【採用担当者向け】カジュアル面談とは？実施する目的やメリット・手順を解説
ダイレクトリクルーティングなど「攻め」の採用手法が普及するのに伴い、「カジュアル面談」を取り入れる企業が増えています。特に、就職・転職潜在層も含めて採用ターゲットと幅広く接触したい場合に有効な手法ですが、具体的にどのような手順で実施すればよいのでしょうか。
この記事では、カジュアル面談の定義や実施するメリット、事前準備、当日の流れなど、基礎知識について解説します。
また、面談のポイントをまとめた以下の資料も、本記事とあわせてご活用ください。
カジュアル面談の基礎知識
まずは、カジュアル面談の定義や重要性について解説します。
カジュアル面談の定義
カジュアル面談とは、選考に入る前の段階で、企業と求職者が「カジュアルに」情報を交換するための面談です。会社説明やお互いの価値観などをざっくばらんに話し合い、相互理解を深める目的で実施されます。基本的には面談の内容を合否判定に用いることはありません。
また、カジュアル面談は転職の意思が固まっていない「転職潜在層」や、新卒の場合に自社業界を積極的に検討していない就活生を対象にする点も特徴です。そのため、潜在層も含めてターゲット層となる人材に企業側からアプローチをかけるダイレクトリクルーティングやリファラル採用で使われるケースが多くなっています。
カジュアル面談と面接の違い
カジュアル面談は、選考プロセスには含まれない、候補者とのコミュニケーションを目的とした面談です。そのため、合否判定に影響を与えない点が面接と大きく異なります。
また、選考ではないため服装も面接よりカジュアルな企業がほとんどです。面談場所もカフェやオンライン形式で実施されるケースが多いため、あまりにもラフな恰好でなければ、オフィスカジュアル程度の服装で問題ないとされています。
カジュアル面談が活用される理由
カジュアル面談が普及している背景として、採用難により母集団形成が難しくなっており、従来と違ったアプローチの必要性が高まっていることが挙げられます。
昨今の日本では、長らく採用売り手市場が続いています。従来のように「求人を出して待っているだけ」のプル型の採用手法では、十分な母集団を形成しにくくなっているのです。
このような背景から、転職潜在層も含めて広くターゲットにアプローチする「ダイレクトリクルーティング」や「リファラル採用」を取り入れる企業が増えました。これらの手法は自ら応募してきた求職者と違い、志望度が必ずしも高くない候補者も含まれるため、自社への興味喚起や入社動機付けを促進する手段として、カジュアル面談が用いられています。
企業側がカジュアル面談を実施するメリット
カジュアル面談は手間も時間もかかるものですが、企業側にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的な2つのメリットを紹介します。
相互理解が深まりミスマッチを減らせる
面談で相互理解を深め、自社で働くイメージが具体化されると、入社後のミスマッチや早期退職を防止できます。
企業説明や候補者からの質問対応は選考中にも行いますが、どうしても形式的なやりとりが増えてしまいがちです。「本当は質問したいことがあったけど、遠慮して聞けなかった」と感じる候補者も少なくありません。カジュアル面談は選考よりも雰囲気がフランクで、面談内容が合否に影響しないことから候補者も遠慮なく細かい質問をすることができ、より理解が深まるのです。
転職潜在層も含めて幅広い人材にアプローチできる
自社に自ら応募してくる求職者だけでなく、転職意欲が高いわけではない転職潜在層にアプローチできるのも大きなメリットです。
前述の通り、昨今ではダイレクトリクルーティングやリファラル採用など企業からターゲットに直接アプローチする採用手法が普及していますが、いきなり「自社の選考を受けてほしい」と呼びかけるのでは、ハードルが高くなかなか応募に結びつきません。まずはカジュアル面談を設定して、自社の魅力や価値観を知ってもらう機会を作ることで、志望度の低い候補者とも気軽な接点が持てるのです。
カジュアル面談を実施するまでの手順
カジュアル面談を効果的に活用するには、事前の準備が大切です。カジュアル面談を実施するまでの手順を紹介します。
企業から候補者への面談オファー
カジュアル面談は、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用の前段階として、企業側から候補者に「カジュアル面談で話をしませんか」と打診するケースが多くなっています。また、求人票の最後に「まずはカジュアル面談で気軽に話してみませんか」と記載して、接点の創出につなげる企業も多いです。
企業側から打診する場合は、人材プラットフォームやSNSを通して、オファーメール・DMでカジュアル面談の案内を出すのが一般的です。候補者から返答があれば、スピーディに日程調整を進めましょう。
会社資料の事前共有
自社のパンフレットや採用ピッチなど会社の基本説明が記載されている資料があれば、事前に候補者に送付して目を通してもらいましょう。カジュアル面談では、選考と違って自社に関する事前知識がゼロに近い候補者も多い状態です。資料に載っている基本的な情報を事前に把握してもらうと、カジュアル面談ではより具体的な質疑応答に時間を割けます。
また、カジュアル面談を担当する社員のプロフィールやインタビュー記事があれば、そちらも共有しておくとよいでしょう。候補者の緊張を和らげ、具体的な質問のイメージが湧きやすくなります。
同席する社員の選出
カジュアル面談では、人事担当者だけでなく候補者の希望職種に在籍中の現役社員を選出して、同席してもらうのがおすすめです。候補者がほしいのは、仕事のやりがいや労働環境、部署の人間関係など、働く上でのリアルな情報です。実際に働いている社員が同席していると、候補者の質問に対してより具体性のある回答ができます。
また、同席する社員に「選考ではなく、候補者の志望度を高める場である」というカジュアル面談の目的を共有しておくことも大切です。
候補者への質問まとめ
カジュアル面談は選考の過程ではありませんが、候補者のプロフィールは事前に把握しておき、質問したい内容をまとめておくとスムーズです。現職の状況や転職への関心度合い、カジュアル面談を受けてくれた理由、キャリアに対する価値観など、最低限確認したい項目はまとめておくことで、お互いのギャップの少ない情報交換ができます。
カジュアル面談の進め方
ここでは、カジュアル面談当日の進め方を説明します。
アイスブレイク・自己紹介
まずは、アイスブレイクも交えながら、お互いに簡単な自己紹介をしましょう。
面談の始まりでは、候補者の緊張を和らげ、「フランクに話して大丈夫なんだな」と感じてもらうことが重要です。名前や所属部署、仕事内容といった形式的な情報だけでなく、趣味や出身地なども交えて自己紹介を行うと、アイスブレイクにもつなげやすくなります。
カジュアル面談の目的共有
本題に入る前に、カジュアル面談を実施する目的を候補者に共有します。面談の目的が候補者に伝わっていないと「変な質問をすると合格をもらえないのではないか」という懸念が生まれ、候補者が緊張してしまうかもしれません。これでは候補者の自由な言動や質問を引き出せず、カジュアル面談の目的を達成できなくなってしまいます。
選考過程に入っていないため合否判定には影響せず、相互理解を深めることが目的であることを、しっかり明言するようにしてください。
候補者の状況確認
カジュアル面談では合否判定をしないとはいえ、面談の精度を高める意味でも候補者の就活状況を確認したほうがよいでしょう。
選考と違い、カジュアル面談では「すでに転職活動を始めている」「条件に合う会社があれば転職したい」「転職の意思はないが、自社には興味がある」など、さまざまなフェーズの候補者がいます。フェーズごとに欲する情報が異なるため「どのような目的で今回カジュアル面談を受けようと思ったのか」などを確認すると、ギャップのないやりとりができます。
会社説明
候補者の現状を確認したら、ニーズに合わせて会社説明を行います。
例えば、現職の労働環境を理由に転職活動を行っている候補者に対しては、自社の働きやすさや福利厚生などを詳細に説明するのが有効です。まだ転職の意思が固まっていない候補者であれば、自社事業の優位性や革新性、仕事の面白味などをアピ―ルすると自社への興味を引き出せます。
説明の途中で、候補者に対して「ここまでの話でわからなかった部分はないですか？」と質問を促したり、反応を見て話の内容を入れ替えたりすると効果的です。
候補者からの質問対応
一通り話が終わったら、候補者からの質問を促し、1つひとつ丁寧に答えていきましょう。遠慮して本当に聞きたい質問を口にできない候補者もいますので「聞きたいことがあれば、なんでも遠慮なく聞いてください」「仕事以外の質問でも大丈夫ですよ」などの一言を添え、ハードルを下げると自由な質問を引き出せます。
仕事や社内環境に関する質問であれば、同席している現役社員に答えてもらうと、リアリティのある答えが提供できます。また、面談を社内で実施しているなら、面談後に社内見学を行うのも1つの手です。
選考の案内
面談の結果、候補者をそのまま選考につなげたい場合は、その場で選考の案内を出します。面談から時間が経つほどに、自社への興味は薄れてしまいますので、「後日メールで」と後回しにせず、当日中に案内を出せるようプロセスを整えましょう。
特に「ぜひ入社してほしい」と感じた候補者に対しては、一次選考から役員面接を実施するなど、特別なフローを用意する方法もおすすめです。
企業側がカジュアル面談を実施する注意点
カジュアル面談では、相互理解を深めるという目的達成のため、オープンなコミュニケーションを心がけることが大切です。カジュアル面談の効果を高める注意点やコツを紹介します。
「選考」にならないよう意識する
企業側が最も注意しなくてはならないのが、カジュアル面談を「選考の場」にしてしまわないことです。
前述の通り、カジュアル面談では転職の意思が固まっていない潜在層が多く、相手は企業側からオファーを受けて面談に参加しています。そこで、「どうして当社に入社したいのですか？」「自分の強みはどこだと思いますか？」など、まるで面接のような質問をしてしまうのは避けるべきです。候補者からすると「聞いていた話と違う」と感じられてしまい、マイナスの印象が強まります。
採用担当者はもちろん、同席する社員にもカジュアル面談の目的を共有し、企業が候補者を一方的に選考するような態度をとらないよう、注意してください。
リアルな情報を伝える
自社の魅力をアピールしようとすると、どうしても強みや優位性など自社の良いところばかりを伝えたくなってしまいますが、実情を正確に伝えることが大切です。
良い面ばかりを伝えると、自社に対する期待感が高まりすぎてしまい、入社後のミスマッチや早期離職につながりかねません。強みだけでなく、弱みや課題と一緒に「これらを解決するために、このような活躍をしてくれる人材を募集している」と伝えると、ギャップを減らせます。
候補者と近しい属性の社員に同席してもらう
カジュアル面談では、自社に親近感を抱いてもらうことが重要です。年齢や経験職種などが候補者と近しい社員に同席してもらうと効果的な可能性があります。
部署の管理職やエース社員などと話す機会も確かに重要ですが、候補者の立場と乖離していれば、候補者が欲しい情報を提供することは難しいかもしれません。候補者と似た立場の社員のリアルな声を聞かせることで、自社で働くイメージの具体化につながります。
まとめ
カジュアル面談は、選考の前段階で、採用ターゲットとなる人材と相互理解を深めるための場です。選考よりも気軽な形式なので候補者との接点を作りやすく、相互理解や潜在層へのアプローチがしやすいというメリットがあります。
実施においては、選考と切り分けて、企業側が一方的に候補者を判定するような態度をとらないことが重要です。候補者が「聞いていた話と違う」と感じてしまうと、自社にネガティブの印象を抱かれてしまいますので、同席する社員にもカジュアル面談の目的を伝えておきましょう。
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