企業側からお礼メールは送るべき？面接・インターン・説明会の例文を紹介
採用活動において、インターンシップや説明会、面接の後に「企業側からお礼メールを送るべきか」「どこまで丁寧に書くべきか」と判断に迷う場面は少なくありません。
結論から言えば、必須ではありませんが、適切なタイミングでのフォローは応募者の志望度を高め、辞退防止につながる有効な施策となります。しかし、文面や送信方法を誤れば、かえって企業イメージを損なうリスクもあります。
本記事では、企業側がお礼メールを送るメリットや作成のポイントを整理し、インターンシップ・説明会・面接のフェーズごとに使える例文を紹介します。応募者との信頼関係を構築し、採用成功につなげるための手引きとしてご活用ください。
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目次
説明会・面接の後に企業側からのお礼メールはいらない？
企業側からのお礼メールは必須ではなく、送らないケースもあります。
しかし、送った方が相手に丁寧で誠実な印象を与えられる可能性があります。というのも応募者は、お礼メールを通じて、企業の親切さや採用への熱意などを判断することがあるためです。応募者側から説明会・面接後にお礼メールを送るケースもありますが、これらに対しても企業側がリアクションすることでその後の関係を構築しやすくなります。
お礼メールをさらに積極的に活用している企業は、候補者とのコミュニケーション確保や関係構築、イメージアップ、情報提供などの効果にもつなげています。これらについては次項で解説します。
説明会・面接の後に企業側からお礼メールを送るメリット
説明会や面接の後に企業側からお礼メールを送るのは必須ではありません。しかし、応募者との接点が一度落ち着くタイミングだからこそ、適切なフォローを行うことで、応募者の志望度の維持につながることもあります。ここでは、企業側が説明会・面接後にお礼メールを送ることで期待できる主なメリットについて整理します。
情報提供ができる
お礼メールでは、説明会や面接に参加してくれたことへのお礼だけでなく、今後の選考スケジュールや、面接結果が出るまでの日数といった追加情報を伝えるのに便利です。
また、会社説明会でよくある質問に回答している自社サイトのURLや、自社の強みやビジョンをアピールする文章を記載する場合もあります。お礼メールは開封率が高いため、貴重な情報提供の機会として活用するわけです。
もちろん、メインの目的はお礼ですので、情報提供のボリュームが増えすぎないように注意が必要です。
自社のイメージアップにつながる
お礼メールの文面を工夫すると、丁寧さや誠実さといった印象を感じてもらいイメージアップにつなげられます。具体例は以下の通りです。
- 「疑問点や不安があれば遠慮なく聞いてほしい」旨を書き、相手の不安を取り除く
- 「説明会の内容はご満足いただけたでしょうか？」といった相手に寄り添う文言を含む
- 「雨のなか、お越しいただきありがとうございました」のように当日の内容を入れて、テンプレートでなく「自分に向けて書いてある」と思ってもらう
こうした工夫によって、参加者は企業に対してよいイメージを持ちやすくなります。
説明会・面接の直後は採用するかまだ決まっていない段階ですが、イメージアップによって志望度を高められれば、自社が求める人材の採用にもつながりやすいでしょう。
志望度の維持・確認ができる
説明会や面接が終わると、応募者は他社の選考へ意識を向け始めます。このタイミングで丁寧なフォローを行うことで、自社への関心をつなぎ止める効果が期待できます。
また、メール内のリンククリック率や開封状況を追跡することで、応募者の関心度を測ることも可能です。説明会資料や次回選考案内ページへのアクセス数をKPIとして管理すれば、個々の志望度の変化を読み取る材料にもなります。
弊社i-plugの調査では「夏期インターンシップに参加した学生の9割以上が本選考に進もうと思った」と回答していました。インターンシップに限らず、説明会や面接後も同様に、適切なタイミングで接触することで学生の志望意欲アップにつながると考えられます。
出典：株式会社i-plug「26卒学生を対象としたインターンシップに関する調査」
説明会・面接後のお礼メールの文面を作成する際のポイント
説明会・面接後のお礼メールは、「参加していただき、ありがとうございました」という感謝の気持ちを前面に出すことが大切です。そのうえで追加情報や丁寧さ、誠実さといったプラスアルファの要素を追加すると、好感度の高いお礼メールになります。
ここでは文面の作成ポイントを4つに分けて解説します。
参加者とだけ共有できる情報を盛り込む
お礼メールを送る企業側は何人もの学生に対して送信するのと同様に、受け取る学生側も複数の企業から同様のメールを受信していると考えられます。つまり、全員に対して同じような文面で送ると埋もれてしまうだけでなく、いかにもテンプレートを使いました、という義務的な文面では気持ちも届かないということになります。例えば、説明会があった日の天候を踏まえて、「昨日は悪天候の中、説明会にご参加下さいまして、誠にありがとうございました」や、送り先となる就活生の一人ひとりに呼びかけるように、「〇〇さんに弊社の雰囲気や魅力が伝わり、ひとつの参考にしていただけていれば幸いです」、質疑応答の話題「質問にありました海外ボランティアについては、……」など、参加者と自社とだけで共有できる内容について触れた話題を挿入すると、より丁寧さと親密さを感じさせるメールになります。
ターゲット層により内容を変える
一律のテンプレートを送信するだけでは、事務的な印象を与えてしまいます。参加者の属性やフェーズに合わせて文面を調整することで、より訴求力の高いメッセージになります。
例えば、就活生向け合同説明会のような大規模イベントで、「参加してくれた学生はまだそれほど自社への志望度が高くない状態ではあるが、獲得したい人材が多かった」という状況であれば、お礼メールはスカウトメールの一種と考えた方がよいでしょう。当日の学生の様子を思い出しながら、その時の学生からの質問内容や、学生に魅力を感じたポイントをもとに文面を考えます。
参加者とだけ共有できる情報を盛り込む
学生は多くの企業から定型的なメールを受け取っているため、一般的な挨拶だけでは埋もれてしまいます。そこで、当日の具体的なエピソードを盛り込むことで、差別化を図るのも有効です。
例えば、説明会があった日の天候を踏まえて、「昨日は悪天候の中、説明会にご参加下さいまして、誠にありがとうございました」や、送り先となる就活生の一人ひとりに呼びかけるように、「〇〇さんに弊社の雰囲気や魅力が伝わり、ひとつの参考にしていただけていれば幸いです」、質疑応答の話題「質問にありました海外ボランティアについては、……」など、参加者と自社とだけで共有できる内容について触れた話題を挿入すると、より丁寧さと親密さを感じさせるメールになります。
質問しやすい雰囲気を作る
お礼メールのなかで、説明会や面接だけでは聞きにくかった点について「気になることがあれば遠慮なくご連絡ください」と添えておくと、応募者が相談しやすくなります。学生のなかには、場の雰囲気や時間の都合で質問を控える人も多く、メールで歓迎の意を示すのは効果的です。
また、質問が集まると、企業側も応募者が気になっている点や理解しにくかった部分を把握しやすくなり、次回以降の説明会や面接の改善にも役立ちます。インターンシップや選考フローの途中であっても、こまめに質問を受け付ける姿勢を示すと、応募者が安心して選考に臨みやすくなります。
情報を分かりやすく整理する
お礼メールには、セミナーや説明会参加後の流れのほか、自社の採用ホームページの更新情報や、企業としての最新のトピックスなどさまざまな情報を盛り込めますが、情報は分かりやすく整理して伝えることが大切です。
箇条書きで要点をまとめたり、段落ごとにテーマを分けたりすると読みやすくなります。また、あまりに事務的な文面になると距離を感じさせてしまうため、適度に語りかけるような表現を入れると、必要な情報を届けながらも温かみのあるメールに仕上げられます。
インターン後のお礼メールの文章・例文
インターンシップは説明会よりも参加時間が長く、具体的な業務内容や価値観に触れる機会が多い点が特徴です。文面を作成する際は「参加者への感謝」「インターンシップで扱った内容の振り返り」「追加情報の案内」（選考ステップや企業理解に役立つ情報）などを意識するのがポイントです。
件名：【株式会社○○○○】インターンシップ参加の御礼
○○ ○○様
株式会社○○○○の△△と申します。
このたびは、弊社インターンシップにご参加いただき、誠にありがとうございました。
プログラムでは、○○様に積極的に取り組んでいただき、社内メンバーも大変励まされました。内容が今後のキャリアを考えるうえで少しでも参考になっていれば幸いです。
また、インターンシップで触れた○○部門の取り組みについて、詳細を弊社採用ページでも紹介しておりますので、ご興味があればご覧ください。
https://www.example.com/recruit
もしインターンシップ内容で聞き足りない点や、選考に関して確認したいことがありましたら、遠慮なくご連絡ください。次の選考ステップをご案内できるよう準備しております。
改めて、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
まずはインターンシップ参加への感謝を伝えます。説明会よりも長い接点があるため、企業・社員とのやり取りを踏まえた一言を添えると、当日の雰囲気を思い出してもらいやすいでしょう。
またインターンシップ中に触れた業務内容や、理解をさらに深められる参考ページなどがあれば、追加の情報を案内します。インターンシップで話題に出た内容や関連部署の取り組みを紹介すると、企業理解・志望度アップに役立つ可能性があるでしょう。
説明会後のお礼メールの文章・例文
次に、会社説明会後に会社側から送るお礼や選考日程連絡メールについて、基本となる例文をご紹介します。
＜タイトル＞
【株式会社○○○】会社説明会ご参加の御礼と今後の選考日程のご連絡
＜本文＞
●●●●様
はじめまして、ＸＸＸＸ株式会社△△担当の○○と申します。
昨日は、悪天候にも関わらず弊社の会社説明会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
多くの方にお集まりいただけただけでなく、説明後の質疑応答タイムには熱心なたくさんの質問をいただくことができ、おかげさまで盛況のうちに会社説明会を終了することができました。併せてお礼申し上げます。
会社説明会の内容については、十分ご理解いただけましたでしょうか？
●●様に弊社の雰囲気や魅力がしっかりと伝わり、参考にしていただけたようであれば幸いです。
もし会社説明会の内容でまだ聞き足りないことや、時間が経って聞きたいと思ったことがありましたら、遠慮なくメールでもお電話でもご連絡いただければと思います。
また、本日付で弊社採用ホームページに、女性活躍推進に関する取り組みを紹介するページを新しく公開しましたので、ぜひご一読ください。座談会は必見です。
http://www.・・・・・・・・・
なお、今後の選考日程は以下のようになっておりますので、ご確認ください。
【○月○日（○）】エントリーシートのご提出期限
【○月○日（○）〜○月○日（○）】WEB適性検査
【○月○日（○）〜○月○日（○）】一次面接
今後の選考への参加をご希望される場合は、上記の期日【○月○日（○）】までにエントリーシートのご提出をお願いいたします。
ご提出いただきました方に、WEB適性検査の詳しいご案内を差し上げます。
それでは、●●様からのエントリーシートを心待ちにしております。
説明会後のお礼メールのフォーマットは「お礼」「補足情報（もしあれば）」「今後の案内」の3つのパートに分かれます。
冒頭で説明会に参加してくれたことへのお礼を述べましょう。先述のように、ターゲット層に合った文面にすると相手の心に響きやすくなります。
続いて追加情報を記載します。「もっと情報を知りたい」「疑問・不安を解消したい」というニーズを満たすことで志望度アップを図ります。
続いて、次の選考ステップの案内を掲載します。日時・場所・連絡方法など必要事項を網羅してください。文章だけ書くと可読性が下がりやすいため、箇条書きや表も積極的に使うとよいでしょう。このパートは追加情報より先にしてもかまいません。説明会の目的に応じて、重要度の高い内容から順に並べます。
面接後のお礼メールの文章・例文
面接後に送るお礼メールの文章を紹介します。面接は説明会よりも深いやりとりをしており相手側も今後に向けてさまざまな疑問・不安を持っていることもあるため、細やかな配慮が必要です。
＜タイトル＞
【株式会社ＸＸＸＸ】一次面接へのご参加、誠にありがとうございました
＜本文＞
●●●●様
ＸＸＸＸ株式会社 △△担当の○○と申します。
この度は、ご多忙のなか、一次面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
また、丁寧なご返信をいただき、心より感謝申し上げます。
選考結果については、合否にかかわらず、2週間以内にご連絡差し上げます。
お待たせしてしまい大変恐縮ではございますが、ご理解の程よろしくお願い申し上げます。
なお、選考通過となった場合、以下の流れで選考を進めさせていただきます。
・二次面接：※〇月上旬ごろ
・最終面接（役員面接）：※〇月下旬ごろ
スケジュールの詳細につきましては、合否判断後にご相談させてください。
改めて、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。
面接後のお礼メールの場合は、「お礼」と「今後の案内」で構成されます。
お礼のパートでは、参加者側からのお礼メールを受け取っていれば「丁寧なご返信をいただき～」のように一言触れると丁寧です。すでに何度かやり取りがある場合は、「お疲れ様でした」のようにややフレンドリーな出だしにする方法もあります。
また、相手が最も気になっているであろう、今後の選考の流れや合否通知のスケジュールを記載します。開示できる範囲でなるべく具体的に知らせておきましょう。新卒採用においては複数の企業を併願するのが一般的であるため、合否を待てずに他社に決めてしまわないように、スケジュールは確実に伝えておきたいところです。
説明会・面接後のお礼メール送信のタイミングと注意点
文面を練ってお礼メールを作成しても、送信が遅れたり宛名が間違ったりしていれば台無しになる恐れがあります。ここでは、人事・採用担当者が知っておきたいお礼メール送信のタイミングや注意点を解説します。
遅くとも翌日までに送信する
複数の説明会に参加している就活生は、参加後に時間が経ってしまうと印象が薄れていきます。お礼メールが届くまでに何社かの説明会に参加していればなおさらです。お礼メールは、当日、あるいは翌日には送信することが大切です。
メールアドレスや宛名を十分にチェックする
メールアドレスや宛名を間違えてしまうとせっかくの苦労も台無しです。逆に「気遣いのできない会社」「信頼できない会社」という印象を与えてしまいますので、細かい配慮が求められる業務でもあります。
間違い防止対策としては、学生に送信する前にメールをテスト送信してチェックしたり、元データとなる宛名リストに間違いがないかを確認し、宛名・送信先のダブルチェックを別の担当と入念に行うなど、細心の注意が必要です。
この他、人的なチェックだけでなく信頼できるソフトやツールを活用することも間違い防止に有効です。例えばエクセルのマクロなどを利用し、名前の部分をリストから読み込んで自動変換できるようにしておくと、宛名の間違いを防げるとともに、効率アップも期待できます。
最近はメール配信システムでも同様の処理が可能なものがありますので、使用しているメールシステムが変換可能なものか、機能を確かめることも大切です。
返信の繰り返しを防ぐ
相手が不要な返信をしないように文面を工夫しましょう。特に学生は「返信しないとマナー違反になるのではないか」と思い、返信しやすい傾向があります。
最も確実な方法は、「ご返信には及びません」や「ご返信いただかなくても差し支えありません」のように書くことです。参加者が多い説明会や面接では、この方法をとるとよいでしょう。
もう少し自然にしたい場合は、質問や連絡の受け付け先を明記し、「それではエントリーを心待ちにしております」「追って連絡をお待ちください」のように、やり取りが終了したことを示します。こうすれば、対応が必要なメールは確実にチェックできますし、お礼メールが返信されたとしても受信先が違うため整理が簡単です。
まとめ
インターンシップ・説明会・面接後の企業からのお礼メールは、単なる儀礼的な連絡ではありません。相手との信頼関係を構築し、自社への興味関心アップや志望度アップを促すための重要な施策です。
当日の具体的なエピソードを交えたり、ターゲットに応じた情報提供を行ったりすることで、他社との差別化を図れます。一方で、宛名間違いや送信遅延は企業の信頼性を大きく損なうため、確実なオペレーションが求められます。本記事のポイントを参考に、自社の採用フェーズに適したフォロー体制を構築してください。
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