【無料テンプレート付】新卒に送る内定通知書の書面・メールでの書き方を解説|内定通知するタイミングや注意点もご紹介

「新卒学生に内定を出したものの、内定通知書についてどう取り扱えばいいか困っている」
「そもそも内定通知書の役割が分からない」
「内定通知書の正しい書き方を知りたい」

など、採用担当の方の中には内定通知書に関して悩んだり不安に感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

「内定通知書」とは、企業が応募者に対して選考の結果、“内定したことを知らせる書類”です。内定から入社までの期間も長いため、新卒内定者にとっては、間違いなく自分が内定していることを証明する大事な書類です。

この記事では、内定通知書を発行する目的、タイミング、注意点を詳しくご紹介します。

ダウンロードしてすぐに使える内定通知書のテンプレートもご用意したので、ぜひ参考にしてくださいね。

目次

内定通知書が必要な理由

まずは内定通知書についての理解を深めるため、基本的なポイントを以下の順で紹介します。

  • そもそも内定通知書とは?
  • 企業の目的は、自社への入社意思を確定してもらうため
  • 内定通知書を発行することで、企業は法的な制約を受ける
  • 内定通知書の発行自体は、法的義務はあるわけはない

そもそも新卒の内定通知書とは?

新卒への内定通知書とは、企業が学生を採用するにあたって、”内定”の意思を書面で示したものです。企業は新卒採用を実施するにあたり母集団形成、選考とフローを進み、最終面接を終えて企業が採用したい学生に、内定を書面で通知します。

内定通知書は学生に対して、書面を通して自社で働いて欲しい旨を正式に伝えるものです。

内定の定義とは?

採用現場における「内定」とは、入社後の雇用契約について合意が成立した状態です。

内定通知書を受け取った求職者が「内定承諾書」に必要事項を記入し、返送することで内定が成立します。

「内々定」という言葉もありますが、こちらは内定よりも前の段階です。「採用予定」の状態であり、まだ雇用契約が結ばれていない状態を指しています。

企業の目的は、自社への入社意思を確定してもらうため

内定通知書を新卒学生に渡す目的は、自社への入社意思を確定してもらうことです。

また採用では競合も沢山いるため、採用したい学生が他社に行かないようにする「クロージング」の役割もあります。

内定通知書は、内定辞退数を把握するためにも役立つ書類です。もし内定辞退数が予想よりも多く、目標採用人数に不足が生じると判断した場合、早急に次の採用クールの準備をしなければなりません。

内定通知書によって自社への入社意思を確定してもらうことは、採用の効率化のために重要なのです。

内定通知書を発行することで企業は法的な制約を受ける

企業は学生に内定を出すことで「法的な制約」を受けます。内定通知書を含めて「内定を出す行為は法的に労働契約」とされ、入社予定日を就労の始期とする「解約権留保付労働契約」として扱われるためです。

一度出した内定を取り消したい場合は、正社員の「解雇」と同様、合理性のある理由が必要となります。一度出した内定は、取り消すことが難しくなるという点を、あらかじめ把握しておきましょう。

内定通知書の発行自体に、法的義務はない

内定通知書の発行自体に法的義務はなく、様式・記載項目・発行時期にも正式な決まりはありません。

しかし、内定通知を学生に送付することは企業側にも学生側にもメリットがあります。口頭よりも書面の方が「自社に入社してほしい」というアピールが伝わりやすいことが1つのメリットです。

また双方の同意を書面に残しておくことはトラブル回避にもつながります。

内定通知書と採用通知書・労働条件通知書との違いは?

内定通知書の他に、「採用通知書」や「労働条件通知書」と呼ばれる書類があります。それぞれの書類の違いや目的を理解しましょう。

【採用通知書】
内定通知書を送り、応募者から承諾を得た後に送る書類です。ただし採用通知書に法的な定義はないため、内定通知書のみを送るケースも多くあります。

【労働条件通知書】
事業主が労働者と雇用契約を結ぶ際に交付する書類で、労働条件を労働者に明示するものです。「労働基準法の第15条第1項」と「労働基準法施行規則第5条」には、「労働者を採用するときには労働条件を明示しなければならない」と定められています。

内定通知書に同封すべき書類とは?

内定通知書には通常、以下の2つの書類が同封されます。

  • 内定承諾書
  • 労働条件通知書

「内定承諾書」は、内定の辞退を防止するために重要な書類です。この書類を返送してもらうことで入社の意思を表明してもらうことができ、内定が確定となります。内定者が返送しやすいよう「返送用封筒」を同封するのが一般的です。

前述の「労働条件通知書」も、内定通知書に同封されることがあります。労働条件通知書を作成せず、内定通知書に労働条件の記載を含めることも可能です。

内定通知書を出すまでの流れ

内定通知書を出すまでの一般的な流れは以下の通りです。

このフローは一概に定まったものではないため、企業の環境や目的によって異なります。企業と学生の状況によって柔軟な対応が必要になります。

①学生に簡易的な様式で連絡する
内定の連絡は一般的に、まずはメールか電話で行います。その際、内定通知書などの書類を送付することも伝えましょう。

②内定通知書を発行・郵送する
次に内定通知書を作成します。内定通知書には「問い合わせ先」や「返送期日」も記載しておき、スムーズに返送できるよう促しましょう。

内定通知書を郵送する
作成した内定通知書と、内定承諾書、労働条件通知書などの書類を同封して郵送します。

④学生が内定受諾書に記入し、返送を受け取る
書面にて改めて学生の内定承諾の意思を確認する段階です。場合によってはここで辞退されることもあります。

⑤以降、労働条件の通知・入社式などのフローに進む

以上の流れは企業の環境や目的によって異なります。学生の状況によって柔軟な対応をすることも意識しましょう。

内定通知書で伝える項目

では実際に内定通知書を作成する場合、どのような内容を入れるのが適切なのでしょうか?内定通知書には決まった書式はありませんが、項目として入れ込んだ方が好ましいポイントがいくつかあります。

ここからは内定通知書で伝えるべき「必須項目」と、伝えた方がよい「推奨項目」をそれぞれ紹介します。

内定通知書で伝えるべき必須項目

内定通知書に必ず入れるべき必須項目は以下の通りです。

①採用決定について

採用が決定したことを応募者に伝えます。採用試験に応募してくれた感謝の気持ちも忘れず入れましょう。

内定通知書は一般的に郵送することが多いですが、応募者に少しでも早く結果を伝える場合はメールで送ることも可能です。ただしメールだけで済ませるのではなく、後日正式に内定通知書を郵送しましょう。

②入社日・出社日

内定通知書には正式な入社日・出社日も記載しましょう。

また内定を辞退したい場合、入社日の「2週間前まで」に連絡するよう期限を記載するのも忘れてはなりません。法律上、内定者は就業開始日から2週間前までは辞退できるためです。

③必要提出書類・返送期限日

新卒内定者にとっては初めての書類です。「返送が必要なものは何か」「それはいつまでに返送しなければならないか」を記載しましょう。

④内定取り消し事由

企業側が内定を取り消す場合の事由についても内定通知書に記載するのが一般的です。どのような場合に内定を取り消すことがあるのか、具体例を挙げて記載しておきましょう。

内定取り消し事由 会社都合
内定取り消し事由 内定者都合

内定通知の連絡を受けた段階で、内定者は就職活動を止めている可能性もあります。よっぽどの事情がない限り、内定取り消しは避けましょう。

内定通知書で伝えたほうがよい項目

内定通知書に入れた方が好ましい項目は以下の通りです。

①応募のお礼

「数ある企業の中から応募していただき、ありがとうございます」など、感謝の気持ちを入れることは、会社への好印象につながります。応募のお礼は必ず含めましょう。

②労働条件

労働条件通知書を送付しない場合は、内定通知書の項目に労働条件を記載しましょう。入社してから「認識していた条件と違った」などのトラブルにならないためにも、労働条件を詳しく提示することが重要です。

③これからのスケジュール

内定者が入社までの全体的なスケジュールを理解できるように、今後の大まかな流れも伝えましょう。先の流れを見える化することは、内定者の安心感にもつながります。

内定通知書のテンプレートはこちらから

内定通知書の見本となる文例も記載したテンプレートを、以下のリンクからご確認ください。ダウンロードしてWordファイル形式でご利用いただけます。

内定通知書のテンプレート
【Wordテンプレート】内定通知書
【Wordテンプレート】内定通知書
内定通知書の見本となる文例も記載したテンプレートをダウンロードできます。 ダウンロードしてWordファイル形式でご利用いただけます。

別紙として労働条件が記載されたフォーマットも合わせてダウンロード可能です。内定通知書だけでなく、労働条件の書面での通知も合わせて行うことをおすすめします。

いつ内定通知書送付はすればいいの?

内定通知書送付のタイミング

新卒の学生に対して内定通知書を送付する定まった時期はありませんが、一般的な「時期・タイミング・内定承諾の期限」は、それぞれ以下の通りです。

  • 時期:4月から6月
  • タイミング:簡易的に伝えてから1週間から10日間程度
  • 内定承諾期限:送付してから1週間から1ヶ月程度

1つずつ詳しく紹介していきます。

【一般的な時期】4月から6月がピークな場合が多い。時期は経団連のルールから由来する。

「4月から6月ごろ」に内定通知書を送るのが一般的です。

内定通知を送付する一般的な時期には、経団連(日本経済団体連合会)が定めた就活ルールが関係しています。

経団連が定めた就活ルールでは、正式な内定が出るのは「卒業・修了年度の10月1日以降」です。

一方で、経団連非加盟企業は独自のスケジュールで採用活動を行うことが多いため、業界や企業によっては内定が出る時期が早まる場合もあります。

【一般的なタイミング】メールや電話で簡易的に伝えてから、1週間から10日間ぐらいで発行

内定通知書を送付するにあたり、まずは書面以外(対面の口頭・電話・メールなどの簡易的な様式)で学生に内定した旨を通知し、その後1週間から10日間程度で内定通知書を発行します。

内定通知書を送付するタイミングで重要なことは、学生の内定辞退リスクを回避するために、なるべく早く通知することです。

また企業が内定の連絡をしてから、内定通知書を送付するまで時間が経ち過ぎると、学生のモチベーションも下がりやすくなります。内定の連絡をした学生に対して、できるだけ早く内定通知書を送付しましょう。

【一般的な期限】内定承諾書が大体1週間から1ヶ月程度の提出期限

学生が内定承諾書を返送するまでの一般的な期限は、1週間から1ヶ月程度です。

早すぎると「焦っている」と思われる可能性があり、長すぎると「気持ちが緩んでしまう」リスクがあるので、適宜調整しましょう。

内定承諾書の提出期限を設定することは、「目標採用人数」に対する達成度を把握するために役立ちます。

期限を設定しないと、何人まで内定が「確定」しているのかが把握しにくくなり、多くの内定辞退が発生した結果「目標採用人数を達成できない」という事態にもなりかねません。

適切な提出期限を設定し、「返送が遅れている人数」「辞退のリスクが高い内定者」を把握できるようにしましょう。

学生の入社意思の強さによってタイミングや方法を変えることも有効

内定通知書を送る方法やタイミングを、学生の状況や意思に合わせることも大切です。

学生が他の企業からも内定をもらっていて迷っていたり、内定意思の動機付けが弱かったりするなどの場合、内定通知書を単純に送付するだけでは辞退されるリスクがあります。

応募者が辞退しやすいタイミング

内定が出ることにより、選考の時点では見えづらかった不安や疑問など「本音の部分」が、学生の中で顕在化されているかもしれません。このような場合、企業は学生の本音と向き合う必要が出てきます。

例えば電話で内定した旨を伝えた後に、メールで以下のように伝えてみましょう。

「内定通知書を対面で説明しお渡ししたいのですが、もしご都合がよろしければ、当日先輩社員とランチに行きませんか?〇〇さんが選考の時に気にしていた実際の社員の雰囲気や、働く上での不安などを遠慮なく聞いていただく機会にしたいと思っています!」

学生の本音と向き合う場を設けることは、学生の安心感につながり、企業側にとっても学生を知るよい機会です。

内定通知書は学生のモチベーションを見ながら、できるだけ1人ひとりに合わせて渡しましょう。

メールでの内定通知

メールでの内定通知

内定通知は電話や郵送だけでなくメールで送ることも可能です。メールでの内定通知は、応募者に早く結果を伝えられるというメリットがあります。

記載内容は、書類で送る場合の文面と大きくは変わりませんが、以下のポイントに注意して作成しましょう。

  • 件名を見ただけで本文の内容が分かるようにする
  • 事務的な文章だけでなく、感謝の気持ちが伝わるような丁寧な文章にする
  • 大切なことを簡潔に分かりやすく伝える
  • 日程などの情報に誤りがないか確認する
  • 送る時間帯にも気を配る

メールでの内定通知文例

ここからは実際にメールで内定通知を送る際の例文を紹介します。自社に合わせたものをぜひご活用ください。

内定通知書の目的を理解し自社にマッチした新卒を採用しよう!

内定通知書には応募者に採用の合否を伝えるだけでなく、内定を承諾してもらい、辞退を防ぐ目的もあります。大切なのは以下の3点です。

  • 採用担当者が選考から学生の意思や本音と向き合うこと
  • 学生の状況やモチベーションに合わせて内定通知の方法やタイミングも変えること
  • メールで内定通知を送る場合は、オファー面談でも内定承諾を後押しすること

応募者は性格や状況もさまざまなので、採用担当者はその人に合った柔軟な対応をする必要があります。

本記事のテンプレートも参考にして、自社に合った内定通知書を作成していきましょう。

横山 大将

横山 大将

株式会社i-plug 法人マーケティング部 『人事ZINE』の運営を担当。 フリーランスとしてオウンドメディアの企画運営、webサイト制作のUX設計など約3年間携わり、現在に至る。人事の方々のお役に立てるメディアを作っていきます。