【すぐに使える文例あり】採用通知メールの書き方|内定辞退を防ぐためのポイントを徹底解説

採用通知メールを送る際、何をどのように伝えるべきか迷う方は多いことと思います。

採用連絡が遅くなればなるほど、求職者のモチベーションは下がります。最悪の場合返信をもらえず内定を辞退されてしまうこともあるため、採用が決まり次第すぐに連絡するのが望ましいです。

「採用通知メールで参考になる文例を見たい」
「内定辞退を防ぐにはどんな文章が効果的か」

この記事では、はじめての方でもスムーズに採用準備ができるよう採用通知メール作成のポイントについてわかりやすく解説していきます。

テンプレートとして使える文例や内定辞退を防ぐのに有効な内容についても説明しているので、採用通知メールの作成にぜひお役立てください。

採用通知メールを書く時のポイント

採用通知メールを書く時のポイント

採用通知メールを書く時に意識すべきポイントは以下の3つです。

  1. 簡潔な文章を心がける
  2. 結果を問わずお礼を伝える
  3. 担当者名や連絡先は忘れずに明記する

企業からのメールは、事務的で無機質な印象を与えやすいです。それ自体が悪いことではありませんが、応募してくれたことへの感謝の気持ちは心のこもった文面で伝えるのがいいでしょう。

上記3つのポイントをふまえて、ここからは記載すべきメールの内容を採用・不採用に分けて解説していきます。

採用の場合

採用メールのメール本文は、以下の構成で作成するのが一般的です。

1. 相手の名前
宛先は必須です。誰に送るメールなのかメールアドレスとも照合して間違いのないようにしましょう。

2. 会社名・自分の所属と名前
誰から来たメールなのかを明確にして、読み手に不安を与えないようにしましょう。

3. あいさつ・お礼
あいさつやお礼を伝える文章では、自社ならではの一言を添えるのがおすすめです。ビジネス文書や定型文は冷たい印象を与えやすいので人間味のある言葉で感謝を示しましょう。

4. 選考結果
あいさつの後は、前置きが長くならないように注意しながら簡潔に結果を提示します。

5. 今後の手続きについて
今後の詳しい手続きについては、採用メールではなく別途改めて連絡するのが一般的です。採用メールでは、内定者が次に行うべきアクションのみ伝えてください。

6. 問い合わせについて
不明点が生じた時の窓口になる担当者の連絡先を記載します。

7. お礼・あいさつ
あいさつのほか、一緒に働けることを楽しみにしているなど「改めてこの度はありがとうございました」のほかに、「社員一同、ご一緒できるのを楽しみにしています」などの一言を添えると好印象です。

8. 署名
外部にメールを送る場合に用いる所定の署名をつけましょう。

採用通知メールは記載事項が多く、冗長になりがちです。各項目は1〜2文におさめて簡潔に伝えることを心がけましょう。

昨年度のテンプレートを修正して使う場合は手続きの内容や問い合わせ窓口に変更がないかも併せて確認しましょう。

採用通知・不採用通知の連絡は早めに行うことが鉄則です。何日も保留しておくと内定者が他社に流出するリスクが高くなるため、内定が決定したら速やかにメールを送信してください。

不採用の場合

不採用の場合も、基本的な文章構成は採用メールと同じです。

1. 相手の名前
名前を確認し、メールアドレスと併せて間違いのないようにしましょう。

2. 会社名・自分の所属と名前
採用の場合と同様に必ず記載を。

3. あいさつ・お礼
応募・採用選考に時間と労力を費やしていただいたことに対して、丁寧にお礼を記載しましょう。

4. 選考結果
選考結果は簡潔に。「残念ながら」「慎重に選考させていただきましたが」といった言葉をはさむことをおすすめします。

5. お礼・あいさつ
3.のお礼と内容が同じになってもよいので、応募・採用選考に関するお礼の文章で結びます。

6. 署名
外部にメールを差し出す時に用いる所定の署名をつけましょう。

採用通知メールに比べて記載項目は減りますが、自社を選び応募してくれたことに対して丁寧に感謝の意を伝えることがポイントです。

採用通知メールのテンプレート集

採用通知メールのテンプレート集

ここからは、すぐに使える採用通知メールの文例をご紹介していきます。

氏名や日付、連絡先は()で表記しているので、必要に応じて変更しながらご活用ください。

採用する場合の文例①

採用する場合の文例②

不採用の場合の文例①

不採用の場合の文例②

電話での採用通知はこちらをご参考ください。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ
【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ
不採用・採用通知の例文集をWordファイル形式でダウンロードできます。メールや電話などでご連絡することを想定し、全3パターンの通知例文をご用意いたしました。

採用通知メールの見直しポイント

採用通知メールの見直しポイント

採用通知メールの準備が整ったら、内容に問題がないかを必ず見直してください。具体的な見直しポイントは以下の4つです。

ポイント①誤字脱字はないか

採用通知メールは、一企業が発信する公式のメッセージです。誤字脱字があると、読み手に「適当な仕事をする人(会社)」という印象を持たれてしまうので、一字一句丁寧に読み直しをしてください。

ポイント②言い回しに違和感はないか

採用通知メールでは、必要な情報を簡潔に説明する必要があります。

冗長になりやすい表現は表やリストを使うなどして、読み手が混乱しないように工夫をすることが大切です。また、差別や不快表現が含まれないかも合わせてチェックしてください。

ポイント③記載情報に誤りはないか

採用通知メールには、志望者の個人情報が記載されます。

Aさん宛のメールをBさんに送信してしまった……ということは絶対にあってはなりません。情報漏洩によって法的責任を問われる可能性もあり得ますので、個人情報の取り扱いは厳重に注意しましょう。

また、今後のスケジュールなどを記載する場合は日付や時間に誤りがないかも確認してください。

ポイント④全体のバランスに問題はないか

ボリュームのある段落は、改行を加えるなどして全体のバランスを調整しましょう。

本文が完成したら、同僚や上司などにダブルチェック・トリプルチェックをお願いすることをおすすめします。

採用通知メールはいつまでに送るべき?

採用通知メールのタイミング

採用通知メールは、面接から一週間以内に送信すべきです。

面接から時間があくと、内定辞退の可能性が高くなります。採用連絡は早ければ早い方がいいので、面接当日に採用を決めたらその日中に通知しても構いません。

内定者から問い合わせがあると想定し、メール送信の時間は午前中がいいでしょう。

採用通知書と同封するべき書類は?

採用通知書と同封するべき書類

採用が決定した者に対し、会社は「採用通知書」を送付し改めて採用の連絡を行います。

採用通知書には、入社するにあたり必要となる以下の書類を同封します。

  • 送付状
  • 入社承諾書
  • 入社誓約書
  • 今後のスケジュール案内
  • 返信用封筒など

採用通知書もできるだけ早く送付するのが望ましいです。また、返信期日を指定したりメール添付による返信をOKとすれば、採用活動をスムーズに進めることができます。

採用通知メールは「企業の入り口」となるもの!丁寧な作成・配信を

採用通知メールには、志望者と会社をつなぎ内定者の入社をスムーズにする役割があります。

「企業への入り口」となるものなので、簡潔かつ内定者が安心できる内容であるべきでしょう。

メール送信前は、誤字脱字のチェックはもちろんのこと、記載情報に誤りがないかどうかを細やかにチェックしてください。

採用通知メールの作成でお悩みの方は、この記事で紹介した文例を活用しスムーズな採用活動にお役立てください。

人事ZINE 編集部

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