【サンプル付】コンピテンシー評価とは?評価項目・シートの作り方を解説

コンピテンシー評価
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「コンピテンシー評価」という評価方法を耳にしたことはあるものの、どのようなものかイマイチわからない、という人事担当者は意外と多いのではないでしょうか。

コンピテンシー評価とは、社内で優秀な成績や成果を残す社員の行動特性を評価の「ものさし」と定めて、社員の人事評価や採用活動に用いる評価方法です。

人事評価の透明性の向上や、採用活動における「求める人物像」の設定などにも役立ちます。ただし、コンピテンシー評価の設計には、デメリットの理解や継続的なアップデートが必要です。

  • コンピテンシー評価にどのようなメリットがあるか想像がつかない
  • コンピテンシー評価を人事評価や採用に取り入れてみたいけれど、設定/運用方法がわからない
  • 具体的にどのような評価項目を設ければ良いかわからない

本記事では、コンピテンシー評価のメリット・デメリット、コンピテンシー項目の設定方法について説明します。

また、人事ZINEではそのまま使えるコンピテンシー評価基準作成のサンプルシート(Excel)をご用意しています。ダウンロードしてご活用ください。

【サンプル】コンピテンシー評価基準作成シート
【サンプル】コンピテンシー評価基準作成シート
『コンピテンシー評価基準作成シート』は、その仕事で成果を上げるために必要な能力(スキル)や性格は何であるかを現場社員へヒアリングし、採用時の求める人物像の抽出や人事評価基準の策定に活用できます。
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コンピテンシー評価とは

コンピテンシー評価とは

コンピテンシー評価とは、高いパフォーマンスを発揮している社員に共通する行動特性を基準に評価する方法です。外部から確認しやすいスキル・知識・経験や行動そのものではなく、行動の裏側にある価値観や思考パターンといった行動特性を評価する点が特徴です。

コンピテンシー評価において、決まった評価項目があるわけではなく、会社や部署ごとにそれぞれ設定します。モデルには実在する優秀な社員や架空の理想的な人物像を用いるのが一般的です。

コンピテンシー評価は人事評価や採用選考といった人材の現状を評価する際に使えるほか、「在籍する社員にどのような教育をすれば、さらに活躍できるか」といった社員の育成方針を考える際にも有効です。

コンピテンシーとは

コンピテンシー(competency)は能力や適性などを意味する英語ですが、ビジネスでは高いパフォーマンスを発揮する社員が共通して持つ行動特性という意味で用いられます。行動特性は、価値観や思考パターンなどを指し、スキル・知識・経験と異なり可視化しにくい抽象的なパーソナリティです。

コンピテンシーは20世紀後半のアメリカで提唱された心理学用語です。1970年代にマクレランド心理学教授が採用試験の結果と入社後の実績を検証した結果、相関関係がそれほど高くないこと、本人の価値観や思考パターンが入社後のパフォーマンスに影響を与える度合いが高いことなどが判明しました。その後も研究が続けられ、活躍する社員には共通した行動特性がみられることが多いことからコンピテンシーが注目されるようになりました。

コンピテンシー評価と職能資格制度(能力評価)との違い

コンピテンシー評価と従来より一般的であった職能資格制度いわゆる「能力評価」との違いを解説します。

一般的な職能資格制度の評価対象は、社員のスキル・知識・経験です。職務に必要な資格やノウハウの有無、実績や経験年数などにより評価するもので、勤務年数が長ければ比例して高くなる点や評価者によって何を重視するかに偏りが出やすい点が特徴です。

一方、コンピテンシー評価とは具体的な資格や実績などではなく「どのような工夫をしたか」「何に注意を払っていたか」「その行動を選択した理由は何か」といった価値観や思考パターンを評価対象にします。特に、一般的に良いとされている性格などではなく、すでに高いパフォーマンスを発揮している社員が共通して持つ行動特性に絞って評価する点が特徴です。

企業がコンピテンシー評価を実施するメリット

企業がコンピテンシー評価を実施するメリット

ここで、コンピテンシー評価を実施する代表的なメリットを3つ紹介します。

結果・成果に対して公平に評価できる

1つ目のメリットは、結果・成果に対して公平に評価できることです。

コンピテンシー評価は、評価基準が明確になっているため、評価側が公平性のある評価をしやすくなり、社員からの納得を得やすくなります。

従来の評価制度と比べて、評価側の主観が入りにくいのもポイントです。例えば、職場での人間関係を気にして、個人的な心理が評価に影響してしまうといったケースも少なくなります。

生産性の向上を期待できる

2つ目のメリットは、生産性の向上を期待できることです。

コンピテンシー評価では、具体的な評価基準を用いるため、評価された社員にとって「自分には何ができていたのか」「どのような行動が足りていないのか」が分かりやすくなります。

その結果、業務を進めるうえで必要な行動特性を獲得できます。組織全体にその傾向が見られるようになれば、生産性向上にもつながりやすいでしょう。

評価への納得感から、社員がモチベーションを持って仕事に取り組むようになるという利点もあります。高いモチベーションは、集中力やパフォーマンスの改善につながり、その点でも生産性向上も期待できます。

マネジメントに活用しやすい

コンピテンシー評価による採点結果をマネジメントに活用できます。

例えば、1つのチームを編成する際、「積極的にアイデアを出す人」「周囲の人間関係を円満に保つ人」「トラブル等への対処ができる人」など「誰に何ができるのか」が明確になっていれば適切な人材配置が可能です。

また、コンピテンシー評価を活用することで自社の理念やビジョンにマッチした人材を採用しやすくなります。自社が求める人物像はスキル・知識・経験だけで表現するよりも、行動特性も含めることでより明確になるため、入社後のミスマッチを防ぐことが期待できるでしょう。

企業がコンピテンシー評価に取り組むデメリット

企業がコンピテンシー評価に取り組むデメリット

さまざまなメリットがある一方で、コンピテンシー評価に取り組むデメリットもあります。ここでは、代表的な2つのデメリットを紹介します。

導入・運用が難しい

1つ目のデメリットは、導入・運用が難しいことです。

コンピテンシー評価の評価基準を設定するには、モデル設定や特性の抽出などを行う必要があり、一連の導入に時間・労力がかかってしまいます。テンプレートもないので、自社独自の評価基準を作成しなければまたなりません。

特に、コンピテンシー項目の設定自体の難しさが、導入時の課題として考えられます。コンピテンシー評価を完全に導入までかかる期間は、企業にもよりますが、約1年が目安のようです。

組織・環境の変化に対応しにくい

コンピテンシー評価は組織や環境の変化に対応しにくい面があります。

求める人材は、在籍社員の異動や離職、新規事業への進出や既存事業の撤退といった事業戦略の変更などにより変化します。そのため、コンピテンシー評価にかかわらず、どの評価方法であっても組織や外部環境が変化すれば評価項目の修正は必要です。

しかし、前述の通りコンピテンシー評価はモデルの設定や評価対象とする行動特性の抽出が容易ではないため、他の評価方法よりも修正に要する時間がかかるため変化に対応しにくいといえるでしょう。

自社の現状に合わない評価方法を使うことは、事業の妨げになるとともに社員の不満にもつながるため注意が必要です。

多様性推進とのバランスがとりにくい

コンピテンシー評価を導入すると多様性推進の妨げになりやすく、双方のバランスをとることが難しくなります。

職能資格制度によって、資格の有無や実務経験により評価、選考してもパーソナリティの多様性は保たれますが、コンピテンシー評価ではそのパーソナリティも評価対象にします。その結果、同じ行動特性の人材に偏り多様性が妨げられる可能性があります。

チーム、部署が円滑に機能するためには多様性も重要です。「行動特性を絞り込みすぎないようにする」「他の評価手法を併用する」といった工夫が必要でしょう。

コンピテンシー評価の項目例

コンピテンシー評価の項目例

活躍できる人材は、企業ごとに異なるのは当然ですが、その人材を配置する部署やその部署の構成員の割合などによっても異なります。そのため、求められる役割ごとにコンピテンシー評価の基準となる項目を分けて複数のパターンを検討しましょう。

また、評価項目だけではなく、その判断の基準も決めておくことで、主観を排除した評価を行いやすくなります。評価点数の付け方としては5段階の評価レベルを用いることが多いようです。

ここでは、「一般従業員向けのリスクマネジメント能力」を評価する場合の例を紹介します。

評価項目の具体例

業務遂行における事故やクレームなどのリスクを意識し、トラブルを回避できるか。

評価レベル

レベル1:注意されるまでリスクの存在を意識できていない。

レベル2:一般的なリスクの存在は意識できているが、リスクを回避するための行動が徹底できていない。

レベル3:すでに共有されているリスクのほか、自らリスクを発見し、回避するための行動ができる。

レベル4:自分だけではなく、チームや部署全体を見渡しリスクを発見し、共有し回避するための行動ができる。

レベル5:リスクの存在を業績向上や生産性向上につながる発想に転換できる。

上記は、一般従業員向けですが、営業部や経理部といった部署や任せる役割によって重視する評価項目が異なるため、それぞれの部署や役割に応じて、評価項目を決定しましょう。

コンピテンシー評価の導入方法

コンピテンシー評価の導入方法

コンピテンシー評価を導入するためには、コンピテンシー項目を設定し、それを実際に運用できる仕組みをまとめる必要があります。ここからは、コンピテンシー評価を実際に導入する方法について流れに沿って解説します。

情報収集・整理

コンピテンシー項目を設定するために、情報の収集と整理を行います。

まずは、高いパフォーマンスを発揮している社員の情報を集めましょう。本人やその上司・部下・同僚へのヒアリングによりパフォーマンスに影響している可能性がある行動特性に関する情報を集めます。

次に収集した情報を整理し、共通している行動特性を抽出します。前述の通り、コンピテンシー項目は部署や役割によって内容を変えるため「好業績を収めた新店舗の責任者」「成績が常に良い営業担当者」といった着目するパフォーマンスごとに情報を整理しましょう。

コンピテンシー項目の設定

高いパフォーマンスと関係がある行動特性が判明したら、それを評価するためのコンピテンシー項目を具体的に検討します。同時に、実際に評価する際、どのような採点をつけるかの基準も明確にしましょう。

コンピテンシー項目と合わせて採点基準も具体的に選定することが適切な評価につながります。例えば「自己管理」について「できている」「できていない」の2択では基準が曖昧となり、評価者の主観が入り込んでしまいます。「どの程度なのか」を3~5段階の採点基準により明確にすることで評価者ごとのばらつきを抑えることが可能です。

コンピテンシー項目の設定にはコンピテンシーディクショナリーと呼ばれる項目集が参考になります。コンピテンシー項目の設定に関しては後段で詳しく解説します。

評価シートの作成

コンピテンシー項目をまとめた評価シートを作成します。コンピテンシー項目と同様に、評価シートも部署や役割ごとに作成します。

人事評価や採用選考などでコンピテンシー評価を活用するために、評価項目や採点基準を見やすいシートにまとめましょう。実際の面接や面談で使う状況を考えて、評価やメモを書き加えられる欄を設けると実用的です。

コンピテンシー評価は自社で活躍する社員に共通する行動特性から抽出するので、自社独自の評価シートになりますが、Excelのサンプルや評価シート作成に対応した人事評価ツールなどを使うと効率的に作成できます。

評価シートの運用

作成した評価シートを実際に運用しましょう。人事評価では、人事担当者が評価シートに社員の評価を記入します。採用選考では、面接時の評価シートとして利用可能です。

高いパフォーマンスを発揮している社員に共通する行動特性として抽出したものがパフォーマンスと関係性が薄い場合もあります。実際に運用し、結果の検証を重ねると精度を高めることが可能です。より有効な評価シートになるようブラッシュアップしていきましょう。

記入された評価シートは適切な人材配置を考える際に有効です。また、在籍する社員に不足しているコンピテンシーが明確になるため、「どのような社員教育が効果的か」を考える際にも役立ちます。

コンピテンシー項目を設定する方法

ここからは、コンピテンシー項目の設定方法についてさらに詳しく解説します。

コンピテンシーモデルを設定する

高いパフォーマンスを発揮している社員に共通する行動特性によってモデル化された人物像をコンピテンシーモデルと呼びます。

コンピテンシーモデルの設定方法は、実在する社員をモデルにする方法と

理想の人物像を具体化しモデルにする方法の2種類があります。コンピテンシー項目を設定する際は、実在モデルや理想モデル、またはその両方から行動特性を選択します。

また、実在モデルをコンピテンシーモデルとする場合でも、営業成績におけるパフォーマンスが高い社員の共通点とアイデアが豊富なチームのリーダーの共通点など実在する複数人の社員からモデルを設定することも可能です。

コンピテンシーディクショナリーを参考に項目を検討する

実在モデルや理想モデルを設定する際、どのような項目に着目するか悩む場合があります。下記の表は古くからあるコンピテンシーディクショナリーと呼ばれる項目の一覧です。着眼点として参考にすることで新たにコンピテンシー項目のアイデアが浮かぶことがあります。

領域 項目

達成・行動

  • 達成志向
  • 秩序・品質・正確性への関心
  • イニシアチブ
  • 情報収集
  • 援助・対人支援

  • 対人理解
  • 顧客支援志向

  • インパクト・対人影響力

  • インパクト・影響力
  • 組織感覚
  • 関係構築

  • 管理領域

  • 他者育成
  • 指導
  • チームワークと協力
  • チームリーダーシップ

  • 知的領域

  • 分析的思考
  • 概念的思考
  • 技術的・専門職的・管理的専門性

  • 個人の効果性

  • 自己管理
  • 自信
  • 柔軟性
  • 組織コミットメント

  • コンピテンシーディクショナリーはあくまで参考であり、どのような行動特性が自社で活躍する要因になるかはそれぞれ異なります。また、コンピテンシーモデルは基本的に「〇〇できる」「〇〇がある」という型で設定されるため、「〇〇がない」という行動特性が活躍する要因であった場合に見逃しやすいので注意が必要です。

    コンピテンシー項目については、こちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひ合わせてお読みください。

    【サンプルあり】コンピテンシー評価シートの作成方法

    【サンプルあり】コンピテンシー評価シートの作成方法

    ここではコンピテンシー評価シートの作成方法について解説します。作成する際に参考になるサンプルシートも紹介します。

    Excelでの作成

    コンピテンシー評価シートはExcelで作成できます。重視する項目の優先順位や評価の採点が数値化されていれば効率的に集計できるため運用しやすいメリットがあります。

    また、Excelは一般的な表計算ソフトであるため、担当者が扱いやすく、クラウド上で運用する際も操作できる人が多いため共有がスムーズです。

    【コンピテンシー評価基準作成シート】をダウンロードする

    【コンピテンシー評価基準作成シート】をダウンロードする

    人事ZINEでは、コンピテンシー項目や評価シートを設定・作成する際にテンプレートとして利用できる「コンピテンシー評価基準作成シート」をご用意しました。記入例付きなのでダウンロードしてすぐに活用できるExcelファイルですぜひご活用ください。

    資料ダウンロードはこちら

    タレントマネジメントシステムの使用

    タレントマネジメントシステムとコンピテンシー評価は相性が良く、同時に使用することで相乗効果が期待できます。

    タレントマネジメントシステムとは、社員のスキルや資格、経験に加えて育成における目標や計画などの情報を一元管理し、人材の適正配置や計画的なリーダー育成や採用活動に役立てるシステムです。

    コンピテンシー評価による情報をシステムに取り入れることでさらに詳細なデータベースが構築できます。それにより在籍する社員の詳細や自社に不足している人物像が明確になるため、有効なコンピテンシー項目の設定が容易になります。

    コンピテンシー評価を導入する際の注意点

    コンピテンシー評価を導入する際の注意点

    コンピテンシー評価を導入する際の注意点は、以下の5つです。

    • 評価制度を短期間で一新しない
    • 成果を軽視しない
    • コンピテンシー評価の理想像を押しつけない
    • 1つの手法にこだわりすぎない
    • 定期的に評価項目を更新する

    上記5つの注意点について紹介します。

    評価制度を短期間で一新しない

    1つ目は、評価制度を短期間で一新しないことです。

    コンピテンシー評価は「優れたパフォーマンスを出している人材の行動特性」をもとにした評価方法であり、導入前の評価基準とは大きくかけ離れている可能性もあります。評価制度を急に変えてしまうと、現場に混乱が生じる懸念もあるでしょう。

    まずは「特定の部門のみ」「新卒で入った社員のみ」など、1つの部門・分野に限定して、そこから組織全体に広げていくと混乱を抑えながら導入できる可能性があります。

    成果を軽視しない

    2つ目は、成果を軽視しないことです。

    コンピテンシー評価は、組織の成長・発展を促進し、高い成果をあげるのが最終的な目標になります。結果だけでなくプロセスも評価しようという前提もありますが、「プロセスさえ良好であれば問題なし」とするのでは本末転倒です。

    確かにコンピテンシー評価は、マネジメントに役立てられる側面もありますが、あくまでも副次的なメリットです。プロセスと同時に成果を見つつ、組織の目的達成に向けて効果的に運用するのが重要になります。

    コンピテンシー評価の理想像を押しつけない

    3つ目は、コンピテンシー評価の理想像を押しつけないことです。

    コンピテンシー評価では、確かに多くの評価項目を満たす方が望ましいとされています。しかし、コンピテンシー評価の目的は「コンピテンシー評価で高評価を得るための完璧な人間を作ること」ではありません。設定した理想像を押しつけてしまうと、社員のモチベーション低下にもつながります。

    コンピテンシー評価で設定したモデルは、あくまでも1つの目安に過ぎないことを理解しておきましょう。

    1つの手法にこだわりすぎない

    4つ目は、1つの手法にこだわりすぎないことです。

    コンピテンシー評価は行動特性を評価するため、そもそもの「ものさし」の作り方が難しいという弱点があります。そのデメリットを補うためには、他の指標と組み合わせるのが重要であり、実際に多くの企業で行われています。

    可視化や明文化しにくいコンピテンシーを無理に評価項目に加えるのではなく、本人やチームの目標を設定しその達成度合いで評価する目標管理制度(MBO)を取り入れることで補うことが考えられます。例えば、リスクマネジメント能力がコンピテンシー項目になくても、事故件数の減少という目標があれば、達成状況を評価できるでしょう。

    また、コンピテンシー評価では重要な評価項目が抜けてしまう可能性がありますが、上司や部下、同僚といった本人以外からの意見を集めて評価する360度評価を取り入れれば、多面的な評価を集められるため、評価項目の抜けを補うことが可能です。

    定期的に評価項目を更新する

    5つ目は、定期的に評価項目を更新することです。

    コンピテンシーモデルは、あくまでも「その時代」「その組織」ならではのものです。時代の流れや、市場・組織の変化によって、求められる行動特性も変わってきます。

    具体的には、企業の成長フェーズなどの「現在地」を見極め、それに合った行動特性を考えます。当然、見直しの手間は大きいですが、コンピテンシー評価の効果を最大限に高めるためには、定期的なメンテナンスを欠かさないようにしましょう。

    まとめ

    まとめ:コンピテンシー評価のススメ ベストプラクティスにぜひ挑戦を

    コンピテンシー評価は企業の理想を実現するために極めて有用な方法であり、人事評価だけでなく採用にも利用できるため、有望な人材の獲得から育成まで一貫して効果があります。

    ただし、コンピテンシー項目はアップデートが必要であり、また他の評価基準との組み合わせも必要です。しかしデメリットを理解して効果的に運用できると、採用・評価における組織改革の実行につながります

    コンピテンシー評価を使いこなし、ベストプラクティスを目指しましょう。

    また、人事ZINEでは、コンピテンシー評価基準作成シート(記入例つき)をご用意しています。Excelにそのまま記入していただけますので、ぜひダウンロードしてご活用ください。

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    人事ZINE 編集部

    人事ZINE 編集部

    人事・採用担当者の悩みに寄り添うメディア「人事ZINE」の編集部です。 新卒採用オファー型サイト「OfferBox(オファーボックス)」を提供する株式会社i-plugが運営しています。