【テンプレ有】採用成功にはKPI設定が重要！立て方や目標設定の例
採用計画を立てる際にKPIの設定はされていますか？採用活動の成功に導くためには、KPI（重要業績評価指標）の設定が必要不可欠です。
KPIを設定すると、大きく以下のようなメリットがあります。
- 採用活動における問題点の客観的な把握
- 効率化や質の向上など、業務の改善
- 効率的な目標の達成
しかし、「どんな指標をKPIとして採用活動を行えば良いかわからない」「採用人数などの目標はあるものの、各選考フェーズでの具体的な目標人数が決められない」といった悩みを持たれてる人事の方も多いのではないでしょうか？
本記事では、採用活動におけるKPIの設定方法や、具体的な運用方法について詳しく解説します。
また、KPIから逆算方式で各段階の目標人数を設定できる「採用活動のKPIシート（エクセル）」もご用意しました。
ぜひダウンロードして、シミュレーションや進捗管理にご活用ください。
目次
採用活動におけるKPIとは？
採用活動でのKPIや、KGIとの違いがわからないという採用担当者も多いのではないでしょうか。
まずは、採用活動でKPIを設定する理由や、KPIとKGIとの違いを理解しておきましょう。
採用活動におけるKPI、KGIとの違い
KPIとは「Key Performance Indicators（重要業績評価指標）」の略で、最終目標の達成度を示す指標です。KPIは「採用人数を増やす」といった曖昧な内容ではなく、「3カ月後までに10名面接する」のように、明確な時期と数値を設定します。
目標到達までの過程でKPIをそれぞれ設定し、達成度を管理することで、最終目標に到達する距離が短くなります。
次にKGIについて説明していきます。
KGIは「Key Goal Indicator（重要目標達成指標）」の略で、定量的に示された「最終目標そのもの」です。採用活動の場合は、「22卒の新卒学生を20名採用する」のようなKGIが考えられるでしょう。
- KPI＝最終目標（KGI）を達成するための指標
- KGI＝最終目標
採用活動の場合は、KGIが採用人数であり、KPIは「応募者数」や「内定辞退率」、「面接合格率」などの指標であることが多いです。
採用活動におけるKPIを設定する目的
KPIの設定をすることは以下2つの目的があります。
1. 目標達成までのプロセスが可視化される
KPIを設定すれば目標達成までのプロセスが可視化され、具体的な行動に落とし込みやすくなります。
KPIを設定しなければ最終目標へのプロセスが不明確になるため、「現在」の施策が正しいかどうかの判断ができません。時間と労力が大幅に無駄になる可能性もあるでしょう。
たとえば、「採用人数」をKGIにした場合、その最終目標だけを追いかけていると、適切な進捗管理は困難です。しかし、KPIを設定すれば、現状と目標までの距離が可視化されるので、各施策の有効性が評価しやすくなります。
2.改善箇所が把握しやすくなり PDCAを回しやすくなる
KPIを設定せずに行き当たりばったりの施策を実行しただけでは、採用目標に達していない時に何が問題か把握することはとても難しくなります。
しかし、KPIを設定すると曖昧だった指標が明確になり、どこにどのような問題があったのか把握しやすくなります。
それらの問題を把握し、評価と改善を何度も繰り返すことによって、それぞれの施策の精度を高めるだけでなく、採用計画自体の改善にもつながっていきます。
採用KPIの立て方と設定方法
ここでは、採用KPIを設定する3つのステップと、KPIに用いられる指標について詳しく解説します。
ステップ1：KGIを設定する
まずは、最終目標となる「KGI」を設定します。具体的なゴールを決めなければ、中間目標のKPIは設定できません。
採用活動のKGIは、一般的に「採用人数」と設定することが多く、「人材の質」の観点も加えて考えます。
・採用人数
採用人数では、今後の事業展開に人員が各部署でどのくらい必要なのかを想定して設定します。なお、予想される退職者数も考慮して算出しておくと良いでしょう。
・人材の質
人材の質では、どの部署にどのような性質やスキルを持った人材が求められているかなど、求める人材の要件を正確に把握する必要があります。
「採用人数」と「人材の質」の重視する比重は、各社の状況によって異なります。例えば、人員の絶対数が不足している場合は採用人数に比重をかける考え方もあります。
一方で、例えば中途採用などでスキルや経験重視の欠員の補充やプロジェクトの進捗に関わる人員を求めているなら、人材の質に比重をかけた方がよいでしょう。
ステップ2：KGIから逆算してKPIを設定する
ステップ1で決めたKGIから逆算してKPIを設定します。
採用人数を重視する場合は、例を挙げると「面接設定率」と「面接した人数からみた入社率」をKPIとする考え方があります。
採用人数を重視し過ぎると、書類選考を含めた選考の通過率が高くなり、特に面接担当者の負担が増えるのでKPIである「面接設定率」の設定を高くしすぎないよう注意が必要です。
加えて面接を設定することを目的に、求める人物像から離れた層も含まれてしまう可能性が高いため、結果的に最終的なKGIである採用人数の達成が困難になるケースもあります。
「面接した人数からみた入社率」は、面接において応募者に魅力を伝えられているかの指標にもなります。面接を通してどれだけ応募者に入社したいと思ってもらえるようなコミュニケーションを取れるかが重要になります。
例えば、求める人物像に近い応募者の中で「どのような先輩が社内にいるか、雰囲気がわからない」という意見を持っていた場合は、社内見学を行ったり、現場の社員とのランチ会や面談を行ったりと施策を打ってみましょう。応募者の不安を解消することができれば、「面接した人数からみた入社率」を高めることができます。
目標設定したKPIの運用方法とポイント
KPIを設定することができても、適切に進捗管理ができていなければ、あまり意味がありません。ここではKPIになりうる採用フロー上の数字の管理方法と運用上のポイントを押さえて、効率的な採用活動を実現させましょう。
1. 採用フロー中の数字を正しく把握できるようにする
企業によって採用フローは異なりますが、適切にKPIの進捗管理をするために、採用フローを整理し、それぞれの数字を管理できるようにしましょう。
数ある採用フローのほんの一例ですが、以下のような採用フローを紹介します。
どの数字をKPIに設定するかを決めたら、常にそれぞれの数字を更新し、リアルタイムで数字が把握できるようにしましょう。
こうすることで、日々KPIに対して進捗を管理することできるようになります。
KPI進捗管理につきましては以下シートもダウンロード可能ですので、ぜひご活用ください。
2. KPIの進捗に合わせてアクションを実行する
実際に採用活動をしていく過程では、1で定めたKPIと現状には、どうしても乖離が生じます。そこで、乖離が生じている原因や改善策を検討して、次のアクションを起こすとよいでしょう。
たとえば、面接1の通過数をKPIとしており、目標よりも進捗が悪い場合は、以下のような原因が考えられます。
- 面接官の選考基準が厳しすぎる（もしくは選考基準の認識が合致していない）
- 応募者の多くが求める人物像とズレている
また、内定承諾率をKPIとしており、目標よりも進捗が悪い場合は、以下のような原因が考えられます。
- 企業の魅力や会社からの期待が十分伝わっていない
- 内定を出した後のフォローが弱い
KPIの有用性は、このような場面でも発揮されます。最終目標を達成できない原因が、「プロセスのどこで生じているのか」が明確になるため、改善策とネクストアクションのプランニングは容易になるはずです。
採用活動におけるKPI運用のポイント
運用してみた結果、設定したKPIと現実があまりにも大きく乖離がある場合は、KPIの目標設定の見直しを検討するべきです。必要に応じて修正や変更を加える柔軟な運用も選択肢に入れましょう。
実際の運用では常にPDCAサイクルを回しながら、KPIの精度を高めていくことが大切です。
ただし、運用が上手くいかないからといって、KPIをいくつも追加してはいけません。
KPIが多くなりすぎると採用担当者の負担が大きくなり、本来重点をおくべきKPIに注力できず、結果としてKGI未達の懸念も生じる恐れがあります。また、採用担当者のモチベーションの低下などメンタル面へのネガティブな影響を招くかもしれません。
上記を踏まえて、運用していく中でKPI設定の精度を高めていきましょう。
まとめ
KPIを設定すれば、KGIである採用人数を達成するために、何に集中すべきか、何を優先すべきかが明確になります。
また、採用フローの数字をすべて明らかにしておくことで、目標が達成できなかった場合には原因の把握と改善が容易になるはずです。
採用フローの数字をしっかりと管理し、適切なKGIとKPIを設定することで、質の高い採用活動をしていきましょう。
