説明会・面接後に企業側からお礼メールは送るべき？書き方を例文付きで解説
採用活動をしている企業は、学生との接点づくりや関係構築にさまざまな対策を講じています。会社説明会、面接などで接点のあった学生に、企業側から「お礼メール」を送るのもその一つです。ビジネスシーンでは商談や面談後にお礼メールを送るのは常識となっていますが、説明会に参加してくれた学生にお礼メールは必要でしょうか。
また、面接の後日には合否の連絡をすることになりますがその前に、お礼メールはしたほうが良いのでしょうか。
お礼メールが必要だとしても内容はビジネスメールと同じでいいのか、そもそもどういう内容にすればいいのかわからない、という場合もあるかと思います。そこで本記事では、学生にお礼メールを送る理由、タイミング、内容などを解説します。
また、こちらの資料では、最新の新卒採用市場の動向を踏まえ、採用戦略を立てる際のポイントを解説しています。ダウンロードしてご活用いただければ幸いです。
目次
説明会・面接の後に企業側からお礼メールを送るべき？
企業側からのお礼メールは必須ではなく、送らないケースもあります。
しかし、送った方が相手に丁寧で誠実な印象を与えられる可能性があります。というのも応募者は、お礼メールを通じて、企業の親切さや採用への熱意などを判断することがあるためです。応募者側から説明会・面接後にお礼メールを送るケースもありますが、これらに対しても企業側がリアクションすることでその後の関係を構築しやすくなります。
お礼メールをさらに積極的に活用している企業は、候補者とのコミュニケーション確保や関係構築、イメージアップ、情報提供などの効果にもつなげています。これらについては次項で解説します。
説明会・面接の後に企業側からお礼メールを送るメリット
お礼メールは、企業側が感謝を伝えるうえで送る方がよいのは間違いありません。また、謝意を伝えるのに加えてメリットもあります。ここでは情報提供とイメージアップの2つに分けて、お礼メールを送るメリットを整理します。
情報提供ができる
お礼メールでは、説明会や面接に参加してくれたことへのお礼だけでなく、今後の選考スケジュールや、面接結果が出るまでの日数といった追加情報を伝えるのに便利です。
また、会社説明会でよくある質問に回答している自社サイトのURLや、自社の強みやビジョンをアピールする文章を記載する場合もあります。お礼メールは開封率が高いため、貴重な情報提供の機会として活用するわけです。
もちろん、メインの目的はお礼ですので、情報提供のボリュームが増えすぎないように注意が必要です。
自社のイメージアップにつながる
お礼メールの文面を工夫すると、丁寧さや誠実さといった印象を感じてもらいイメージアップにつなげられます。具体例は以下の通りです。
- 「疑問点や不安があれば遠慮なく聞いてほしい」旨を書き、相手の不安を取り除く
- 「説明会の内容はご満足いただけたでしょうか？」といった相手に寄り添う文言を含む
- 「雨のなか、お越しいただきありがとうございました」のように当日の内容を入れて、テンプレートでなく「自分に向けて書いてある」と思ってもらう
こうした工夫によって、参加者は企業に対してよいイメージを持ちやすくなります。
説明会・面接の直後は採用するかまだ決まっていない段階ですが、イメージアップによって志望度を高められれば、自社が求める人材の採用にもつながりやすいでしょう。
説明会・面接後のお礼メールの文面を作成する際のポイント
説明会・面接後のお礼メールは、「参加していただき、ありがとうございました」という感謝の気持ちを前面に出すことが大切です。そのうえで追加情報や丁寧さ、誠実さといったプラスアルファの要素を追加すると、好感度の高いお礼メールになります。
ここでは文面の作成ポイントを4つに分けて解説します。
参加者とだけ共有できる情報を盛り込む
お礼メールを送る企業側は何人もの学生に対して送信するのと同様に、受け取る学生側も複数の企業から同様のメールを受信していると考えられます。つまり、全員に対して同じような文面で送ると埋もれてしまうだけでなく、いかにもテンプレートを使いました、という義務的な文面では気持ちも届かないということになります。例えば、説明会があった日の天候を踏まえて、「昨日は悪天候の中、説明会にご参加下さいまして、誠にありがとうございました」や、送り先となる就活生の一人ひとりに呼びかけるように、「〇〇さんに弊社の雰囲気や魅力が伝わり、ひとつの参考にしていただけていれば幸いです」、質疑応答の話題「質問にありました海外ボランティアについては、……」など、参加者と自社とだけで共有できる内容について触れた話題を挿入すると、より丁寧さと親密さを感じさせるメールになります。
質問しやすい雰囲気を作る
お礼と連絡だけでなく、以下のように質問を促すような言葉を添えておくと、さらに優しい印象を与えることが可能です。「説明会の内容でまだ聞き足りないことや、時間が経って聞きたいと思ったことがありましたら、遠慮なくメールでもお電話でもご連絡いただければと思います」
学生は、自分からはなかなか質問を言い出せないことが多く、きっかけを与えてあげることが大切です。
また、ここで出た質問や相談は、他の学生も同様に考えている可能性も高いため、今後の説明会の改善にも繋がります。質問しやすい状況を用意することはとても有効なポイントです。
情報を分かりやすく整理する
お礼メールには、セミナーや説明会参加後の流れの他、自社の採用ホームページの更新情報や、企業としての最新のトピックスなどさまざまな情報を盛り込むことができますが、情報は分かりやすく整理して伝えることが大切です。情報が散漫になってしまったり、全体のボリュームが過度になってしまうと、肝心の内容が伝わりにくくなってしまうからです。逆に、項目と要点だけといったいかにも事務連絡用といった素っ気ないメールにもならないように、語りかけるような、親しみの持てる文章にすることを心がけましょう。
ターゲット層により内容を変える
どの説明会・面接でも同じ文面にしている企業もありますが、お礼メールは相手に合わせて内容を変えるとより効果的です。相手の気持ちやニーズに寄り添って作成すると、相手に響く内容にしやすくなります。
例えば、就活生向け合同説明会のような大規模イベントで、「参加してくれた学生はまだそれほど自社への志望度が高くない状態ではあるが、獲得したい人材が多かった」という状況であれば、お礼メールはスカウトメールの一種と考えた方がよいでしょう。当日の学生の様子を思い出しながら、その時の学生からの質問内容や、学生に魅力を感じたポイントをもとに文面を考えます。
このように相手に合わせてお礼メールの内容を調整すると、企業側の誠意や熱意が伝わりやすくなります。結果、求める人材を獲得する可能性を高められます。
説明会後のお礼メールの文章作成例
ここでは、上記のポイントを踏まえて実際にどのようなメールを送ればよいのか、会社説明会後に会社側から送るお礼や選考日程連絡メールについて、基本となる例文をご紹介します。
＜タイトル＞
【株式会社○○○】会社説明会ご参加の御礼と今後の選考日程のご連絡
＜本文＞
●●●●様
はじめまして、ＸＸＸＸ株式会社△△担当の○○と申します。
昨日は、悪天候にも関わらず弊社の会社説明会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
多くの方にお集まりいただけただけでなく、説明後の質疑応答タイムには熱心なたくさんの質問をいただくことができ、おかげさまで盛況のうちに会社説明会を終了することができました。併せてお礼申し上げます。
会社説明会の内容については、十分ご理解いただけましたでしょうか？
●●様に弊社の雰囲気や魅力がしっかりと伝わり、参考にしていただけたようであれば幸いです。
もし会社説明会の内容でまだ聞き足りないことや、時間が経って聞きたいと思ったことがありましたら、遠慮なくメールでもお電話でもご連絡いただければと思います。
また、本日付で弊社採用ホームページに、女性活躍推進に関する取り組みを紹介するページを新しく公開しましたので、ぜひご一読ください。座談会は必見です。
http://www.・・・・・・・・・
なお、今後の選考日程は以下のようになっておりますので、ご確認ください。
【○月○日（○）】エントリーシートのご提出期限
【○月○日（○）〜○月○日（○）】WEB適性検査
【○月○日（○）〜○月○日（○）】一次面接
今後の選考への参加をご希望される場合は、上記の期日【○月○日（○）】までにエントリーシートのご提出をお願いいたします。
ご提出いただきました方に、WEB適性検査の詳しいご案内を差し上げます。
それでは、●●様からのエントリーシートを心待ちにしております。
説明会後のお礼メールのフォーマットは「お礼」「補足情報（もしあれば）」「今後の案内」の3つのパートに分かれます。
冒頭で説明会に参加してくれたことへのお礼を述べましょう。先述のように、ターゲット層に合った文面にすると相手の心に響きやすくなります。
続いて追加情報を記載します。「もっと情報を知りたい」「疑問・不安を解消したい」というニーズを満たすことで志望度アップを図ります。
続いて、次の選考ステップの案内を掲載します。日時・場所・連絡方法など必要事項を網羅してください。文章だけ書くと可読性が下がりやすいため、箇条書きや表も積極的に使うとよいでしょう。このパートは追加情報より先にしてもかまいません。説明会の目的に応じて、重要度の高い内容から順に並べます。
面接後のお礼メールの文章作成例
面接後に送るお礼メールの文章を紹介します。面接は説明会よりも深いやりとりをしており相手側も今後に向けてさまざまな疑問・不安を持っていることもあるため、細やかな配慮が必要です。
＜タイトル＞
【株式会社ＸＸＸＸ】一次面接へのご参加、誠にありがとうございました
＜本文＞
●●●●様
ＸＸＸＸ株式会社 △△担当の○○と申します。
この度は、ご多忙のなか、一次面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
また、丁寧なご返信をいただき、心より感謝申し上げます。
選考結果については、合否にかかわらず、2週間以内にご連絡差し上げます。
お待たせしてしまい大変恐縮ではございますが、ご理解の程よろしくお願い申し上げます。
なお、選考通過となった場合、以下の流れで選考を進めさせていただきます。
・二次面接：※〇月上旬ごろ
・最終面接（役員面接）：※〇月下旬ごろ
スケジュールの詳細につきましては、合否判断後にご相談させてください。
改めて、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
面接後のお礼メールの場合は、「お礼」と「今後の案内」で構成されます。
お礼のパートでは、参加者側からのお礼メールを受け取っていれば「丁寧なご返信をいただき～」のように一言触れると丁寧です。すでに何度かやり取りがある場合は、「お疲れ様でした」のようにややフレンドリーな出だしにする方法もあります。
また、相手が最も気になっているであろう、今後の選考の流れや合否通知のスケジュールを記載します。開示できる範囲でなるべく具体的に知らせておきましょう。新卒採用においては複数の企業を併願するのが一般的であるため、合否を待てずに他社に決めてしまわないように、スケジュールは確実に伝えておきたいところです。
説明会・面接後のお礼メール送信のタイミングと注意点
文面を練ってお礼メールを作成しても、送信が遅れたり宛名が間違ったりしていれば台無しになる恐れがあります。ここでは、人事・採用担当者が知っておきたいお礼メール送信のタイミングや注意点を解説します。
遅くとも翌日までに送信する
複数の説明会に参加している就活生は、参加後に時間が経ってしまうと印象が薄れていきます。お礼メールが届くまでに何社かの説明会に参加していればなおさらです。お礼メールは、当日、あるいは翌日には送信することが大切です。
メールアドレスや宛名を十分にチェックする
メールアドレスや宛名を間違えてしまうとせっかくの苦労も台無しです。逆に「気遣いのできない会社」「信頼できない会社」という印象を与えてしまいますので、細かい配慮が求められる業務でもあります。
間違い防止対策としては、学生に送信する前にメールをテスト送信してチェックしたり、元データとなる宛名リストに間違いがないかを確認し、宛名・送信先のダブルチェックを別の担当と入念に行うなど、細心の注意が必要です。
この他、人的なチェックだけでなく信頼できるソフトやツールを活用することも間違い防止に有効です。例えばエクセルのマクロなどを利用し、名前の部分をリストから読み込んで自動変換できるようにしておくと、宛名の間違いを防げるとともに、効率アップも期待できます。
最近はメール配信システムでも同様の処理が可能なものがありますので、使用しているメールシステムが変換可能なものか、機能を確かめることも大切です。
返信の繰り返しを防ぐ
相手が不要な返信をしないように文面を工夫しましょう。特に学生は「返信しないとマナー違反になるのではないか」と思い、返信しやすい傾向があります。
最も確実な方法は、「ご返信には及びません」や「ご返信いただかなくても差し支えありません」のように書くことです。参加者が多い説明会や面接では、この方法をとるとよいでしょう。
もう少し自然にしたい場合は、質問や連絡の受け付け先を明記し、「それではエントリーを心待ちにしております」「追って連絡をお待ちください」のように、やり取りが終了したことを示します。こうすれば、対応が必要なメールは確実にチェックできますし、お礼メールが返信されたとしても受信先が違うため整理が簡単です。
まとめ
説明会・面接後のお礼メールは必須ではありませんが、感謝の気持ちを伝えれば、相手に好印象を持ってもらい志望度をアップにもつなげられる可能性があります。またお礼メールは、忙しい相手にタイミングよく次の選考スケジュールや補足情報を知らせられる優れたコミュニケーション手段です。
「お礼メールを送ってみようとは思うものの、どのような内容・書き方がよいか悩んでいる」という人事・採用担当者の方も、本稿のポイントと例文を参考にしながら、自社の社風やターゲット像に合わせたお礼メールの送信を検討してみてはいかがでしょうか。
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