【新卒】内定通知書の4つの必須項目・書き方と例文・テンプレートを紹介
新卒採用において、「内定通知書はどこまで記載すべきか分からない」「メールと書面の使い分けに迷う」「内定辞退を防ぐために何を意識すべきか判断がつかない」といった悩みを抱える採用担当者は多く見られます。内定通知は単なる結果連絡ではなく、その後の入社意思にも影響するコミュニケーションです。
本記事では、内定通知書の定義や必要性、採用通知書や労働条件通知書との違いを整理したうえで、必須項目や具体的な書き方、メール例文、同封書類を解説します。あわせて、作成時の注意点や内定辞退を防ぐための工夫、送付後から入社までの流れについても紹介します。
人事ZINEでは、人事・採用担当者の方に向けて「【Wordテンプレート】内定通知書」をご用意しております。Word形式でダウンロードでき、そのまま自社用に調整して活用できます。内定通知書の作成や見直しを進めたい方は、ぜひご活用ください。
目次
内定通知書とは
内定通知書は、採用活動において内定を正式に伝えるための書類です。法的な位置づけや他の書類との違いを理解しておくことで、トラブルを防ぎながら適切に運用できます。ここでは、内定通知書の基本的な考え方と、関連書類との違いを整理します。
内定通知書の定義
内定通知書は、内定が決まった人に対して、その旨を通知するための書類です。法律で発行が義務付けられている書類ではないため、発行しなかったとしても法的な問題は特にありません。ただし内定者に対して内定の旨を明示するという観点から、内定通知書を発行する企業がほとんどです。
なお、採用における「内定」とは、入社後の雇用契約について合意が成立した状態です。内定通知書を受け取った内定者が「内定承諾書」に必要事項を記入し、返送することで内定が成立します。判例によれば、内定通知書や内定承諾書のやり取りは、「労働契約の締結」に該当します。そのため内定通知書を発行した場合、合理的な理由がない限りは簡単に「内定取り消し」などの処理を行えません。
採用通知書・労働条件通知書との違い
内定通知書の他に、「採用通知書」や「労働条件通知書」と呼ばれる書類があります。それぞれの書類の違いや目的を理解しましょう。
- 【採用通知書】
内定通知書を送り、応募者から承諾を得た後に送る書類です。ただし採用通知書に法的な定義はないため、内定通知書のみを送るケースも多くあります。 - 【労働条件通知書】
事業主が労働者と雇用契約を結ぶ際に交付する書類で、労働条件を労働者に明示するものです。「労働基準法の第15条第1項」と「労働基準法施行規則第5条」には、「労働者を採用するときには労働条件を明示しなければならない」と定められています。
内定通知書を受け渡す時期
結論からいえば、新卒採用で正式な内定通知書を受け渡す時期は、「10月以降」が一般的です。
新卒採用の場合、内閣官房や文部科学省、厚生労働省、経済産業省などの関係省庁や、経団連といった経済団体との取り決めにより、正式な内定通知は「卒業・修了年度の10月1日以降」にするよう定められています。内定通知書を内定者に渡す時期も、同様に10月1日以降が目安です。
なお、内定は決定しているものの正式な内定通知は行っていない状態を「内々定」と呼びます。内々定通知に関しては、「卒業・修了年度の6月1日以降」になるのが一般的です。
中途採用の場合は、新卒採用のような取り決めはなく、最終面接から1週間〜10日程度で内定通知書を送付するケースが多いようです。
内定証明書との違い
内定証明書は、内定通知書・採用通知書とは用途と位置づけが異なります。
内定通知書・採用通知書は、企業が内定の事実を伝えるための書類である一方、内定証明書は、内定者が第三者に対して内定の事実を証明するために発行する書類です。例えば、学生が賃貸契約やローン審査などで提出を求められるケースがあります。
このように、内定通知書は「企業からの通知」、内定証明書は「内定者の証明用途」という違いがあります。用途と法的位置づけを整理したうえで、状況に応じて発行することがポイントです。
内定通知書は必要？発行するメリット
先述の通り、内定通知書の発行は法的に必須ではありませんが、さまざまなメリットがあるため、ほとんどの企業が発行しています。
内定通知書を発行するメリットは、自社への入社意思を固めてもらえることです。採用市場には競合他社も多いため、採用したい学生が他社に行かないようにする「クロージング」の役割もあります。口頭よりも書面の方が「自社に入社してほしい」というアピールが伝わりやすいでしょう。
内定辞退数を把握でき、採用の効率化につなげられるのも、内定通知書を発行するメリットです。もし内定辞退数が予想よりも多く、目標採用人数に不足が生じると判断した場合は、次の採用クールの準備対応がスムーズにできます。
双方の同意を書面に残しておくことで、トラブル回避につながるのも重要なメリットです。
内定通知書の書き方
内定通知書は、内定の事実を正確に伝えるとともに、内定者が安心して意思決定できる状態をつくるための書類でもあります。必要な情報を過不足なく整理し、誤解が生じないよう明確に記載します。ここでは必須項目・推奨項目に分けて書き方を紹介します。
内定通知書で伝えるべき必須項目
内定通知書では、内定の事実だけでなく、入社に向けた条件や手続きを明確に伝えます。特に、認識のズレが生じやすい項目は具体的に記載します。
①採用決定について
まずは、内定が決定した事実を明確に記載します。
内定通知書の役割は、企業が採用結果を正式に通知することです。そのため、「選考の結果、内定とする」と分かる文言をはっきり記載し、通知内容に誤解が生じないようにします。
状況に応じて、選考への参加に対するお礼や、入社への期待を一言添えてもよいでしょう。ただし、主な目的は内定の事実を明確に伝えることにあります。
【例】
厳正なる選考の結果、〇〇様を弊社の内定者として採用することを決定いたしました。
②入社日・出社日
入社日と初出社日に関する情報を記載します。
内定者は、入社までの予定を踏まえて各種準備を進めるため、日程に関する情報はできるだけ明確に示しましょう。入社日が確定している場合はその日付を記載し、初出社日や集合時間などの詳細が未定であれば、後日案内する旨を添えます。
また、配属先や勤務地がこの時点で確定していない場合は、確定時期や案内方法を簡潔に記載しておきましょう。
【例】
入社日は2025年4月1日を予定しております。
初出社の詳細につきましては、後日改めてご案内いたします。
③必要提出書類・返送期限日
提出が必要な書類と返送期限を明記します。
内定後には、内定承諾書をはじめ、手続きに必要な書類の提出を求めることが一般的です。「どの書類を、いつまでに、どの方法で提出するのか」を具体的に記載することで、手続きの遅れや提出漏れを防げます。
特に、返送期限があるものは日付を明記しましょう。「提出方法が郵送なのか、メール添付なのか、専用フォームなのか」もあわせて記載すると、内定者が対応しやすくなります。
【例】
同封の内定承諾書にご署名のうえ、〇月〇日までにご返送くださいますようお願いいたします。
④内定取り消し事由
内定取り消しに関する条件は、必要に応じて記載します。
内定通知書には、例外的に内定を取り消す可能性がある場合の条件を記載することがあります。例えば、提出書類に重大な虚偽があった場合や、入社に支障が生じる事情が判明した場合などです。あらかじめ条件を整理しておくことで、企業側としてもスムーズに説明ができます。
ただし、この項目は細かく書くよりも、「詳細は就業規則に準ずる」などの形で一般的な範囲で簡潔に記載する方が実務上は扱いやすいでしょう。記載する内容は、社内規程や運用方針と整合しているか確認しておくこともポイントです。
【例】
提出書類に重大な虚偽があった場合や、健康状態により業務遂行が困難と判断される場合には、内定を取り消す場合があります。
内定通知書で伝えたほうがよい項目
上記の項目に加えて、内定者が入社までの流れを理解しやすくなる情報を記載することもあります。必須ではありませんが、補足があればその後のやり取りをスムーズに進めることが可能です。
①応募のお礼
1つ目は応募に対するお礼です。
内定通知書は事務的な書類ですが、選考に参加してくれたことへの謝意を添えると、通知全体の印象が柔らかくなります。特に、新卒採用では複数回の面接や面談を経て内定に至ることが多いため、応募や選考参加への感謝を一言記載しておくと自然です。
【例】
この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
②労働条件
状況に応じて、労働条件に関する案内を記載します。
給与、勤務地、勤務時間などの労働条件は、内定者にとって特に気になる情報です。詳細は労働条件通知書で示すことが一般的ですが、内定通知書でも「別紙を確認してほしい」旨を記載しておくと、確認漏れを防げます。
また、勤務形態や配属に関して補足が必要な場合は、この段階で概要を案内しておく方法もあります。ただし、詳細が確定していない事項まで断定的に書かないのが無難です。
【例】
初任給や勤務地などの詳細な労働条件につきましては、同封の労働条件通知書をご確認ください。
③今後のスケジュール
内定後の流れを記載することもあります。
内定通知書に今後の予定を簡潔に案内しておくと、内定者が今後の流れを把握しやすくなります。例えば、「内定承諾書の返送後にどのような連絡があるのか」「懇親会や面談の予定があるのか」といった情報です。
あわせて、問い合わせ先や連絡方法を記載しておくと、その後の連絡もスムーズになります。予定が未確定の場合は、決まり次第案内する旨を添えれば十分です。
【例】
今後の予定につきましては、内定承諾書のご返送確認後、改めてご案内いたします。
メールでの内定通知の例文・テンプレート
内定通知は、メールで行うケースもあります。メールでは、内定の事実を明確に伝えることに加え、必要に応じて今後の手続きや確認事項も簡潔に案内します。
基本的な内定通知メールの例文・テンプレート
内定の事実を簡潔に伝える基本形のメールです。
件名：内定のご連絡【株式会社〇〇】
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当です。
この度は弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、〇〇様を弊社の内定者として採用することを決定いたしましたので、ご連絡申し上げます。
今後の詳細につきましては、改めてご案内いたします。
まずは取り急ぎ、内定のご連絡申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
件名で要件が分かるようにし、本文では選考結果と内定の旨を明確に記載します。長くなりすぎると要点が伝わりにくくなるため、本文は簡潔にまとめることが基本です。あわせて、応募へのお礼や今後の連絡予定を添えると、実務上も使いやすくなります。
今後の手続きも案内する内定通知メールの例文・テンプレート
内定通知とあわせて、必要書類や返送期限、今後の予定を案内するメールもよく使われます。
件名：内定のご連絡および今後のお手続きについて【株式会社〇〇】
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇 採用担当です。
この度は弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
厳正なる選考の結果、〇〇様を弊社の内定者として採用することを決定いたしましたので、ご連絡申し上げます。
つきましては、添付の内定承諾書をご確認のうえ、〇月〇日までにご返送くださいますようお願いいたします。
あわせて、今後の予定や提出書類の詳細につきましても、添付資料をご確認ください。
ご不明な点がございましたら、本メールにご返信いただくか、採用担当までご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
内定者が次に何をすればよいか分かるように、手続きの内容と期限を明記しましょう。案内事項が多い場合でも、本文の流れは「内定の通知」「必要な対応」「今後の連絡先」の順に整理すると読みやすくなります。添付書類がある場合は、その名称も本文中で触れておくと親切です。
内定通知書に同封する書類
内定通知書に同封する書類は、主に以下の4つです。
- 添え状（送付状）
- 労働条件通知書
- 内定承諾書
- 返信用封筒
それぞれの概要や、同封する目的を詳しく解説します。
添え状（送付状）
添え状（送付状）は、内定通知書に同封する「挨拶状」です。本来、書類を直接手渡しをする際は、簡単な挨拶を添えて渡すのが基本です。添え状は、こうした挨拶を文書化したもので、ビジネスマナーとして重要な役割を果たします。
内定者に敬意を示しつつ、内定通知書とともに送られる書類の内容や、今後の手続きに関する事務的な説明を含めるのが一般的です。
労働条件通知書
労働条件通知書は、賃金、労働時間、就業場所などの労働条件を明示する書類です。内定通知書とは役割が異なり、労働基準法第15条に基づいて交付が義務付けられています。
現在は2024年4月の制度改正を踏まえた記載が必要です。具体的には、全ての労働契約で「就業場所・業務の変更の範囲」を明示する必要があり、有期契約ではこれに加えて「更新上限の有無と内容」「無期転換申込機会」「無期転換後の労働条件」も明示対象になっています。採用時には、従来の労働条件だけでなく、将来の配置転換や契約更新の扱いまで含めて確認しましょう。
出典：厚生労働省「令和6年4月から労働条件明示のルールが改正されます」
内定承諾書
内定承諾書は、内定者が企業からの内定を正式に受け入れる意思を示すための文書です。内定者が内定承諾書に署名・捺印をし、企業に返送することで、内定の意思を確認できます。内定通知書と同じく、法的に定められた書類ではありません。
同じような役割を持った書類がいくつかあり、場合によっては「入社承諾書」「内定誓約書」と呼ばれることもあります。
返信用封筒
返信用封筒は、内定承諾書を封入し、自社に返送してもらうための封筒です。一般的な返信用封筒と同様、あらかじめ宛先を記入し、切手を貼っておきます。
同封する内定通知書などの書類には、返信期限を明記しておきましょう。内定者に意思を固めてもらうだけでなく、企業にとっても返信のタイミングが把握しやすくなります。
新卒向け内定通知書で注意すべきポイント
新卒向けの内定通知書には、中途採用とは異なる特有の注意点があります。まだ社会経験がない学生に対しては、誤解やトラブルを未然に防ぐ配慮が必要です。
ここでは、「内内定と本内定の違い」「待遇未確定時の対応」「内定取消しリスクへの備え」という3つの観点から、企業側が押さえるべきポイントを整理します。
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 内内定と本内定の違い | 法的効力と通知の注意点 |
| 待遇未確定時の記載 | 曖昧な表現を避けつつ配慮する |
| 内定取消しリスク防止 | 文面に適切な注意事項を盛り込む |
内内定と本内定の違いを正しく伝える
内内定は、正式な選考結果通知ではなく、内定予定の意思を伝える段階にすぎません。法的には本内定と異なり、労働契約の成立には至っていないため、文面上でも「内内定」「予定」といった語を明確に用いる必要があります。
本内定を伝える際には、労働条件などの基本事項を示したうえで、正式な承諾を促す表現に変えることが重要です。学生が誤解しないよう、通知書の中で「内内定」「内定承諾後に正式内定」のように段階を明確に区別しましょう。
| 項目 | 内内定 | 本内定 |
|---|---|---|
| 法的効力 | なし |
あり（労働契約成立とみなされる場合あり） |
| 通知内容 | 意向表明が中心 |
労働条件を明示し確定 |
| 注意点 | 言葉の選び方に注意 |
契約前提として誤解させない |
待遇が未確定ならその旨も明示する
新卒採用では、最終的な給与や配属先が内定時点で確定していないケースも珍しくありません。その場合、曖昧な表現を避けつつ、「予定」や「内決定」であることを明示し、学生に誤解を与えないよう配慮しましょう。
例えば、「初任給：〇〇円（予定）」や「勤務地：△△支社を予定」と記載する方法が有効です。未確定情報は断定口調を避け、確定次第正式に通知する旨も添えると信頼性が高まります。
| 状況 | 推奨表現例 |
|---|---|
| 給与未確定 | 「月給〇〇円（予定）」 |
| 勤務地未確定 | 「〇〇支社を予定」 |
| 条件変更可能性あり | 「詳細確定次第、別途通知いたします」 |
リスクヘッジとして内定取消し事由も記載する
内定通知後に発覚する重大な問題（虚偽申告、健康問題など）に備えるためには、文面で一定のリスクヘッジをしておくことが重要です。
例えば、「学業成績に重大な不備があった場合」「経歴に虚偽が判明した場合」など、内定取り消しの可能性がある事由を事前に通知書に盛り込んでおきましょう。明確な基準を示すことで、万が一の際もトラブルを最小限に抑えることができます。
| リスク要因 | 予防策 |
|---|---|
| 学業成績不振 | 「学業成績に重大な支障がある場合取消の可能性あり」と記載 |
| 経歴詐称 | 「申告内容に虚偽が判明した場合取消」明記 |
| 健康問題 | 「業務遂行に支障がある場合の取消規定」記載 |
内定通知後に辞退リスクを減らすための工夫
内定通知後も、内定辞退を防ぐためにはフォロー対応を準備しておくことが重要です。ここでは主な工夫を紹介します。
内定承諾書までのサポートを行う
内定通知をした時点で、採用活動が終わるわけではありません。内定承諾書の受領、そして入社日まで、企業側が丁寧にサポートする必要があります。
学生によっては、提出書類の種類や提出期限、返送方法が分かりにくく、不安を感じることがあります。そのため、内定通知の段階で今後手続きを整理し、「何をいつまでに、どの方法で対応すればよいか」を明確に案内することが欠かせません。
例えば、内定承諾書の他に提出して欲しい書類がある場合は、その旨もあわせて記載します。返送期限は日付で示し、郵送かメールかなどの提出方法も具体的に伝えます。補足説明の機会を設けて、手続き上の不明点・不安を解消するのも有効な方法です。
継続的に企業の魅力を伝える
内定を出した後も、学生が他社の選考を続けているケースは少なくありません。そのため、内定後も企業理解を深めてもらう機会を継続的に設けるのも手です。
出典：i-plug株式会社「どうなる？25卒・26卒新卒採用市場動向調査レポート（春版）」
弊社i-plug株式会社の調査では、学生が魅力を感じる要素として「社内の雰囲気が良い」が上位に挙がっており、内定出し後のフォローとして学生が特に求めているのは、人事や先輩社員との個別面談・座談会などの対話の場でした。内定後のフォローでは、情報提供だけでなく、社内の人と話せる機会を設けることが有効です。
具体的には、社員との座談会、内定者懇親会、職場見学、内定者向けイベントなどが考えられます。
必要に応じてフォロー連絡を行う
内定通知後は、1～2週間以内にフォロー連絡を行うのが理想です。学生は不安や迷いを抱えやすいため、早めに声をかけることで心理的な距離を縮められます。
フォロー内容は、内定に対する疑問点のヒアリング、社内イベントへの案内、入社後のサポート説明などが効果的です。連絡手段は電話がベストですが、まずはメールでアポイントを取るのも丁寧な方法です。
| フォロータイミング | 内容例 |
|---|---|
| 通知後1～2週間以内 | 疑問点の確認、入社後サポート案内 |
| イベント開催時 | 社員交流会・懇親会への招待 |
| 承諾書提出直前 | 最後の不安払拭フォロー |
内定通知書の送付から入社までの流れ
内定通知書を出すまでの一般的な流れは以下の通りです。
上記のフローは一概に定まったものではなく、企業の環境や目的によって異なるため、状況に合わせて柔軟な対応が必要です。
以下、フローの詳細を解説します。
①学生に簡易的な様式で連絡する
内定の連絡は一般的に、まずはメールか電話で行います。その際、内定通知書などの書類を送付することも伝えましょう。
②内定通知書を発行する
次に内定通知書を作成します。新卒採用の場合、前述のように正式な内定通知書は「卒業・修了年度の10月1日以降」、内々定通知に関しては「卒業・修了年度の6月1日以降」に発行・実施するのが一般的です。所要日数としては、メールや電話で内定を伝えてから、1週間から10日間くらいが目安になります。
内定通知書には「問い合わせ先」や「返送期日」も記載しておき、スムーズに返送できるよう促しましょう。
③内定通知書を郵送する
作成した内定通知書と、内定承諾書、労働条件通知書などの書類を同封して郵送します。
④内定者が内定受諾書に記入し、返送を受け取る
書面にて改めて内定者の内定承諾の意思を確認する段階です。場合によってはここで辞退されることもあります。
先ほども触れたように、内定受諾書には返送期限を設定するのが一般的です。目安としては、1週間から1ヶ月程度になります。
⑤以降、労働条件の通知・入社式などのフローに進む
以上の流れは企業の環境や目的によって異なります。内定者の状況によって柔軟な対応をすることも意識しましょう。
内定通知書についてよくある疑問
最後に、内定通知書についてよくある疑問を2つ紹介します。
内定通知書に法的効力はある？
企業は学生に内定を出すことで「法的な制約」を受けます。内定通知書を含めて「内定を出す行為は法的に労働契約」とされ、入社予定日を就労の始期とする「解約権留保付労働契約」として扱われるためです。
一度出した内定を取り消したい場合は、正社員の「解雇」と同様、合理性のある理由が必要となります。一度出した内定は、取り消すことが難しくなるという点を、あらかじめ把握しておきましょう。
内定通知はメールでもよい？
内定通知は、メールで行っても問題ありません。内定通知書は法的に定められた書類ではないため、送付の有無や送付の仕方については、企業の裁量に任されています。実際、昨今ではメールにPDFデータで添付するなど、オンラインで完結する企業も増えている状況です。
オンラインでやり取りする場合は、「返信用封筒を同封する必要がない」「すぐに通知できる」など、さまざまなメリットがあります。
ただしメールで内定通知をする場合、他のメールに埋もれてしまうリスクがあります。現在でも、内定辞退を避けるために、「内定通知書を郵送する」「手渡しする」といった企業も少なくありません。自社の採用戦略に合わせて、やり方を考えるとよいでしょう。
内定通知のメール・郵送・手渡しはどのように使い分ける？
内定通知は、メール・郵送・手渡しのいずれか、または複数の方法を組み合わせて行います。「どの手段が適しているか」は、伝達の速さ、正式性、補足説明のしやすさを踏まえて判断しましょう。
メールは、内定の事実を早く伝えたい場合に適しています。学生にすぐ連絡できる一方で、書類の原本提出や正式な案内には向かないため、必要に応じて郵送と併用します。
郵送は、正式な通知として伝えやすく、内定承諾書などの書類を同封できる点が利点です。手渡しは、対面で説明や質問対応ができるため、入社意思の確認やフォローを行いやすい方法といえます。
このように、それぞれの特徴は異なります。企業規模や社風だけでなく、選考状況や学生との接点の持ち方も踏まえて使い分けましょう。
まとめ
内定通知書は、採用の意思を正式に伝えるだけでなく、入社までの手続きや学生との関係性を左右する重要な書類です。記載内容や伝え方によっては、内定者の不安や辞退につながる可能性もあるため、情報の正確性と分かりやすさが求められます。
実務では、採用決定の通知に加え、入社日や提出書類、今後のスケジュールなどを明確に伝え、内定者が次に取るべき行動を理解できる状態にすることがポイントです。また、通知後のフォローを継続することで、入社意欲の維持にもつながります。
人事ZINEでは、「【Wordテンプレート】内定通知書」をご用意しております。Word形式でダウンロード可能で、テンプレートをもとに内定通知書を作成できます。現場に合わせて調整しながら利用できるため、書類作成の効率化にもつながります。内定通知書の整備を進めたい方は、ぜひご活用ください。
