【入社手続き】総務人事担当者が新卒新入社員を迎えるためにやるべきこと

「新卒新入社員の入社手続きを効率的に進めたい」と考えている総務の人事担当者は多いものです。

本記事では新入社員の入社手続きとして、新入社員に提出してもらう必要書類や、入社後に加入させる社会保険の手続き、労働基準法で義務付けられている法定三帳簿の作成などについて解説しています。

総務が新入社員の「入社前にやるべきこと」「入社後にやるべきこと」のスケジュールをそれぞれ紹介しているので、効率的な入社手続きの実施にお役立てください。

【総務・人事】新卒社員入社前の入社手続き準備スケジュール

新卒社員の入社手続き準備スケジュール

新卒の新入社員を迎えるにあたって、総務が実施すべき入社手続きを6つ紹介します。入社手続きチェックリストとしてご活用ください。

  1. 配属部署の本決定
  2. 新入社員研修の策定
  3. 新入社員に必要書類の提出を依頼
  4. 労働条件通知書の作成
  5. 備品の用意
  6. 入社式の準備

配属部署の本決定

まず、新入社員を配属する部署を本決定します。新入社員の人柄やスキルなどから本人の資質を活かせるような部署に配属するのが理想です。新入社員と面談を実施して、本人の希望をヒアリングするのも良いでしょう。

早期離職を防ぎ、本人のパフォーマンスを最大限発揮してもらうために、配属部署は慎重に決定する必要があります。

新入社員研修の策定

次に、新入社員研修を策定します。研修期間を決め、内容を協議し、研修資料を作成します。

新入社員研修に登壇してもらいたい社員がいるなら、スケジュールを確保してもらうよう依頼しておきます。研修を通じて、新入社員がビジネスマナーや仕事の進め方などの知識を身につけられるようにしましょう。

新入社員に必要書類の提出を依頼

新入社員に提出を依頼する必要書類は、以下表のとおりです。漏れがないか今一度ご確認ください。

必要書類(新卒のみ)

・成績証明書
・卒業(見込み)証明書

必要書類(新卒・中途とも)

・健康診断書
・ 年金手帳
・ マイナンバー
・ 雇用契約書
・ 給与振込先届出書
・ 各種手当支給届出書
・ 健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者 資格取得等届
※新入社員が家族を扶養している場合

場合によっては必要になる書類(新卒・中途とも)

・身元保証書
・ 資格免許証、合格証明書類
・ 住民票記載事項証明書

2月頃には必要書類の提出を依頼し、入社日には受け取れるよう準備してもらうことが理想です。

新入社員が提出する必要書類については「【新卒採用】採用時の提出書類の基本を確認:禁止書類からコンプライアンスを読み解く」でも詳しく解説しています。

労働条件通知書の作成

労働条件通知書を作成して、入社日までには渡せるようにしておきましょう。労働条件通知書とは、従業員が労働するときの条件について明示している通知書のことです。入社日以前に渡しても良いですが、勤務地をはじめ明記しなくてはならない項目に気を付けて作成しましょう。

労働条件通知書を渡すことは法律で義務付けられているので、必ず作成します。テンプレートを活用すると、作成の手間が軽減するためおすすめです。

備品の用意

新入社員が使う備品を用意します。一般的に必要になる備品は、以下のとおりです。

  1. デスク
  2. パソコン
  3. 社用携帯
  4. 制服
  5. 社員証
  6. 名刺
  7. 文房具
  8. ICカード
  9. ドアロック解除用指紋登録(必要な場合)

部署によっては必要のない備品もあります。例えば、社用携帯を支給していない企業も多いでしょう。ただし備品をそろえるときは、なるべくどの新入社員にも同じような備品を用意することが大切です。

「この部署はそれほど○○を使わないだろう」と総務が判断したとしても、実際の現場では必要とされている備品もあります。総務の判断で備品の支給にバラツキがあった場合、新入社員からだけでなく、現場の役職者から「うちの部署を軽んじているのか」と誤解されかねないため注意しましょう。

入社式の準備

入社式の準備も進めましょう。登壇する社員のスケジュール調整、司会進行の準備、内容などを確認します。

入社式を社外で開催する場合は、会場の手配と予約もしましょう。コロナ禍の影響を受けた年は、オンライン入社式を導入する企業もありました。オンラインの場合は、事前に資料を送付したりオンラインツールを導入したりしておくと、スムーズに実施しやすくなります。

【入社後】会社側がやるべき新卒社員の入社手続き

入社後、会社側がやるべき新卒社員の入社手続き

ここからは入社後に総務が取り組むべき新卒新入社員の入社手続きを紹介します。大きく分けて、以下4つの手続きが必要です。

  1. 社会保険と雇用保険の加入手続き
  2. 法定三帳簿の作成
  3. 新入社員研修の実施
  4. 業務を開始するための準備

社会保険と雇用保険の加入手続き

まず、社会保険(健康保険・厚生年金)と雇用保険の加入手続きです。保険の手続きは新入社員の入社後数日以内に進めなくてはならないものもあります。入社手続きの中で、社会保険と雇用保険の加入手続きが最も時間がかかります。

新入社員から提出してもらった書類を参考に、各種書類を作成します。雇用手続きは、必要事項を記入した「雇用保険被保険者資格取得届」などをハローワークに提出しなくてはいけません。提出期限は、新入社員を雇用した翌月10日までです。

新卒の新入社員は、前職がないので住民税の手続きが不要です。ただし、ごくまれに学生時代に高収入を得ていて、住民税の手続きが必要な新入社員もいます。

法定三帳簿の作成

法定三帳簿とは、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿という3つの帳簿のことです。労働基準法により、法定三帳簿の作成は義務付けられています。法定三帳簿の作成は、社会保険の加入手続きに次いで時間のかかる手続きです。

労働者名簿は氏名、生年月日、従事する業務、雇入れ年月日などを記載します。保管期間は3年です。賃金台帳は、賃金の計算期間、労働時間、控除項目と額などを記載します。出勤簿は、タイムカードをはじめとした労働時間を把握するために必要な帳簿のことです。

厚生労働省が労働者名簿や賃金台帳の書式を配布しています。これらを活用すると、必要事項の記載漏れが起こりにくくなります。

参考:主要様式ダウンロードコーナー「労働基準法関係主要様式」|厚生労働省

新入社員研修の実施

各種手続きと同時並行して、新入社員研修を実施します。事前に用意した研修資料を使いましょう。新卒新入社員の中には、初めての社会人生活で不安を抱えている方も多いはず。同期や同僚とコミュニケーションがとれるグループワークや、レクリエーションなどを導入しても良いでしょう。

新入社員研修の最終日には、あらかじめ決めておいた配属部署を新入社員に通知します。

業務を開始するための準備

配属後に散らかったオフィスやデスクに案内されたら、新入社員は戸惑ってしまうでしょう。新入社員が配属先で気持ち良く業務を始められるように、準備を整えておきます。

新入社員が使うパソコンを用意し、セットアップを完了させ、デスクを掃除しておきましょう。退職した社員のデスクを使わせる場合は、引き出しに忘れものが入っていないかを改めてチェックしておきます。

新入社員研修の終盤に、新入社員と配属先部署の上司を対面させ、挨拶させておきましょう。新入社員を迎え入れる上司も緊張している可能性があります。実際の業務が始まる前に、顔合わせを済ませておくことをおすすめします。

入社後に取り組むべき、新卒新入社員の入社手続きのチェックリストも作成しましたので、参考にしてみてください。

新入社員入社手続きチェックリスト

新卒の入社手続きならではの注意点

新卒の入社手続きならではの注意点

新卒の新入社員の入社手続きで気を付けたいことは、以下の3つです。

  • 本当に大学を卒業できるのか
  • 内定から時間が経っているので印象は変わっていないか
  • 社会保険の手続きでわからないことはないか

卒業見込みだった学生が、最後に単位を落として卒業できないことはごくまれに起こります。そのため、卒業できないという連絡を受けた場合にも、学生の見当違いでなく本当に卒業できないのか、課題などの提出で単位取得につなげられないかなどを確認しましょう。

さらに、学生は半年ほど会わないと雰囲気が大きく変わることも少なくありません。定期的に連絡して、印象が変わっていないか確認することをおすすめします。

また、学生は社会保険の知識がなく「年金手帳をなくした」という学生もいるかもしれません。保険手続きに関する質問があった場合は、丁寧に答えるようにしましょう。

入社手続きマニュアルで総務が行うべき手続きの漏れ防止

新卒新入社員の入社手続きで総務がやるべきことを紹介しました。入社前に新入社員研修を策定して、新入社員に必要書類を提出するよう依頼しましょう。入社後は、社会保険の加入手続きを進めて、法定三帳簿の作成、新入社員研修などを実施します。

初めて社会に出る新卒新入社員から、必要書類の書き方などを質問される可能性があります。総務は入社手続きに関する情報を事前に整理して、よく理解しておきましょう。新入社員の入社手続きは、マニュアル化して漏れがないように対策しておくことをおすすめします。

人事ZINE 編集部

人事ZINE 編集部

新任人事の悩みに寄り添うメディア「人事ZINE」の編集部です。 人事の方々の業務に役立つ情報を発信しております。