内定式では何をやる？一般的な内容やプログラム例、実施におけるポイントを紹介
内定を出した後に、初めて行われる大きな行事として「内定式」があります。内定式を実施することによって、企業側も新入社員を本格的に受け入れる意識が高まり、内定者側も入社への具体的な意欲を持つスイッチになります。
- 内定式とはそもそも何か
- 内定式を実施する目的
- 内定式までに企業側が行うべき準備
- 内定式の実施内容、標準的なプログラム
この記事では、上記のような人事・採用担当者が知っておくべき知識をご紹介。内定式と同時に行われやすい懇親会や、人事・採用担当者が気をつけるべきポイントについてもあわせて解説します。
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内定式とは？
内定式の内容を確認する前に、まずは内定式の定義や入社式との違いなど、内定式の位置づけについて確認しましょう。
内定式の定義
内定式とは、内々定を出した内定者に対して、正式に内定を出すための式典のことをいいます。内定者のほか、社員や役員が同席するのが一般的で、この日をもって内々定から内定へと切り替わります。多くの企業では10月1日に行われます。
内定者懇親会と組み合わせて行われるケースも多く、内定者にとっては初めて同期と顔を合わせる機会となります。近年の傾向としては、オンラインで実施する企業も増えています。
入社式との違い
入社式とは、入社を記念してその年の新入社員が一同に会して行われる式典のことを指します。一般的には4月1日の実施が多いですが、企業によっては3月中に行われる場合もあります。
入社式は実際に業務を始めるにあたって、経営者からの訓示などを行い、入社後のモチベーションを高める目的で行われます。10月1日に行われ、内定を出すことを目的とした内定式とは、時期も意味合いも異なるものといえるでしょう。
内定式を実施する目的
内定式には、内定者の顔合わせや内定辞退の防止などさまざまな目的があります。以下に詳しくご紹介します。
内定者の顔合わせ
入社時にモチベーション高く入社してもらうために、内定式で内定者同士の顔合わせを行い、つながりを作っておくのは有効です。「どのような人が同期になるのか？」という内定者の不安を解消し、具体的に入社後の仕事内容や社内の雰囲気をイメージしてもらえるからです。
入社前にコミュニケーションを取れるだけではなく、社会人という経験のない生活を始めるにあたって、不安や疑問を共有できる仲間の存在は大きな助けとなるでしょう。
内定辞退の防止
内定式には、内定辞退の防止を図る目的もあります。
まず、内定者同士や自社で働く社員とのつながりができることで、内定者は入社後のイメージを共有でき、個々のモチベーションを高めやすくなります。また「本当にこの会社でよいのか？」という不安を持つ内定者に対して、コミュニケーションを通じて不安を取り除くこともできるでしょう。
内定式の内容やプログラム次第で、内定者は入社に向けての意志を固めやすくなるのです。
入社準備の円滑化
内定式には、入社準備を円滑化する役割もあります。
内定式で入社までのスケジュールを具体的に内定者に提示すれば、より具体的に入社までの流れをイメージしてもらうことが可能です。内定式から入社までは数ヶ月あるため、職種によっては資格の取得を支援したり、ある程度まとまった量の勉強を促したりといったことも可能でしょう。
また、遠方の内定者で転居を伴う場合は、ある程度のスケジュール感を伝えておくと円滑に入社準備を進められます。
内定式までに企業側が行う準備
内定式までに企業側が行う準備として、主なものを以下に紹介します。
- 日時・開催場所の決定
- プログラム内容の決定
- 内定証書を授与する代表者の決定
- 事務手続きやスケジュールの整理
- 内定者への連絡
まずは内定式を開催する日時と開催場所を決定します。次に、内定式のプログラム内容を検討します。この時に、同席してもらう役員や社員の検討や、内定証書を授与する代表者についても決定しておきましょう。
また、内定式で人事から伝えるべき事務手続きやスケジュールについても整理を行います。内定承諾書などの書類手続きも内定式で行えるよう準備しておきましょう。
最後に、内定者への連絡も忘れてはなりません。内定式の連絡はメールや郵送で行い、内定式の日時と集合場所、当日の持ち物などを記載します。式後に懇親会などのイベントを行う際は、その内容についても知らせましょう。
内定式の一般的な実施内容
内定式の内容は、まず一般的な実施内容について押さえておき、適宜アレンジするのがよいでしょう。以下に一般的な内容をご紹介します。
社長・経営陣からの挨拶
まずは社長や経営陣からの挨拶です。企業の経営方針や今後のビジョン、内定者へ求めることを社長・経営陣から直接語るのが一般的です。会社の体質によっては、社長や経営陣の激励の挨拶が非常に熱いなど、さまざまなスタイルの違いが出ます。
内定者にとっては、改めて会社の方針や仕事内容などを把握できる機会となるでしょう。
内定証書の授与
内定式のメインとなる内容の1つに、内定証書の授与があります。対面の場合は社長から内定者一人ひとりに内定証書を手渡す場合もあれば、内定者が多い場合は代表者一名に授与という場合もあります。
内定式をオンラインで行う場合は、事前に内定者の自宅に送付するケースが多いです。
人事からの全体説明
内定式から入社までのスケジュールや連絡事項を人事から説明します。企業によっては内定者に対し、入社までの期間に課題を出すこともあります。
また、入社承諾書などの必要書類の手続きも忘れてはなりません。内定式で企業側から内定証書を渡し、内定者が入社承諾書を提出することで、正式に労働契約が成立します。
内定者同士の自己紹介・ワークショップ
内定式では多くの企業が、内定者の自己紹介をプログラムに設けています。
内容は、一人ひとりが短い時間で自分の名前と出身校、入社後の抱負などを伝えるのが一般的です。内定者同士のコミュニケーションを促進するために、簡単なワークショップを行うのもよいでしょう。
社員との懇親会
内定式後には、内定者同士や先輩社員との親睦を深めるために、懇親会がセッティングされることが多くあります。
懇親会の形式は企業によってさまざまです。先輩社員への質疑応答をしたり、食事会で親睦を図ったりすることもあります。内定者同士の横のつながりや、先輩社員とのつながりを作る大切な機会です。
内定式を開催する時期
内定式と、内定者懇親会の日程は揃えた方がよいのでしょうか。ここでは開催時期についてご紹介します。
内定式の一般的な開催時期
内定式の一般的な開催時期は、10月1日です。
もともとは経団連が定めた倫理憲章のルールに基づき、10月1日とする企業が多くありました。また、政府主導の新たな就活ルールでも、内定解禁は「10月1日以降」とされていることから、ほとんどの企業で10月1日に開催されることとなっています。
独自の日程で開催する企業もありますが、夏に内定者が中だるみしないよう、適切なタイミングで実施することが大切です。
内定式は「内定者懇親会」と同じ日程でやるべき？
内定式と内定者懇親会を同じ日程で行う企業は多くあります。企業によって判断は異なりますが、基本的には同じ日にやるほうがメリットが多くあります。理由は以下の通りです。
- 内定式を行う場合に一番かかる「交通費」を節約できる
- 社員や経営陣も含めて予定を空けている日に懇親会も入れることが合理的
以上の2つのメリットが主に挙げられます。同じ日に行うデメリットは、内定式と懇親会を同日で行うとフォローの重複が起こり、入社まで段階的に内定者の入社意思を固めていく効果が期待しにくいという点が挙げられます。
ただし、他に内定者フォローの企画を段階的に計画していればこのデメリットは解消されるでしょう。
採用・人事担当者が内定式で意識すべきポイント
採用・人事担当者は内定式の目的にあわせてプログラムを設計し、出席する経営陣や先輩社員へも働きかける必要があります。ここでは、意識すべきポイントを解説します。
会社の一員になる意識を高める
内定式では、内定者に会社の一員になる意識を持ってもらうことが大切です。
そのための対策として、社長や役職者に「ビジョンや社会人としての心構え」という系統の挨拶をお願いするのもよいでしょう。なぜなら、内定式は「学生モードから社会人モードに切り替えていく」絶好の機会だからです。
内定者を社員と同じように扱い、自社が今取り組んでいることや社員向けの経営課題をしっかり語ってもらうと、内定者が「自分ごと」だと感じてもらい、やる気に火をつける効果が期待できます。
現場社員とのコミュニケーションを深める
内定式で現場社員との懇親会をセッティングし、コミュニケーションを深めるのもおすすめです。
内定者は、選考に参加するだけでは企業のイメージが掴みにくいものです。実際に内定承諾をした後も「社員や同期に馴染めるだろうか」「会社が期待する活躍ができるだろうか」と不安に感じている内定者も多くいるはずです。内定式ではこれから一緒に働く人たちとコミュニケーションを取る機会をつくり、内定者の不安を和らげましょう。
新卒社員がリラックスできる雰囲気を作る
内定式でコミュニケーションを促進し、入社に向けてモチベーションを高めてもらうためには、内定者がリラックスできる雰囲気を作り、ストレスを感じにくいよう配慮するのがベターです。
内定者たちは改めて内定式という式典に集められ、多くの社会人と顔を合わせるため緊張している可能性が高いでしょう。リラックスし、落ち着いた気持ちで話せる状態になってこそ、コミュニケーションが上手くいくことを忘れてはなりません。
まとめ
内定式には以下のように、さまざまな役割があります。
- 人事が内定者への事務連絡や各種事務を滞りなく行い、入社準備を進める
- 内定者が、入社後のイメージを明確にしモチベーションを高められる
- 内定者同士の連帯感を強め、入社後に活躍していただき、内定辞退を防ぐ
「内定者のフォロー」「新卒社員の戦力化」をしていくうえで必要なのは、「学生」が選考を通過し「内定者」になり、内定式を経ることにより「社員」になる心構えを持つ、このステップを人事・採用担当者が意識することです。
それぞれのステップでは、内定者を「社員」扱いし、会社のビジョンや経営課題を共有し、仲間としてコミュニケーションをとることが大切です。内定式の準備では、内定式が果たすべき役割を意識し、まずは基本に忠実な内定式を計画するのはいかがでしょうか。
また、全般的な内定者フォローの方法について知りたい人事の方は、こちらの資料もご活用ください。
