【例文付】採用通知の方法・コツを電話・メール・文書の手段別に解説

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更新日 2025/03/27

採用通知は、単に応募者に採用の旨を伝えるだけでなく、内定辞退防止や入社後のスムーズな活躍につなげる重要な機会です。内定通知の方法には、主に電話、メール、文書があり、それぞれのメリット・デメリットを理解しておく必要があります。

本記事では、採用通知を行う方法として電話、メール、文書の3つを挙げ、それぞれの特徴や注意点、実際に活用できる例文をご紹介します。

人事ZINEでは「【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ」をご用意しております。電話やメールなどの方法別に選考結果を通知する際の例文やコツをまとめており、Wordファイルでダウンロードいただけます。採用通知の参考情報をお探しの方はぜひご活用ください。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

不採用・採用通知の例文集をWordファイル形式でダウンロードできます。メールや電話などでご連絡することを想定し、全3パターンの通知例文をご用意いたしました。

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採用通知を行う3つの方法とそれぞれの違い

採用通知を行う方法には主に以下の3つがあります。それぞれに特徴があり、状況に応じて適切に選ぶことが重要です。

• 電話
• メール
• 文書

まず電話での採用通知は、応募者のリアルタイムな反応を確認できることが大きな特徴です。「応募者が自社をどれほど志望しているか」を把握しやすく、また不安点・質問がある場合にはその場で対応できるため、辞退リスクを抑えやすくなります。ただし、時間帯には配慮が必要であり、相手が電話に出やすい時間を選ぶことが大切です。

メールによる採用通知は、電話よりも手軽であり、テンプレートを活用すれば送信相手が多くても効率的でコスト面で優れています。一方、「見落とされる可能性がある」「応募者の反応を直接確認できない」という点には注意が必要です。

文書での採用通知はフォーマルな印象を与えるため、正式な合格通知書として活用されることが多いですが、事務的な手間やタイムラグが発生します。また、メールと同様に相手の反応を直接確認することはできません。そのため、電話やメールと併用することが一般的です。

電話で採用通知を行う方法

電話での採用通知は、応募者のリアルタイムな反応を確認しやすく、また質問にも即座に答えやすい方法です。ここでは電話で採用通知する際のポイント・注意点や例文を紹介します。

電話で採用通知する際のポイント

電話の冒頭では選考に参加してくれたことへの感謝を必ず伝え、上から目線の表現を避けることが大切です。例えば、「内定をお出しすることになりました」といった事務的な言い方ではなく、「ぜひ一緒に働きたいと思っています」といった歓迎する表現を心がけましょう。

また、伝える内容をあらかじめ整理しておくことも大切です。今後の手続きや問い合わせ先といった重要な事項をリストアップし、スムーズに伝えられるよう準備しましょう。

さらに、電話では応募者の入社意欲や他社の選考状況についても確認できます。この情報をヒントに、必要に応じてフォローも検討しましょう。

電話で採用通知する注意点

電話連絡では、事前準備を徹底しましょう。

まず、応募者の名前や応募職種などの基本情報の確認を徹底します。特に電話番号や名前の間違いは信頼を損なう原因となるため、慎重に確認しましょう。

また電話で採用通知する際は、時間帯に配慮することが欠かせません。応募者が対応しやすい時間を選び、早朝や深夜といった迷惑になり得る時間帯を避けましょう。

電話で採用通知する際の例文

採用通知の電話では、応募者に対してスムーズかつ正確に情報を伝えることが大切です。

【例文】

メールで採用通知を行う方法

メールでの採用通知は、大人数の応募者に対しても効率的に連絡でき、応募者が自分の都合の良いタイミングで確認できる点がメリットです。ここでは、メールで採用通知を行う際のポイント、注意点、そして例文を紹介します。

メールで採用通知する際のポイント

メールで採用通知を送る際は、応募者が内容をスムーズに理解できるよう、簡潔かつ具体的に記載することが大切です。メールの件名には「採用通知」や「選考結果のお知らせ」など、内容が一目でわかる表現にしましょう。本文では、選考結果をはじめ、重要事項をまとめて記載します。

• 選考結果
• 雇用形態・職種・入社日といった条件
• 今後のフロー
• 必要書類の提出方法
• 問い合わせ先・担当者名

メールで採用通知する注意点

メールが応募者に届いていない可能性を考慮し、必要に応じて再送や電話での確認を行いましょう。意図せずともメールが迷惑メールフォルダに振り分けられることがあるため、受信設定についてもアナウンスしておくと安心です。

また、メール本文の読みやすさにも気を配りましょう。長文は避けて、適切に段落を分けて読みやすくすることが大切です。送信前には、宛先や応募者の名前・職種などの個人情報に誤りがないか必ずチェックを行いましょう。

メールで採用通知する際の例文

メールで採用通知する際の例文は以下の通りです。

【例文】

文書で採用通知を行う方法

採用通知の文書は、「正式な内定通知書類」という重みがあり、応募者にとっては安心感につながりやすいものです。ここでは、文書で採用通知を行う際のポイント、注意点、例文を紹介します。

文書で採用通知する際のポイント

文書で採用通知を行う際には、正式な文書であることを示すうえで、信頼性を高めるのが有効です。例えば、文書には発行日を記すほか、代表者の署名や印鑑も添え、フォーマルな形式に整えるとよいでしょう。

内容は、メールの場合と同じく選考結果や雇用形態・職種・入社日といった条件、今後のフローや問い合わせ窓口を記載します。

文書で採用通知する注意点

採用通知の文書は企業側・応募者側いずれにとっても重大なものです。そのため、採用通知で文書を送付する際は、控えを保存したうえで、「書留」などの追跡可能な方法を利用するのが無難です。

また、送付後には応募者に届いたことを確認するフォローアップを行うと安心です。入社日や次の手続きまでのスケジュールには十分な余裕を持たせ、応募者に負担をかけないよう配慮しましょう。

文書で採用通知する際の例文

以下は、採用通知を文書で伝える際の例文です。

【例文】

まとめ

採用通知は、応募者に選考結果を伝えるだけでなく、内定者との信頼関係を構築し、入社意欲を高めるうえで大切な機会です。

電話ではリアルタイムな反応を確認し、入社意欲を引き出すコミュニケーションが可能です。メールは効率的に通知を行える反面、フォローアップを行う配慮が必要です。また、文書は公式な通知手段として、多くは他の通知方法と同時に用いられます。いずれの手段を選ぶにしても、応募者への配慮を欠かさず、明確で丁寧な伝え方を心がけることが重要です。

人事ZINEでは採用通知に役立つ「【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ」をご用意しております。メールや電話といった場面別に採用・不採用通知のサンプルをご紹介しており、採用通知の参考資料としてご活用いただけます。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

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