【例文付】企業側からの面接後の断り方は？ポイントをメール・電話・郵送別に紹介

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更新日 2025/09/25

採用活動において、面接後に不採用となった場合の断り方は重要です。面接に参加してもらったうえで不採用を伝える際は、伝え方を誤ると応募者の心証を悪くすることになり、また企業イメージの低下にもつながりかねません。そこで企業側が意識しておきたいのは、礼儀やマナーの徹底と応募者目線に立った対応です。

本記事では、面接後に不採用とする場合の断り方が重要な理由を確認したうえで、断り方で意識すべきポイントやメール・電話・郵送といった手段別の例文とコツを紹介します。

人事ZINEでは「【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ」をご用意しております。選考結果を通知するポイントに加え、メールや電話といった場面別の例文も紹介しております。採用・不採用のコミュニケーションのヒントをお探しの方はぜひご活用ください。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

不採用・採用通知の例文集をWordファイル形式でダウンロードできます。メールや電話などでご連絡することを想定し、全3パターンの通知例文をご用意いたしました。

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企業側からの面接後の断り方が重要な理由

面接後の断り方は、応募者への配慮という点で企業側は注意を払う必要があります。応募者は、自社に関心を持って時間や労力をかけて応募し面接に臨んでくれています。それに対して、仮に断る場合であっても感謝や誠意を伝えることは基本的な礼儀と言えます。

冷淡な対応や一方的な不採用通知を行うと応募者からネガティブな印象を持たれ、信頼性やブランドイメージを損なうリスクもあるでしょう。一方、丁寧な伝え方をすれば、「誠実な企業」という評価を受けることができ、結果として良好なイメージを持ち続けてくれる可能性もあります。

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企業側からの不採用通知が企業イメージに与える影響

不採用通知は、企業にとって“終わった候補者対応”ではありません。むしろ、その後の企業評価やブランド認知に影響を与える最後の接点です。

SNSや口コミサイトでは、選考対応に関する感想が拡散されやすく、丁寧な通知は「誠実な会社」として認識される一方、配慮を欠いた連絡は「冷たい・失礼」として記憶されます。選考に至らなかった応募者の体験も含めて、採用活動はブランディング活動の一部と捉えることが重要です。

不採用通知も採用ブランディングの一部になる理由

不採用通知は単なる事務連絡ではなく、候補者が企業の誠実さや対応姿勢を判断する重要な接点です。たとえ選考に落ちたとしても、対応が丁寧であれば「印象の良い企業」として記憶され、将来的な応募やクチコミにも好影響を与えます。

逆に、冷淡な対応を取ればSNSや口コミでネガティブに拡散されるリスクもあります。すべての候補者体験が、採用ブランディングの一部として見なされる時代です。

応募者に悪印象を与えるNG対応例

不採用通知で悪印象を与える主なパターンは、連絡の遅れ、機械的なテンプレ文、敬意のない文言などです。たとえば「今回はご縁がありませんでした」だけで終わる通知は、相手に冷たく無関心な印象を与える可能性があります。

特に返信が来ない、対応が遅いといったケースは「応募者を軽視している」と取られることもあります。配慮を欠いた通知は、企業評価に直結するリスクがあるため注意が必要です。

対応が好印象だった企業の具体例・口コミ傾向

「不採用になったけれど、丁寧な通知に感謝している」といったポジティブな声は、SNSや口コミサイトで見られるようになっています。たとえば、選考への感謝や今後の活躍を祈る一言、再応募歓迎の姿勢など、小さな配慮が応募者の記憶に残ります。

採用には至らなかった候補者こそ、企業の対応力を見極める存在であり、その満足度が採用広報に直結するケースも少なくありません。

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【手段別】企業側から面接後に断る際の例文と断り方のコツ

面接後に不採用となった応募者への断り方には神経を使うものですが、例文・テンプレートを参考にすることでスムーズに作成しやすくなります。ここではメール、電話、郵送といった場面別に、断り方の例文を紹介します。

「メール」で不採用通知で送る際の例文

送信する際には、【選考結果のご連絡】などの件名に会社名を加え、応募会社からの面接結果だということが一目でわかるようにします。

また、宛名は「貴殿」などではなく「○○様」と応募者の名前を入れると、たとえ同じテンプレートを使って送ったとしても印象が大きく変わります。

「電話」で不採用通知を伝える際の例文

電話では、断り方によほど細心の注意を払わなければネガティブな印象を与えてしまうことがあります。先述の通り、不採用通知はメールで送るのが一般的であり、誤解を防ぐうえでも無難です。仮に電話で伝える場合は断り方をあらかじめ整理したうえで、表現には十分に注意しましょう。

「郵送」で不採用通知を送る際の例文

郵送の場合も、メールでの断り方と基本的には同じです。それに加え、履歴書などの応募書類を一緒に返送する場合には、「お送り頂いた応募書類を同封させていただきますので、ご査収下さい。」と、返送しない場合には「お送り頂いた応募書類は当方で責任を持って廃棄させて頂きますのでご了承下さい」の文章を付け加えるようにします。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

不採用・採用通知の例文集をWordファイル形式でダウンロードできます。メールや電話などでご連絡することを想定し、全3パターンの通知例文をご用意いたしました。

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【サンプル】不採用・採用通知文のダウンロードはこちら

人事ZINEでは、不採用・採用通知文のテンプレートを準備しております。本記事と併せて、Wordファイルでダウンロードして実務でご活用ください。

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企業側からの面接後の断り方で意識すべきポイント

面接後の断り方は、単なる選考結果の通知ではありません。応募者目線に立った丁寧な対応を心がけることで、応募者への配慮や企業イメージの維持につながります。ここでは、断り方で特に意識すべきポイントを具体的に解説します。

なお不採用通知の方法を手段別に詳しく知りたい方は以下のページもご覧ください。

礼儀・マナーを徹底する

まず意識したいのは、応募者への礼儀やマナーを徹底することです。先述の通り、応募者は数ある企業のなかから自社に興味を持ち、エントリーのうえ応募書類の用意や面接の参加をしてくれています。それに対する感謝は言葉にして伝えましょう。

仮に断る場合であっても、「縁がなかったから」といって誠意ない伝え方をするのはマナー違反となり、応募者の気持ちを害する可能性もあるでしょう。応募者への配慮や企業イメージの維持という点でも、礼儀やマナーの徹底は、断る時だからこそ重要です。

通知の記録を残しておく

急ぎの場合、不採用の旨を電話で伝えることもあるかもしれません。しかし、電話のみでは「言った」「言わない」のトラブルにつながる恐れがあります。

そのため、電話連絡を行った場合でも、必ずメールや郵送で正式な不採用通知を送り、記録として残すことが大切です。文書として残すことで、トラブルの防止だけでなく、企業側・応募者側が後から内容を確認できるという側面もあります。

中立的な表現を選ぶ

不採用を伝える際は、表現に細心の注意を払いましょう。特に「不採用です」と直接的に伝えるのではなく、「ご希望に添えない結果となりました」「採用を見送らせていただくことになりました」といった中立的な表現を使うのが無難です。

不採用の通知はどうしても応募者にとってネガティブな印象を与えがちですが、このように言葉遣いを工夫することで受け止めやすい内容にできます。

プライバシーに配慮する

郵送で不採用通知を送る場合、応募者のプライバシーにも配慮しましょう。

例えば封筒の外側に「不採用結果の通知」など結果内容を明記すると、応募者が望まない形で選考結果が他人の目に触れる可能性もあるため、封筒には「選考結果の通知」あるいは「選考についてのお知らせ」といった、結果を伏せる表現にします。

なお送付する書類は、後から社内でも確認ができるように、写しを保存しておくことも大切です。

将来の再応募を促すメッセージを添える

新卒採用では、一度の選考結果だけで応募者とのご縁を終わらせず、将来の採用機会につなげることが重要です。

例えば「今回の結果はご期待に沿えませんでしたが、〇〇様の努力や成長意欲は大変印象的でした。今後の募集や新たなプロジェクトの機会がありましたら、ぜひ再度ご応募ください」といった一文を添えると、応募者は企業に対して好印象を抱き続けられます。

また、条件付きの場合は「同一職種への再応募は次年度以降可能です」など、採用スケジュールに沿った具体的なルールを明記することで、誤解や不要な問い合わせを防ぎ、候補者プールを将来にわたり確保できます。

企業側からの不採用通知で避けるべき表現・言い回し

企業側からの不採用通知で避けるべき以下の表現について、具体例を交えながら解説します。

• 差別的・不適切と判断される表現
• 理由説明でトラブルを招く表現
• 応募者の感情を刺激する不要な表現

差別的・不適切と判断される表現

年齢・性別・国籍・家族構成・宗教・出身地など、職務適性と直接関係のない属性に触れると、差別的表現とみなされるリスクがあります。特に、厚生労働省が定める「公正な採用選考の基本」で示されている基準では、以下のような記載は不適切とされています。

• 「若い方を優先しました」
• 「男性を希望しており～」
• 「日本語が母国語でないため～」
• 「地元出身者を求めています」

こうした文言は訴訟やSNS上での炎上などのトラブルにつながる恐れがあります。社内で「禁止表現リスト」を作成し、全担当者で共有・更新することが有効な対策となります。

参考：公正な採用選考の基本｜厚生労働省 

理由説明でトラブルを招く表現

不採用理由を企業が詳細に記載すると、応募者が内容を否定的に受け止め、感情的に反発したり「再度の選考を求める」といった要求をしたりする可能性があります。

特に、他の応募者との比較や担当者の主観が含まれる表現は、応募者に不公平感や差別的な評価をされたという印象を与えるため避けるべきです。

具体的には以下のような表現は避けましょう。

• 「能力不足と判断しました」
• 「他候補者の方が優れていたため」
• 「印象が薄いと感じました」
• 「経験が足りませんでした」

通知文には「総合的に判断した結果」などの中立的な言い回しを使用しましょう。

応募者の感情を刺激する不要な表現

不採用通知では、形式的で上から目線に受け取られかねる言葉や、応募者に不要な憶測を抱かせる表現は避けるべきです。例えば、以下のような表現は避けましょう。

• 「今回はご縁がありませんでしたが…」
• 「別の機会があれば…」
• 「急な募集停止となりました」

上記のような文言は、一見配慮のようで実際には冷淡・曖昧・無責任な印象を与えかねません。代わりに「このたびはご応募いただき誠にありがとうございました」など、感謝を明確に示し、理由や余計な前置きは省きましょう。

文章は簡潔で丁寧かつフラットなトーンで締めることで、最後まで企業の誠実さとブランドイメージを保つことができます。

選考段階別｜企業側からの不採用通知で配慮すべきポイント

選考が進むにつれ、応募者の期待値や企業への関与度が高まり、不採用時の感情的インパクトも大きくなります。そのため、書類選考では簡潔でも問題ありませんが、面接後、特に最終面接や内定直前では、丁寧かつ配慮のある文面が求められます。

各段階での適切な通知表現を設計することで、応募者の納得感を高め、企業への悪印象を未然に防ぐことができるでしょう。

【書類選考後の通知】事務的でもOK

書類選考では応募者と直接接点がないため、通知文も事務的で構いません。ただし、何の説明もなく結果だけ伝えるのは不誠実な印象を与える可能性があります。

「ご応募ありがとうございました」「今後のご活躍をお祈りします」など、定型的であっても配慮のある表現が望ましいです。大量対応が必要なフェーズだからこそ、効率を保ちつつ最低限の敬意を忘れないことが重要です。

【一次・二次面接後の通知】お礼を添えると印象が良い

面接を通じて実際にやり取りをした候補者には、ただの結果通知ではなく、感謝の一文を添えることで印象が大きく変わります。

「お時間をいただきありがとうございました」「真摯なご対応に感謝いたします」といった言葉は、応募者への敬意を示す有効な手段です。一次・二次の段階でも、候補者の体験価値を意識することで企業印象が格段に向上します。

【最終面接後の通知】丁寧な断り＋将来への配慮が必要

最終面接に進んだ応募者は、企業側からの評価も高く、本人の期待も大きい分、落選時のダメージも大きくなりがちです。

そのため、「ご期待に添えず申し訳ありません」などの丁寧な断りに加えて、「今後のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます」といった前向きな言葉を添えるのが理想です。将来の再応募やビジネスでの接点に繋がる可能性もあるため、慎重に文面を整える必要があります。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

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企業側から不採用通知を送るタイミング

企業側から不採用通知を送るタイミングについて、以下の2点に沿って解説します。

• 選考確定後はできるだけ早く連絡する
• 送信時間は平日の業務時間内に統一する

選考確定後はできるだけ早く連絡する

社内の選考結果が確定した時点で、即日〜3営業日以内に送信するのが望ましいです。特に面接後は候補者のスケジュールにも影響するため、遅延は企業イメージの低下につながります。

社内の承認プロセスに時間がかかる場合は、社内フローを事前に整理し、承認者の不在時でも送信できる代行ルールを整備しておくと安全です。

メールの送信時間は平日の業務時間内に統一する

送信時間は、社外メールの基本マナーとして平日の業務時間内に統一することをおすすめします。システム一斉送信の場合も、深夜配信を避けるためタイマー設定を活用するとよいでしょう。

部署間でバラつきが出ないよう、送信時間帯のガイドラインを採用マニュアルに明記しておくことで、対応品質を標準化できます。

問い合わせを減らす不採用通知メールの設計ポイント

求職者からの問い合わせを減らすためには、企業側からの不採用通知メールにおいて以下のポイントを押さえましょう。

• よくある質問を先回りして回答する文章構成にする
• 回答不要である旨を自然に伝える

よくある質問を先回りして回答する文章構成にする

不採用通知後には、応募者から次のような質問が寄せられることがあります。

• 「不採用理由を教えてほしい」
• 「再応募は可能ですか」
• 「他ポジションで選考は受けられますか」
• 「次回の募集予定はありますか」
• 「応募書類は返却されますか」

これらは事前に想定できるため、通知文中に簡潔かつ中立的な形で回答を盛り込みましょう。

【メールの例文】
「このたびはご応募いただき誠にありがとうございました。慎重に選考を進めた結果、総合的に判断し、今回は見送らせていただくこととなりました。再応募は可能でございますが、次回募集時期は現時点で未定です。なお、応募書類は弊社にて責任をもって廃棄いたします。」

このように、想定質問への回答をあらかじめ含めることで、応募者の不安や疑問を和らげ、企業側の対応負担も大幅に軽減できます。

回答不要である旨を自然に伝える

不採用通知後の無用なやり取りを減らすためには、メール本文に「返信は不要」である旨を必ず明記します。ただし、単に「返信不要」とだけ書くと事務的すぎて冷たい印象を与えかねません。

具体的には以下のような表現にすることで、柔らかい印象を与えられます。

• 「本メールはシステムより自動送信しております」
• 「ご返信は不要ですが、ご不明点がある場合は〇〇までご連絡ください」

【メールの例文】
「このメールはシステムより自動送信しておりますため、直接のご返信は不要です。ご不明点や追加のご質問がございましたら、採用担当（recruit@～～.co.jp）までお気軽にお問い合わせください。」

このように記載することで、不要な返信を防ぎつつ、必要な場合のみ応募者が安心して連絡できる余地を残せます。

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まとめ

面接後の断り方は、応募者への配慮だけでなく、企業の印象を損なわないうえでも重要です。断り方のポイントとしては、「礼儀やマナーの徹底」「中立的な表現」などが挙げられ、通知内容の記録を残すことやプライバシーへの配慮も意識しましょう。また断る際の伝え方を検討する際は例文・テンプレートを活用するのもおすすめです。

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