新卒向け内定者フォローメールの5つの例文を紹介！書き方や注意点も解説
内定者フォローメールは、入社までの期間で企業と学生をつなぐ重要な接点です。しかし、「どのタイミングで、どのような内容を送ればよいのか」「送りすぎて負担にならないか」といった悩みを抱えている採用担当者の方も少なくないでしょう。
本記事では、内定者フォローメールの役割や重要性を整理したうえで、安心感を与える書き方のポイント、具体的な例文、送信タイミングや注意点までを体系的に解説します。
人事ZINEでは、オファー面談や内定後フォローに役立つ「内定オファー面談チェックリスト・トークスクリプト」をご用意しています。聞きにくい内容を自然に確認するためのトーク例や、内定通知メールのテンプレートも収録しており、内定者フォローに幅広く活用いただけます。
目次
内定者フォローメールとは
内定者フォローメールとは、内定承諾後から入社までの期間、企業が内定者に対してコミュニケーション施策としてやりとりするメールの総称です。その内容は、書類提出や研修日程の調整といった事務的な連絡だけにとどまりません。社内報の共有や先輩社員メッセージの送付など、内定者の入社意欲を高めるための情報提供も含まれます。
内定者フォローメールは、単なる「業務連絡」の手段としてではなく、内定者との信頼関係を構築し、入社への不安を解消するための戦略的なコミュニケーションとして位置づけることが重要です。
内定者フォローメールが重要な理由
内定者フォローメールは、内定者の不安や疑問の解消につながり、また内定辞退の防止という観点でも重要です。ここでは「内定者フォローメールがなぜ重要なのか」について、その理由を詳しく解説します。
内定者の不安・疑問を解消できる
1つ目は、内定者の不安や疑問を解消するために内定者フォローメールが必要だからです。
特に新卒の場合、初めての就職であるため、わからないことだらけの状態です。「社会人として自分がやっていけるのか」「内定はもらったが、入社までの準備期間のうちに何をすればよいのか」といった不安・疑問が生じます。
フォローメールを送ることで、こういった不安や疑問を解消しやすくなるでしょう。例えば、eラーニングや内定者懇親会といった今後のスケジュールを案内するだけでも、内定者は今後の計画をイメージしやすくなりますし、連絡先や担当者を示しておけば、「いつでも質問や相談ができる」という安心感にもつながります。
入社意欲の維持・アップを促せる
内定者が選考期間中に「この会社で働きたい」という意欲を持ってくれていたとしても、時間の経過とともに冷めてしまうこともあります。入社までの期間、適切に情報を提供して動機をキープすることが大切です。
出典：株式会社i-plug「【2025年卒対象】就職活動状況に関するアンケート」
弊社i-plugの調査では、内定者が求めるフォローとして「人事・人事以外の社員との面談」や「電話やメールでのフォロー」が上位に挙がっています。事務連絡だけでなく、自社で活躍する若手社員のインタビュー記事や、社内勉強会の様子などをメールで定期的に共有すると、「自分が働く姿」を具体的にイメージしてもらいやすくなり、入社へのモチベーションを持ち続けてもらうことが可能です。
内定辞退の防止につながる
内定者フォローメールは、内定辞退の防止という観点でも重要です。
新卒採用においては特に、近年の学生売り手市場で、学生が複数の内定を獲得することは一般的になっています。「他にも内定をもらっている会社があるが、本当にこの会社を選んでよいのか迷う」といった学生もいるなかで、企業側は内定を出しても他社を選ばれてしまう恐れがあります。
そこで自社への入社意欲を高めてもらうためには、信頼関係を構築・強化する取り組みや、有益な情報を発信するなどして自社に高い関心を持ち続けてもらう工夫が必要です。定期的にフォローメールでやり取り・情報発信をしていれば、内定者は企業への親近感や信頼関係を感じ、内定辞退の防止につながりやすくなるでしょう。
弊社i-plugの調査では、人事担当者の対応によって志望度が上がった経験がある学生は94.2％に上る一方で、対応が悪く下がった学生も54.3％存在することがわかっています。返信の速さや、一人ひとりに合わせて「期待している点」を具体的に伝える姿勢が、辞退を防ぐポイントです。詳細は以下の動画もご覧ください。
入社後のスムーズな活躍につながる
内定者フォローメールは、入社後にスムーズに活躍してもらう「オンボーディング」の観点でも重要です。
新卒採用においては、内定者は「学生から社会人になる」という大きな変化に直面し、新しい環境への適応や習慣の切り替えが求められます。初めて社会人になるにあたって、仕事用の私物の準備や引っ越しといった手続きをはじめ、事前の学習や心理的な準備も欠かせません。
そこで企業側から、準備物やスケジュール、配属先候補、期待している役割などを説明しておくと、出だしでつまずくリスクを抑えられ、入社後の研修やOJTにスムーズに取り組んでもらいやすくなります。
内定者が安心できるフォローメールの書き方のポイント
内定者に送るフォローメールは、事務的な連絡手段であると同時に、入社への期待と安心感を醸成する重要なコミュニケーション手段です。ここでは、内定者に安心してもらえる6つの具体的なポイントを紹介します。
ポイント1.件名に用件・歓迎の意を盛り込み開封率を高める
毎日多くのメールを受信する学生にとって、件名は開封するか否かを決める最初の判断材料です。単なる「ご連絡」や「お知らせ」ではなく、件名だけで「誰から」「何の用か」に加え、歓迎の意図が伝わるように工夫しましょう。
▼良い例
- 【株式会社〇〇 採用担当】〇〇さん、来春からの活躍を期待しています
- 【重要】10月1日 内定式のご案内について（返信不要）
▼悪い例
- 重要：入社手続きについて
- ご連絡
また、スマートフォンで確認する学生も多いため、重要なワード（社名・期限・要旨）はできるだけ左側に寄せ、通知画面で途切れないように配慮することも大切です。
ポイント2.書き出しにオリジナルの文章を添える
一斉送信のテンプレートメールは効率的ですが、受け取った相手には事務的な印象を与えてしまいがちです。「あなたをしっかりと見ている」というメッセージを届けるために、書き出しや文中に個別のエピソードを一言添えましょう。
▼具体例
- 面接で話してくれた〇〇という目標、入社後に叶えられるよう応援しています
- 最近、卒論の進捗はいかがですか？無理せず頑張ってくださいね
企業側から歓迎・関心を示すことで、内定者も企業に対して信頼感・親近感を持ってもらいやすくなります。
ポイント3.今後のスケジュールを明確に伝える
内定者が抱える不安の1つは、「次はいつ、何をすればいいのかわからない」という不透明さです。この不安を先回りして解消するために、今後のスケジュールは可能な限り具体的に提示しましょう。
▼具体例
- 内定式の日時・場所
- 入社前研修の予定
- 提出書類のリストと締切
- PC等の貸与備品の配布時期
もし詳細な日程が決まっていない場合でも、「10月上旬頃にご案内します」と目安だけでも伝えることが重要です。「連絡が来ない＝放置されている」という誤解を防ぎ、安心感を与えることができます。
ポイント4.堅苦しすぎない文体を意識する
ビジネスとしての礼儀は必須ですが、過剰な敬語や堅苦しすぎる表現は、内定者に「距離感」を感じさせてしまうことがあります。特にIT企業やベンチャー企業など、フラットな組織風土を持つ会社であれば、メールの文体でもそのカルチャーを体現しましょう。
▼具体例
- 〇〇さんと働けるのを楽しみにしています
- お気軽にご相談ください
「拝啓・敬具」といった形式的な挨拶は避け、語りかけるような柔らかなトーンを意識します。相手との関係性や社風によっては、感嘆符（！）や絵文字を適度に使用して親しみやすさを演出するのも有効です。
ポイント5.内定者に役立つ情報も添える
会社側の都合による連絡だけでなく、内定者にとってメリットのある情報を開示する姿勢も大切です。入社後のイメージを膨らませたり、スキルアップにつながったりするコンテンツを共有しましょう。
▼具体例
- 若手社員のインタビュー記事（現場の雰囲気やキャリアパス）
- 内定者コミュニティ（Slackなど）の活動報告
- 推奨図書や学習コンテンツ
自社の価値観（バリュー）が反映されたエピソードや情報を共有することで、入社前のカルチャーフィットを促せます。ただし、一度に大量の情報を送りすぎると負担になるため、定期的に少しずつ小出しにするのがポイントです。
ポイント6.返信・アクションの有無を明示する
内定者は「このメールに返信すべきか」「お礼を言うべきか」と迷うことがあります。余計な気遣いや悩む時間を減らすために、アクションの要否を明記しましょう。
▼具体例
- ご確認のみで、ご返信は不要です
- 〇月〇日までに、本メールへの返信にてご回答をお願いします
また、SNSのフォローやイベント参加といった必須ではないアクションについては「もしよろしければ」「お時間があれば」と添え、プレッシャーにならないよう配慮することも重要です。相手の負担を減らす気遣いが、信頼関係を深めます。
内定者フォローメールの5つの例文
内定者フォローメールは、タイミングや目的に応じて内容を使い分ける必要があります。ここでは、代表的な5つのシーン別テンプレートを紹介します。
例文1.内定通知後のフォローメールの例文
内定承諾直後の学生は、安堵と同時に「本当にこの会社でよかったのか」という不安（内定ブルー）や、志望度の高かった他社への未練など、複雑な感情を抱いています。なかには、ネット上の口コミなどを見て不安が増幅してしまうケースも少なくありません。
そのため、最初のフォローメールでは信頼感と歓迎の意を伝えることが最優先です。
入社までのスケジュールのご案内（株式会社〇〇 採用担当）
【本文】
〇〇様
株式会社〇〇 採用担当の△△と申します。
このたびは、内定承諾のご連絡をいただき誠にありがとうございます。
〇〇様と一緒にお仕事ができる日を、社員一同心より楽しみにしております。
さて、早速ですが入社までの年間スケジュールをご案内いたします。
現時点での予定ですので、変更がある場合は改めてご連絡いたします。
＜今後のスケジュール（予定）＞
20XX年10月1日（金）：内定式（終了後は懇親会を予定しております）
20XX年12月頃：内定者研修（第1回）
20XX年2月頃：内定者研修（第2回）
20XX年4月1日（月）：入社式
なお、内定式の出欠確認につきましては、9月上旬頃にメールにてご連絡いたします。
入社に向けて、ご不明な点や不安なことがあれば、いつでもお気軽にお問い合わせください。
〇〇様にお会いできるのを楽しみにお待ちしております。
確定している予定は可能な限り細かく伝えましょう。また、宛名を「内定者様」と一括りにせず、フルネームで記載することで、個人として向き合っている姿勢を伝えられます。
例文2.内定式前のフォローメールの例文
内定式を控えた内定者は、初めて同期や社員と顔を合わせることに期待と同時に緊張を感じています。「話が合う人はいるだろうか」「浮かないだろうか」という不安を解消するため、内定式の具体的なイメージを伝え、当日への期待感を高める内容にしましょう。
【ご案内】令和◯年度 内定式のお知らせ｜同期の皆さんとお会いできるのを楽しみにしています（株式会社＊＊）
【本文】
〇〇様
お世話になっております。株式会社＊＊ 採用担当の＊＊です。
厳しい暑さが続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
さて、きたる10月1日（金）に令和◯年度の内定式を開催いたします。
当日は、〇〇さんを含めた内定者の皆さんが初めて一堂に会する貴重な機会です。
先輩社員も、皆さんにお会いできるのを心待ちにしております。
▼内定式の詳細
日時：10月1日（金）9:00〜14:00（受付開始 8:30）
場所：本社 ＊階 〇〇室
服装：スーツ
持ち物：筆記用具、印鑑（交通費支給の手続きに使用します）
＜当日のスケジュール（予定）＞
9:00 内定式
11:30 移動
11:45 内定者懇親会（昼食）
14:00 解散
懇親会では、先輩社員も交えてリラックスして話せる場を用意しています。
仕事のことや残りの学生生活の過ごし方など、気になることは何でも聞いてくださいね。
出欠につきましては、◯月△日（金）までに本メールへご返信をお願いいたします。
当日、元気な姿でお会いできるのを楽しみにしております。
事務的な連絡だけでなく、「同期と会える」「先輩と話せる」といったポジティブな要素を強調しましょう。また、当日の持ち物や服装指定は、迷わないように明確に記載するのが親切です。
例文3.内定者研修のフォローメールの例文
内定者研修の案内では、単に日時を伝えるだけでなく「何のための研修か（目的）」を添えることが重要です。「評価される場」だと思って萎縮してしまう内定者も多いため、「入社後のスムーズなスタートを切るための準備期間」であり、リラックスしてもよい場であることを伝えて安心させましょう。
【ご案内】入社前研修のお知らせ｜社会人への第一歩をサポートします（株式会社＊＊）
【本文】
〇〇様
お世話になっております。株式会社＊＊ 採用担当の＊＊です。
先日は、お忙しい中内定式にご参加いただき誠にありがとうございました。
短い時間でしたが、〇〇さんと直接お話しでき、私たちも入社日がますます楽しみになりました。
さて、内定式でもお伝えしておりました「内定者研修」の詳細が決まりましたのでご案内いたします。
今回の研修は、入社後の業務に必要な基礎知識の確認と、同期の皆さんとの交流を目的としています。
決して「選考」や「テスト」ではありませんので、リラックスしてご参加くださいね。
▼内定者研修の概要
1. 第1回研修（ビジネスマナー・基礎知識）
日時：〇月△日（金）10:00〜17:00
場所：本社 〇階 研修室
持ち物：筆記用具、ノート、印鑑（交通費支給のため）
服装：スーツ（オフィスカジュアル可）
2. 第2回研修（実務体験ワーク）
日時：〇月△日（金）10:00〜17:00
場所：同上
※詳細は追ってご連絡いたします。
つきましては、◯月△日（金）までに、本メールへの返信にて出欠のご連絡をお願いいたします。
授業や研究等で日程の調整が難しい場合は、個別に対応いたしますのでご遠慮なくご相談ください。
当日、皆さんと一緒に学べることを楽しみにしております。
卒業論文の提出を控え学業優先の学生もいるため、参加を強制するような表現は避けましょう。もし欠席者がいる場合は、「当日の資料や動画を共有する」「別日に個別フォローを行う」など、参加者との情報格差や不安が生まれないような配慮が大切です。
例文4.入社式前のフォローメールの例文
入社式直前は、社会人生活への期待と同じくらい、「本当にやっていけるだろうか」「忘れ物はないか」といった緊張が高まる時期です。事務的な案内だけでなく、「会社全体であなたの入社を心待ちにしている」というメッセージを伝え、安心して当日を迎えてもらえるようにしましょう。
【いよいよ来週！】4月1日 入社式当日のご案内と最終確認（株式会社＊＊）
【本文】
〇〇様
お世話になっております。株式会社＊＊ 採用担当の＊＊です。
いよいよ来週から4月ですね。卒業式や引越しなど、慌ただしい日々をお過ごしかと思います。
社内では、〇〇さんのデスクやパソコンのセットアップが完了し、
配属予定の部署メンバーも「早く一緒に働きたい！」と首を長くして待っています。
受け入れ体制は万全ですので、どうぞ身一つで飛び込んできてください。
さて、先日郵送にて詳細をお送りいたしましたが、改めて当日の概要をご案内します。
▼入社式当日の詳細
日時：4月1日（月） 10:00〜12:00（集合 9:45）
場所：本社 ＊階 ホール
持ち物：筆記用具、印鑑、年金手帳
服装：スーツ
＜当日の緊急連絡先＞
当日の遅刻やトラブルなどのご連絡は、メールではなく下記電話番号までお願いいたします。
電話番号：＊＊＊-＊＊＊＊-＊＊＊＊（採用担当直通）
当日はお会いできるのを楽しみにしております。
体調には気をつけて、残りの学生生活を思い切り楽しんでくださいね。
当日の朝はバタバタしており、メールを見ている余裕がない場合も多いため、緊急連絡先（電話番号）を明記するのは必須です。また、「デスクの準備ができている」「メンバーが待っている」と具体的に伝えることで、内定者は「自分の居場所がある」と実感してもらいやすくなります。
例文5.返信がない内定者へのフォローメールの例文
内定者から返信がない場合、「志望度が下がったのではないか」と不安になるかもしれませんが、焦って追い詰めるような連絡をするのは逆効果です。メールが埋もれている可能性や、多忙で返信できていない可能性を考慮し、あくまで確認のスタンスで連絡しましょう。内定辞退を考えていて言い出せないケースも想定し、相談窓口としての姿勢を見せることが大切です。
【再送・ご確認】〇月〇日 内定者懇親会のご出欠について（株式会社＊＊）
【本文】
〇〇様
お世話になっております。株式会社＊＊ 採用担当の＊＊です。
先日お送りしました懇親会のご案内メールは届いておりますでしょうか？
日々お忙しいところ恐縮ですが、念のため再送させていただきます。
もし、他のメールに埋もれてしまっていたり、ご都合の調整が難しかったりする場合は、遠慮なくその旨をお知らせください。
▼ご確認事項
内容：懇親会（〇月〇日開催）へのご出欠
回答期限：〇月〇日（〇）まで延長いたします。
また、もし今後の進路等で悩まれていることがあれば、お気軽にご相談いただければと思います。
まずは現状について、一言だけでもご返信いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
メール再送後も3営業日以上反応がない場合は、電話で「メールが届いているかの確認」という名目で連絡してみることも検討しましょう。
個社ごとのメール文面を相談する
内定者フォローメールは上記のように種類が豊富で、個社ごとにカスタマイズする必要があります。ダイレクトリクルーティングのOfferBoxなら専任のカスタマーサクセスが無料でサポートしてくれます。自社の雰囲気やコンテンツに合わせた文面や、他社が使っている文面を例に提示してくれたりするのでおすすめです。
企業のオファー送信数と学生のオファー受信数に上限があるため、メールの開封率は72％の高水準という点が大きな特徴です。2024卒の就活生は246,000人が利用しており、理系・文系問わず全国の幅広い大学群・学部に所属する学生が利用しています。
成功事例や料金プランはこちら
内定者フォローメールを送るタイミング
内定者へのフォローメールは「いつ・何を送るか」によって効果が大きく変わります。
以下の表は、新卒内定者フォローでよく活用される送信タイミングと目的別の内容例をまとめたものです。
| 送信時期 | 主な目的 | メール内容の例 |
| 内定通知直後 | ・初期不安の解消 ・承諾のお礼 | ・内定承諾の御礼・今後の連絡手段と担当者の紹介 |
| 1ヶ月後 | ・離脱リスクの抑止 ・中間フォロー | ・内定式や研修の案内 ・会社紹介や社員の声などブランディング情報 |
| 長期休暇前（夏・年末年始） | 継続的な関係維持 | ・休暇中の連絡体制案内 ・次回連絡時期の共有 |
| 内定式の1〜2週間前 | ・参加意欲の醸成 ・事務連絡 | 内定式の詳細 ・日程 ・持ち物 ・服装 ・アクセス案内 |
| 卒業間近（2〜3月） | ・最終確認 ・安心感の付与 | ・入社式の案内 ・準備物 ・健康状態の確認 など |
こうした定期的かつ段階的な接点が、「安心して入社を迎えられる環境づくり」に直結します。
内定者フォローメール作成・送信時の注意点
内定者へのフォローメールを送ったからよいというわけではありません。
内容次第では会社の印象を悪くしたり、内定辞退につながったりする最悪の事態も想定できます。メールという閉鎖的な環境でのトラブルを避けるため、内定者へのフォローメールを作成する際は、以下3つの点にご注意ください。
- マナー・礼儀は徹底する
- 適切な送信頻度を意識する
- 早朝や夜間の送信は避ける
- プレッシャーにならないよう配慮する
ここからはそれぞれの注意点をより詳しく解説します。
注意点1.マナー・礼儀は徹底する
内定者が安心できるフォローメールの書き方のポイントにて、適度にくだけた表現を織り交ぜたほうがよいと説明しました。
しかし、行き過ぎた表現によって「馴れ馴れしい」「不快」と感じられてしまうことには、留意しなければなりません。
採用担当者は会社と内定者をつなぐ窓口であり、会社の顔です。内定者に不信感を抱かれないよう、節度あるメール作成を心がけましょう。
注意点2.適切な送信頻度を意識する
内定者の不安を解消しようとするあまり、高頻度でメール送信することはNGです。
学生は内定先からのメールは最優先でチェック・返信しようとするでしょう。しかし、その頻度が多すぎると、結果的に内定者の負担が増えてしまうことにつながります。
反対に、メールの回数が少なすぎることも注意が必要です。「本当に内定したのか」「入社までの予定がわからない」などの不安につながるため、適度な間隔で連絡を取り合うことをおすすめします。
フォローメールの頻度は月1回程度とし「次回は◯◯頃にご連絡します」と目安の時期を入れておくとよいでしょう。
注意点3.早朝や夜間の送信は避ける
内定者へのフォローメールは送信時間にも注意が必要です。
一般企業では就業時間を9〜17時と定めていることが多く、この時間外の勤務は残業とみなされるからです。「この会社では残業が当たり前なのでは？」といった誤解を招きやすいので、早朝や夜間のメール送信は控えたほうがよいでしょう。
また、早朝や夜間に送信すると負担になってしまうという理由も挙げられます。学生には「会社側のメールは早く確認しなければならない」「少しでも早く返信したい」と考える人もいるでしょう。こういった心理にも配慮して、休むべき時間帯は避け、一般的な活動時間内に送信するのが無難です。
注意点4.プレッシャーにならないよう配慮する
学生にとって「オワハラ」といったプレッシャーにならないような配慮も必要です。
内定を通知したものの正式に入社の承諾を得られていない学生や、入社に不安や悩みを抱えており辞退の可能性もある学生がいる場合、採用担当者としては早く決断を求めたい心理になることもあります。
ただし、露骨に判断を迫るような伝え方をすると、学生にとっては追い詰められていると感じ、過度なプレッシャーになる恐れもあるでしょう。場合によっては、その意図がなくても「オワハラ」と受け取られかねません。
また、eラーニングの受講や懇親会、資格試験の受講といった課題を設けている場合でも、内定者の都合を考慮し、負担になりすぎないよう配慮することが必要です。
まとめ
本記事では、内定者フォローメールの目的や重要性、具体的な書き方のポイント、例文、送信タイミング、注意点について整理しました。フォローメールは単なる事務連絡ではなく、入社までの期間に信頼関係を築くための重要なコミュニケーション施策です。
件名や書き出しの工夫、今後のスケジュールの明確化、内定者一人ひとりへの配慮が、安心感と入社意欲の維持・アップにつながります。また、送信頻度や時間帯などの基本的なマナーを徹底することも大切です。
人事ZINEでは、「内定オファー面談チェックリスト・トークスクリプト」をご用意しています。オファー面談で確認すべき項目を整理したチェックリストに加え、聞きにくい内容を自然に確認できるトークスクリプト、内定通知メールのテンプレートも収録しています。内定者フォローの質を高めるヒントとしてご活用ください。
