフィールや経歴を踏まえて「そういうあなただからこそ、スカウトしたい」という意図が伝わるようなメッセージを打ち出せれば、学生の応募意欲はぐっと高まるでしょう。
ただし、こうした個別化した内容のメールは作文にそれなりの工数がかかりますのでご注意ください。
学生に刺さるメッセージを送るためのポイントについては、こちらの記事もご参照ください。
スカウトメールが無視されてしまう原因
「スカウトメールを送っても、なかなか反応がない……」と悩む採用担当者は少なくありません。ここでは、スカウトメールが無視されてしまう原因をご紹介します。
件名に魅力がない
スカウトメールで、最初に読まれるのは件名です。件名に引きつけられるものがなければ、その先を読んでもらうこともアクションを起こしてもらうこともできません。
学生は多くの企業からスカウトメールを受け取ります。届いたメール全てを開封するとは限りません。件名に訴求力がなく「この件名なら、どの企業でも送信できる」というものになっていないか、メールの作者自身も求職者になったつもりで読み直してみましょう。
定型文らしき文章が多い
スカウトメールの役割は「あなただからこそ、ぜひスカウトしたい」というメッセージをターゲットに伝え、応募を促すことです。そのスカウトメールで、ありきたりな定型文を多用していると、相手には「自分も他の学生と同じ扱いなのか」と思われ、逆に印象を悪くしてしまいます。
本文に個人名を入れたり、ターゲットの気持ちに寄り添う言葉を使ったりしながら「あなたをスカウトしたい」という特別感を出しましょう。
相手に関する話題が少ない
相手に関する話題が少ないスカウトメールは、個々の学生に対する企業の興味や考慮が足りないことを示す可能性があります。例えば、「あなたの経験」や「あなたのスキル」について言及する箇所が少ない、あるいは全くない場合などです。
このようなメールは一方的かつ定型文のような印象を与えることがあるため、学生は自分を特別視されていないと感じる可能性があります。この結果、企業への興味や応募意欲が上がらず、効果を発揮しないおそれがあるのです。
対策としては、学生の経験やスキルについて具体的に言及し、その人材が自社でどのように活躍できるかを明示することが挙げられます。
内容が抽象的・専門的すぎる
スカウトメールの内容が抽象的すぎたり、専門的すぎたりすると、学生はメッセージの意図を理解するのに苦労するかもしれません。例えば、「弊社のビジョン」や「業務内容」について高度すぎる専門用語を用いて説明した場合などが該当します。
これは学生にとってハードルを感じさせ、返信の心理的ハードルを高めてしまう要因になり得ます。
たとえ専門知識を持っていると思われる相手であっても、内容は具体的かつ分かりやすい言葉で説明し、どのように学生がその業務やビジョンに関与できるかを明確に伝えることが重要となります。
次のアクションが見えない
成果の出ないスカウトメールにありがちなのが、企業が伝えたいメッセージはきちんと表現できているのにターゲット目線でのデザインができていない、というケースです。スカウトメールのゴールはあくまで実際に学生に応募してもらうことですから、学生に望む次のアクションを必ず明示しておきましょう。例えば次のようなものです。
- エントリーする
- 説明会に参加する
- カジュアル面談に参加する
ターゲットに刺さるスカウトメールの特徴・書き方
ターゲットに刺さるスカウトメールは、伝えたいことが明確で、かつ「あなただからこそ、スカウトしました」という特別感が感じられるものです。ここでは、それらの特徴と書き方について詳しくご紹介します。
自社の魅力が訴求できている
優れたスカウトメールは、自社で働く魅力やメリットを分かりやすく訴求できています。
- 業務内容（責任感のある仕事など）
- 給与（月収やボーナス、インセンティブなど）
- 休日（完全週休2日制や、年間休日○日など）
- 役職（幹部候補・マネジメント職候補の採用など）
- 風土・カルチャー（風通しのよさなど）
こういった項目のうち、競合他社と差別化できるのはどれか、ターゲットに響きそうなポイントは何かを見出して、メッセージに反映させましょう。
ターゲットの希望条件に合致したオファーを提示している
基本的なことですが、ターゲットが希望している条件に合ったオファーをスカウトメールで提示できているかは大変重要です。
例えば、「休日はしっかり欲しいという相手」には、完全週休2日制や年間休日の多さをアピールすれば、より興味を持ってもらえるでしょう。希望職種や給与面についても同様です。多くの条件を揃えておくほど、そのいずれかがターゲットに刺さる可能性は高くなります。
その候補者をスカウトした理由が説明できている
スカウトメールの内容に欠かせないのが「なぜ、あなたにスカウトメールを送ったのか」という理由です。
新卒採用では、企業に大量のエントリーを送っては断られ続けるという経験をしている学生も少なくありません。
そうしたなかで「こういう理由で、あなたが必要です」というスカウトメールを受け取ると、学生は「自分は必要とされている」と感じられ、自信を持ってやってみようという前向きな気持ちになりやすいのです。
具体的には、「○○様の経歴を拝見し〜」などの文言でスカウトに至った理由を説明しますが、これはなるべく個別化した、その人ならではのメッセージとなるように配慮しましょう。
また、ターゲットの個人名を文中に用いるとオリジナル感を出せます。
ただし、個別にスカウトメールを作ろうとするとどうしても業務負担が増えてしまうため、社内リソースの状態を考えながら、無理のない範囲で行なってください。
ポジティブなワードが入っている
効果の高いスカウトメールを作るには、ポジティブなワードを盛り込むのも大切です。
例えば営業職のスカウトメールなら「有休消化率高め」や「幹部候補」、IT系であれば「フレックス勤務」「経歴ではなく成果で評価」など、職種ごとに反響を得やすいキーワードを盛り込みましょう。
反対に、ネガティブな連想をさせるワードは避けるべきです。いくら早く採用したいからといって「大量採用」「学歴不問・未経験歓迎」といった言葉を並べてしまうと「誰でもよいのだな」という印象を与えかねません。
繰り返しますが、スカウトメールは「あなただから、スカウトした」という特別感が大切です。言葉選びにはご注意ください。
会社説明をなるべくコンパクトにまとめている
スカウトするターゲットに対して「うちの会社についてもっと知って欲しい」と思うのは採用担当者として当然ですが、スカウトメールにおいては、会社説明はなるべくコンパクトにまとめましょう。特に、メールの冒頭で長々と会社説明を書くのは避けてください。
学生が気になっているのは、抽象的な会社説明ではなく、職場環境や担当業務、待遇といった具体的な内容だからです。
応募までの導線が設計できている
成果の出るスカウトメールに共通しているのは、応募までの導線設計ができている点です。スカウトメールを読んだ後に、学生がどうアクションを起こせばよいのかが明確に分かるよう工夫しましょう。
また、そのアクションもなるべく相手にとって負担が少ないものの方が返信率が上がる可能性があります。例えばいきなり直接の面談を求めるのではなく、「自社採用サイトの閲覧」や「オンラインでのカジュアル面談を促す」といった方法が挙げられるでしょう。
基本的にスカウトメールはエントリーを促すためのものですが、それだけでなく、カジュアル面談のような企業と学生が気軽にコミュニケーションを取れる機会を用意するのもおすすめです。
効果的なスカウトメールの例文
それでは上記の要素を踏まえて、スカウトメールの例文をご紹介します。
例1：営業職種のスカウト
- 〜〜をやってきたあなただから
- 自社の〜〜で望む成長ができる
まずは新卒の特に文系の採用で募集の多い営業職採用のスカウト事例です。
こんにちは。株式会社◎◎の人事担当◯◯です。
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この技術力や商品の多様性をお客さんにアピールし、要望を具体化するのが当社の技術営業の仕事です。◎私たちは「東日本No.1の〜〜」という目標を掲げ、社員一丸となって取り組んでいます。その結果、現在は独立系の〜〜会社の中で上位に位置し、目標達成まであと少し！！
【クロージング】
弊社の目標達成のため、そしてさらなる高みを目指す仲間に、あなたも加わって頂けると嬉しいです。ぜひオファーを承認いただき、弊社の働き方や業務内容・やりがいなどを詳しくお伝えできればと思います。
承認後は、個別で説明会の日程を調整致します。あなたに当社のことを知って頂く場ですので、気軽にお越し下さい。お会いできることを楽しみにしております！
こちらの企業は、募集職種は営業ですが、日々図面設計など専門性が高い技術的な業務に携わるため、理系人材の採用をしたいと思っている企業の例です。
そのためオファーについては営業ながらも技術的な側面が必要なことや、その業務の中でどんなコミュニケーションが必要とされるか具体的に落とし込んで伝えています。
また、自社を希望してくれるように、その技術がインフラに深く関わっていて日々の生活に欠かせない点や、独立系の◎◎会社の中で上位のシェアで、東日本でNo1を目指しているなど、社会的意義や事業の安定性を訴求しています。
そして会社の雰囲気に合った方に響くように、すこし真面目そうに書いてます。
結果として、オファー変更前と比較して、オファー承認率がアップし、そこから個別面談への接触にも繋がります。
【実務用】ダイレクトリクルーティングまとめ資料をダウンロードする
人事ZINEでは、ダイレクトリクルーティングまとめ資料を準備しております。本記事と併せて、ダウンロード資料内の「スカウトで押さえておくべき 3 つのポイント」も合わせて実務でご活用ください。
例2：開発職種のスカウト
ここでは、エンジニアリング系企業が開発職を募集するにあたってスカウトメールを送る際の例を紹介します。
【オファーした理由】
あなたのプロフィールを拝見したところ、特に専攻分野における〜〜に関する知見・観点が素晴らしいと感じました。私たちが求めている開発職は、お客様の要望を汲み取り、技術提案からマニュファクチャリング実装まで一貫して行う仕事です。あなたの専門性・能力を活かして、お客様や社内のメンバーと信頼関係を築きながら仕事を進められると考えています。
【企業の説明】
私たちは東日本No.1の〜〜を目指す企業です。私たちの製品は社会インフラを支え、日々の生活に欠かせません。これらの製品は高度な技術と多様性に支えられた品質が特徴で、その全てをお客様に伝え、要望を具体化するのが当社の開発職の仕事です。現在、私たちは東日本No.1の目標を達成すべく一丸となって取り組んでいます。
【クロージング】
あなたもこのチームに加わり、私たちと一緒に目標達成に向けて頑張ってくれることを期待しています。ぜひオファーを承認いただき、詳しい業務内容や働き方、やりがいなどをお伝えしたいと思います。承認後は、個別に説明会の日程を調整いたします。お会いできることを楽しみにしております。
このスカウトメールは、相手に対して興味を持っていることを伝え、同時に相手が企業の募集ポジションにマッチしている理由を明示しています。特に、候補者の専門性や能力を強調し、それが企業の求める開発職とどのようにマッチしているかを具体的に説明している点がポイントです。これは企業と候補者の認識のギャップを埋める有効な手法であり、また相手が自社で活躍するイメージを持ちやすくなります。
全体を通して、「候補者に対する評価」「企業のビジョンと目標」「候補者にとっての利点」そして「次のステップへの誘導」という4つの要素を網羅しており、反応を獲得する見込みの高い内容といえます。
例3：業界イメージにギャップがある候補者へのスカウト
ここでは、企業課題として、企業が求めている人材と学生が抱く企業イメージにギャップがある事例を紹介します。
食品メーカーの企業でありながら、医療分野の専門性を持つ学生に送るオファーの例を紹介します。
はじめまして！◎◎株式会社の医薬部門での採用担当をしております〇〇です。
【オファーした理由】
今回あなたのプロフィールを拝見致しました。〇〇の研究をされていらっしゃるんですね！研究内容、非常に興味深く読ませて頂きました。
「◎◎（ブランド名）」ときくと食品のイメージをお持ちの方が多いですが、実は当社では医薬品類の製造や販売も行っております。あなたの〇〇の研究や研究に向き合う姿が当社の事業と通じるものがあり、是非当社の医薬・化成品部門の仕事を知ってほしいと思いオファーを送りました。少しでも興味をもち、あなたの進路の選択肢の1つに入れて頂けると嬉しいです。
【企業の説明】
約△年前に創業した当社では、◎◎づくりから微生物研究を始め、医薬品の開発にまで発展を続けております。◎◎の経験と技術を生かし、医薬品・医薬原料・診断薬・バイオ関連商品の製造・販売を行い、更にアメリカ、ヨーロッパ、アジアなどグローバルに展開しております。
【クロージング】
是非一度直接お会いしてより詳しい仕事内容をお伝えしたいので、まずはオファーの承認をお願い致します。承認後は【このオファーをお送りした方限定で、個別での面談】を行います。
あなたと当社の相互理解の場ですので、緊張などせずにお越し頂ければと思います。それでは、あなたにお会いできるのを楽しみにしています。
企業課題としては、企業が求めている人材と学生が抱く企業イメージにギャップがあり、この例では食品メーカーでありながら化学系の専門性を持つ学生を採用するターゲット設定をしています。
そのためのスカウト文として、まずターゲットとする学生のプロフィールのうち、何が自社の求めているポジションに合うのかを伝えています。まず、食品メーカー志望の多い農学系などだけでなく薬学や化学系の学生が活躍する場があることを提示しています。
その結果、理系のターゲット学生からのオファー承認率も高い水準に至りました。
まとめ
採用活動におけるスカウトメールの種類や、効果的な書き方のポイントについてご説明しました。
スカウトメールといえば中途採用のイメージが強いかもしれませんが、新卒採用においても、採用対象の学生に直接アプローチできる手段として有効です。
スカウトメールを作成する際は、ターゲットに「他でもない、あなたに応募して欲しい」という特別な気持ちを伝えられるよう工夫しましょう。
数あるスカウト型採用ツールの中でも特におすすめなのが、新卒オファー型就活サイト「OfferBox（オファーボックス）」です。
OfferBoxでは、登録している約18.5万人の学生のなかから自社が求める条件に合う人材を絞り込み、ピンポイントで直接オファーを送ることができます。導入・運用にあたっては専任のカスタマーサクセス担当者が伴走し、採用課題の整理や学生のターゲット設定のサポートまで実施します。
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