面接官の役割・心得とは？準備・面接の進め方や使える質問例も紹介
面接は採用活動において応募者を見極める重要なプロセスで、その大きな役割を担うのが面接官です。
人事・採用担当者で、これから面接官を選任する場合には「誰を面接官にすべきか」で悩むこともあるでしょう。
また、面接官に選任された方のなかには、面接では「何をするべきか」「何をしてはいけないのか」「どのような準備をすればよいのか」といった不安を抱えている方もいるのではないでしょうか。
本記事では、面接官の役割や押さえておくべき心得、必要な事前準備などについて詳しく解説します。
面接を成功させるためには万全の準備が必要です。人事ZINEでは、面接の流れの基本や質問内容などを理解できる面接官マニュアルをご用意しました。ぜひご活用ください。
目次
面接官の役割とは
面接は採用活動の重要なプロセスの1つであり、多くはエントリーシートによる書類選考や適性検査に続く段階で行われます。面接は応募者と対面して相手を見極めるのが主な目的で、面接官はその大きな役割を担います。
自社に合った人材を見抜く「見極め役」
面接官には、書類では確かめきれない応募者のスキル・経験や仕事に関する価値観などを確認し、自社に合った人材かどうかを見抜く「見極め役」としての役割があります。
そもそも面接を行う最大の目的は、人柄や性格、仕事に対する価値観といった定性的な情報を直接の対話によって確認することです。
履歴書や職務経歴書といった採用書類は、提出前にプロから添削を受けたり、何度もブラッシュアップを重ねてあるため、実際の人物像とかい離していることも少なくありません。
そのため、面接官は候補者と対面して対話を重ね、「書類の内容に嘘や誇張がないか？話していることが本心なのか？」を確かめることが求められます。
応募者の入社意欲を刺激する「会社の顔」
面接官は、応募者が最初に深く接する会社の人物です。応募者からすると、面接官の印象がそのまま「会社の印象」として刻み込まれます。そのため、面接官は「会社の顔」である自覚を持って応募者と接しなければなりません。自分のふるまいが応募者の入社意欲に直結することを心に刻み、丁寧な対話や説明を心がけましょう。
結果的に入社に繋がらなかったとしても、応募者の印象を向上させると、採用ブランディングという点でも好影響を与えることがあります。
面接官の「心得」マニュアル
面接官として押さえておくべき基本的な心得を紹介します。
面接官としてどのように準備を進めればよいかについて、さらに詳しく解説した面接官マニュアルをご用意しました。ぜひご活用ください。
書類だけでは測れない資質を見るようにする
面接の主な目的は自社が求める人材を見極めることです。
求める人材像が曖昧では、選考する基準が不明瞭となり、効果的な面接ができません。まずは「どのような人材であれば自社で活躍できるのか」「ミスマッチや早期離職を防ぐには何を評価基準にするか」といった観点から、自社が求める人材の要件を明確にしましょう。
明らかにした人材要件のなかには、エントリーシートや適性検査では確認できないスキルやパーソナリティ、行動特性などが多く含まれることが考えられます。面接では、こういった観点から、「自社で活躍できる人材かどうか」を評価するのが重要です。
効果的な「深掘り質問」を使う
面接官は効果的な「深掘り質問」を使えるように準備しましょう。
面接では、過去の体験などのエピソードを聞くだけでなく「どうしてそのように行動したのですか」「やり直すとしたらどう改善しますか」といった「深掘り質問」ができます。
効果的な「深掘り質問」をすると、応募者の具体的なスキル・経験や仕事に向き合う際の考え方を深く理解でき、「自社が求める人材かどうか」を評価しやすくなります。また、応募者は面接に向けた準備のなかで面接官からの質問・回答を想定しているのが普通ですが、応募者が想定していない「深掘り質問」をすることで本音を引き出すことも可能です。
この「深掘り質問」に対する表情や姿勢、振る舞いなどを観察して焦りや戸惑いがないかを見ることも人材の見極めに有効でしょう。
応募者が楽しく話せる質問をして「素」を引き出す
面接官は応募者が楽しく話せる質問をして「素」を引き出しましょう。
面接で応募者は少なからず面接対策として返答・振る舞いを準備しているものですが、楽しく返答できるような質問で応募者をリラックスさせることで、飾らない本来の姿を評価・判断しやすくなります。
「困難な状態をどのように挽回するか」「失敗した時にどのように対処するか」など見極める内容によっては楽しくとはいかないものもありますが、素の状態で話してもらうことで応募者を正確に理解できるでしょう。
評価される側であることを忘れない
面接官や会社側も評価されているという意識を持つことも欠かせません。
前述の通り、面接官には「会社の顔」としての役割があります。面接官が応募者を見極めるように、応募者もどの会社に入社するかを選ぶものであり、面接官はその判断材料として常に評価されているという意識が不可欠です。
面接官の対応によっては、応募者の入社意欲を下げてしまい、本来採用したい応募者を獲得するチャンスを逃すこともあります。また、面接官の印象が悪ければSNS上で口コミが広がり会社のイメージが一気にダウンするというリスクも忘れてはなりません。
自分の身だしなみにも気を配る
面接官の身だしなみも、応募者の印象を左右します。清潔感がありTPOに合った服装であることはもちろん、社風が伝わる服装を意識することも大切です。
- ＜服装の清潔感＞
汚れやシワ、ほころびがないか確認し、体型にフィットした服を選びましょう。 - ＜髪や髭＞
くしで全体を整えたり、長髪の人はゴムでまとめたりしましょう。男性は、朝のうちに髭を剃るか、伸ばしている人も適度に整えるようにします。 - ＜社風の伝わる服装＞
スーツ着用、オフィスカジュアル、私服OKなど、会社の規定が伝わる服装で参加したほうが、応募者も入社後のイメージを膨らませやすくなります。
新卒採用の面接で意識すべきポイント
新卒採用と中途採用では「どのような面接が有効か」が異なります。ここでは、特に新卒採用における面接で意識すべきポイントを紹介します。
自社が新卒採用をする目的を理解しておく
人事・採用担当者や面接官とも、自社が新卒採用をする目的を理解しておきましょう。目的により面接において評価すべき項目が異なります。
例えば、求めている人材が「中長期的に育成する幹部候補」か「欠員補充のための即戦力」かでは評価・判断すべき項目が異なります。
他にも、大学の専攻が業種とマッチしており前提の基礎知識があることは一見プラス材料ですが、「そのタイミング・募集職種での新卒採用において重視すべきか？」はケースにより異なるでしょう。
相互理解と魅力アピールの場でもあることを意識する
先述の通り面接は会社（面接官）が学生を一方的に評価するだけではなく、学生が社員と直接会うことでその社風や価値観などを知る場でもあります。
つまり、面接官となる人は、自分が自社を代表する社員として応募者に見られること、その振る舞い次第で応募者の志望度を上げも下げもするということなどに注意する必要があります。相手を尊重する気持ちを持って丁寧に向き合うよう徹底しましょう。
質問内容と評価軸を明確にしておく
面接官は以下の2点を整理したうえで面接に取り組む必要があります。
- 応募者に対してどのような質問を投げかけるか
- その回答をどのように評価するか
質問内容を決めていないと、行き当たりばったりな面接になってしまいます。重要なことを聞きそびれたり、マニュアル通りの質問ばかりになって応募者も事前に用意したマニュアル通りの回答しかしてくれない可能性も。
また、回答をどう評価するかという評価軸・評価基準がなければ、質問したはよいものの結局その応募者を採用すべきなのかどうかが判断できません。
「『好きな映画は？』と聞いて自分と同じだったので意気投合したものの、その応募者が自社に必要な人材なのかどうかはわからなかった。」となってしまっては、面接した意味がないのです。
効果的な質問とその評価ポイントについては「新卒採用の面接で学生に聞くべきおすすめの質問集一覧と効果を出すポイント」でも紹介しておりますので、合わせてチェックしてみてください。
面接官が事前に行うべき準備
面接は、応募者にとっても実りのある時間を提供すべき場所です。そのためには、応募者が入念な準備をして面接に臨むのと同様に、会社側もしっかりと事前準備を行う必要があります。面接を有意義な時間にするための、事前準備のコツを紹介します。
自社の求める人材像を深く・具体的に理解しておく
まず、面接官は「自社がどのような人材を求めているか」を理解する必要があります。
面接官は、自社が求める人材要件に沿って応募者のスキル・適性を評価します。その際、面接官が人材要件への理解が浅く、漠然としか把握していなければ、面接官の認識と会社側の基準が合致せず、面接の精度は高まらないでしょう。そこで、面接官は人材要件を正確に理解する必要があり、また採用担当者は面接官にそのように促す必要があります。
正確に会社説明をできるようにしておく
面接は、応募者に自社の魅力をアピールできる場所でもあります。限られた時間のなかで応募者に自社の魅力や特性を理解してもらうためには、会社概要や事業内容を正確に説明できるようにしておかなければなりません。特に、応募者の動機付けとなる「ビジョン」「ミッション」「バリュー」といった情報をしっかりアピールできるようにしておきましょう。
要点をまとめるだけでなく、口頭で説明する練習もしておくことがおすすめです。
想定質問を洗い出す
面接の途中や最後には、応募者から質問の時間も設けることが一般的です。想定される質問をあらかじめ洗い出して、回答を考えておくとスムーズに進められます。質問の洗い出しは、他の面接官や現場の社員などにヒアリングするとよいでしょう。
応募者が会社に対して投げかける質問は、働くうえでの疑問や懸念、不安が反映されているものです。面接官が明確な回答を提示できれば、応募者を安心させ、会社の印象をアップさせることにもつながります。
トレーニングをする
面接全体の流れを把握し、質問例や回答例などを準備したら、本番を想定してトレーニングを行うとよいでしょう。トレーニングを重ねることで、本番での緊張を和らげるだけでなく、採用基準を使いこなして客観的な判断を下せるようになります。
トレーニング方法としては、ロールプレイングが最もおすすめです。他の面接官とともに、応募者役と面接官役を交互にこなしてフィードバックし合うと、チーム全体の面接スキル向上にもなります。
面接評価シートを作成しておく
さまざまな準備をしていても面接本番で抜けが出てしまうことがあります。共通して全員に質問する内容や採点基準の確認や返答・反応などをメモできる面接評価シートを作成しておくとよいでしょう。
以前作成したシートがあるとしても、応募者の価値観や傾向も変化するため採用の都度見直す必要があります。面接評価シートは採用したい人材要件によっても異なるため、目的別に作成すると便利です。
また、面接官が複数いる場合にもこの面接評価シートを作成すると評価のばらつきを抑えられます。
面接評価シートを作成するにあたり、参考になるサンプルをご用意しました。ぜひ、ご活用ください。
一般的な新卒採用面接の進め方
面接の進め方は「新卒採用か中途採用か」「個人面接か集団面接か」といったケースによって異なります。ここでは新卒採用における個人面接の一般的な進め方を紹介します。
| 時間 | 内容 | 詳細 |
|---|---|---|
| 0.5分 | 入室 |
学生がドアをノックし「失礼します」と言ってきた場合は、面接官が「どうぞ」と答えましょう。 |
| 0.5分 | 面接官の自己紹介 |
面接官自身の部署・役職と名前を伝えます。 |
| 0.5分 | 学生の自己紹介 |
自己紹介と言われて自己PRや志望動機まで喋る学生もいるため、必要に応じて「○分程度でお願いします」や「大学名とお名前だけおっしゃってください」などと明確に指示するのが◎。 |
| 2分 | 自己PRや志望動機を聞く |
自己PRと志望動機はまとめて聞いても個別に聞いてもOKですが、あえてこうした定型的な質問をせずに会話の中で聞き出しながら進めることもできます。 |
| 10〜20分 | 深掘り質問をする |
気になった部分を深掘りしていきます。 |
| 5分 | 学生からの質問を受ける |
学生が不安に思っていることを解消し、入社への意欲を高めてもらう重要な場です。 |
| 1分 | 今後の予定などを伝える |
合否はいつまでにどうやって（電話orメール等）連絡するか、合格した場合の次の選考の予定はいつか、学生にもメモをとってもらいながら伝えます。 |
| 0.5分 | 退室 |
学生を見送ります。基本的に面接官はその場で立ち上がる程度で、会議室を出たあとは別の社員が誘導することが多いでしょう。 |
| 3分 | 面接評価シートを記入 |
面接の内容を忘れないうちに、評価や議事録メモなどをシートに記入します。 |
面接で使える質問・セリフ例
面接で使用する質問・セリフには、「応募者をリラックスさせるためのもの」や「特定の評価項目を見極めるためのもの」などさまざまな種類があります。ここでは、目的別に面接で役立つ質問・セリフ例を紹介します。
アイスブレイクの質問・セリフ例
面接時の応募者は緊張状態であることが多く、本来持っている良さをアピールできないこともあります。そこで緊張をほぐし、その後のやりとりで相手の素を引き出すうえで有効なのがアイスブレイクです。応募者の趣味や特技など応募者が話しやすいものを聞くほか、次のようなものがあります。
- 面接会場まで迷わず来られましたか？
- 当社まで何分くらいかかりましたか？
- 急に寒くなりましたが、○○さんのお住まいの地域はいかがですか？
- ざっくばらんにお話できればと思っていますので、途中で質問を挟んでもらっても大丈夫ですよ。
- 答えたくない質問や言いにくいことは、無理せずにおっしゃってくださいね。
価値観・性格についての質問・セリフ例
応募者の価値観や性格は企業風土や現場の雰囲気にマッチするかを判断するうえで重要です。このミスマッチが起きると、入社後に本来持っている力を発揮できず、モチベーション低下や早期離職につながる可能性があります。
また、自社の求める人材の要件に価値観・性格に関する項目がある場合、これらは書類審査では確認しにくい点でもあるため、面接で確認することが欠かせません。
価値観・性格を見極めるための質問・セリフには次のようなものがあります。
- ご自身の強みは何ですか？その強みを、当社の仕事のどういったところに生かせそうですか？
- 過去に、目標に向かって努力してきた経験はありますか？そして、その目標を達成するために具体的にどのような努力をしてきましたか？
- 今日は、当社のビジョンや入社後の働き方など、お互いのイメージに食い違いがないか確認したいと思います。
経験・スキルについての質問・セリフ例
応募者の経験・スキルは「即戦力として期待できるか」「どのような部署・ポストが適しているか」を判断するうえで重要です。そして、これらには書類上で確認できる部分とそうでない部分があります。
例えば、資格を所持していることは書類上で確認できますが、「その資格をもとに具体的にどのような実績を挙げたのか」「スキルとして実務に活用できるレベルなのか」は書類上で判断できません。当然、面接では書類では確認できない部分に焦点をあてて質問する必要があります。
経験・スキルを見極めるための質問・セリフには次のようなものがあります。
- ○○の経験があるということですが、どのようなポジションで参加したのですか？
- ○○というスキルに自身があるということですが、何がどの程度できるかを具体的に教えていただけますか？
深掘りの質問・セリフ例
面接では、応募者をより正確かつ具体的に理解するために、深掘りをすることがあります。深掘りで特に質問する際は、「5W1H」を基本にすると深掘り質問をしやすくなります。
- Who（だれが）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（なにを）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
具体的な質問例は以下の通りです。
- どのくらいの期間で習得したのですか？
- どのようにして○○を達成できたのですか？
- なぜ○○をする決断をしたのですか？
ただし、深掘り質問をすることで応募者が返答に困っていたり、表情に焦りが見られたりする場合、それ以上の質問は控えた方がよいかもしれません。やりすぎると、応募者が「追い詰められている」と感じ「圧迫面接」という印象を持たれるリスクがあります。
面接官が避けるべきタブー質問や話題
面接官になる方に人事担当者が必ず伝えておかなければならないこと、それがこの「聞いてはいけない質問」の存在です。これは、「公正な採用選考」を行うために厚労省が示しているものです。
「公正な採用選考」とは、家族状況や生活環境といった、応募者の適性・能力とは関係ない事柄で採否を決定しないことを指します。
こうした事柄は、面接官や企業としては採用基準と関係がないつもりでも、一度聞いてしまうとその印象に引っ張られてしまったり、どうしても合否に影響を与える可能性があります。
そうなると就職差別に繋がるので、「聞くこと」「知ってしまうこと」それ自体をなるべく避けてくださいね、ということです。
厚労省のサイトでは、次のような事柄について質問したり記入させることは「就職差別につながるおそれがあります」として、注意を促しています。
＜a．本人に責任のない事項の把握＞
- 本籍・出生地に関すること
- 家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、地位、学歴、収入、資産など）
- 住宅状況に関すること（間取り、部屋数、住宅の種類、近郊の施設など）
- 生活環境・家庭環境などに関すること
＜具体例＞
- 現住所の前は、どこに住んでいましたか？
- お父さんの職業はなんですか？
- 採用書類に自宅付近の略図を添付してください
- お住まいはマンションですか？
＜b．本来自由であるべき事項（思想信条にかかわること)の把握＞
- 宗教に関すること
- 支持政党に関すること
- 人生観、生活信条に関すること
- 尊敬する人物に関すること
- 思想に関すること
- 労働組合に関する情報（加入状況や活動歴など）、学生運動など社会運動に関すること
- 購読新聞・雑誌・愛読書などに関すること
＜具体例＞
- 宗教を信仰している家族はいますか？
- 政治活動に興味はありますか？
- 人生においてモットーとしていることはなんですか？
- 尊敬している人物は誰ですか？
- 学生運動についてどう思いますか？
- 学校以外で加入している団体があれば教えてください。
- どこの新聞をとっていますか？
引用元：（厚生労働省「公正な採用選考の基本」（３）採用選考時に配慮すべき事項 より）
また、差別やハラスメントに繋がる恐れがある話題としては、以下にも注意が必要です。
- 恋愛や結婚に関すること
- 交際相手や配偶者に関すること
- 出産や育児に関すること
- 本人の容姿や年齢に関すること
例えば、アイスブレイクのつもりであったとしても「年齢より若く見えますね」「将来は子どもを生む気はありますか？」などの話題はNGです。
質問する側が他愛のない内容だと思っていても、どのような回答が返ってくるか、聞くまでは分かりません。一度聞いてしまえば、それは取り消すこともできません。
もし学生が自分から話そうとしてきた場合であっても、なるべく「そのことは話さなくてよいですよ」と制止しておいた方が安全でしょう。
面接官の選び方
面接官の適性やスキルにより面接が上手くいくかが左右されるため選び方は重要です。ここでは、面接官を選ぶ際の主なポイントを3つ紹介します。
見極めたいポイントに合わせて選ぶ
繰り返しになりますが、面接は「応募者が求める人材要件を満たしているかどうか」を見極める手段です。その見極めたいポイントを適切に評価できる社員を選任すると、面接の精度を高められます。
例えば、戦略担当部署において企画力の高い人材を求めている場合には応募者の発想力や現実的な経営者視点の有無を評価・判断するため、それらを見極められる社員を選任する必要があります。
また、新設部署の増員のための採用であればその部署の管理者が部下として求める人材かどうか見極めるには管理者自身が面接官になるのがよいかもしれません。
このように、求める人材の要件から考え、それを見極められる社員を面接官に選任することが効果的です。
コミュニケーションスキルが高い人を選ぶ
面接官には、面接の場にふさわしいコミュニケーションのスキルが必要です。
面接では、応募者が話しやすい雰囲気作りをする心遣い・言葉選びや、応募者の発言・振る舞いの観察、また適切な質問の投げかけなどが求められます。事前に決めた質問を機械的に投げかけるだけでは、応募者の本音を引き出し、自社の求める人材かどうかを見極めることは困難でしょう。
面接の質を高めるには、「応募者が緊張していれば話しやすい話題で気持ちを和ませられる」「相手に安心感を与えつつ、必要な質問が抜けないよう臨機応変に会話を進められる」といったコミュニケーションスキルが高い人を面接官に選任することがポイントです。
客観的な分析ができる人を選ぶ
好みや勘といった主観的な判断よりも、客観的な分析ができる人を選ぶことも重要です。
特に面接経験が浅い人の場合、応募者の出身校・経歴・趣味や、見た目・話し方といった外形的な情報をもとに印象を固めてしまう可能性があります。
面接は、将来的に一緒に働く可能性がある人を選別する場であるため、こういった面接官個人の主観的な印象も重要なのは間違いありません。しかし、より面接の精度を高めるためには、会社が設けている統一的な基準に沿って冷静に応募者を見極める意識・能力も欠かせません。
応募者を適切に見極めるためには、主観をコントロールしたうえで、根拠に従いながら客観的な分析ができる人を面接官に選任するのが有効です。
まとめ
本記事では面接官の役割・心得や事前準備などついて幅広く解説してきました。面接官に求められるものは、自社の求める人材像への理解や、身だしなみ、質問すべき事項の確認、トレーニングなど多岐に渡ります。人事・採用担当者以外の、採用現場で起こりがちなハラスメントやコンプライアンスに詳しくない社員が面接官になる場合には、質問してはいけないタブー事項などの確認も必要かもしれません。
面接官は自社で将来的に活躍してくれる可能性がある人材の「見極め役」であると同時に、自社のイメージを左右する「会社の顔」です。人事・採用担当者と面接官が協力して万全の準備をすることで、面接の効果を最大限に引き出しましょう。
最後に、面接の事前準備で漏れがないように準備チェックシートの付いた面接官マニュアルをご用意しました。ぜひ参考にしてください。
