要員計画とは？計画を立てる目的やメリット、失敗事例に共通するパターンを解説
経営計画や戦略の達成に直結し、人事業務のなかでも特に重要性の高い「要員計画」の策定。「採用計画は立てているものの、要員計画まで細かく策定していない」「要員計画の立て方がいまいち分からない」という採用・人事担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、要員計画の定義や類語との違いといった基礎知識から、要員計画の立て方や成功させるためのポイントまで、詳しく解説していきます。
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目次
要員計画とは？
まずは、要員計画の基礎知識について解説します。
要員計画の定義
要員計画とは、企業が経営計画の達成を目的として、必要な人材の確保や的確な人員配置を計画することをいいます。
具体的には、以下の3つを行います。
- 新規採用を行う
- 人事異動・人員整理によって、より的確な人員配置を実現する
- 社員の能力開発・教育を行う
これらを実行することにより、企業の経営計画を推進し、業務の生産性と社員エンゲージメントを高める人員構成にすることが、人員計画の意義です。
要員計画の目的
要員計画を立てる主な目的としては、次の4つが挙げられます。
- 経営層・人事・現場の3者間で採用ターゲット像や人事計画の方向性を一致させる
- 求人広告媒体や自社採用サイトに掲載する求人原稿を書く際に、一貫したストーリーがあり、求める人物像がはっきりした求人を作成する
- 採用に関して統一性のある方針を定め、明確な採用基準を設定することで、面接や選考の精度を高める
- どの部署でどのくらいの要員が必要なのか、全社のニーズを把握し、既存社員の配置換えをスムーズにする
このように、要員計画を立てて採用の方針を統一し、一貫性のあるアクションを取れるようにすることが主な目的です。
要員計画が必要とされる背景
要員計画が必要とされる背景は、大きく分けて2つあります。
1つ目は、少子高齢化の急速な進行により、労働力人口が不足し始めていることです。長らく採用売り手市場が続いており、多くの企業が自社にマッチする人材の確保に奔走しています。2020年と2060年を比較すると4割の生産年齢人口が減少すると予測され、引き続き採用難が続く見通しです。そのため、社内人材の特性を正確に把握し、戦略的な要員計画・確保や能力開発に取り組む必要が高まっています。
参考：https://www8.cao.go.jp/kourei/whitepaper/w-2022/zenbun/pdf/1s1s_01.pdf
また、ITの進化や市場のグローバル化に伴いビジネスシーンが急速に変化するようになったことも一因です。先の読めない時代のなかでも自社の優位性を保つため、人材の多様性を高めて柔軟な組織づくりに注力する企業が増えたなかで、要員計画にも注目が集まっています。
要員計画と人員計画・採用計画との違い
要員計画と混同されやすい言葉として「人員計画」と「採用計画」があります。この2つの言葉と要員計画との違いを解説します。
要員計画と人員計画の違い
人員計画とは、人材の「質」に着目して具体的な配置を計画することです。経営計画をもとに「この部署がミッションを達成するためには、どのような人材が必要か」「この職種に適しているのはどのような特性の人材か」など、長期的な視点を持って求める人材を決定していきます。
一方、要員計画では経営方針などをもとに「どこに何人必要か」など、「量」に着目して人員を充足させる計画です。より大きな概念であり、人員計画のベースになるものと考えられます。
要員計画と採用計画の違い
採用計画とは、経営方針などをもとに採用要件やスケジュール、採用予算など採用活動全体の具体的な実行プランを計画することです。
採用計画を策定するには「どのような人材を、何人、いつまでに採用するか」など、採用目標を先に決定していなければなりません。つまり、要員計画や人員計画を踏まえて採用計画を策定することになるので、要員計画は採用計画の基になるものといえます。
要員計画を立てるメリット
要員計画を立てる主なメリットを3つ紹介します。
必要な人員数の充足
1つ目のメリットとして、要員計画は現場の意見を取り入れながら策定するため、現場が必要としている人材をギャップなく確保しやすい点が挙げられます。
経営層や人事部が主導して採用活動を行うと、現場の求める人材との食い違いが起こりがちです。業務に必要・知識やスキルが足りない人材を採用してしまったり、育成コストのかかる人材を配置したりしていては、新しい人材を採用・配置しても、かえって現場のパフォーマンスを下げてしまうかもしれません。
要員計画を立てて、現場との認識を合わせることで、必要な人員を過不足なく採用・配置できるようになります。
経営目標に必要な人材の採用
人員の採用や配置は、経営計画や事業目標と連動させることが大切です。事業規模の拡大や新市場への進出など、経営の方向性によって必要な人員数や要件は異なります。要員計画があると、経営目標に合わせて採用や配置をコントロールしやすくなり、経営と現場の橋渡しができるようになるのです。
また、人材はすぐに育たないため、中長期の計画に合わせて人材を確保するには、継続的に人材を採用・育成し続けなくてはなりません。経営目標の達成から逆算して「いつまでに、どのような人材が、何人いればよいのか」を要員計画に落とし込むことで、中長期的な人材開発や育成を行えるようになります。
人事業務のブラッシュアップ
要員計画は、採用や人員配置、育成などの人事関連業務をブラッシュアップする際にも役立ちます。
人事関連施策の達成度を確認するためには、事前に計画と成果指標を設定することが重要です。計画があれば、実行した結果との間にどのくらいのズレがあったのか確認でき、PDCAサイクルが確立します。まずは要員計画を立てて、進捗確認を行い、結果を見て改善活動を行うと、より精度の高い採用や人員配置ができるようになります。
要員計画の作り方
ここでは、要員計画を立てる具体的な手順を解説します。
要員算出の方式は「トップダウン」と「ボトムアップ」の2つ
まずは、各部署において必要な要員の人数を算出します。算出の方法には、「トップダウン方式」と「ボトムアップ方式」の2種類があります。
トップダウン方式は、経営計画や戦略、目標をもとに、人件費や採用予算を考慮して達成のために必要な要員の数を算出する方法です。売上や利益、損益分岐点を加味しながら、採用活動の予算や人件費にかけられる金額を算出し、その上で採用・育成・配置換えをする要員の数を決定します。採用費や人件費を予算内に収めやすい方法ですが、現場が必要としている人数を充足できないケースも多く、不満につながる懸念があります。
ボトムアップ方式とは、各部署に必要な人材の要件や業務量をヒアリングし、要員数を算出する方法です。部署の現状や繁忙期、新規プロジェクトの進捗なども考慮し、各部署や各プロジェクトで必要な人数を把握して、全体の人数を調整します。トップダウン方式とは反対に、現場の求める人材を充足できる一方、予算オーバーには注意が必要な方法です。
最初は「トップダウン方式」がおすすめ
要員計画を活用するノウハウや経験があまりない企業には、トップダウン方式がおすすめです。前述の通り、ボトムアップ方式は現場の意見を優先して要員を積み上げていくため、予算オーバーになりやすいためです。現場の人員配置の適正化や業務効率化によって人手不足感が解消するケースもありますので、まずはそちらを優先しましょう。
また、どちらか一方だけに偏って計画を立てるのではなく、2つの方式をどちらも取り入れながら要員を算出する方法もあります。
要員計画を立てる具体的なステップとフォーマット
要員計画を立てる際の基本的なステップは、次の通りです。
- 採用・人事担当者により、各部署の在籍社員数や増減予想など自社の現状を把握する
- ボトムアップ方式で各部署のニーズを調査する
- トップダウン方式で現場・経営者間のギャップを調整する
- 新規採用数を決定する
- 採用市場の動向を加味して、具体的な採用計画を立てる
- 経営者や部署責任者の承認を得て、要員計画表を作成する
要員計画の失敗事例に共通する3つのパターン
要員計画の遂行において、多くの企業で見られる失敗パターンがあります。ここでは、よくある3つのパターンを紹介します。
予算をオーバーしてしまう
最も多い失敗例が、予算オーバーです。特に、ボトムアップ方式で要員計画を策定すると、市場動向を考慮していなかったり、採用要件が高くなりすぎてしまったりしがちです。現場に必要な人材を充足させるのは大切ですが、要望のままに要員計画を立てては、コストが膨らんでしまいます。
現場の意見を取り入れつつも、市場動向や採用時期を加味して、予算も考慮しながら要員計画を調整することも、採用・人事担当者のミッションです。
計画通り人材を採用できない
いくら現場が「このタイミングで、このような人材を、何人ほしい」と要望を提示してきても、必ず達成できるとは限りません。採用市場は水物であり、どれほど採用活動を頑張ってもターゲットからの応募を得られないことはよくあるものです。また、現場の求める採用要件が高ければ高いほど、採用の難易度も上がります。
要員を満たせないと、プロジェクトの遅延や部署全体の生産性低下につながりかねないため、実現見込みのある計画を策定しなくてはなりません。
退職・休職により要員計画の調整が迫られる
採用や育成がうまくいっていても、予期せぬ退職や休職によって要員計画が狂う場合もあります。
社員の退職や休職は、要員計画を計画通り進めるうえで大きなリスクです。特に、戦力値が高い人材が退職する予兆を見逃してしまうと、要員計画の大幅な調整を迫られるリスクがあり、経営にとっても大きなリスクとなりえます。採用・人事担当者は、日々マネージャーとコミュニケーションを取り、各部署の状態を多角的に把握するようにしましょう。
要員計画を成功させるポイント
失敗パターンを踏まえて、計画通りに要員を充足させるにはどのような点に気をつければよいのでしょうか。要員計画を成功させるポイントを紹介します。
必要な人員の条件を先回りしてキャッチする
ポイントの1つとして、経営者と日頃から今後の戦略やビジョンを共有しておき、必要になりそうな人材の要件を事前に把握しておくことが挙げられます。
全社の経営会議などで各部署の課題や必要な人材の特徴を常にキャッチしておくと、現場がほしいタイミングより少し前倒しであっても、採用市場に要件を満たす人材がいれば、獲得に向けて動き出すこともできます。いざ必要になったタイミングで「市場に条件を満たす人材がおらず、採用できない」という事態が起こりにくくなり、計画進行もスムーズに運ぶでしょう。
退職リスクのある人員をリサーチする
退職や休職のリスクに対応するためには「辞めそうな社員がいる」という情報を現場と共有しておくことが大切です。前述の通り、いざ現場の人員が退職して人が足りなくなってから採用を開始しても、採用市場に条件を満たす人材がいるとは限らず、せっかく立てた要員計画が頓挫してしまいます。
また、「現場と情報を共有してマネージャーに退職しそうな社員のケアを依頼する」「採用・人事担当者自らその社員にアプローチして話を聞く」といった対策も、退職リスクの低減に有効です。
基本に忠実に計画を策定・実行する
失敗パターンの裏返しになりますが、成功にとって最も大切なのは、要員計画を基本に忠実に遂行することといえます。
要員計画の基本とは、次の3つです。
- まずは中期の経営計画を立てる
- 経営計画と連動して要員計画が進んでいるか、各現場と密に連携を取りながら現状を把握する
- タイムリーに情報を取得して要員計画や採用計画を細かくブラッシュアップし、採用活動や育成を先手先手で進める
組織体制に基づいて現実に即した計画を立てる
要員計画を立てる時は、現場の実態を正確に把握し、組織体制に合った計画を立てることも大切です。
一口に「要員」といっても、組織によって求める人材はさまざまです。例えば、新卒採用であれば「部門ごと」「職種ごと」に求める人物像は異なりますし、受け入れ可能な人数も現場の体制によって異なります。さらに、中途採用では正社員・パートタイム・アルバイト・派遣社員といった「雇用区分」や、業務委託などアウトソーシングを含めた「社内・社外」区分の計画も必要です。
経営陣の考える「自社に必要な人物像」を現場に押し付けず、現場の意見も考慮しながらバランスの良い要員計画を立てましょう。
これらをしっかり押さえて、やるべきことを細かく丁寧にこなし、先手で動くことが大切です。
要員計画の策定・運用に使用できるツール
効率的に要員計画の数値を管理し、長期的に運用していくには、計画管理に適したツールを使用するのが大切です。要員計画の策定・運用に適したツールを2つ紹介します。
Excel（エクセル）
最も手軽なのは、表計算ソフトを使う方法です。例えば、以下のような項目で表を作成し、部門やチーム、プロジェクトごとの数値を入力します。
- 年度末在籍人数
- 年度当初在籍人数
- 要員要望数
- 配員決定数
表計算ソフトは特別な費用がかからず、表を作成して要員の過不足状況をメンバーと手軽に共有できる点がメリットです。フォーマットのサンプルも手に入りやすいため、要員計画のノウハウがなくても簡単に作成できるでしょう。
ただし、手動で更新しなければならず「一度表を作ったものの、結局活用できていない」という事態が起こりがちです。更新漏れが発生しないよう、運用担当者を明確にし、計画の進行状況を定期的にチェックする体制を整えましょう。
要員計画専用の管理ツール
関連部署が多く、表計算ソフトによる手動管理が難しい場合は、要員計画専用のツールを導入するのがおすすめです。
専用ツールを使うと、社内人材の保有スキルや稼働状況、プロジェクトの実行状況などを見える化でき、リソースを把握したうえで最適な要員計画を策定できます。各部署の人員過不足はシステム上でメンバーとリアルタイムに共有できるため、需要を予測しながら的確に計画を修正することも可能です。
システム導入には、月額費用に加えて初期費用がかかるサービスもあり、予算管理には注意が必要です。無料トライアルが可能なツールもありますので、複数の候補を試しながら検討するとよいでしょう。
まとめ
要員計画は、どのような規模の会社であっても立てるべきです。全社を巻き込んで要員計画を立てると、採用、社内配置、教育が有機的に結びつき、経営計画の達成につながります。
「経営計画→要員計画→採用・配置・教育計画」とスムーズに施策を実行するためには、採用・人事担当者に求められる役割は大きいものです。経営層や現場と密にコミュニケーションを取り、タイムリーに決定的な人事施策が打てるよう備えておきましょう。
本記事では、要員計画の立て方や考え方について解説しました。実際に要員計画を策定する際には、項目を埋めるだけで要員計画が完成するテンプレートが役に立ちます。人事・採用担当者の方は、こちらの「要員計画表テンプレート（Excel）」をダウンロードして、実務にご活用ください。
