【採用担当向け】新卒採用のメールテンプレ11選|マナーやコツも紹介

採用担当者の業務には、応募確認、メール、選考の進捗連絡、内定通知など学生と多くのやり取りが発生します。メールには本文に盛り込むべき内容や、送信の際に気を付けておきたい点などマナーやルールが存在します。

逐一本文を作成するのではなく、やり取りする場面によってテンプレートを作成すれば、自身の負担が少なく、就活生への返信にかかる時間が短縮できるでしょう。

本記事では、新卒採用の担当者向けに新卒採用のメールマナーや送信の際の注意点などを解説します。

採用担当なら押さえたい基本の就活メールマナー

採用担当なら押さえたい基本の就活メールマナー

就活生にとって採用担当者は「会社の顔」です。もし採用担当者がメールのマナーを守れていなければ、就活生にこの会社は大丈夫だろうかと不安を与えかねません。

採用のメールのやり取りは、電話とは違って形として残るため、採用担当者として適切な礼儀作法をマスターし、就活生にメールを送るようにしましょう。メールを送る際のポイントや、就活生に好印象を与えるコツについても後述します。

送付時間帯に注意する

メールを送る上で気を付けたいのが、送信するタイミングです。たとえば営業時間が18時までの会社から深夜にメールが送られてきたら、受け取った就活生はどう思うでしょうか。「入社したら深夜まで残業をすることになるのかな」と疑問に感じるかもしれません。

日中であっても、土日祝日は避けたほうが無難です。業種によりますが、土日祝日を休みとしている会社は多く、休みというイメージが強い日です。そのような日にメールを送ると、休日出勤をしているという印象を就活生に与えてしまいます。

メールはなるべく平日、会社の営業時間中に送るのがおすすめです。なるべく9時から18時を目安にし、もし遅くなりそうだったら送信予約などの機能を使って翌日の朝に送ると漏れがなく安心です。

タイトルと導入文を端的にまとめる

件名は本文を見なくてもわかる文言で短くまとめ、本文までの導入部分についても、簡潔に書きましょう。就活生は他社やエージェントから大量のメールを受け取っています。すぐにメールを開けない状況だと、後からメールの山を検索しなくてはなりません。

時間が経ってからでもすぐにメールが見つけられるよう、タイトルには要件がわかる言葉を記載してください。たとえば「応募のお礼」「面接のスケジュール案内」など、文章でなくても構いません。

メール導入文は本文に入るための前振りにあたります。なぜメールを送ったのか、どういった要件があるのかを端的に記載しましょう。

営業時間と返信日を伝える

営業時間といつまでに返信をしてほしいのか、自分がいつ頃メールを返信する予定かなど、本文で伝えましょう。会社の営業時間や営業日について学生が把握しているとは限りません。部署によって営業時間が異なる場合もあります。自社や採用担当者が当たり前だと思っていることも、学生にとっては知らない情報です。

些細なことだからと営業時間や返信日について伝えずにいると、意思疎通がうまくいかず、不信感につながるおそれがあります。

メールには平日何時から何時まで受付をしているのか、何時以降のメールはいつ返信になるのか、長期休業はあるかなどを伝えておくと、相手も安心できるでしょう。もしすぐに返事ができないのであれば、「返信はいつ頃になります」と一言添えるだけでも、気遣いのできる丁寧な印象になるでしょう。

採用活動で今すぐ使えるメールテンプレート11選

採用活動で今すぐ使えるメールテンプレート11選

採用活動で選考に応じたメールテンプレートを11個、用意しました。採用活動では会社説明会に始まり、スケジュール調整やインターンの案内、合否の連絡などメールを送る機会は多く、一人ひとりに個別で案内するのは現実的に困難です。

しかしメールの返信が遅いと就活生のモチベーションが下がってしまいます。テンプレートを使ってスピード感のあるやり取りをすることが、優秀な人材を逃さないためのポイントです。

送るシーン別に、メールの例文とポイントをまとめたので、採用活動がスムーズになるようぜひ活用してください。

会社説明会の参加お礼

選考スケジュールの案内

インターンや一次応募の受付

次回選考のご案内|選考通過者向け

次回選考のご案内|不合格者向け

最終面接通過のお知らせ

辞退者へのお礼

内定後から内定承諾までの流れを説明

内定承諾から入社日までの流れを案内

内定式のお知らせ

音信不通者への確認

学生からの印象アップする採用メールの工夫

学生からの印象アップする採用メールの工夫

新型コロナウイルスの影響で内定取り消しが話題となったこともありますが、就活では現在でも売り手市場が継続しています。

就活は企業が学生を選ぶ時代から、学生に企業が選んでもらう時代になりつつあると言えるでしょう。選ぶ側の気持ちが抜けていないと、メールの応対や文言にも表れ、学生の志望度が低下してしまうことも考えられます。採用担当者として、就活生の心に留まるメールを作成するコツをご紹介します。

呼び方に気を付ける

メールでは就活生の呼び方にも配慮しましょう。社外の人に宛てたメールの冒頭の宛名は様付けで呼ぶことが一般的でしょう。しかし、就活生とつながりを強くすることで内定辞退の予防を狙うことも新卒の採用活動では大切なポイントです。

メールでの呼び方を工夫することで、就活生とのつながりを強化でき、統一感を出すためにも社内で呼び方のルールを決めておきます。

全体を通して「フルネーム+様」なのか「下の名前」なのか、または「~さん」なのか、などです。

「~さん」と「~様」では受け手の印象も変わります。「~様」だと少しかたい印象になるかもしれませんし、「~さん」だと親しみやすさを感じる人もいます。会社の雰囲気によってアレンジしてみてください。

送信者の顔が見えるように工夫する

採用担当者のメールのアイコン画像を設定し、顔がわかるようにすると印象アップにつながります。相手の顔がわからない状態で連絡を取り合うことは、就活生に不安を与える要因です。どのような相手とメールをしているのか、文字だけでは見えてきません。

誰と自分が対峙しているか就活生に伝えるためには、下記のような工夫が有効でしょう。

  • メールの最後に採用担当者のプロフィールを載せる
  • SNSリンクを貼る
  • 就活生のあだ名や、採用担当のキャッチコピーを書く
  • Gmailを利用する場合は、アイコン画像を入れる

SNSのリンクや採用担当者について詳細な情報があれば、就活生も親しみを持ちやすく、好印象につながります。

一斉送信しすぎない

一斉送信をする際は、テンプレートの一部を一人ひとり変更するなど一工夫を入れましょう。

採用担当者は受け取った学生が「企業にどのような印象を持つか」といった学生視点でメールを書くように意識してください。どんなに学生が多かったとしても、毎回一斉送信しているとバレてしまいます。

うっかり名前を間違えたり、テンプレートをそのままで送付したり、BCCではなくCCで送ってしまうと会社のイメージダウンにつながるので、相手が学生だからと油断は禁物です。

テンプレートを利用することは円滑な採用活動には欠かせませんが、部分的に相手に合わせて書き換えるなど、受け手が気持ちよくなるような心配りで好印象につなげましょう。

まとめ

就活生と円滑なコミュニケーションをとるためのマナーとコツ

採用活動では何人もの学生と、複数回にわたるやり取りが必要となります。マナーを守るだけでなく、書き方のコツを押さえてメールを作成し、コミュニケーションを取ることで就活生と採用担当者の結びつきを強くします。

大勢の学生と対峙する採用担当者にとって、テンプレートの活用は、採用活動を順調に進めるためには有効な手段です。

しかし、テンプレートが便利だからといって、そのまま使いまわし、名前を変えるだけの一斉送信では味気がありませんよね。選考を通して学生に伝えたいこと、感じたことなどを内容に含めておくと、学生と採用担当者の両者にとって有意義なやり取りになるはずです。

新卒採用をスムーズに進めるためにも、マナーとコツを押さえてテンプレートを上手に使いこなし、就活生と円滑なコミュニケーションを取れるよう工夫しましょう。

人事ZINE 編集部

人事ZINE 編集部