採用活動におけるKPIとは？テンプレ・目標設定方法や成功事例を紹介
採用計画を立てる際にKPIの設定はされていますか？採用活動の成功に導くためには、KPI（重要業績評価指標）の設定が必要不可欠です。
KPIを設定すると、大きく以下のようなメリットがあります。
- 採用活動における問題点の客観的な把握
- 効率化や質の向上など、業務の改善
- 効率的な目標の達成
しかし、「どんな指標をKPIとして採用活動を行えば良いかわからない」「採用人数などの目標はあるものの、各選考フェーズでの具体的な目標人数が決められない」といった悩みを持たれてる人事の方も多いのではないでしょうか？
本記事では、採用活動におけるKPIの設定方法や、具体的な運用方法について詳しく解説します。
また、KPIから逆算方式で各段階の目標人数を設定できる「採用活動のKPIシート（エクセル）」もご用意しました。ぜひダウンロードして、シミュレーションや進捗管理にご活用ください。
目次
採用活動におけるKPIとは？
採用活動でのKPIや、KGIとの違いがわからないという採用担当者も多いのではないでしょうか。
まずは、採用活動でKPIを設定する理由や、KPIとKGIとの違いを理解しておきましょう。
採用活動におけるKPI、KGIとの違い
KPIとは「Key Performance Indicators（重要業績評価指標）」の略で、最終目標の達成度を示す指標です。KPIは「採用人数を増やす」といった曖昧な内容ではなく、「3カ月後までに10名面接する」のように、明確な時期と数値を設定します。
目標到達までの過程でKPIをそれぞれ設定し、達成度を管理することで、最終目標に到達する距離が短くなります。
次にKGIについて説明していきます。
KGIは「Key Goal Indicator（重要目標達成指標）」の略で、定量的に示された「最終目標そのもの」です。採用活動の場合は、「22卒の新卒学生を20名採用する」のようなKGIが考えられるでしょう。
- KPI＝最終目標（KGI）を達成するための指標
- KGI＝最終目標
採用活動の場合は、KGIが採用人数であり、KPIは「応募者数」や「内定辞退率」、「面接合格率」などの指標であることが多いです。
採用活動におけるKPIを設定する目的
KPIの設定をすることは以下2つの目的があります。
1. 目標達成までのプロセスが可視化される
KPIを設定すれば目標達成までのプロセスが可視化され、具体的な行動に落とし込みやすくなります。
KPIを設定しなければ最終目標へのプロセスが不明確になるため、「現在」の施策が正しいかどうかの判断ができません。時間と労力が大幅に無駄になる可能性もあるでしょう。
たとえば、「採用人数」をKGIにした場合、その最終目標だけを追いかけていると、適切な進捗管理は困難です。しかし、KPIを設定すれば、現状と目標までの距離が可視化されるので、各施策の有効性が評価しやすくなります。
2.改善箇所が把握しやすくなり PDCAを回しやすくなる
KPIを設定せずに行き当たりばったりの施策を実行しただけでは、採用目標に達していない時に何が問題か把握することはとても難しくなります。
しかし、KPIを設定すると曖昧だった指標が明確になり、どこにどのような問題があったのか把握しやすくなります。
それらの問題を把握し、評価と改善を何度も繰り返すことによって、それぞれの施策の精度を高めるだけでなく、採用計画自体の改善にもつながっていきます。
採用活動におけるKPIの目標設定例
採用活動におけるKPIの具体例としては、以下のようなものがあります。
- 応募者数
- 書類選考通過数/通過率
- 内定数/内定率
- 内定者の辞退者数/辞退率
- 1人あたり採用コスト/採用単価
- 入社配属後の人事評価
- 入社配属後の従業員満足度
- 入社配属後の離職率/定着率
- 平均在職期間
例えば応募者数は、採用活動の初期段階で最も基本的なKPIで、求人広告や採用イベントなどの効果を測定するために使用されます。また「内定数/内定率」は、選考プロセスの効率・精度を測定するための指標となるなど、KPIごとにチェックできる項目は異なります。
関連する用語として、採用における各フェーズに進んだ人数を表す「歩留まり」があります。歩留まりについて詳しく知りたい場合は、以下の記事も参考にしてください。
採用KPIの立て方と設定方法
ここでは、採用KPIを設定する3つのステップと、KPIに用いられる指標について詳しく解説します。
ステップ1：KGIを設定する
まずは、最終目標となる「KGI」を設定します。具体的なゴールを決めなければ、中間目標のKPIは設定できません。
採用活動のKGIは、一般的に「採用人数」と設定することが多く、「人材の質」の観点も加えて考えます。
・採用人数
採用人数では、今後の事業展開に人員が各部署でどのくらい必要なのかを想定して設定します。なお、予想される退職者数も考慮して算出しておくと良いでしょう。
・人材の質
人材の質では、どの部署にどのような性質やスキルを持った人材が求められているかなど、求める人材の要件を正確に把握する必要があります。
「採用人数」と「人材の質」の重視する比重は、各社の状況によって異なります。例えば、人員の絶対数が不足している場合は採用人数に比重をかける考え方もあります。
一方で、例えば中途採用などでスキルや経験重視の欠員の補充やプロジェクトの進捗に関わる人員を求めているなら、人材の質に比重をかけた方がよいでしょう。
ステップ2：KGIから逆算してKPIを設定する
ステップ1で決めたKGIから逆算してKPIを設定します。
採用人数を重視する場合は、例を挙げると「面接設定率」と「面接した人数からみた入社率」をKPIとする考え方があります。
採用人数を重視し過ぎると、書類選考を含めた選考の通過率が高くなり、特に面接担当者の負担が増えるのでKPIである「面接設定率」の設定を高くしすぎないよう注意が必要です。
加えて面接を設定することを目的に、求める人物像から離れた層も含まれてしまう可能性が高いため、結果的に最終的なKGIである採用人数の達成が困難になるケースもあります。
「面接した人数からみた入社率」は、面接において応募者に魅力を伝えられているかの指標にもなります。面接を通してどれだけ応募者に入社したいと思ってもらえるようなコミュニケーションを取れるかが重要になります。
例えば、求める人物像に近い応募者の中で「どのような先輩が社内にいるか、雰囲気がわからない」という意見を持っていた場合は、社内見学を行ったり、現場の社員とのランチ会や面談を行ったりと施策を打ってみましょう。応募者の不安を解消することができれば、「面接した人数からみた入社率」を高めることができます。
ステップ3：SMARTの法則でKPIを検証する
KPIを設定できたら、「SMARTの法則」で検証します。SMARTの法則とは、目標設定において効果的・現実的な目標を立てるためのフレームワークで、以下の5つの頭文字を取った略語となっています。
| S（Specific）：具体的 | 何を達成したいのか、誰が関与するのか、どこで行うのか、などの要素を含むべき |
|---|---|
| M（Measurable）：測定可能 | 進捗を追跡し、目標が達成されたかどうかを評価する基準が必要 |
| A（Achievable）：達成可能 | あまりにも野心的すぎると、達成できずに挫折する可能性がある |
| R（Relevant）：関連性がある | 目標は個人やチーム、組織のミッションやビジョンと関連しているべき |
| T（Time-bound）：期限を設けた | 期限がないと、目標への取り組みが遅れたり未達成になったりする可能性がある |
この法則に従って採用目標を設定することで、その目標が適切に管理され、達成される可能性が高まります。加えて、テンプレートを用いると効率的かつ効果的です。採用KPI管理用のテンプレートをお探しの方は、以下のシートをご活用ください。
目標設定したKPIの運用方法と採用成功のためのポイント
KPIを設定することができても、適切に進捗管理ができていなければ、あまり意味がありません。ここではKPIになりうる採用フロー上の数字の管理方法と運用上のポイントを押さえて、効率的な採用活動を実現させましょう。
1. 採用フロー中の数字を正しく把握できるようにする
企業によって採用フローは異なりますが、適切にKPIの進捗管理をするために、採用フローを整理し、それぞれの数字を管理できるようにしましょう。
数ある採用フローのほんの一例ですが、以下のような採用フローを紹介します。
どの数字をKPIに設定するかを決めたら、常にそれぞれの数字を更新し、リアルタイムで数字が把握できるようにしましょう。
こうすることで、日々KPIに対して進捗を管理することできるようになります。
KPI進捗管理につきましては以下シートもダウンロード可能ですので、ぜひご活用ください。
2. KPIの進捗に合わせてアクションを実行する
実際に採用活動をしていく過程では、1で定めたKPIと現状には、どうしても乖離が生じます。そこで、乖離が生じている原因や改善策を検討して、次のアクションを起こすとよいでしょう。
たとえば、面接1の通過数をKPIとしており、目標よりも進捗が悪い場合は、以下のような原因が考えられます。
- 面接官の選考基準が厳しすぎる（もしくは選考基準の認識が合致していない）
- 応募者の多くが求める人物像とズレている
また、内定承諾率をKPIとしており、目標よりも進捗が悪い場合は、以下のような原因が考えられます。
- 企業の魅力や会社からの期待が十分伝わっていない
- 内定を出した後のフォローが弱い
KPIの有用性は、このような場面でも発揮されます。最終目標を達成できない原因が、「プロセスのどこで生じているのか」が明確になるため、改善策とネクストアクションのプランニングは容易になるはずです。
3.KPIの見直しを検討する
運用してみた結果、設定したKPIと現実があまりにも大きく乖離がある場合は、KPIの目標設定の見直しを検討するべきです。必要に応じて修正や変更を加える柔軟な運用も選択肢に入れましょう。
実際の運用では常にPDCAサイクルを回しながら、KPIの精度を高めていくことが大切です。具体的には、以下のようなアクションをします。
| P（Plan） | 採用活動の目標を設定し、それを達成するためのKPIを決定する |
|---|---|
| D（Do） | 計画に基づいて採用活動を実施し、同時に設定したKPIに関連するデータを収集する |
| C（Check） | 収集したデータを分析し、KPIの進捗状況を評価する |
| A（Act） | 評価の結果に基づいて採用活動の改善を行う例：採用プロセスに問題があると認められた場合は、該当箇所の改善を実施 |
ただし、運用が上手くいかないからといって、KPIをいくつも追加してはいけません。
KPIが多くなりすぎると採用担当者の負担が大きくなり、本来重点をおくべきKPIに注力できず、結果としてKGI未達の懸念も生じる恐れがあります。また、採用担当者のモチベーションの低下などメンタル面へのネガティブな影響を招くかもしれません。
上記を踏まえて、運用していく中でKPI設定の精度を高めていきましょう。
4.KPIの数字にこだわりすぎない
KPIの数字にこだわりすぎないのも重要なポイントです。KPIはあくまで採用に関する目標達成のための手段であり、その数値自体が目的ではありません。KPIの数値に固執しすぎると、本来のゴールに対する意識が薄れてしまう可能性もあります。
例えばKPIを達成するために採用基準を緩めてしまい、候補者の質に悪影響が出るのは、数字に翻弄される典型的なパターンです。さらにKPIの数値に固執しすぎるあまり、新しいアイデアやアプローチを試すことが難しくなるなど、組織の柔軟性や創造性が失われるリスクもあります。
採用活動で最も重要なのは、KPIを用いて、自社が定めた目標・目的を達成することです。手段と目的を混同しないよう、十分に注意しましょう。
5.データの収集と分析を十分に行う
データの収集と分析を十分に行うことも、採用の成功には欠かせません。当然ながら、KPIをトラッキングして分析するためのデータが不十分だと、KPIの進捗状況を把握できなくなってしまいます。
さらにデータが不正確であれば、誤った解釈にもとづいて運用方針が決定されるリスクもあります。戦略の失敗やリソースの無駄、信頼性の低下など、組織に対して重大な影響を及ぼす可能性もあるでしょう。
採用プロセスの各段階でデータ収集を徹底することは、自社が求める候補者を選定し、採用効率を高めるために不可欠です。収集されたデータを定期的に分析すれば、採用プロセスのボトルネックを発見したり、改善の余地を特定したりできるようになります。KPIシートなどの管理ツールと合わせて、データ分析ツールやHRテクノロジーを活用するのもおすすめです。
採用KPI運用の成功事例
採用KPI運用の成功事例として、株式会社ユーザーベースの事例を紹介します。
ユーザベース社は採用において「バリュー、ミッションへの共感、スキルの順」という原則を大切にしています。しかし具体的に「自分が入社後何をすればよいのか」「一緒に働く同僚にはどのようなメンバーがいるのか」といった具体的なイメージを伝えることに課題を感じていました。
そこで、スカウトメールの返信率をKPIとして設定しました。返信率を高めるために「スカウトメールにポジションに関する記事コンテンツのURLを添付する」という施策を実行。この結果、スカウトメールの返信率が大幅に向上しました。それに伴って応募総数に占めるエージェント経由の割合が低下し、エージェント費用の減少にもつながっています。
採用フローの可視化に役立つKPIシートとは
KPIシートとは、KPIの運用に関する情報を一元管理するためのシートです。主に以下のような情報を記載します。
- 目標：達成すべき具体的な目標や期待される結果
- KPI：その目標に対して測定される主要なパフォーマンス指標
- 基準：各KPIの成功を測定するための基準・ベンチマーク
- 進捗：各KPIの現時点での状態
- 期限：各目標の達成期限
- 責任者：該当するKPIに対する責任を持っている人物やチーム
KPIシートの活用には、採用フローの可視化や、コミュニケーションの円滑化などさまざまなメリットがあります。
一般的にはエクセルなどのスプレッドシートソフトウェアを使って作成されますが、専門のプロジェクト管理ソフトウェアでも、同様の機能を有しているケースがあります。透明性の向上や意思決定の迅速化、業務全体の効率化に貢献する重要なツールとなるでしょう。
まとめ
KPIを設定すれば、KGIである採用人数を達成するために、何に集中すべきか、何を優先すべきかが明確になります。
また、採用フローの数字をすべて明らかにしておくことで、目標が達成できなかった場合には原因の把握と改善が容易になるはずです。
採用フローの数字をしっかりと管理し、適切なKGIとKPIを設定することで、質の高い採用活動をしていきましょう。
