Web説明会の3つのメリットや実施手順と課題・成功ポイント

コロナ禍の影響もあり、会社説明会をWeb化する企業が増えています。
企業側から見たWeb説明会のメリットについて、詳しく確認しましょう。

開催までの手順と、デメリット(課題)を解決して成功させるポイントも解説します。

Web説明会について知っておきたい3つの基本

Web説明会について知っておきたい3つの基本

Web説明会の基本として知っておくべき3つのポイントを解説します。

Web説明会とは

Web説明会(Web会社説明会)とは、会社説明会をオンライン経由で実施することです。会議室などを使った対面型ではなく、ライブ配信や録画した動画などを使って、リモートで説明会を実施します。

内容は対面型と同じで、会社概要、事業内容、福利厚生、具体的な仕事内容、社風、選考内容などです。

チャットや集計機能などを利用することで、対面型とは異なるメリットがある説明会を実現できます。大きな会議室を借りずに大勢の参加者にアプローチでき、遠方からでも参加しやすい方式です。

Web説明会の種類

Web説明会は大きく分けて「録画配信型」と「ライブ配信型」の2種類です。それぞれのメリット・デメリットを解説します。

録画配信型

録画配信型は、説明会の映像を事前に収録・編集し、学生に配信する方式です。後述するライブ配信型で開催した説明会を録画して、後日配信する場合も含みます。

録画配信型のメリットは工数の削減です。録画した動画を繰り返し使えるので、企業側は説明会を開催する手間を削減できます。

一方、ライブ配信型と比べて臨場感を演出できないため、視聴する人の興味を引くような動画になるよう、内容の工夫が求められます。また質疑応答などのコミュニケーションができないこともデメリットです。

ライブ配信型

ライブ配信型は、Web会議システムなどを使ってリアルタイムで説明会を実施する方式です。

録画配信型と比較したメリットは、学生と双方向のコミュニケーションを取れることです。投稿されるコメントに回答したり、Web会議ツールを使って直接会話したりなどの方法で質疑応答ができます。

ただし事前の準備に時間がかかり、担当者の拘束時間も必要なため、何度も開催するには負担がかかる点がデメリットです。

Web説明会を行う重要性

Web説明会はニーズの変化に対応するために重要です。

就職みらい研究所が作成した『就職白書2021』によると、就活生の「Webでの活動の実施率・量が増加」しています。2021年卒の学生で、「個別企業・各種団体等の説明会・セミナー」の参加方法を「Web上で開催されるものに参加する」と回答した人は、上記資料によると29.6%です。前年比で見ると10.7ポイント増加しています。さらに別の人材系会社の調査(2020年4月初旬実施)では、2021年卒の学生について「Webセミナーの視聴経験率は85.8%」という結果でした。新型コロナウイルス感染症の影響もあり、説明会だけでなく選考(面談・面接)をWeb上で実施する企業も増えています。

会社説明会のWeb化は就職市場全体の流れであり、対応は必須といえるでしょう。

参考:就職みらい研究所『就職白書2021』(P16,18)

参考:ディスコ キャリタスリサーチ『キャリタス就活 2021 学生モニター調査結果 4月1日時点の就職活動調査

企業側がWeb説明会を開くメリット

企業側がWeb説明会を開くメリット

Web上で説明会を開くことには、どのようなメリットがあるのでしょうか。主に以下の3つが挙げられます。

母集団の形成・増加

1つは母集団の形成につながるというメリットです。

対面での説明会には興味を示さなかった学生が「Web形式なら参加しやすい」と感じ、参加することが期待できます。

好きな時に視聴できる録画配信型はもちろん、ライブ配信型でも移動の時間や手間が不要なので負担が少なく、参加のハードルを下げることが可能です。

会社説明会のレベルの底上げ

次回以降の説明会の品質・レベルを底上げしやすいことも、Web説明会のメリットです。

説明会を録画した動画を社内で共有し、次回以降の課題や改善点を見つけるために活用できます。教育担当者やコンサルタントなどが説明会の様子を遠隔でモニタリングして、担当者へのアドバイスをすることも容易です。

採用業務の効率化

説明会にWebを導入することで、採用業務を効率化できます。

移動時間や交通費がかからないことはもちろん、録画配信型を活用することで担当者が繰り返し同じ説明をする手間を削減できます。ライブ配信型でも、一度に100名などの大人数を参加させるために大きな会場を借りる必要はありません。

手間とコストをカットできる分、今までよりも開催頻度を高くして、少ない稼働で多くの母集団を獲得することも可能です。

リアルタイムの字幕、チャット、アンケート、録画などさまざまな機能を活用することで、業務の効率化につながります。

Web説明会を実施する手順

Web説明会を実施する手順

Web説明会を開催するまでの具体的な手順を、3ステップで解説します。

環境の整備

まずはライブ配信や動画撮影の環境を整備します。Web説明会を開くには、以下のような環境と機材が必要です。

  • 安定したインターネット環境
  • カメラ
  • マイク
  • 動画編集・配信用のPC

ライブ配信型の説明会をするには、PC上でWeb会議ツールが動作するように設定しておく必要があります。録画配信型の場合には動画編集ソフトが必要です。

事前にテストを実施して、カメラ映りやマイク音量、ネットワークの安定性なども確認しておきましょう。

Web会議ツールは、参加者が増えるほどネットワークの安定性・速度を必要とします。できるだけ本番に近い人数でテストしておくと安心です。

また、Web説明会を実施する際は、環境の整備に加えてオペレーション体制も整えておきましょう。Web説明会では、学生の入退出管理やチャット対応、スライド資料の共有、タイムスケジュール管理など、さまざまな作業が発生します。誰がどのような役割を行うのか、事前に検討しておくことが大切です。

コンテンツの作成

説明会に盛り込む内容を整理し、本番で使えるスライドなどの形で資料を作成しておきます。

興味を引き付けるためには、ただ担当者が説明するだけでなく、紹介動画などを途中に織り交ぜることも効果的です。その場合には動画をスライド内に添付しておくなど、すぐに再生できる状態にしておきましょう。

学生への周知

学生に周知し説明会の参加者を集めます。

Web説明会を実施していることを、採用ページなどに掲載して学生に事前周知しましょう。

Web会議ツールの使い方や、服装、必要な物などについて分からないことがあると、学生が参加をためらってしまうことになりかねません。当日の参加方法についてできるだけ詳しい説明を記載し、学生がスムーズに参加できるように配慮しましょう。

企業がWeb説明会を行う際の課題

企業がWeb説明会を行う際の課題

対面と比べて、Web説明会にはどのようなデメリットがあるのかを把握しておきましょう。Web説明会を成功させるために、どのような課題を乗り越える必要があるのか、3つのポイントを解説します。

学生への理解

Webで説明会を実施するデメリットの1つは、学生の反応やニーズをキャッチしにくいという点です。

Webは対面と比べて学生の様子が分かりにくく、反応を把握しにくくなります。「いかに学生のことを理解するか」が課題となるのです。

企業の魅力の訴求

企業の魅力を伝えるのが難しい場合があるという点も、Web説明会のデメリットとして挙げられます。

学生から見ても、「どんな社風なのか、直接会わないと分からない」と感じさせやすいのは事実です。

「画面越しに企業の魅力を、いかに訴求するか」が課題となります。

興味関心の獲得

興味関心を引き付け、それを継続するのが難しいという点も、Web説明会のデメリットです。

参加の敷居が低いことがメリットですが、それは「とりあえず参加してみた」という真剣度の低い学生が多くなりやすいということでもあります。

「優秀な学生の興味関心を獲得して、その後の選考にどのように誘導するか」が課題です。

Web説明会を成功させるポイント

Web説明会を成功させるポイント

前述の3つの課題を乗り越え、Web説明会を成功させるにはどうすればよいのでしょうか。課題の解決方法を1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーションの活発化

「学生のニーズや反応をつかむ」という課題を解決するために、コミュニケーションを活発化させる工夫が重要です。

チャットやコメント機能などを使うように促して、学生が質問したり、意見を述べたりしやすい雰囲気をつくりましょう。

事前のアンケートも有効です。学生のニーズや知りたいことを把握してから本番に望めるので、分かりやすい説明がしやすくなります。

表現方法の工夫

「企業の魅力をしっかり伝える」という課題は、表現方法の工夫によって解決できます。

スライドや動画などのコンテンツを工夫して、画面越しでも企業の魅力や社風が伝わるようにしましょう。長い動画は途中退出の原因になるので、簡潔にまとめることも重要です。

「Webでも伝わりやすい話し方」になるようにも工夫しましょう。Webでは、分かりやすくしようとゆっくり話すよりも、簡潔な言葉でテキパキと話した方が興味を引きやすいとされています。

社風が伝わるように、日常の業務で使用するオフィスから配信してもよいでしょう。表現方法にWebならではの工夫を盛り込むようにしてください。

選考ステップへの誘導

「興味関心を獲得する」という課題を解決するには、選考ステップへの誘導経路を工夫することが重要です。

Webでは、対面の説明会のように紙のアンケートを配布できません。ただし、アンケート機能を搭載したWeb会議ツールを利用することで、その点をカバーできます。アンケート専用の機能がなくてもチャット機能を使って、応募フォームへのリンクを送信してもよいでしょう。

ただフォームを送るだけでなく、説明会の途中で入力を促したり、操作方法を説明したりすることで、アンケートへの回答率を高められます。

まとめ

Web説明会の3つのメリット

説明会をWeb化するメリットは、敷居が低くなることによる「母集団の増加」や、説明会の「質の向上」、人事業務の「効率化」などさまざまです。

相互のコミュニケーションが取りにくいなどの課題はありますが、チャットやコメント機能、アンケートフォームなどを駆使することで、その点をカバーできます。

時代の流れに合わせるためにも、Webによる説明会のノウハウを身につけていきましょう。

人事ZINE 編集部

人事ZINE 編集部

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