【例文付】企業側からの面接後の断り方をメール・電話・郵送別に紹介
採用活動において、面接後に不採用となった場合の断り方は重要です。面接に参加してもらったうえで不採用を伝える際は、伝え方を誤ると応募者の心証を悪くすることになり、また企業イメージの低下にもつながりかねません。そこで企業側が意識しておきたいのは、礼儀やマナーの徹底と応募者目線に立った対応です。
本記事では、面接後に不採用とする場合の断り方が重要な理由を確認したうえで、断り方で意識すべきポイントやメール・電話・郵送といった手段別の例文とコツを紹介します。
人事ZINEでは「【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ」をご用意しております。選考結果を通知するポイントに加え、メールや電話といった場面別の例文も紹介しております。採用・不採用のコミュニケーションのヒントをお探しの方はぜひご活用ください。
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企業側からの面接後の断り方が重要な理由
面接後の断り方は、応募者への配慮という点で企業側は注意を払う必要があります。応募者は、自社に関心を持って時間や労力をかけて応募し面接に臨んでくれています。それに対して、仮に断る場合であっても感謝や誠意を伝えることは基本的な礼儀と言えます。
冷淡な対応や一方的な不採用通知を行うと応募者からネガティブな印象を持たれ、信頼性やブランドイメージを損なうリスクもあるでしょう。一方、丁寧な伝え方をすれば、「誠実な企業」という評価を受けることができ、結果として良好なイメージを持ち続けてくれる可能性もあります。
企業側からの面接後の断り方で意識すべきポイント
面接後の断り方は、単なる選考結果の通知ではありません。応募者目線に立った丁寧な対応を心がけることで、応募者への配慮や企業イメージの維持につながります。ここでは、断り方で特に意識すべきポイントを具体的に解説します。
なお不採用通知の方法を手段別に詳しく知りたい方は以下のページもご覧ください。
礼儀・マナーを徹底する
まず意識したいのは、応募者への礼儀やマナーを徹底することです。先述の通り、応募者は数ある企業のなかから自社に興味を持ち、エントリーのうえ応募書類の用意や面接の参加をしてくれています。それに対する感謝は言葉にして伝えましょう。
仮に断る場合であっても、「縁がなかったから」といって誠意ない伝え方をするのはマナー違反となり、応募者の気持ちを害する可能性もあるでしょう。応募者への配慮や企業イメージの維持という点でも、礼儀やマナーの徹底は、断る時だからこそ重要です。
通知の記録を残しておく
急ぎの場合、不採用の旨を電話で伝えることもあるかもしれません。しかし、電話のみでは「言った」「言わない」のトラブルにつながる恐れがあります。
そのため、電話連絡を行った場合でも、必ずメールや郵送で正式な不採用通知を送り、記録として残すことが大切です。文書として残すことで、トラブルの防止だけでなく、企業側・応募者側が後から内容を確認できるという側面もあります。
中立的な表現を選ぶ
不採用を伝える際は、表現に細心の注意を払いましょう。特に「不採用です」と直接的に伝えるのではなく、「ご希望に添えない結果となりました」「採用を見送らせていただくことになりました」といった中立的な表現を使うのが無難です。
不採用の通知はどうしても応募者にとってネガティブな印象を与えがちですが、このように言葉遣いを工夫することで受け止めやすい内容にできます。
プライバシーに配慮する
郵送で不採用通知を送る場合、応募者のプライバシーにも配慮しましょう。
例えば封筒の外側に「不採用結果の通知」など結果内容を明記すると、応募者が望まない形で選考結果が他人の目に触れる可能性もあるため、封筒には「選考結果の通知」あるいは「選考についてのお知らせ」といった、結果を伏せる表現にします。
なお送付する書類は、後から社内でも確認ができるように、写しを保存しておくことも大切です。
【サンプル】不採用・採用通知文のダウンロードはこちら
人事ZINEでは、不採用・採用通知文のテンプレートを準備しております。本記事と併せて、Wordファイルでダウンロードして実務でご活用ください。
資料ダウンロード【手段別】企業側から面接後に断る際の例文と断り方のコツ
面接後に不採用となった応募者への断り方には神経を使うものですが、例文・テンプレートを参考にすることでスムーズに作成しやすくなります。ここではメール、電話、郵送といった場面別に、断り方の例文を紹介します。
1.採用通知をメールで送る際の例文
件名：【選考結果のご連絡】○○○○株式会社
○○様
○○○○株式会社、採用担当○○と申します。
この度は、弊社へ採用試験にご応募頂き誠にありがとうございます。
また、先日はお忙しい中、弊社の面接にご足労頂き、重ねてお礼申し上げます。
○○様との面接を踏まえて、慎重に検討しました結果、誠に残念ながら今回は採用を見合わせて頂くこととなりました。
ご期待に沿えず申し訳ございませんが、何卒ご了承頂きますようお願い申し上げます。
○○様のより一層のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
なお、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させて頂きます。
略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。
（手書き）
面接では○○様の謙虚で前向きな姿勢を十分に感じましたが、採用人数の関係でご希望に添えず申しわけありません。今後のご活躍をお祈り申し上げます。
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○○○○株式会社
採用担当○○
住所：東京都○○○○○○-○-○
TEL： ○○○−○○○○
Mail： ○○○@ ○○○co.jp
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送信する際には、【選考結果のご連絡】などの件名に会社名を加え、応募会社からの面接結果だということが一目でわかるようにします。
また、宛名は「貴殿」などではなく「○○様」と応募者の名前を入れると、たとえ同じテンプレートを使って送ったとしても印象が大きく変わります。
【 オススメ例文】面接質問例文マニュアル
人事ZINEでは、面接質問の例文集を準備しております。 例文を参考にして応募者のキャリアやパーソナリティなどを掘り探れる質問を準備しておきましょう。
資料ダウンロード2.不採用通知を電話で伝える際の例文
○○○○株式会社の採用担当○○です。
○○様の携帯電話でよろしいでしょうか？
ただ今、お電話よろしいでしょうか？
この度は弊社へのご応募ありがとうございました。
厳正な選考の結果、残念ながら採用を見合わせていただくこととなりました。
ご希望に添うことができず申し訳ございません。
今後の活躍をお祈りしています。
電話では、断り方によほど細心の注意を払わなければネガティブな印象を与えてしまうことがあります。先述の通り、不採用通知はメールで送るのが一般的であり、誤解を防ぐうえでも無難です。仮に電話で伝える場合は断り方をあらかじめ整理したうえで、表現には十分に注意しましょう。
3.不採用通知を郵送で送る際の例文
令和◯◯年◯◯月◯◯日
〇〇様
この度は数ある企業の中から、弊社にご応募頂き誠にありがとうございました。
また先日は弊社までご足労頂きまして、重ねてお礼申し上げます。
厳正なる選考の結果、今回は採用を見合わせていただく結果となりました。
ご希望に添えず誠に恐縮ではございますが、何卒ご了承賜りますよう御願い申し上げます。
末筆ではございますが、〇〇様の今後のより一層のご活躍をお祈りいたしております。
この度は本当にありがとうございました。
○○○○株式会社
東京都○○○○○○○○−○−○
TEL. ○○○−○○○○
人事部人事課
郵送の場合も、メールでの断り方と基本的には同じです。それに加え、履歴書などの応募書類を一緒に返送する場合には、「お送り頂いた応募書類を同封させていただきますので、ご査収下さい。」と、返送しない場合には「お送り頂いた応募書類は当方で責任を持って廃棄させて頂きますのでご了承下さい」の文章を付け加えるようにします。
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まとめ
面接後の断り方は、応募者への配慮だけでなく、企業の印象を損なわないうえでも重要です。断り方のポイントとしては、「礼儀やマナーの徹底」「中立的な表現」などが挙げられ、通知内容の記録を残すことやプライバシーへの配慮も意識しましょう。また断る際の伝え方を検討する際は例文・テンプレートを活用するのもおすすめです。
人事ZINEでは「【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ」をご用意しております。選考結果を通知するポイントに加え、メールや電話といった場面別の例文も紹介しております。採用・不採用のコミュニケーションのヒントをお探しの方はぜひご活用ください。
