新卒向け内定者フォローメールの5つの書き方・例文と注意点
内定者の不安を解消し、内定辞退を防ぐには内定者へのフォローメールが必要です。
フォローメールは企業と内定者間のトラブルを防ぎ、両者の信頼関係を深めることにも役立ちます。そこで今回は、内定者が安心できるフォローメールの内容をご紹介します。
フォローメールの書き方のポイントや、注意点を例文を交えて解説していくので参考にしてください。
また、弊社YouTubeチャンネルでは、内定者フォローの目的と設計方法についての動画を公開しています。学生へのアンケート結果から、学生が求めているフォローのあり方を解説していますので、ぜひご視聴ください。
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内定者フォローメールが重要な理由
内定者フォローメールは、内定者の不安や疑問の解消につながり、また内定辞退の防止という観点でも重要です。ここでは「内定者フォローメールがなぜ重要なのか」について、その理由を詳しく解説します。
内定者の不安・疑問を解消できる
1つ目は、内定者の不安や疑問を解消するために内定者フォローメールが必要だからです。
特に新卒の場合、初めての就職であるため、わからないことだらけの状態です。「社会人として自分がやっていけるのか」「内定はもらったが、入社までの準備期間のうちに何をすればよいのか」といった不安・疑問が生じます。
フォローメールを送ることで、こういった不安や疑問を解消しやすくなるでしょう。例えば、eラーニングや内定者懇親会といった今後のスケジュールを案内するだけでも、内定者は今後の計画をイメージしやすくなりますし、連絡先や担当者を示しておけば、「いつでも質問や相談ができる」という安心感にもつながります。
内定辞退の防止につながる
内定者フォローメールは、内定辞退の防止という観点でも重要です。
新卒採用においては特に、近年の学生売り手市場で、学生が複数の内定を獲得することは普通になっています。「他にも内定をもらっている会社があるが、本当にこの会社を選んでよいのか迷う」といった学生もいるなかで、企業側は内定を出しても他社を選ばれてしまう恐れがあります。
そこで自社への入社意欲を高めてもらうためには、信頼関係を構築・強化する取り組みや、有益な情報を発信するなどして自社に高い関心を持ち続けてもらう工夫が必要です。定期的にフォローメールでやり取り・情報発信をしていれば、内定者は企業への親近感や信頼関係を感じ、内定辞退の防止につながりやすくなるでしょう。
入社後のスムーズな活躍につながる
内定者フォローメールは、入社後にスムーズに活躍してもらう「オンボーディング」の観点でも重要です。
新卒採用においては、内定者は「学生から社会人になる」という大きな変化に直面し、新しい環境への適応や習慣の切り替えが求められます。初めて社会人になるにあたって、仕事用の私物の準備や引っ越しといった手続きをはじめ、事前の学習や心理的な準備も欠かせません。
そこで企業側から、準備物やスケジュール、配属先候補、期待している役割などを説明しておくと、出だしでつまずくリスクを抑えられ、入社後の研修やOJTにスムーズに取り組んでもらいやすくなります。
内定者が安心できるフォローメールの書き方のポイント
内定者へのフォローメールを準備する際は、内定者が安心できるように以下4つのポイントをおさえることが大切です。
- 内定者の不安に寄り添う内容である
- 見通しが明確な内容である
- くだけた表現が織り交ぜられている
- 今後のフロー・スケジュールを添える
それぞれのポイントを詳しく説明していきます。
ポイント1.内定者の不安に寄り添う内容である
就活生にとって、内定をもらうことは1つのゴールです。しかし、内定から入社までの間も、引き続き不安を感じることがあります。
例えば「本当にその会社・仕事でやっていけるのか」「職場の人間関係やカルチャーに合うか」といった不安が挙げられます。
内定者へのフォローメールは、このような不安や悩みに寄り添った内容であるべきです。内定者が感じている不安を具体的に挙げて理解を示し、担当者自身が過去に感じていた不安に触れて共感の姿勢を見せることも大切でしょう。
また、内定者に対する歓迎や期待を言葉で示すのも重要なポイントです。さらに、相談先として、内定獲得まで伴走してきたリクルーターや人事担当者の連絡先を添えておくのもよいでしょう。
内定者フォローに役立つ3点セットをご用意しています。こちらもご活用ください。
ポイント2. 見通が明確な内容である
内定から入社までに内定者研修や懇親会、人事面談、オフィス見学などを企画している企業も多いはずです。
企業がこのようなイベントを計画していることは、情報収集をしている内定者ならばある程度は心構えがあるでしょう。しかし、その内容やペースは企業によって異なるため、内定者は入社までの大まかなスケジュールを把握したいと考えています。
卒業を控える学生は卒論などで多忙な日々を過ごすので、今後の見通しを伝えて内定者の不安を解消させましょう。
ポイント3. くだけた表現が織り交ぜられている
内定者へのフォローメールでは、あえてやわらかい表現を使うことが安心感を高めるためのポイントです。
社会人経験のない学生の中は、まだ完璧な敬語を使えないこともあります。そのような学生に対して、敬語のみの事務的なメールを送っては、固くかしこまった印象が強くなります。
それ自体は悪いことではありませんが、ほどよくくだけた言い回しがあることで内定者の緊張を和らげられるでしょう。節度を意識した上で、親しみの感じられるメール作成を意識してみてください。
ポイント4.今後のフロー・スケジュールを添える
今後の入社までのフローやスケジュールを添えることも、安心材料につながります。
意欲の高い内定者であれば、今後のキャリアパスやそれに必要なスキルセットに強い関心を持っていることが多いものです。「入社までの期間を使って、できる限り準備を進めておきたい」と考える人もいるでしょう。もしeラーニングのプログラムや業務で役立つおすすめの書籍があれば、アナウンスしておくと参考になる可能性があります。
例えば、専門職の1つであるITエンジニア職の場合、内定者や新入社員に向けて「基本情報技術者試験」や「応用情報技術者試験」といった資格勉強のための講座をWebで開放しているケースもあります。こういったプログラムがある場合は、メールで添えておくのがよいでしょう。
ポイント5.返信・アクションの有無を明示する
送信しているメールに対して、「返信や何らかのアクションが必要かどうか」もアナウンスしておくとよいでしょう。
単なる事務的な通知で返信を求めていない場合は、その旨をアナウンスすると親切です。一方で、懇親会への参加確認といった返信が必要な内容については、返信の期日や返信方法についても触れておきましょう。返信だけでなく「チャットツールやオンライン講座へのログイン確認」といったアクションが必要な場合は、その旨も明示します。
先述の通り、特に卒業前の学生は、卒業論文の仕上げや引っ越しに向けた準備などで忙しく過ごしていることが多いため、このように要点が整っている書き方をすると親切になります。
内定者フォローメールの例文
ここからは、以下4つのシチュエーションで活用して欲しいメール例文をご紹介します。
- 内定通知後のフォローメール
- 内定式前のフォローメール
- 内定者研修のフォローメール
- 入社式前のフォローメール
必要に応じて本文を書き換えながら、適切にご使用ください。
例文1. 内定通知後のフォローメール
内定通知後の内定者の心情は、内定をもらえたことへの安堵感だけではありません。
社会人になることへの不安や志望度の高い企業への未練など、複雑な思いを抱く学生は多いでしょう。また、ネットで内定先の悪い評判を目にすることで、入社意欲が低下する学生もいます。
このような不安を解消するため、まずは「しっかりした会社」であることをアピールできるメールを準備します。採用担当者の親しみやすさや、入社までのスケジュールを伝えて、内定者に安心してもらうことを最優先にフォローメールを作成しましょう。
| 【件名】入社までのスケジュールのご案内 【本文】 ◯◯様 ＊＊（会社名）採用担当の＊＊と申します。 このたびは内定承諾のご連絡をありがとうございました。 ◯◯様と一緒にお仕事ができる日を楽しみに待っております。 さて、早速ですが入社までのスケジュールをご案内いたします。 令和◯年△月 内定式（終了後は懇親会を予定しております） 令和◯年△月 内定者研修1回目 令和◯年△月 内定者研修2回目 令和◯年△月 入社式 内定式の出欠確認は◯月△日頃にメールでご連絡いたしますので、 期日までにご返信をお願いいたします。 ご不明点や不安なことがあればお気軽にお問い合わせください。 ◯◯様にお会いできるのを楽しみにお待ちしております。 |
内定通知後のフォローメールでは、確定している予定をできるだけ細かく伝えましょう。そうすることで、内定者が今後の予定を組みやすくなります。
また、メール本文で内定者の氏名をフルネームで書くことは、事務的な印象やテンプレ感がなくなるのでおすすめです。
例文2. 内定式前のフォローメール
内定式を控えた内定者は、社員や他の内定者と交流を持つことに対して、期待や緊張感を抱いています。
緊張のあまり出席が憂うつにならないよう、内定式に参加するメリットを伝えられるとよいでしょう。
| 【件名】内定式のご案内 【本文】 ◯◯様 ＊＊（会社名）採用担当の＊＊です。 厳しい暑さが続いておりますが、元気にお過ごしでしょうか。 弊社では社員が交代で夏期休暇を取得しております。 さて、今回は令和◯年度の内定式についてご連絡いたしました。 下記日程で実施いたしますので、◯月△日までに出欠のご連絡をお願いいたします。 内定式当日の予定 8：30 本社ロビー集合 8：45 内定式会場（本社＊階◯◯室）へ移動 9：00 内定式 11：30 昼食会場へ移動 11：45 内定者懇親会 14：00 解散 懇親会では昼食をとりながら先輩社員とお話しする機会を設けております。 お仕事のことや卒業までの過ごし方など、気軽にご質問ください。 内定式にご参加いただいた方には交通費を支給いたしますので、 当日は筆記用具と印鑑を忘れずにお持ちください。 ※内定式はスーツ着用でご参加ください。 |
内定式の案内メールでは、当日の持ち物や服装を伝えておくとよいでしょう。内定者にとって有意義な時間になるよう、内定式での過ごし方についてアドバイスすることも親切です。
例文3. 内定者研修のフォローメール
内定者研修のフォローメールでは、はじめに実施した内定式への参加について、お礼を伝えます。
内定者も内定先からのメールに慣れてくる頃ですので、シンプルかつ親しみのある文面で内定者研修を知らせましょう。
| 【件名】内定者研修のご案内 【本文】 ◯◯様 ＊＊（会社名）採用担当の＊＊です。 先日は内定式へのご参加ありがとうございました。 短い時間でしたが、◯◯様とお話しできてとても嬉しかったです。 さて、今回は内定式でお伝えした内定者研修についての詳細をご連絡いたしました。 下記日程で実施いたしますので、◯月△日までに出欠のご連絡をお願いいたします。 内定者研修1（◯月△日） 10:00〜 ※詳細を記載 内定者研修2（◯月△日） 10:00〜 ※詳細を記載 内定者研修にご参加いただいた方には交通費を支給いたしますので、 当日は筆記用具と印鑑を忘れずにお持ちください。 ※内定者研修はスーツ着用でご参加ください。 |
不参加の内定者には、他の内定者と差がつくことに不安を感じないよう、別のフォローメールを入れておくとよいでしょう。
例文4. 入社式前のフォローメール
内定者と会社にとって、入社式を迎えることは1つのゴールとなります。
無事に入社を見届けられるよう、採用担当者は最後までフォローを怠らないようにしましょう。
| 【件名】入社式のご案内 【本文】 ◯◯様 ＊＊（会社名）採用担当の＊＊です。 いよいよ入社式が来月に近づいてまいりました。 ここまで内定式や内定者研修などさまざまなイベントにご参加いただき、 本当にありがとうございます。 入社式は以下の日程で実施いたします。 本日詳しいご案内を送付いたしましたので、 届き次第ご確認をお願いいたします。 入社式（◯月△日） 10:00〜 ※詳細を記載 入社式当日のお問い合わせはお電話でお願いいたします。 電話番号：＊＊＊ー＊＊＊＊ー＊＊＊＊ それでは、◯◯様に入社式でお会いできるのを楽しみにしています。 これからも引き続きよろしくお願いいたします。 |
入社式当日はメールチェックが難しいことを見越して、採用担当者につながる電話番号を通知しておくとよいでしょう。
個社ごとのメール文面を相談する
内定者フォローメールは上記のように種類が豊富で、個社ごとにカスタマイズする必要があります。ダイレクトリクルーティングのOfferBoxなら専任のカスタマーサクセスが無料でサポートしてくれます。自社の雰囲気やコンテンツに合わせた文面や、他社が使っている文面を例に提示してくれたりするのでおすすめです。
企業のオファー送信数と学生のオファー受信数に上限があるため、メールの開封率は82％の高水準という点が大きな特徴です。2024卒の就活生は246,000人が利用しており、理系・文系問わず全国の幅広い大学群・学部に所属する学生が利用しています。
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内定者フォローメール作成・送信時の注意点
内定者へのフォローメールを送ったからよいというわけではありません。
内容次第では会社の印象を悪くしたり、内定辞退につながったりする最悪の事態も想定できます。メールという閉鎖的な環境でのトラブルを避けるため、内定者へのフォローメールを作成する際は、以下3つの点にご注意ください。
- マナー・礼儀は徹底する
- 適切な送信頻度を意識する
- 早朝や夜間の送信は避ける
- プレッシャーにならないよう配慮する
ここからはそれぞれの注意点をより詳しく解説します。
注意点1.マナー・礼儀は徹底する
内定者が安心できるフォローメールの書き方のポイントにて、適度にくだけた表現を織り交ぜたほうがよいと説明しました。
しかし、行き過ぎた表現によって「馴れ馴れしい」「不快」と感じられてしまうことには、留意しなければなりません。
採用担当者は会社と内定者をつなぐ窓口であり、会社の顔です。内定者に不信感を抱かれないよう、節度あるメール作成を心がけましょう。
注意点2.注意点2.適切な送信頻度を意識する
内定者の不安を解消しようとするあまり、高頻度でメール送信することはNGです。
学生は内定先からのメールは最優先でチェック・返信しようとするでしょう。しかし、その頻度が多すぎると、結果的に内定者の負担が増えてしまうことにつながります。
反対に、メールの回数が少なすぎることも注意が必要です。「本当に内定したのか」「入社までの予定がわからない」などの不安につながるため、適度な間隔で連絡を取り合うことをおすすめします。
フォローメールの頻度は月1回程度とし「次回は◯◯頃にご連絡します」と目安の時期を入れておくとよいでしょう。
注意点3.早朝や夜間の送信は避ける
内定者へのフォローメールは送信時間にも注意が必要です。
一般企業では就業時間を9〜17時と定めていることが多く、この時間外の勤務は残業とみなされるからです。「この会社では残業が当たり前なのでは？」といった誤解を招きやすいので、早朝や夜間のメール送信は控えたほうがよいでしょう。
また、早朝や夜間に送信すると負担になってしまうという理由も挙げられます。学生には「会社側のメールは早く確認しなければならない」「少しでも早く返信したい」と考える人もいるでしょう。こういった心理にも配慮して、休むべき時間帯は避け、一般的な活動時間内に送信するのが無難です。
注意点4.プレッシャーにならないよう配慮する
学生にとって「オワハラ」といったプレッシャーにならないような配慮も必要です。
内定を通知したものの正式に入社の承諾を得られていない学生や、入社に不安や悩みを抱えており辞退の可能性もある学生がいる場合、採用担当者としては早く決断を求めたい心理になることもあります。
ただし、露骨に判断を迫るような伝え方をすると、学生にとっては追い詰められていると感じ、過度なプレッシャーになる恐れもあるでしょう。場合によっては、その意図がなくても「オワハラ」と受け取られかねません。
また、eラーニングの受講や懇親会、資格試験の受講といった課題を設けている場合でも、内定者の都合を考慮し、負担になりすぎないよう配慮することが必要です。
まとめ
人事・採用担当者が内定者にメールを送る機会は多くありますが、入社意欲を高め、内定辞退を防ぐには「内定者をフォローする」という姿勢が不可欠です。
内定者フォローメールは、内定者の不安・疑問の解決や内定辞退の防止、入社後のスムーズな活躍などに役立ちます。内定者に安心してもらうためには、不安・疑問に寄り添い、また今後のスケジュールや必要なアクションといった要点を明確にするといったポイントを意識しましょう。同時に、マナー・礼儀や送る頻度・時間帯、相手側の負担には注意が必要です。
人事ZINEでは、人事・採用担当者に向けて「内定者フォロー3点セット」をご用意しております。採用通知文サンプルや内定通知書のテンプレートのほか、採用の基礎知識の資料も揃っており、採用活動のお役に立てていただけます。内定者フォローにあたってヒントをお探しの方はぜひご活用ください。
