【採用フェーズ例文付】不採用通知メールの書き方と注意点を紹介
選考での不採用はセンシティブな話題であり、人事・採用担当者は細心の注意で扱う必要があります。応募者に不採用通知メールを送る場合、「どのような書き方をすればよいのか分からない」「メールを送る際の注意点は？」といった不安・疑問を抱える方もいらっしゃるでしょう。そこで本記事では不採用通知メールのポイントを解説していきます。特に以下のような姿勢が大切です。
- 不採用通知メールでは件名・本文で用件を明確にする
- 応募者への感謝・配慮を徹底する
- タイミングはできるだけ早く緊急時には電話などの臨機応変な対応も
不採用通知をメールで送る際の書き方や例文も記載しているのでぜひ参考にしてください。
人事ZINEでは、「【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ」をご用意しております。メールや電話などの場面別で選考結果を通知する際の例文をまとめており、Wordファイル形式でダウンロードいただけます。
目次
不採用通知についての基本的なポイント
不採用通知は、応募者への配慮や企業イメージの維持という点でも重要なコミュニケーションです。ここでは、不採用通知の重要性と、適切なタイミングについて紹介します。
不採用通知の重要性
人材を採用する過程で、書類選考や面接試験など、複数の採用試験を実施する場合、各段階で不採用の連絡をする必要があります。
応募者は、不採用になった場合、次の就職・転職活動を進めるため、結果の通知を早くしてほしいと待っています。したがって、不採用通知を行わなかったり、通知が遅すぎたりする場合には、応募者は企業に対して強い不満を持つ可能性があります。
不採用にした応募者は、自社の社員にはならなくても、今後取引のある企業に就職・転職したり、自社の顧客となる可能があります。不採用通知の仕方次第では、自社のイメージを損なう可能性があるので、通知の内容やタイミングには十分な配慮をするようにしましょう。
特に、新卒採用の場合には、自社に対して持ったネガティブなイメージが大学の後輩や就職課に伝えられたり、口コミサイトやSNSに書き込まれたりする可能性があります。翌年以降の採用活動に影響することも考えられるので注意が必要です。
不採用通知を送るタイミング
応募者の多くが、不採用の連絡を受けた場合、次の就職・転職活動を進めます。これからまだ就職・転職活動を続ける応募者に配慮して、不採用通知はできるだけ早く送りましょう。
面接日からできれば3日以内、遅くとも1週間以内にするのが理想です。3日よりも早いと慎重に選考していないような印象を与えるかもしれません。1週間を超えるような場合、応募者は身動きがとれずに困っている可能性があるので、選考が遅れているということだけでも連絡してあげてください。
また、応募書類などの返却と合わせて不採用通知の書類を郵送するような場合、書類が応募者に届くまでに時間がかかってしまうことも考慮のうえ、遅れそうな場合は早めにメールで不採用の旨だけでも通知するようにします。
【書類選考後】不採用通知メールの例文
ここでは、書類選考後に不採用となった応募者に向けた不採用通知メールの例文を紹介します。書類を返却するケースと、返却しないケースに分けて見ていきます。
書類を返却するケースの例文
件名：【選考結果のご連絡】株式会社○○○○
○○ ○○様
株式会社○○○○の○○と申します。
このたびは、数ある企業の中から弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
応募書類をもとに慎重に選考した結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添えない結果となりました。大変申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
なお、こちらでお預かりした履歴書等の選考書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送させていただきます。
ご応募いただいたことに御礼申し上げると共に、略式ながらメールにて通知申し上げます。
末筆になりますが、○○様のこれからのご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社○○○○
（署名）
書類を返却しないケースの例文
件名：【選考結果のご連絡】株式会社○○○○
○○ ○○様
株式会社○○○○の○○と申します。
このたびは、数ある企業の中から弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
応募書類をもとに慎重に選考した結果、誠に残念ではございますが、今回はご期待に添えない結果となりました。大変申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますようお願いいたします。
ご応募いただいたことに御礼申し上げると共に、略式ながらメールにて通知申し上げます。
末筆になりますが、○○様のこれからのご活躍をお祈り申し上げます。
株式会社○○○○
（署名）
【面接後】不採用通知メールの例文
次に、面接後に送る不採用通知メールの例文を紹介します。ここでも同様に書類を返却するケースと、返却しないケースごとに見ていきます。
書類を返却するケースの例文
件名：【選考結果のご連絡】株式会社○○○○
○○ ○○様
株式会社○○○○の○○と申します。
先日は、お忙しい中ご足労いただきまして、誠にありがとうございました。
さて、選考の結果についてですが、社内にて慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ながら今回はご希望に添いかねる結果となりました。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、こちらでお預かりした履歴書等の選考書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送させていただきます。
○○様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。
株式会社○○○○
（署名）
書類を返却しないケースの例文
件名：【選考結果のご連絡】株式会社○○○○
○○ ○○様
株式会社○○○○の○○と申します。
先日は、お忙しい中ご足労いただきまして、誠にありがとうございました。
さて、選考の結果についてですが、社内にて慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ながら今回はご希望に添いかねる結果となりました。何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
なお、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
○○様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。
株式会社○○○○
（署名）
不採用通知メールの書き方
不採用通知をメールで送る際には、その書き方にも気をつけなければなりません。内容によっては誤解が生じてしまったり、件名の書き方次第ではメールに気づかなかったりする場合があります。
ここでは、不採用通知をメールで送る際の書き方について詳しく解説していきます。
件名で選考に関する連絡だと明示する
就職・転職活動中には、エントリーした企業からの連絡や、転職サービスからのスカウトなど、たくさんのメールが送られてくるものです。受信トレイで、埋もれてしまい未読のままにならないように、件名を一目見ただけで採用試験についての連絡だとわかるようにしましょう。
（件名の例）
【選考結果のご連絡】株式会社○○○○
件名に、自社の社名を記載すると、どこから送信されてきたメールか一目で判断できます。また、【】や『』を使うと目に留まりやすくなります。
応募への感謝の気持ちを表現する
応募者は、たくさんの企業のなかから自社を選んで応募してくれています。また、書類選考の場合は郵送する手間と料金が、面接試験の場合は交通費や面接のための時間がかかっています。そのため、まずはそれらに対する感謝の気持ちを伝えましょう。
例えば本文を「弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。」のような感謝の言葉からスタートさせると、気持ちが伝えられると同時に、文章全体にやわらかな印象を与えることができます。
さらに、メールの文面では直接的に「不採用」と表現しないように配慮します。応募者にとって本来、不採用通知は受け取りたくない連絡です。「今回はご期待に添えない結果となりました。」のように少しでもやわらかい表現で応募者を気遣いましょう。
なお、不採用通知では時候の挨拶は不要です。書面や文書では「拝啓」や「敬具」などの頭語と結語が必要ですが、メールの場合には書き加える必要はありません。
不採用の理由への言及は控える
不採用通知を行う際には、不採用とした理由を応募者に伝える必要はありません。たとえどのような理由で不採用にしたとしても、応募者にとって納得できるものとは限りません。
しかし、不採用の結果だけを伝えると、事務的に感じられてしまうため、「今後の就職活動の成功をお祈りしています」などの応募者を気遣う言葉を添えるようにしましょう。
提出書類・個人情報の取り扱い方法を伝える
選考では、履歴書や職務経歴書、求職者のポートフォリオなど、個人情報の含まれる書類を多く取り扱います。求職者にとっては「自分の個人情報が慎重に取り扱われているか」は気になるものでもあり、情報の取り扱いについて明記すると、安心感を与えられます。
自社の対応方法に合わせて「こちらでお預かりした履歴書等の選考書類につきましては、履歴書に記載されておりますご住所に郵送させていただきます」「応募書類につきましては、1ヶ月以内に弊社にて責任を持って破棄いたします」「ご希望の場合には、応募書類を返却いたします」などと記載しましょう。
後のトラブルにつながる可能性もありますので、不採用通知において対応方針を明記にしておくと安心です。
不採用通知メールを書く際の注意点
ここでは不採用通知メールを書く際の注意点と送る際に気をつけたいポイントを解説していきます。
応募者への配慮を欠かさない
応募者の心情や都合に配慮することが大切です。不採用による精神的負担を少しでも軽くする言葉選びを考えてください。
例えば、メールの文面では直接的に「不採用」と表現しないように配慮します。応募者にとって本来、不採用通知は受け取りたくない連絡です。「今回はご期待に添えない結果となりました。」のように少しでもやわらかい表現を選びましょう。
宛名を明記する
テンプレートを利用して、不採用通知メールを送信している企業の方も多いかと思います。しかし、どの求職者の方に対して送るのか、宛名をしっかりと明記するよう心がけましょう。
宛名の記載もなく、テンプレートを利用しただけの不採用通知はあまりよい印象を与えません。
また、送信間違いをした場合に気づけないことも多いので宛名をしっかりと記載しましょう。
宛名とメールアドレスは念入りにチェックを行う
不採用通知の本文を書き終わったら、宛名とメールアドレスは重ねてチェックをしてください。複数の応募者へ同じ文面をコピペしながらメールを送っていると、宛名を修正しないままにしてしまうことがあります。宛名を間違えるのは失礼にあたるので注意が必要です。
また、メールアドレスを間違えて送ると情報が混乱します。大切な個人情報が洩れてしまい、トラブルに発展する可能性もあるので、見直すくせを日ごろからつけておくようにしましょう。
不採用通知メールを送る際に意識したいポイント
採用通知メールを送る際は、応募者への配慮や預かっている書類の扱いなど、いくつか意識すべきポイントがあります。ここでは主なポイントを見ていきます。
速やかに連絡する
「不採用通知を送るタイミング」のパートでもご紹介した通り、応募者は複数企業の選考を同時に受けていることが多く、不採用通知が遅れてしまうと就職・転職活動に影響が出る可能性もあります。応募者が不安や不満を抱くだけでなく、「不誠実な会社」といったマイナスの印象を持たれかねません。
そのため、不採用が決定したら、速やかにメールで通知する姿勢が大切です。遅くとも面接から1週間以内を目安にし、社内事情などにより通知が遅れる場合には、その旨を応募者に伝えて了承を得るとよいでしょう。
緊急の場合は電話で伝える
基本的には不採用通知をメールで行っていても、緊急の場合には、電話で伝えることもあります。レアケースですが内定者懇親会の日程が近づいている場合なども、応募者が出席のための準備をしてしまわないように早く通知するのが親切です。
電話の際もメールや文書と同じような内容で、できるだけ丁寧に伝えてください。また、「言った言わない」とならないように、電話をした後に改めてメールや文書を送付するのもポイントです。
書類やポートフォリオを返送したい場合は郵送で行う
応募者から受け取った応募書類やポートフォリオなどを返送する場合は、前もって不採用通知メールをして不採用の旨と、追って応募書類・ポートフォリオを返送する旨も伝えておきます。
いざ応募書類・ポートフォリオを送付する際は、預かっていた書類だけでなく、必ず送付状も添えましょう。送付状には改めて応募へのお礼と、不採用の旨も記載します。
採用したい学生だけと出会うために
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まとめ
本記事では不採用通知をメールする際の書き方や注意点などについて解説してきました。不採用の結果は応募者側にとって敏感な話題であり、企業側は応募者の気持ちへの配慮や礼儀・マナーを徹底することが欠かせません。またメールの書き方・送り方では、「件名・本文のわかりやすさ」や「連絡時期を引き延ばさない」といった点を徹底しましょう。このように、応募者への配慮を心がけることで、不要な誤解・トラブルを防ぎ、企業イメージの維持にもつながります。
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