【採用担当者向け】カジュアル面談とは？実施する目的やメリット・手順を解説
ダイレクトリクルーティングなど「攻め」の採用手法が普及するのに伴い、「カジュアル面談」を取り入れる企業が増えています。特に、就職・転職潜在層も含めて採用ターゲットと幅広く接触したい場合に有効な手法ですが、具体的にどのような手順で実施すればよいのでしょうか。
この記事では、カジュアル面談の定義や実施するメリット、事前準備、当日の流れなど、基礎知識について解説します。
また、本記事では紹介しきれなかった面談のポイントをまとめたこちらの資料も、本記事とあわせてご活用ください。
目次
カジュアル面談の基礎知識
まずは、カジュアル面談の定義や重要性について解説します。
カジュアル面談の定義
カジュアル面談とは、選考に入る前の段階で、企業と求職者が「カジュアルに」情報を交換するための面談です。会社説明やお互いの価値観などをざっくばらんに話し合い、相互理解を深める目的で実施されます。基本的には面談の内容を合否判定に用いることはありません。
また、カジュアル面談は転職の意思が固まっていない「転職潜在層」や、新卒の場合に自社業界を積極的に検討していない就活生を対象にする点も特徴です。そのため、潜在層も含めてターゲット層となる人材に企業側からアプローチをかけるダイレクトリクルーティングやリファラル採用で使われるケースが多くなっています。
カジュアル面談と面接の違い
カジュアル面談は、選考プロセスには含まれない、候補者とのコミュニケーションを目的とした面談です。そのため、合否判定に影響を与えない点が面接と大きく異なります。
また、選考ではないため服装も面接よりカジュアルな企業がほとんどです。面談場所もカフェやオンライン形式で実施されるケースが多いため、あまりにもラフな恰好でなければ、オフィスカジュアル程度の服装で問題ないとされています。
カジュアル面談が活用される理由
カジュアル面談が普及している背景として、採用難により母集団形成が難しくなっており、従来と違ったアプローチの必要性が高まっていることが挙げられます。
昨今の日本では、長らく採用売り手市場が続いています。従来のように「求人を出して待っているだけ」のプル型の採用手法では、十分な母集団を形成しにくくなっているのです。
このような背景から、転職潜在層も含めて広くターゲットにアプローチする「ダイレクトリクルーティング」や「リファラル採用」を取り入れる企業が増えました。これらの手法は自ら応募してきた求職者と違い、志望度が必ずしも高くない候補者も含まれるため、自社への興味喚起や入社動機付けを促進する手段として、カジュアル面談が用いられています。
企業側がカジュアル面談を実施するメリット
カジュアル面談は手間も時間もかかるものですが、企業側にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的な2つのメリットを紹介します。
相互理解が深まりミスマッチを減らせる
面談で相互理解を深め、自社で働くイメージが具体化されると、入社後のミスマッチや早期退職を防止できます。
企業説明や候補者からの質問対応は選考中にも行いますが、どうしても形式的なやりとりが増えてしまいがちです。「本当は質問したいことがあったけど、遠慮して聞けなかった」と感じる候補者も少なくありません。カジュアル面談は選考よりも雰囲気がフランクで、面談内容が合否に影響しないことから候補者も遠慮なく細かい質問をすることができ、より理解が深まるのです。
転職潜在層も含めて幅広い人材にアプローチできる
自社に自ら応募してくる求職者だけでなく、転職意欲が高いわけではない転職潜在層にアプローチできるのも大きなメリットです。
前述の通り、昨今ではダイレクトリクルーティングやリファラル採用など企業からターゲットに直接アプローチする採用手法が普及していますが、いきなり「自社の選考を受けてほしい」と呼びかけるのでは、ハードルが高くなかなか応募に結びつきません。まずはカジュアル面談を設定して、自社の魅力や価値観を知ってもらう機会を作ることで、志望度の低い候補者とも気軽な接点が持てるのです。
採用ブランディングの強化
志望度があまり高くない候補者に対し、1対1でじっくりと自社の魅力を説明することで、自社のイメージアップを図れるというメリットもあります。
会社説明会や選考と異なり、カジュアル面談は志望度の低い候補者でも気軽に参加しやすいイベントです。そのため、自社の事業や職務内容について理解の深くない候補者も多く参加します。しかし、基本的には候補者と1対1で対話するカジュアル面談であれば、候補者の質問や疑問にじっくり対応できます。多人数の候補者に対して画一的な説明をするよりも、より詳しく自社の魅力を説明でき、志望度を高めることが可能です。
また、カジュアル面談を実施していると「人材に対してオープンな会社」という印象につながりやすく、採用ブランディングに役立つ可能性もあります。
カジュアル面談を実施するまでの手順
カジュアル面談を効果的に活用するには、事前の準備が大切です。カジュアル面談を実施するまでの手順を紹介します。
企業から候補者への面談オファー
カジュアル面談は、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用の前段階として、企業側から候補者に「カジュアル面談で話をしませんか」と打診するケースが多くなっています。また、求人票の最後に「まずはカジュアル面談で気軽に話してみませんか」と記載して、接点の創出につなげる企業も多いです。
企業側から打診する場合は、人材プラットフォームやSNSを通して、オファーメール・DMでカジュアル面談の案内を出すのが一般的です。候補者から返答があれば、スピーディに日程調整を進めましょう。
アジェンダ・質問内容の整理
面談実施までに、当日の大まかな流れを整理し、アジェンダとしてまとめておくとスムーズです。ざっくばらんな会談とはいえ、候補者へ自社の魅力を着実に訴求するためには、論理的なわかりやすい説明が求められます。カジュアル面談の一般的な進め方は後述で解説していますので、そちらをもとに大筋をまとめておくとよいでしょう。
また、候補者に聞きたい内容を漏れなくヒアリングできるよう、質問を整理しておくことも大切です。合否に関係のないカジュアル面談であれば、転職理由や自社に期待することなどについて、選考よりも本音ベースの回答が聞き出せるかもしれません。選考ではありませんので、質問攻めにしないよう注意が必要ですが、必ず聞きたい質問はまとめておきましょう。
会社資料の事前共有
自社のパンフレットや採用ピッチなど会社の基本説明が記載されている資料があれば、事前に候補者に送付して目を通してもらいましょう。カジュアル面談では、選考と違って自社に関する事前知識がゼロに近い候補者も多い状態です。資料に載っている基本的な情報を事前に把握してもらうと、カジュアル面談ではより具体的な質疑応答に時間を割けます。
また、カジュアル面談を担当する社員のプロフィールやインタビュー記事があれば、そちらも共有しておくとよいでしょう。候補者の緊張を和らげ、具体的な質問のイメージが湧きやすくなります。
同席する社員の選出
カジュアル面談では、人事担当者だけでなく候補者の希望職種に在籍中の現役社員を選出して、同席してもらうのがおすすめです。候補者がほしいのは、仕事のやりがいや労働環境、部署の人間関係など、働く上でのリアルな情報です。実際に働いている社員が同席していると、候補者の質問に対してより具体性のある回答ができます。
また、同席する社員に「選考ではなく、候補者の志望度を高める場である」というカジュアル面談の目的を共有しておくことも大切です。
候補者への質問まとめ
カジュアル面談は選考の過程ではありませんが、候補者のプロフィールは事前に把握しておき、質問したい内容をまとめておくとスムーズです。とはいえ、合否を判定する場ではありませんので、具体的な経験値やスキルよりも、自社への関心度やキャリアに対する価値観など、考え方や人柄面を中心に適性やマッチ度を確認するとよいでしょう。
＜質問例＞
- 現在の就活／転職の状況はいかがですか？
- 今回はなぜカジュアル面談に参加していただけたのですか？
- 現在の仕事で課題に感じている点や不満などはありますか？
- 就職活動や就職先選びなどにあたって疑問や不安点はありますか？
- どのような軸で就職活動をされていますか？
- どのような分野・職種に注目していますか？
- 今後のキャリアについてどのようなお考えをお持ちですか？
- 当社の募集では、どのような点に興味や関心を持ちましたか？
- 入社することになったら、やってみたいことはありますか？
カジュアル面談の進め方
ここでは、カジュアル面談当日の進め方を説明します。
アイスブレイク・自己紹介
まずは、アイスブレイクも交えながら、お互いに簡単な自己紹介をしましょう。
面談の始まりでは、候補者の緊張を和らげ、「フランクに話して大丈夫なんだな」と感じてもらうことが重要です。名前や所属部署、仕事内容といった形式的な情報だけでなく、趣味や出身地なども交えて自己紹介を行うと、アイスブレイクにもつなげやすくなります。
カジュアル面談の目的共有
本題に入る前に、カジュアル面談を実施する目的を候補者に共有します。面談の目的が候補者に伝わっていないと「変な質問をすると合格をもらえないのではないか」という懸念が生まれ、候補者が緊張してしまうかもしれません。これでは候補者の自由な言動や質問を引き出せず、カジュアル面談の目的を達成できなくなってしまいます。
選考過程に入っていないため合否判定には影響せず、相互理解を深めることが目的であることを、しっかり明言するようにしてください。
候補者の状況確認
カジュアル面談では合否判定をしないとはいえ、面談の精度を高める意味でも候補者の就活状況を確認したほうがよいでしょう。
選考と違い、カジュアル面談では「すでに転職活動を始めている」「条件に合う会社があれば転職したい」「転職の意思はないが、自社には興味がある」など、さまざまなフェーズの候補者がいます。フェーズごとに欲する情報が異なるため「どのような目的で今回カジュアル面談を受けようと思ったのか」などを確認すると、ギャップのないやりとりができます。
会社説明
候補者の現状を確認したら、ニーズに合わせて会社説明を行います。
例えば、現職の労働環境を理由に転職活動を行っている候補者に対しては、自社の働きやすさや福利厚生などを詳細に説明するのが有効です。まだ転職の意思が固まっていない候補者であれば、自社事業の優位性や革新性、仕事の面白味などをアピ―ルすると自社への興味を引き出せます。
説明の途中で、候補者に対して「ここまでの話でわからなかった部分はないですか？」と質問を促したり、反応を見て話の内容を入れ替えたりすると効果的です。
候補者からの質問対応
一通り話が終わったら、候補者からの質問を促し、1つひとつ丁寧に答えていきましょう。遠慮して本当に聞きたい質問を口にできない候補者もいますので「聞きたいことがあれば、なんでも遠慮なく聞いてください」「仕事以外の質問でも大丈夫ですよ」などの一言を添え、ハードルを下げると自由な質問を引き出せます。
仕事や社内環境に関する質問であれば、同席している現役社員に答えてもらうと、リアリティのある答えが提供できます。また、面談を社内で実施しているなら、面談後に社内見学を行うのも1つの手です。
選考の案内
面談の結果、候補者をそのまま選考につなげたい場合は、その場で選考の案内を出します。面談から時間が経つほどに、自社への興味は薄れてしまいますので、「後日メールで」と後回しにせず、当日中に案内を出せるようプロセスを整えましょう。
特に「ぜひ入社してほしい」と感じた候補者に対しては、一次選考から役員面接を実施するなど、特別なフローを用意する方法もおすすめです。
カジュアル面談の活用場面例
企業と候補者、双方にメリットのあるカジュアル面談ですが、具体的にどのような場面で実施すればよいのでしょうか。
ここでは、カジュアル面談を効果的に活用できる場面を3つ紹介します。
ダイレクトリクルーティング・リファラル採用の初回接触機会を作る
ダイレクトリクルーティングやリファラル採用のように企業側からアプローチする採用手法を実施する場合、初回接触の機会としてカジュアル面談を活用できます。
これらの手法は潜在層を対象とするため、自社への志望度が高くない候補者とどのように初回接触を図るかが課題となります。志望度の低い候補者に対して、いきなり「選考を受けてほしい」と伝えるよりも、形式ばらないカジュアル面談のほうが、候補者の参加を促しやすいでしょう。
候補者にとっても、企業の文化や価値観を直接感じられ、志向やパーソナリティ面の適性を確かめる機会となるため、ミスマッチの防止にもつながります。
専門職採用の初回ミートアップとして活用する
専門職採用を行う際に、自社の業務内容や就労環境を深く理解してもらう場としてもカジュアル面談を活用できます。
専門職採用では、対象となる分野を専攻する大学生や専門学生をターゲットにするのが一般的ですが、専攻分野を活かしたいと考えている学生の多くは、特定の業界や職種に対して高い関心を持っています。そのため、採用においては「専門職としてどのような役割を期待しているのか」に加えて、事業の社会的な価値や職務のやりがいなどを詳細に伝えることが効果的です。
一般的な採用手法であるナビサイトや求人広告、 合同説明会は、多くの学生と接触できるものの、学生と双方向のやりとりが難しく、自社の魅力を伝え切れないこともあります。1対1でじっくり対話できるカジュアル面談であれば、自社の魅力や仕事のやりがいを詳しく伝えられるだけでなく、学生の専門性を自社でどのように活かせるのか具体的に説明し、企業へのコミットメントを高める効果も期待できます。
採用イベント・インターンシップ生へのフォローアップとして活用する
企業が採用イベントを開催した後、候補者との関係性を保つための手段としてカジュアル面談を活用する方法もあります。
合同説明会など大人数が参加する採用イベントでは候補者1人ひとりの質問に個別対応することが難しく、自社の魅力を十分に伝えきれない場合があります。イベント後にカジュアル面談の窓口を設置していれば、自社に興味を持った候補者の企業理解をさらに深めて、応募への動機形成を促すことが可能です。
また、インターンシップ終了後に、カジュアル面談へ誘導する方法も有効です。インターン後は学生との関係性保持が課題となりますが、カジュアル面談を挟むことでモチベーション維持につながり、将来的なエントリーや入社につなげやすくなります。
企業側がカジュアル面談を実施する注意点
カジュアル面談では、相互理解を深めるという目的達成のため、オープンなコミュニケーションを心がけることが大切です。カジュアル面談の効果を高める注意点やコツを紹介します。
「選考」にならないよう意識する
企業側が最も注意しなくてはならないのが、カジュアル面談を「選考の場」にしてしまわないことです。
前述の通り、カジュアル面談では転職の意思が固まっていない潜在層が多く、相手は企業側からオファーを受けて面談に参加しています。そこで、「どうして当社に入社したいのですか？」「自分の強みはどこだと思いますか？」など、まるで面接のような質問をしてしまうのは避けるべきです。候補者からすると「聞いていた話と違う」と感じられてしまい、マイナスの印象が強まります。
採用担当者はもちろん、同席する社員にもカジュアル面談の目的を共有し、企業が候補者を一方的に選考するような態度をとらないよう、注意してください。
リアルな情報を伝える
自社の魅力をアピールしようとすると、どうしても強みや優位性など自社の良いところばかりを伝えたくなってしまいますが、実情を正確に伝えることが大切です。
良い面ばかりを伝えると、自社に対する期待感が高まりすぎてしまい、入社後のミスマッチや早期離職につながりかねません。強みだけでなく、弱みや課題と一緒に「これらを解決するために、このような活躍をしてくれる人材を募集している」と伝えると、ギャップを減らせます。
応募者の興味・関心に応える
企業が候補者にアピールしたい内容ではなく、候補者が知りたい情報を提供するという意識も重要です。
カジュアル面談は企業と候補者が相互理解を深める場所ですが、その時点では必ずしも志望度が高くない候補者に応募意欲を高めてもらうためには、候補者が興味のある分野にフォーカスして情報を伝えることが大切です。自社の良いところだけでなく課題や改善点なども包み隠さず伝えたり、候補者からの逆質問に応える時間を十分に確保したりすると、候補者の満足度を高められるでしょう。
候補者と近しい属性の社員に同席してもらう
カジュアル面談では、自社に親近感を抱いてもらうことが重要です。年齢や経験職種などが候補者と近しい社員に同席してもらうと効果的な可能性があります。
部署の管理職やエース社員などと話す機会も確かに重要ですが、候補者の立場と乖離していれば、候補者が欲しい情報を提供することは難しいかもしれません。候補者と似た立場の社員のリアルな声を聞かせることで、自社で働くイメージの具体化につながります。
まとめ
カジュアル面談は、選考の前段階で、採用ターゲットとなる人材と相互理解を深めるための場です。選考よりも気軽な形式なので、候補者の参加を促しやすく、現時点では志望度がそれほど高くない候補者に対してもアプローチがしやすいというメリットがあります。
ただし、合否を判定する選考とは異なりますので、企業側が一方的に候補者を質問攻めにしたり、見定めるような態度をとったりするのは禁物です。候補者の知りたい情報を提供し、質問や疑問に丁寧に答える姿勢を持つと、面談の満足度が高まります。また、同席する社員にも「候補者を判定する場ではない」という目的を確実に伝えておきましょう。
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