不採用通知とは？送り方・書き方や意識したいポイントを詳しく解説

• サンプル・テンプレート
• 不採用通知

最終更新日 2024/09/03

採用を見送ることになった応募者に対して、不採用の旨とともに応募してくれたことへの感謝を伝える不採用通知。

不採用通知を応募者に送る際、内容がネガティブであるため「どのような言い回しにすれば悪い印象にならないか」「メールがよいのか郵送がよいのか」など頭を悩ませている人事・採用担当者の方もいるのではないでしょうか。

本記事では、不採用通知の重要性と通知方法、書き方・言い方例、注意すべきポイントについて詳しく解説します。不採用通知に関する「送るタイミングはいつか？」「メールで失礼ではない？」といったよくある疑問についても触れています。

人事ZINEでは、不採用通知の書き方・言い方のテンプレートをご用意しました。メールや電話などの場面別になっており、Wordファイルでダウンロードしてすぐに利用できます。ぜひご活用ください。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

不採用・採用通知の例文集をWordファイル形式でダウンロードできます。メールや電話などでご連絡することを想定し、全3パターンの通知例文をご用意いたしました。

資料ダウンロード

不採用通知の重要性

不採用通知は応募者に対して不採用である旨を伝える他に、「応募者が自社に対してネガティブなイメージを持たないようにする」という重要な役割があります。

応募者の多くは選考結果を早く知りたいと考えています。連絡を待ち、その結果次第で次の就職活動に進む応募者もいるでしょう。そのため「不採用を通知しない」「不採用の通知が遅い」といった対応では、自社に対して不信や不満といった感情を抱く可能性があります。

応募者の「自社に対するイメージ」がなぜ重要かというと、応募者は自社の商品やサービスの顧客になったり、取引先に入社したりする可能性があるためです。また、マイナス感情は口コミやSNSへの書き込みなどによって広まり、採用活動に影響する場合もあります。さらに、今回は採用を見送った応募者を改めて採用する可能性があることも見逃せません。

不採用通知の送り方・3つの方法

不採用通知は、次のいずれかの方法で行うのが一般的です。

• メール
• 郵送
• 電話

それぞれの方法のメリットや注意点などについて解説します。

メール

以前は不採用通知を郵送か電話で行うのが主流でしたが、現在では不採用通知をメールで送信するのが一般的になっています。

メールで通知するメリットは、郵送や電話と比較すると、企業側の手間や心理的な負担が少ない点です。また、応募者にとっても郵送より早く選考結果を知ることができます。

メールで通知する際は、件名に注意が必要です。「選考結果のご連絡」「〇〇株式会社採用担当」などを明記し、見つけやすくしましょう。応募者に選考結果をメールで通知する旨を伝えておくことで応募者が見逃すリスクを減らせます。

履歴書などの返却物がある場合は、それらは別に郵送することになります。

郵送

郵送によるメリットは、電話と比較して企業側の心理的な負担が少ない点です。履歴書や賞状、作品などの返却物がある場合、不採用通知と同封できる点もメリットといえます。

送付状を付けるかどうかについては、決まりはなく送付状は必須ではありません。

郵送時の封筒の宛名はフルネームで記入し、同居人が開けてしまわないようにします。一方、中身が分からないように「選考関連書類在中」「選考結果のお知らせ」などの記入は避けます。

郵送による場合、メールや電話よりも日数がかかるため早めの通知を意識しましょう。また、メールや電話によって不採用通知をした場合でも、応募者が履歴書などの返却を待っていることもあるため早めの対応が必要です。

電話

電話による不採用通知はメールや郵送と異なり、通知が応募者に届いたことを確認できることがメリットといえます。

しかし、不採用という内容は応募者にとってネガティブなものであるため、通知する担当者の心理的な負担が大きく、また会話のなかで応募者が感情的になりトラブルに発展するリスクがあります。さらに、メールや郵送のように文面で残らず「言った言わない」というトラブルを招くリスクがあるため注意が必要です。

電話による通知が必要な理由がある場合を除いて、メールや郵送を用いる方がリスクを避けられます。特別な事情により電話によって通知する場合でも、文面として残すために後日メールや郵送も行うことがおすすめです。

不採用通知の書き方・言い方例

不採用通知の書き方や言い方の具体的な例を紹介し、解説します。

人事ZINEでは、不採用通知の書き方・言い方のテンプレートをご用意しました。メールや電話などの場面別になっており、Wordファイルでダウンロードしてすぐに利用できます。ぜひご活用ください。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

不採用・採用通知の例文集をWordファイル形式でダウンロードできます。メールや電話などでご連絡することを想定し、全3パターンの通知例文をご用意いたしました。

資料ダウンロード

メールの場合

メールでの不採用通知の書き方例を書類選考後と面接後に分けて解説します。

＜メールの件名例＞

前述の通り、件名は他のメールに埋もれないよう「選考結果」「会社名」といった文字を入れます。【】などの装飾を使い目立たせてもよいでしょう。

＜書類選考後の不採用通知の書き方例＞

＜面接後の不採用通知の書き方例＞

フォーマルな文書で使われる頭語の「拝啓」と結語の「敬具」は相手への敬意を表す言葉です。メールで使うことは意味としては間違っていませんが、そもそもメールが略式の連絡手段と考えられているため、メールでは使わない方が一般的です。同様の理由で、ビジネス文書のように左寄せ・中央揃えなどの配置分けもせずに全体を左寄せに統一します。書き始めの字下げも不要です。

郵送の場合

郵送での不採用通知の書き方例を解説します。参考例は書類選考後の通知です。面接後の通知はメールの書き方例を参考にしてください。

＜書類選考後の不採用通知の書き方例＞

メールと異なり、配置に決め事があります。宛名は左寄せ、発信者は右寄せ、件名は中央揃えです。また、敬意を表すための「拝啓」「敬具」を使いますが、他のビジネス文書と異なり「盛暑の候」などの時候の挨拶は省略するのが一般的です。本文は左揃えで、段落の始めは1文字あけます。

返却物が複数あり、何を同封したかを明確にしたい場合は、「履歴書等の書類」を「履歴書等の下記の書類」にして、「敬具」の次に「記（中央揃え）」、続けて返却物を箇条書きにして最後に「以上（右揃え）とします。

電話の場合

電話での不採用通知の言い方例を解説します。言い方例は書類選考後のもので、面接後は（）内を参考にしてください。

＜書類選考後の不採用通知の言い方例＞

伝える内容はメールや郵送と同様ですが、電話による場合は相手の反応に合わせて適切に対応する必要があります。急を要するなどの事情がないのであれば、メールや郵送の方が無難です。

電話による場合、注意点がいくつかあります。本人確認をし、本人以外に伝えないよう注意してください。電話する時間帯は応募者から事前に希望を聞いておくと親切でしょう。留守番電話になった場合には、再度電話する旨だけをメッセージに残し、選考結果は残さない方が丁寧です。

言い方例のように、言った言わないのトラブルを回避するために書類を郵送する方が安心です。応募者にもその旨を伝えておくと「また不採用の通知がきた」と手違いだと思われるリスクを回避できます。

不採用通知を送る時に意識したいポイント

本来ネガティブな連絡である不採用通知ですが、少しでも「自社に対するイメージを悪化させない」ために意識したいポイントを解説します。

感謝を伝えることを大切にする

不採用通知を送る時は、感謝の気持ちを伝えることを大切にしましょう。感謝の気持ちが伝われば、応募者の自社に対するイメージの悪化が緩和されることが期待できます。

「数多くある募集のなかから、自社の募集を選んでくれたこと」「書類の郵送や申し込みという手間をかけてくれたこと」「時間と交通費をかけて面接に来てくれたこと」など実際に応募者が自社への選考でかけてくれた労力や時間を意識して、不採用通知の内容を考えることで感謝の気持ちが伝えやすくなります。

冗長にならないよう注意する

不採用通知の内容は冗長にならないように注意しましょう。感謝の気持ちが伝わる内容にするのと同じくらい、簡潔に伝えることも重要です。応募者からすればムダに長い文章は気分のよいものではありません。また、結論が分かりにくいと不要に期待させてしまうリスクもあります。

前述の通り、通常のビジネス文書であれば時候の挨拶を入れますが、不採用通知の場合には郵送物であっても省略するのが一般的です。これも季節の話題や、健康への気遣いよりも結論を簡潔に伝えるという趣旨があることが理由です。

タレントプールも意識する

不採用通知を送る際はタレントプールも意識することもポイントの1つです。

タレントプールとは、直訳すると「才能（人材）の保管」という意味で、今後採用する可能性がある応募者との縁を完全には切らずに残しておくという考え方です。

人材採用において、採用を決定した応募者の全員が辞退せずに入社するとは限りません。欠員が出た場合、一度は採用を見送った応募者を改めて採用したいと考える可能性があります。また、今回募集した業務内容とは別な業務であれば採用したい人材であるケースもあるでしょう。

これらの場合に、タレントプールを意識した不採用通知にすることで採用につながる可能性を残せます。応募者からすれば踏ん切りがつきにくく自社にとって都合のよい話ですが、他の応募者よりも評価が高いという面を押し出した書き方・言い方をすることで好印象を残すことにもつながります。

不採用通知についてよくある疑問

不採用通知についてよくある疑問として次の内容があります。

• 不採用通知を送らなくてもよい？
• 不採用通知はいつ送る？
• メールだけの不採用通知は印象が悪くない？

これらについて詳しく解説します。

不採用通知を送らなくてもよい？

「不採用の場合であっても通知する」という約束がない場合には法的な義務はありません。しかし、結論からすれば、不採用通知は送った方がよいでしょう。

「採用の場合のみ応募者に連絡をして、不採用の場合には何の連絡もしない」という企業も存在しますが、これでは応募者の次の就職活動の妨げになりかねません。

応募者の活動を妨げず、さらに応募者に対する誠意を示すためにも、不採用通知を送り自社に対するイメージの悪化を防ぎましょう。

不採用通知はいつ送る？

不採用通知を送るタイミングは、書類選考後の場合では書類が到達してから2～3日以内、面接後の場合では面接から1週間以内が目安とされています。

応募者の就職活動を妨げないためには、不採用を決定したらなるべく早く伝える必要があります。しかし、あまりに早いと「適当な選考だったのではないか」といった不満につながる可能性もあります。そのため、上記の期間が目安とされているようです。

逆に、採用の方向で検討している応募者も連絡が遅れることで不採用だと勘違いされたり、他社に興味が移ってしまったりするリスクがあります。採用・不採用を問わず、あらかじめ通知の時期を伝え、可能な限り早く伝えましょう。

メールだけの不採用通知は印象が悪くない？

以前は「メールでの連絡は略式すぎて正式なものではない」「メールでの連絡は失礼だ」といった考えが主流でした。しかし、現在は多くの企業がメールで不採用通知を送っているため、それを理由に印象が悪くなることはほぼないでしょう。

メールでの不採用通知は、電話による担当者の心理的負担や会話からトラブルにつながるリスクもなく、記録としても残せるうえに、郵送よりも早く応募者に届くため自社と応募者双方にとってメリットがある通知方法です。

まとめ

不採用通知は、送る側も受け取る側も気分のよいものではありません。しかし、応募者は結果を待っており遅くなれば不信や不満につながってしまいます。誠意ある姿勢で、可能な限り迅速でかつ丁寧な不採用通知を送ることで自社に対するイメージの悪化を防げます。

不採用通知の方法にはメール・郵送・電話があります。どの方法にしろ、感謝を込め、冗長にならないよう書き方・言い方に注意し、適切なタイミングで送りましょう。

通知の内容によって、応募者に与える印象は異なるため、書類選考後か面接後かなどケースに合わせて事前に「何を伝えるか」を準備しておくことが重要です。

人事ZINEでは、不採用通知の書き方・言い方のテンプレートをご用意しました。メールや電話などの場面別になっており、Wordファイルでダウンロードしてすぐに利用できます。ぜひご活用ください。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

不採用・採用通知の例文集をWordファイル形式でダウンロードできます。メールや電話などでご連絡することを想定し、全3パターンの通知例文をご用意いたしました。

資料ダウンロード