不採用通知メールの例文・テンプレート8選と書き方・送付タイミング

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更新日 2026/07/13

不採用通知メールは、選考結果を伝えるための事務連絡ではなく、応募者への配慮や企業としての姿勢が表れる重要なコミュニケーションです。一方で、どのタイミングで送るべきか、どこまで簡潔に伝えるべきか、応募書類の返却有無をどう書き分けるべきかなど、判断に迷いやすい場面も多くあります。対応が遅れたり、文面が配慮に欠けていたりすると、応募者の印象を損ねるだけでなく、企業ブランドにも影響しかねません。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

不採用・採用通知の例文集をWordファイル形式でダウンロードできます。メールや電話などでご連絡することを想定し、全3パターンの通知例文をご用意いたしました。

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不採用通知メールの例文・テンプレート

不採用通知メールは、選考段階や応募書類の取り扱いによって記載すべき内容が変わります。書類選考後なのか、面接後なのか、応募書類を返却するのかによって、応募者へ伝えるべき情報を整理しておくことが大切です。ここでは、書類選考後、面接後、選考結果の連絡が遅れる場合、不採用後に再選考を案内する場合など、状況別に不採用通知メールの例文を紹介します。

書類選考後に送る不採用通知メールの例文

書類選考後に不採用通知を送る場合は、応募へのお礼、選考結果、応募書類の取り扱いを簡潔に伝えます。面接前の段階であるため、長く書きすぎる必要はありませんが、応募者に失礼のないよう丁寧な文面に整えることが重要です。

応募書類を返却する場合

応募書類を返却しない場合

面接後に送る不採用通知メールの例文

ここでは、面接後に不採用となった応募者に向けた不採用通知メールの例文を紹介します。書類を返却するケースと、返却しないケースに分けて見ていきます。

応募書類を返却する場合

応募書類を返却しない場合

選考結果の連絡が遅れる場合の中間連絡メール例文

選考結果の連絡が予定より遅れる場合は、応募者から問い合わせが来る前に中間連絡を入れることが大切です。連絡がないまま時間が経つと、応募者に不安を与えたり、企業への印象が悪くなったりする可能性があります。

必ずしも遅延理由を詳しく書く必要はありませんが、お詫び、選考中であること、次回連絡の目安は明記しましょう。

不採用を撤回して採用・再選考を案内する場合（やっぱり採用）の例文

不採用通知後に再選考や再面談を打診する場合は、応募者に混乱を与えないよう、特に丁寧な対応が必要です。一度不採用の連絡をしているため、まずは経緯を簡潔に伝え、再度の連絡となったことへのお詫びを入れましょう。

また、応募者はすでに他社選考へ進んでいる可能性があります。採用を確約するような表現は避け、再面談や今後の確認事項を明確にすることが大切です。必要に応じて、メールだけでなく電話で補足できる体制も整えておきましょう。

アルバイト応募者へ送る不採用通知メールの例文

アルバイト応募者への不採用通知も、正社員採用と同じく、応募へのお礼、選考結果、応募情報の取り扱いを入れるのが基本です。ただし、学生や短期就業を希望する応募者にも伝わるよう、分かりやすく簡潔な文面にすることを意識しましょう。

勤務条件やシフト条件に触れる場合も、理由を書きすぎる必要はありません。応募者への配慮を保ちながら、必要な内容を端的に伝えることが大切です。

不採用通知に返信が来たときの返信例文

不採用通知に応募者から返信が来た場合は、内容に応じて対応を分けます。お礼のみの返信であれば、受領への感謝を伝えるだけで問題ありません。選考理由を質問された場合は、社内方針に沿って回答できる範囲を確認しましょう。

また、再応募の希望がある場合は、現在募集している職種や応募方法を案内します。評価内容を詳しく説明しすぎるとトラブルにつながる可能性があるため、丁寧かつ簡潔に対応することが大切です。

不採用通知メールの主な内容・構成と書き方

不採用通知メールは、件名、宛名・差出人、応募へのお礼、選考結果、応募書類の取り扱い、締めの言葉・署名で構成します。ここでは、不採用通知メールに入れる主な内容と、それぞれの書き方を解説します。

件名

件名は、選考結果の連絡であることと会社名が一目で分かる形にします。例えば「【選考結果のご連絡】株式会社○○」と記載すれば、応募者が他社からのメールと混同しにくくなります。

件名が曖昧だと、応募者が内容を確認するまでに時間がかかったり、重要な連絡として認識されなかったりする可能性があります。過度に感情的な表現は避け、選考結果に関する連絡であることを簡潔に示しましょう。

宛名・差出人

宛名には応募者の氏名を入れ、差出人には会社名、部署名、担当者名を明記します。ATSなどの差し込み機能を使う場合は、別の応募者名や職種名が入っていないか、送信前に必ず確認しましょう。

送信専用アドレスを使う場合は、本文または署名に問い合わせ先を記載しておくことも大切です。担当者名を出さない運用でも、採用窓口名や返信先を示しておくと、応募者が迷いにくくなります。

応募へのお礼

本文の冒頭では、応募へのお礼を伝えます。面接後に送る場合は、面接に時間を割いてもらったことへの感謝も添えると丁寧です。

不採用通知は応募者にとって残念な連絡であるため、いきなり結果だけを伝えると冷たい印象になりやすくなります。まずは応募や選考参加への感謝を述べたうえで、選考結果へつなげましょう。

時候の挨拶を長く入れる必要はありません。不採用通知メールでは、応募へのお礼、選考への参加に対する感謝、結果の案内という流れで簡潔にまとめると読みやすくなります。

選考結果

選考結果は、回りくどくせず明確に伝えます。「今回はご希望に沿えない結果となりました」「採用を見送らせていただくこととなりました」など、結果が分かる表現を使いましょう。

保留や補欠のように受け取られないよう、採用見送りであることは明確に示します。理由を添える場合も、社内方針に沿って回答できる範囲にとどめましょう。

応募書類の取り扱い

履歴書や職務経歴書には個人情報が含まれるため、応募書類をどのように扱うのかをメール内で伝えます。返却する場合は返送予定日を、返却しない場合は自社の個人情報保護方針に基づいて適切に取り扱う旨を記載しましょう。

応募書類の扱いが曖昧だと、応募者が「書類は返ってくるのか」「個人情報は破棄されるのか」と不安を感じる可能性があります。事前に社内規程を確認し、採用担当者ごとに案内が異ならないようにしておくことが大切です。採用管理システムで応募データを管理している場合は、保存期間や削除権限も確認しておきましょう。

締めの言葉・署名

締めの言葉では、応募者の今後の活躍を祈る表現を簡潔に入れます。長く書きすぎる必要はありませんが、最後まで丁寧な印象になるよう配慮しましょう。

署名には、会社名、部署名、担当者名、連絡先を記載します。応募者から問い合わせがあった場合に対応できるよう、返信先や採用窓口を明確にしておくことが大切です。

不採用通知メールを送る際の注意点

不採用通知メールは、応募者にとって残念な結果を伝える連絡です。内容に誤りがあったり、配慮に欠ける表現になっていたりすると、応募者の心証を損ねるだけでなく企業への印象を損なう可能性があります。送信前には、宛名や送信先、文面、送信タイミングを確認し、応募者に失礼のない形で連絡しましょう。

宛名・メールアドレス・To/Cc/Bccは念入りにチェックする

不採用通知で特に避けたいのは、宛名や送信先の誤りです。別の応募者名が入ったメールや、誤ったアドレスへの送信、CCによる個人情報の露出は、応募者の信頼を損ねる原因になります。

一斉送信が必要な場合は、採用管理システムの一括送信機能やBccの扱いを事前に確認しておきましょう。送信前には、宛名、職種名、選考段階、添付ファイル、応募書類の返却案内などをチェックすると、担当者ごとの確認漏れを防ぎやすくなります。

応募者への感謝・配慮が伝わる表現にする

不採用通知は、残念な結果を伝える連絡だからこそ、応募への感謝と配慮が伝わる文面にすることが大切です。「不合格です」といった直接的な表現だけで済ませず、選考に参加してもらったことへのお礼を添えましょう。

一方で、必要以上に期待を持たせる表現は避けます。例えば、再応募の可能性に触れる場合は、募集状況や応募条件を確認したうえで案内し、応募者が誤解しない表現に整える必要があります。

短い文面でも、応募者が選考にかけた時間への配慮が伝わるかを読み返してから送信しましょう。社内テンプレートを統一しておくと、担当者ごとの表現のばらつきも抑えやすくなります。

緊急の場合は電話で伝える

基本的には不採用通知をメールで行っていても、緊急の場合には、電話で伝えることもあります。例外的なケースですが、次回面接や来社予定が迫っている場合なども、応募者が出席のための準備をしてしまわないように早く通知するのが親切です。

電話の際もメールや文書と同じような内容で、できるだけ丁寧に伝えてください。また、「言った言わない」とならないように、電話をした後に改めてメールや文書を送付するのもポイントです。

面接後は遅くとも1週間以内に送る

面接後の不採用通知は、できるだけ早く送ることが望ましいです。目安としては数日以内、遅くとも1週間以内には結果または進捗を伝えると、応募者が次の予定を立てやすくなります。

社内選考に時間がかかる場合は、結果が出るまで待つのではなく、中間連絡を入れましょう。「○月○日までにご連絡します」と次回連絡の目安を示すだけでも、応募者の不安を軽減できます。最終面接後など判断に時間がかかる場面ほど、連絡がない期間を作らないことが重要です。

個人情報保護に関する方針を明示する

履歴書、職務経歴書、ポートフォリオなどの応募書類には個人情報が含まれています。不採用時にこれらをどう処理するか（破棄か返却か）を明示しておくと、応募者の不安を減らし、運用上のトラブル防止にもつながります。

自社の運用ルールに合わせて、次のような記載を行いましょう。

• 応募書類は、当社の個人情報保護方針に基づき保管・一定期間後に責任を持って破棄いたします
• 提出書類は原則として返却いたしかねますのでご了承ください
• ご希望の場合には応募書類を返却いたします

取り扱い方針を明確に伝えることで、応募者の不安を解消し、個人情報の管理に対する企業の誠実な姿勢を示せます。

ATS・採用ツールで送信チェックを行う

応募者管理システム（ATS）を利用して一斉送信を行う場合、設定ミスによる誤送信や表記崩れのリスクがあります。特に「様が抜けている」「別人の名前が入っている」といった「氏名の差し込みミス」や、システム上の「プレースホルダー」（{name}など）がそのまま表示されるミスは、事務的で不誠実な印象を与えかねません。

送信前には以下のポイントについて、必ずテスト送信やプレビュー確認を行いましょう。

• 宛名・氏名の表記
• メールアドレス
• 選考ステータス
• 差し込み文のフォーマット崩れ

採用・不採用通知といった応募者コミュニケーションで成功するポイント

不採用通知の品質を高めるには、文面だけでなく、応募者とのコミュニケーション全体を見直す必要があります。ここでは、採用・不採用通知を含む応募者対応で意識したいポイントを解説します。

通知は応募者配慮・ブランディングの1つと位置付ける

不採用通知は、単なる結果連絡ではありません。応募者が次の活動へ進むための区切りであり、企業の採用姿勢が伝わる接点でもあります。

連絡が遅れたり、文面が事務的すぎたりすると、応募者に不信感を与える可能性があります。採用に至らなかった応募者であっても、将来の再応募者、顧客、取引先になる可能性もあり、最後まで丁寧に対応することが大切です。

また、担当者によって対応品質に差が出ないよう、社内テンプレートや送信ルールを整備しておきましょう。

選考時点で採用ミスマッチを防ぐ仕組みを取り入れる

不採用対応の負担を減らすには、選考後の対応だけでなく、選考前の採用設計も見直す必要があります。応募者数が多くても、自社の採用要件と合わない応募が多ければ、書類選考や面接、不採用連絡の工数は増え続けます。

求人票やスカウト文面では、求める人物像や仕事内容、期待する役割をできるだけ具体的に伝えましょう。選考前の段階で認識を合わせておけば、応募者とのミスマッチを減らしやすくなります。

新卒採用では、企業から学生へオファーを送れるサービスを活用する方法もあります。例えばOfferBoxは、企業から学生へ直接オファーを送れる新卒採用向けサービスです。自社の採用要件に合う学生へ早い段階から情報を届けることで、選考前の接点づくりや認識合わせにもつなげやすくなります。

不採用の学生が増えるとその分、対応の工数も増えます。工数やミスマッチの削減のためにも、欲しい学生に直接スカウトを送ることができるダイレクトリクルーティングがおすすめです。代表的なダイレクトリクルーティングサービスとして、OfferBoxを紹介します。

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不採用通知メールに関するよくある質問と回答

ここでは、不採用通知メールに関するよくある質問と回答を紹介します。

不採用通知メールに返信が来たらどう対応する？

不採用通知メールに返信が来た場合は、内容に応じて対応を分けます。お礼のみであれば、返信への感謝を簡潔に伝えればよいでしょう。

再応募の希望がある場合は、現在の募集状況や応募方法を案内します。いずれの場合も、やり取りの履歴を残しておくと、後から対応経緯を確認しやすくなります。

不採用理由を聞かれたら答えるべき？

不採用理由を聞かれても、詳細な理由を必ず伝える必要はありません。回答する場合も、職務要件や選考基準に関係する範囲にとどめ、応募者の人格や属性に触れる表現は避けましょう。

応募者の人格や能力を否定するような表現は避ける必要があります。また、他の応募者との比較や社内評価の詳細を伝えると、トラブルにつながる可能性もあります。

回答しない方針の場合でも、問い合わせへの感謝を伝えたうえで、個別の選考理由については回答を控える旨を丁寧に案内しましょう。

まとめ

本記事では、不採用通知メールの例文・テンプレートをケース別に紹介するとともに、基本構成や送付タイミング、注意点を解説しました。不採用通知は結果を伝えるだけでなく、応募者への配慮や企業の信頼感を左右するコミュニケーション手段でもあります。そのため、件名で内容を明示すること、宛名や署名を正確に記載すること、不採用理由には詳しく踏み込みすぎず感謝の言葉を添えることなど、基本的なマナーを丁寧に整えることが重要です。

運用面では、結果連絡をできるだけ速やかに行うことに加え、誤送信防止や個人情報保護の観点から、宛先や送信設定の確認を徹底する必要があります。あわせて、通知文の品質を属人化させず、採用・不採用通知を含めた応募者コミュニケーション全体を仕組みとして整備しておくと、対応のばらつきを抑えやすくなります。

人事ZINEでは、不採用通知や採用通知に使える文面をまとめた資料をご用意しています。テンプレートを参考に通知文を作成したい場合や、メール・電話など場面別の例文を確認したい場合に活用しやすい内容です。Wordファイルでダウンロードできるため、実務ですぐに使える資料としてご活用ください。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

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