【採用担当向け】新卒採用のメールテンプレ11選｜マナーやコツも紹介
採用担当者の業務には、応募確認、メール、選考の進捗連絡、内定通知など学生と多くのやり取りが発生します。メールには本文に盛り込むべき内容や、送信の際に気を付けておきたい点などマナーやルールが存在します。
逐一本文を作成するのではなく、やり取りする場面によってテンプレートを作成すれば、自身の負担が少なく、就活生への返信にかかる時間が短縮できるでしょう。
本記事では、新卒採用の担当者向けに新卒採用のメールマナーや送信の際の注意点などを解説します。
また、採用不採用通告の際にすぐに使える文面をお探しの方は、こちらのテンプレートもご活用ください。
採用担当なら押さえたい基本の就活メールマナー
就活生にとって採用担当者は「会社の顔」です。もし採用担当者がメールのマナーを守れていなければ、就活生にこの会社は大丈夫だろうかと不安を与えかねません。
採用のメールのやり取りは、電話とは違って形として残るため、採用担当者として適切な礼儀作法をマスターし、就活生にメールを送るようにしましょう。メールを送る際のポイントや、就活生に好印象を与えるコツについても後述します。
送付時間帯に注意する
メールを送る上で気を付けたいのが、送信するタイミングです。たとえば営業時間が18時までの会社から深夜にメールが送られてきたら、受け取った就活生はどう思うでしょうか。「入社したら深夜まで残業をすることになるのかな」と疑問に感じるかもしれません。
日中であっても、土日祝日は避けたほうが無難です。業種によりますが、土日祝日を休みとしている会社は多く、休みというイメージが強い日です。そのような日にメールを送ると、休日出勤をしているという印象を就活生に与えてしまいます。
メールはなるべく平日、会社の営業時間中に送るのがおすすめです。なるべく9時から18時を目安にし、もし遅くなりそうだったら送信予約などの機能を使って翌日の朝に送ると漏れがなく安心です。
タイトルと導入文を端的にまとめる
件名は本文を見なくてもわかる文言で短くまとめ、本文までの導入部分についても、簡潔に書きましょう。就活生は他社やエージェントから大量のメールを受け取っています。すぐにメールを開けない状況だと、後からメールの山を検索しなくてはなりません。
時間が経ってからでもすぐにメールが見つけられるよう、タイトルには要件がわかる言葉を記載してください。たとえば「応募のお礼」「面接のスケジュール案内」など、文章でなくても構いません。
メール導入文は本文に入るための前振りにあたります。なぜメールを送ったのか、どういった要件があるのかを端的に記載しましょう。
営業時間と返信日を伝える
営業時間といつまでに返信をしてほしいのか、自分がいつ頃メールを返信する予定かなど、本文で伝えましょう。会社の営業時間や営業日について学生が把握しているとは限りません。部署によって営業時間が異なる場合もあります。自社や採用担当者が当たり前だと思っていることも、学生にとっては知らない情報です。
些細なことだからと営業時間や返信日について伝えずにいると、意思疎通がうまくいかず、不信感につながるおそれがあります。
メールには平日何時から何時まで受付をしているのか、何時以降のメールはいつ返信になるのか、長期休業はあるかなどを伝えておくと、相手も安心できるでしょう。もしすぐに返事ができないのであれば、「返信はいつ頃になります」と一言添えるだけでも、気遣いのできる丁寧な印象になるでしょう。
採用活動で今すぐ使えるメールテンプレート11選
採用活動で選考に応じたメールテンプレートを11個、用意しました。採用活動では会社説明会に始まり、スケジュール調整やインターンの案内、合否の連絡などメールを送る機会は多く、一人ひとりに個別で案内するのは現実的に困難です。
しかしメールの返信が遅いと就活生のモチベーションが下がってしまいます。テンプレートを使ってスピード感のあるやり取りをすることが、優秀な人材を逃さないためのポイントです。
送るシーン別に、メールの例文とポイントをまとめたので、採用活動がスムーズになるようぜひ活用してください。
会社説明会の参加お礼
| 本文 ーーー 【応募者氏名】様 こんにちは。 株式会社〇〇の【採用担当者氏名】です。 本日は弊社会社説明会にご参加いただき、誠にありがとうございます。 【応募者氏名】さんとお話できて大変うれしく思っております。 本日の説明会で、何か聞けなかったことがあったら、ぜひ本メッセージより質問してくださいね。 なお、一次試験の開始は来月予定です。 日程が決定いたしましたら改めてご案内しますので、 今しばらくお待ちください。 【応募者氏名】さんと一次選考でお会いできることを、楽しみにしております。 署名 ーーー ■このメールのポイント ・会社説明会のお礼を簡潔に伝えましょう ・質問がしやすくなるような文言を入れると就活生との距離が縮まります |
選考スケジュールの案内
| 本文 ーーー 【応募者氏名】様 はじめまして。 株式会社〇〇の【採用担当者氏名】と申します。 数ある企業の中から弊社に興味を持ってくださり、誠にありがとうございます。 早速ではありますが、 選考スケジュールをご案内いたします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 1 【エージェント】からエントリー ↓ 2 弊社より、マイページへ採用情報をお送り ↓ 3 弊社説明会へご参加をお願いします 〇月を予定しております ↓ 4 筆記試験 ↓ 5 一次面接 ↓ 6 二次面接 ↓ 7 最終面接（社長面接） ↓ 8 内々定 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ まずは、弊社について【応募者氏名】さんに知っていただきたいと思います。〇〇に弊社の仕事内容や社員インタビューなどを載せていますのでぜひ読んで見てください。 また、ご質問や知りたいことがあれば本メールに全返信にてご連絡ください。 大学生最後の学校生活と両立は大変だと思いますが、【応募者氏名】さんの力を最大限発揮して、就職活動をやり切ってくださいね。 署名 ーーー ■このメールのポイント ・スケジュールを箇条書きで記載しましょう ・慣れない就活を始めた学生に向けて、思いやりが伝わる一文を入れると親しみが持てます |
インターンや一次応募の受付
| 本文 ーーー 【応募者氏名】様 こんにちは。 株式会社〇〇の【採用担当者氏名】です。 この度は、弊社にご興味をもっていただき、誠にありがとうございます。 エントリー（一次応募）のお礼と、受付完了のご連絡をいたします。 今後のスケジュールにつきましては、 詳細が決まり次第、改めて弊社からお知らせいたします。 今しばらくお待ちいただけますと幸いです。 また、最新情報は弊社の採用ページで公開しているので、ぜひアクセスしてみてくださいね。 エントリー（一次応募）していただき、再度お礼を申し上げます。 署名 ーーー ■このメールのポイント ・採用ページなど自社のコンテンツについて案内し、就活生により関心をもってもらえる工夫をしましょう ・スケジュールについては別途送信する旨を伝えておき、就活生からメールを受診したらすぐにお礼の連絡をいれることがポイントです |
次回選考のご案内｜選考通過者向け
| 本文 ーーー 【応募者氏名】様 こんにちは、株式会社〇〇の【採用担当者氏名】です。 先日は選考に参加していただきありがとうございます。 【応募者氏名】さんには、ぜひ次の選考に進んでいただきたく、 ご連絡しました。 次の選考は（一次面接など）を予定しています。 日程は下記の通りです。 【日時】 〇月〇日 xx時～xx時（所要時間 約1時間） 【会場】 株式会社〇〇 本社ビル 【内容】 一次面接 【持ち物】筆記用具 連日厳しい暑さが続いていますので、お越しいただく際は熱中症に気をつけてくださいね。 署名 ーーー ■このメールのポイント ・zoomを利用するときはURLの送付や使い方について簡単な解説をいれておきます ・就活生にzoomの事前動作テストを促しておき、トラブルのリスクを減らしましょう ・オフラインであればGoogleMapのURLを貼るなど場所がわかる資料を添付すると好印象です |
次回選考のご案内｜不合格者向け
| 本文 ーーー 【応募者氏名】様 こんにちは。 株式会社〇〇の【採用担当者氏名】です。 先日は面接に足を運んでいただき、誠にありがとうございました。 【応募者氏名】さんについて社内で厳正なる選考を重ねましたところ、 今回はご期待に添えない結果となりましたので、ご連絡いたします。 多数の企業の中から弊社を選び、ご応募いただききましたことを深謝致しますとともに、 【応募者氏名】さんの今後一層のご活躍をお祈り申し上げます。 署名 ーーー ■このメールのポイント ・応募者が不快にならないように、言葉選びは慎重に行いましょう ・事務的な返信ではそっけない印象を与えてしまうため、一部を編集して自分なりの言葉を付け加えるのがおすすめです |
最終面接通過のお知らせ
| 本文 ーーー 【応募者氏名】様 こんにちは。 株式会社〇〇の【採用担当者氏名】です。 最終面接の結果をお伝えしたく、ご連絡しました。 選考の結果、【応募者氏名】さんにはぜひ社員として、一緒に働いていただきたいという結論になりました。 〇月〇日付で弊社の社員としてご活躍していただければと思います。 【応募者氏名】さんのお気持ちにお変わりはないでしょうか？ 今後の流れのご説明をしたいので、一度お電話させていただきたく思います。 近日中にご連絡しますので、お待ちいただけますでしょうか。 改めまして、この度はご応募していただき、ありがとうございました。 今後とも、よろしくお願いいたします。 署名 ーーー ■このメールのポイント ・入社までの期間が空くと、内定辞退につながるので質問など随時受け付けるようにし、内定者がはなれない工夫をしましょう ・内定承諾書については後日、改めてメールで送り、簡潔に採用結果を伝えます ・内定を出した後、他社の選考状況や内定者の気持ちを確認するため、電話か対面などで話す機会をセッティングするとよいでしょう |
辞退者へのお礼
| 本文 ーーー 【応募者氏名】様 こんにちは。 株式会社〇〇の【採用担当者氏名】です。 ご連絡をいただき、ありがとうございます。 選考辞退の旨、承りました。 【応募者氏名】さんと一緒に働くチャンスがなくなってしまい、とても残念ではありますが、【応募者氏名】さんの今後一層のご活躍を、心から応援しています。 もし数年後に、【応募者氏名】さんがまだ弊社に興味を持って下さり、弊社が求人を出しているときは、またお声がけください。 弊社に応募していただき、ありがとうございました。 署名 ーーー ■このメールのポイント ・応募してくれたことに対し再度お礼を伝えます ・決して怒らず、感情的なメールを送らないように気を付けましょう |
内定後から内定承諾までの流れを説明
| 本文 ーーー 【応募者氏名】様 こんにちは。 株式会社〇〇の【採用担当者氏名】です。 弊社への入社していただける旨のお返事、ありがとうございます。 改めて内定承諾書と内定通知書をお送りいたします。 添付データをご確認ください。 内定承諾書につきましては、印刷していただき必要事項を記入して、 〇月〇日までに、人事部の〇〇宛てにご郵送をお願いいたします。 今後の流れは、【応募者氏名】さんの内定承諾の確認ができ次第、内定式のご案内をお送りいたします。 入社までに聞いておきたいことがありましたら、お気軽に質問してくださいね。 内定承諾書のお送りをお待ちしております。 署名 ーーー ■このメールのポイント ・内定承諾書と内定通知書のデータをメールに添付します（郵送、手渡しも可） ・内定式を予定している場合はお知らせをしておくとスムーズです |
内定承諾から入社日までの流れを案内
| 本文 ーーー 【応募者氏名】様 こんにちは。 株式会社〇〇の【採用担当者氏名】です。 入社日が近づいてきましたね。 入社日の流れを簡単に説明します。 入社日 〇月〇日（〇）午前〇時集合 場所 ： ▲▲ 住所 ： 東京都××区××1－2－3 服装 ： 〇〇着用にてご参加ください／自由 持ち物： シャチハタではない印鑑、身元保証書、身分証明書 通帳、国民年金手帳、マイナンバーがわかるもの 大学生活を存分に味わい、入社まで悔いのないよう過ごしてください。 入社式で【応募者氏名】さんの笑顔を見るのが楽しみです。 署名 ーーー ■このメールのポイント ・身分保証書や記入が必要なもののデータをメールに添付して、当日記入されたものを持ってきてもらうとスムーズです ・社会保険の手続きに必要なものを前もって伝えておきましょう |
内定式のお知らせ
| 本文 ーーー [応募者氏名]様 こんにちは。株式会社〇〇の[採用担当者名]です。 弊社〇〇年度新卒採用予定者の内定式を行います。ぜひ[応募者氏名]さんにも参加してもらい、4月から一緒に働く仲間たちと顔合わせをしていただければと思います。 日時 ： 〇月〇日（〇） 午後〇時集合 場所 ： ▲▲ 住所 ： 東京都××区××1－2－3 服装 ： 〇〇着用にてご参加ください／自由 持ち物： 〇〇 スケジュール：〇〇～〇〇 ※当日は人事部〇にお声がけください。 お会いできるのを楽しみにしております！ 署名 ーーー ■このメールのポイント ・必要な事項は漏れがないよう箇条書きにします ・交通費を支給する場合はその旨も記載しておくとよいでしょう |
音信不通者への確認
| 本文 ーーー 【応募者氏名】様 こんにちは。 株式会社〇〇の【採用担当者氏名】です。 先日、弊社よりメールをお送りしてから、【応募者氏名】さんのお返事をまだ受け取っておりません。 その後、いかがでしょうか？ もし弊社のメールが確認できていなかった場合や、選考についてお問い合わせがある場合はご連絡いただけますと幸いです。 本メールを送信してから1週間以内にお返事がなかったときは、残念ですが辞退と受け止めさせていただきます。 【応募者氏名】さんからのお返事をお待ちしております。 署名 ーーー ■このメールのポイント ・選考を続行するのかストレートに聞くと責めているような印象を与えるため、現況についてさりげなく質問する程度に留めておくのが無難です ・選考辞退となることを一言伝えると、フォローし続ける負担を減らせます |
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学生からの印象アップする採用メールの工夫
新型コロナウイルスの影響で内定取り消しが話題となったこともありますが、就活では現在でも売り手市場が継続しています。
就活は企業が学生を選ぶ時代から、学生に企業が選んでもらう時代になりつつあると言えるでしょう。選ぶ側の気持ちが抜けていないと、メールの応対や文言にも表れ、学生の志望度が低下してしまうことも考えられます。採用担当者として、就活生の心に留まるメールを作成するコツをご紹介します。
呼び方に気を付ける
メールでは就活生の呼び方にも配慮しましょう。社外の人に宛てたメールの冒頭の宛名は様付けで呼ぶことが一般的でしょう。しかし、就活生とつながりを強くすることで内定辞退の予防を狙うことも新卒の採用活動では大切なポイントです。
メールでの呼び方を工夫することで、就活生とのつながりを強化でき、統一感を出すためにも社内で呼び方のルールを決めておきます。
全体を通して「フルネーム＋様」なのか「下の名前」なのか、または「～さん」なのか、などです。
「～さん」と「～様」では受け手の印象も変わります。「～様」だと少しかたい印象になるかもしれませんし、「～さん」だと親しみやすさを感じる人もいます。会社の雰囲気によってアレンジしてみてください。
送信者の顔が見えるように工夫する
採用担当者のメールのアイコン画像を設定し、顔がわかるようにすると印象アップにつながります。相手の顔がわからない状態で連絡を取り合うことは、就活生に不安を与える要因です。どのような相手とメールをしているのか、文字だけでは見えてきません。
誰と自分が対峙しているか就活生に伝えるためには、下記のような工夫が有効でしょう。
- メールの最後に採用担当者のプロフィールを載せる
- SNSリンクを貼る
- 就活生のあだ名や、採用担当のキャッチコピーを書く
- Gmailを利用する場合は、アイコン画像を入れる
SNSのリンクや採用担当者について詳細な情報があれば、就活生も親しみを持ちやすく、好印象につながります。
一斉送信しすぎない
一斉送信をする際は、テンプレートの一部を一人ひとり変更するなどひと工夫を入れましょう。
採用担当者は受け取った学生が「企業にどのような印象を持つか」といった学生視点でメールを書くように意識してください。どんなに学生が多かったとしても、毎回一斉送信しているとバレてしまいます。
うっかり名前を間違えたり、テンプレートをそのままで送付したり、BCCではなくCCで送ってしまうと会社のイメージダウンにつながるので、相手が学生だからと油断は禁物です。
テンプレートを利用することは円滑な採用活動には欠かせませんが、部分的に相手に合わせて書き換えるなど、受け手が気持ちよくなるような心配りで好印象につなげましょう。
学生からの印象をアップするメッセージ機能がついた採用サービス
ダイレクトリクルーティングのOfferBoxに備わっているメッセージ機能はチャットのように気軽にやり取りができ、一斉送信時でも宛名の間違いがないように、ショートコードで学生の個人名を指定できます。また、メッセージと一緒に担当者の顔写真とプロフィールを送付できるので、初回面談時に学生が安心して参加することができるので、おすすめです。
企業のオファー送信数と学生のオファー受信数に上限があるため、メールの開封率は82％の高水準という点が大きな特徴です。2024卒の就活生は246,000人が利用しており、理系・文系問わず全国の幅広い大学群・学部に所属する学生が利用しています。
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まとめ
採用活動では何人もの学生と、複数回にわたるやり取りが必要となります。マナーを守るだけでなく、書き方のコツを押さえてメールを作成し、コミュニケーションを取ることで就活生と採用担当者の結びつきを強くします。
大勢の学生と対峙する採用担当者にとって、テンプレートの活用は、採用活動を順調に進めるためには有効な手段です。
しかし、テンプレートが便利だからといって、そのまま使いまわし、名前を変えるだけの一斉送信では味気がありませんよね。選考を通して学生に伝えたいこと、感じたことなどを内容に含めておくと、学生と採用担当者の両者にとって有意義なやり取りになるはずです。
新卒採用をスムーズに進めるためにも、マナーとコツを押さえてテンプレートを上手に使いこなし、就活生と円滑なコミュニケーションを取れるよう工夫しましょう。
