面接官マニュアルとは？記載すべき進行手順・質問例・注意事項と運用方法
新卒の採用活動に携わる人事・採用担当者の方のなかには、「選考の精度にばらつきがあり品質の底上げに課題を感じている」「コンプライアンスや企業イメージも重要ななかでマナー・心構えを面接官に浸透させたい」などといった悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。こういった悩みを解決する手段の1つが面接官マニュアルです。
面接官マニュアルを作り配布すれば、面接品質の向上や意識共有のスムーズ化につながります。ただし、面接官マニュアルを作成するにあたっては「採用基準の作成方法は？」「面接官マニュアルに記載すべき心構えは？」など多くの疑問もあるでしょう。
そこで本記事では、面接官マニュアルの基礎知識に触れつつ、面接官マニュアルに記載すべき項目例や面接の進め方、質問例など面接官マニュアルを作成する際に役に立つ情報を詳しく解説します。
なお、面接官マニュアルを整備する際は、こちらの資料「面接官マニュアル（準備チェックシート付き）」がおすすめです。面接での基本的な流れ・質問例に加えて、聞くべき質問・NG質問なども盛り込んでおります。面接官マニュアルを作成・整理するにあたってぜひご活用ください。
目次
面接官マニュアルとは？
そもそも、面接官マニュアルとはどのような目的で用意するものなのでしょうか。面接官マニュアルの基礎知識を解説します。
面接官マニュアルとは
面接官マニュアルとは、求職者に対する評価基準に一貫性を持たせるため、面接にあたってのルールを記載した資料であり、「採用を公正かつ円滑に行うための指針」と位置付けられます。企業によって求める人材や採用基準は異なるため、決まったフォーマットはありませんが、一般的には次のような内容を記載します。
- 自社の採用基準
- 質問項目
- 採用担当者のNG行動（主にコンプライアンスに引っ掛かるもの）
採用活動においては、大勢の求職者に対して複数の社員が面接を担当するケースがほとんどです。そのため、担当者の経験値や手腕によってプロセスが異なり、結果にバラつきが出てしまう事態は珍しくありません。
そこで、面接官マニュアルによって募集ポジションごとにどのような経験や知識、スキル、マインドが必要なのかを明文化し、具体的な評価項目と合否基準を定めて面接の平準化を図ります。社内の複数のメンバーで「自社らしさとは何か」「自社で求める成果とは何か」「どのような行動をとれる社員が必要か」などを話し合い、評価項目を洗い出して整理することが重要です。
面接官マニュアルの必要性
本来であれば、面接は採用方針や面接プロセスを深く理解している人物が担当するのが理想です。しかし、特に数百人、数千人の学生と一斉に面接を実施する新卒採用においては、そうもいきません。採用活動の規模が大きい企業ほど、普段は採用活動に関わらない現場社員が面接を担当するケースも珍しくないでしょう。
しかし、企業側にそのような事情があったとしても、面接官は求職者にとって「その企業を代表する人物」です。面接官の対応によっては、求職者の入社意欲を損なってしまう可能性も考えられます。また、採用担当者によって評価の基準がバラバラで入社後のマッチングに課題を抱えている場合もあるでしょう。面接官マニュアルを用いれば、対応の質の向上や、選考の一貫性・マッチング精度の向上、さらにはNG質問やマナー違反を防ぐという点でも役立ちます。
面接官マニュアルの導入状況
実際には、面接官マニュアルを取り入れている企業はそれほど多くないとされています。カジュアル面談が普及して「マニュアル通り淡々と質問をする面接」が減りつつあり、「フランクに会話を進める面接」が好まれる傾向にあるためです。
しかし、「フランクに会話を進める面接」は、多くの場合、求職者一人ひとりに違う質問をして反応を見る「非構造化面接」です。非構造化面接では、新卒採用で重要視されがちな「対人スキル」や「リーダーシップ」などを測定できると考えられる一方、「選考の精度が低い」ともいわれています。
「求めていた人材と全然違う」というような大きな問題が発生しなくても「長期的に活躍できる人材がなかなか来ない」といった慢性的な困りごとにつながる要因にもつながりかねません。一概に「面接官マニュアルがないことで問題が生じる」とはいえませんが、面接官マニュアルによって企業が求めている人材の採用をより円滑に行えることは間違いないでしょう。
それでも、「形式ばった面接だけでなく候補者とカジュアルに対話する場が欲しい」という場合は、選考の初期段階でカジュアル面談を活用し、選考の後半段階ではマニュアル面談を実施するという、組み合わせの進め方も1つの手です。
面接官マニュアルでも強調したい面接官の役割や心構え
質の高い面接を実施するには、面接官の役割や心構えを明確に定義しておくことが欠かせません。ここでは、面接官マニュアルでも強調しておきたい、面接官の役割・心構えを紹介します。
面接官の役割
面接官の重要な役割は、「自社で活躍する人材を見極める」「自社のPR・魅力付けをする」の2点です。ここでは、それぞれの項目を詳しく解説します。
自社で活躍する人材を見極める
面接官の重要な役割としてまず挙げられるのが、「自社で活躍する人材を見極め、採用した人材が配属された部署で活躍し、事業の成功に貢献すること」です。具体的には、大きく次の4つに分けられます。
- 求職者の特性・性格・人間性を引き出す
- 引き出した特性・性格・人間性を自社の採用基準と照らし合わせて正しく評価する
- 自社の事業内容・仕事・人間関係について誤解なく伝える
- 内定辞退や選考の途中離脱を防ぐためのクロージングをする
上記の4つのポイントは、面接官マニュアルでも強調しておきたい部分です。
自社のPR・魅力付けをする
「自社のPR・魅力付けをする」のも、面接官の重要な役割です。面接とは、面接官が応募者を見極めるとともに、応募者が面接官、ひいては企業を見極める場でもあります。面接官の印象が、入社するかどうかの1つの判断材料になることもあるでしょう。
数ある企業のなかから選んでもらうためには、応募者に対して、自社の魅力を効果的に発信する必要があります。「企業の顔としての自覚を十分に持つべき」といった点は、面接官マニュアルでアナウンスしておきましょう。
面接官に必要な心構えと姿勢
求職者の本音を引き出し、書類からは見えない特性を見極めるには、面接官の作り出す空気感が重要です。真剣に面接に臨んでいるか、高圧的な態度をとっていないかなど、求職者は想像以上に面接官の態度を見ています。経験の浅い新任面接官は基準に沿った評価や全体の進行に気を取られがちですが、自らの態度や行動にも意識を向けましょう。
また、応募者の企業理解を促し、応募への動機づけを行うには、ターゲットの価値観に合わせてアピールポイントを変える工夫も必要です。事前に社員へのアンケートやヒアリングを実施し、自社の魅力や強みを整理しておくとよいでしょう。自社の特徴を改めて棚卸すると「他社にはない、自社ならではの独自性」をアピールできます。
ただし、単に自社の良いところを羅列しただけでは、焦点がぼやけてしまいます。ターゲット層に伝えたいメッセージが届かなかったり、ターゲットではない層からの応募が増えたりする可能性がありますので、目的に応じてアピールポイントを絞ることが重要です。
人事ZINEでは、「面接官マニュアル（準備チェックシート付き）」をご用意しております。面接での基本的な流れ・質問に加えて、「面接で聞くべきこと、聞いてはいけないこと」にも触れており、面接官の心構えを共有するのにも便利です。人事・採用担当で面接官の意識統一に課題を感じている方はぜひご活用ください。
面接官マニュアルに記載する項目
面接官マニュアルに記載する代表的な項目は、以下の通りです。
- 面接官の心構えや姿勢
- 面接の基本的な流れ
- 評価項目ごとの質問例
- 面接における禁止事項
それぞれ、詳しく解説します。
面接官の心構えや姿勢
面接官マニュアルでは、まず面接官が面接に臨むうえでの心構えや姿勢について明確に示すことが重要です。面接官の態度や言動は、求職者の応募意欲や企業イメージに大きく影響を与えます。ここでは具体的なポイントを3つ紹介します。
礼儀正しく穏やかな態度を徹底する
面接官は、企業の顔として、常に礼儀正しく穏やかな態度を心がけることが重要です。笑顔で挨拶し、敬語を用いた丁寧な言葉遣いを心がけるようアナウンスしましょう。
求職者の話を丁寧に聞き、相槌を打ち、理解を示すことも大切です。また、求職者の意見や経験を否定するような表現は避け、肯定的な言葉で伝えるように記載します。
また、印象を良くするうえで重要なポイントとして、落ち着いてゆっくり話すことにも触れておきます。
企業側も選ばれている意識を持つ
面接官には、企業が求職者に選ばれる存在であるという意識を持ってもらう必要があります。そこで、面接官マニュアルでは、企業理念やビジョンを伝え、求職者が共感できるポイントをアピールするように促しましょう。
よりリアルな企業像や魅力を感じてもらうためにも、社風や働き方も丁寧に説明し、社員の生の声を伝えるようアナウンスするのも有効です。
主観だけに頼らず客観性を意識する
面接官には、主観だけに頼らず、客観的な評価を行うように心がけてもらうことも重要です。評価したい項目と評価基準を明確に記載し、一方でその枠から外れすぎた質問はしないように促します。また具体的なテクニックとして具体的なエピソードを質問したり、ある行動・意見の背景や根拠も尋ねたりといった方法にも触れておきます。
面接の基本的な流れ
面接をスムーズに進行できるよう、全体の流れを記載しておきます。質問に入る前の説明事項や導入、クロージングに入るタイミングなどを箇条書きなどの形で簡潔に洗い出しましょう。加えて、各工程にかける目安時間を記載しておくと、限られた時間を有効に活用できます。
以下は基本的な流れと、目安時間です。
- 挨拶・アイスブレイク（1分）
- 面接官の自己紹介・企業紹介（1分）
- 面接官から応募者への質疑応答（15〜30分）
- 応募者からの質疑応答（5分）
- 事務連絡・クロージング（2〜3分）
なお、より詳しい面接の進め方については、「面接官マニュアルに書いておきたい面接の進め方」のパートで解説します。
評価項目ごとの質問例
評価したい項目について、求職者の特性を的確に引き出せるよう質問例を盛り込んでおくと、より面接がスムーズになります。面接の場では、求職者だけでなく面接官も緊張するものです。特に、経験の浅い面接官だと、効果的な質問ができないまま時間が過ぎてしまうケースも珍しくありませんので、参考になる質問例を用意しておくと安心です。
質問例は、評価項目ごとに設定すると、合否判定に必要な内容を聞き出しやすくなります。さまざまなケースに対応できるよう、できるだけ多くの質問例を用意し、面接官が状況に応じて使い分けられるようにするとよいでしょう。
面接における禁止事項・NG質問
面接において避けるべき質問や言動、面接官としてとるべきでない態度など、禁止事項を記載します。
前述の通り、面接官は求職者にとって最初に接する企業の人間であり、会社を代表する立場です。面接において不適切な発言や態度があると、求職者の志望度を下げるだけでなく、SNSなどで悪評が広まる可能性も考えられます。企業イメージを大きく損なうリスクがありますので、マニュアルにおいても面接官がとるべきでない行動を明確に規定しておきましょう。
また、厚生労働省が掲げる「採用選考時に配慮すべき事項」では、面接時に質問すべきでない内容が記載されています。詳しくは後述します。
面接官マニュアルに書いておきたい面接の進め方
面接官マニュアルに面接の進め方を記載する際は、以下の項目、もしくはそれに近い内容をまとめておきましょう。
- 簡単な挨拶・アイスブレイク
- 面接官の自己紹介・企業紹介
- 面接官から応募者への質疑応答
- 応募者からの質疑応答
- 事務連絡・クロージング
上記の手順について詳しく解説します。
簡単な挨拶・アイスブレイク
まずは簡単な挨拶・アイスブレイクです。応募者が入室したら、すぐに面接をするのではなく、簡単に雑談をします。応募者の緊張をやわらげることで、本来の話し方ができるようになり、特性・性格・人間性をより引き出しやすくなります。
アイスブレイクについては、天気の話や駅の混雑具合など、応募者にそれほど負担がかからない簡易な話題から入るとスムーズです。面接官マニュアルにアイスブレイクに関する質問集をまとめておくとよいでしょう。
面接官の自己紹介・企業紹介
次に、面接官が簡単な自己紹介・企業の紹介をします。具体的には、「どのような事業を行っているのか」「今回どのような背景があって募集をしたのか」といった項目です。求人募集や説明会では紹介しきれなかった情報を盛り込むとよいでしょう。
企業紹介については、マニュアル化しても特に問題ありませんが、機械的・事務的な説明にならないように注意が必要です。面接官の自己紹介・企業紹介が終わったら、候補者に自己紹介をしてもらいます。
面接官から応募者への質疑応答
簡単な自己紹介が終わったら、面接官から応募者への質疑応答を行います。面接官マニュアルの内容を前提として、応募者の志望動機、仕事の価値観、パーソナリティなどさまざまな点を見極めることを心がけましょう。
面接時は一問一答形式にするのではなく、関連したトピックにつなげていくようにして進めていくと、より応募者の話を引き出しやすくなります。一般的な質問に加えて、ミスマッチを防ぐための質問もいくつか用意するとよいでしょう。
応募者からの質疑応答
面接官から応募者への質疑応答がひと通り終わったら、いわゆる「逆質問」の時間を設けて、応募者が持っている疑問を解消しましょう。応募者が調べられる情報量には限度があり、さらに面接を通して新しい疑問が生まれることもあります。
面接官マニュアルを参考にしつつも、柔軟なコミュニケーションを意識しましょう。特に相手の質問への回答と合わせて、自社のPR・魅力付けをさりげなく行えると、良い印象を抱いてもらいやすくなります。
事務連絡・クロージング
最後は、事務連絡・クロージングです。面接官から伝えておきたい事務的な連絡としては、以下のようなものがあります。
- 合否が出るまでの日数
- 合否の通知方法（メール、電話など）
- 今後の選考スケジュール
事務連絡が全て終わったら、応募者が部屋から出ていくまで、もしくは近くのエレベーターに乗るまでのお見送りをします。応募者が部屋から出ていく、もしくはエレベーターに乗るまで態度を崩さない点は、面接官マニュアルで訴求しておきたいポイントです。
面接官マニュアルに盛り込む質問例
面接官がさまざまな状況に対応できるよう、面接マニュアルにはできるだけ多くの質問例を記載しておくのが理想です。ここでは、評価項目や状況ごとの質問例を紹介します。
アイスブレイクになる質問
求職者の緊張をほぐし、話しやすい雰囲気を作るために、面接の導入ではアイスブレイクを用いるのが一般的です。直接仕事に関係する話題ではなく、季節や交通手段の話などを中心に、求職者が答えやすい簡単な質問を用意しましょう。
＜質問例＞
- 今日はどうやって当社まで来ましたか？
- ○○駅は混んでいませんでしたか？
- 寒い日が続いていますが、体調を崩していませんか？
- 筆記試験は緊張しませんでしたか？
- 就職活動は大変じゃないですか？
仕事の価値観や志望動機を見極める質問
仕事に対する考え方や志向性、志望動機や募集ポジションに対する意欲などを探っていきます。エントリーシートや履歴書に書かれている内容からさらに踏み込み、具体的な経験や理由を深掘りして聞き出すのがポイントです。自社とのマッチ度を確認する重要な項目ですので、さまざまな角度から質問を投げかけましょう。
＜質問例＞
- 当社に応募した一番の決め手はなんですか？
- 就職活動で企業を見る際は、どのような点を重視していますか？
- 入社が決まったら、どのように活躍したいと考えていますか？
- 今回のポジションにおいて、自身の適性や能力をどのように活かしたいと考えていますか？
- 入社後にやってみたいことはありますか？
- 同業他社と比べて、当社のどのような部分に違いを感じましたか？
職業適性・スキルを探る質問
スキルや経験値などが募集要件を満たしているかどうか見極めるには、具体的なエピソードを深掘りする質問が有効です。エントリーシートや履歴書で抽象的な表現になっている部分について「具体的には？」「その理由は？」と投げかけ、求職者の隠れた特性を探りましょう。
＜質問例＞
- 学生時代に最も力を入れた研究や部活・課外活動について教えてください。どのような役割を担い、どのような成果を出しましたか？
- 困難な課題に直面した際に、どのように解決しましたか？具体的なエピソードを交えて教えてください。
- チームで取り組んだ経験について教えてください。そのなかであなたが意識したことと得た学びについても教えてください。
- 大学の授業や研究で学んだことが、仕事にどう活かせると考えていますか？
パーソナリティを見極める質問
自社の社風や部署の雰囲気に馴染めるかどうかを判断するため、面接を通して求職者の性格や人柄を把握することも重要です。応募書類からは読み取れない情報ですので、対話を深めて求職者の率直な人間性を引き出しましょう。
＜質問例＞
- 家族や周りの友人からは、あなたはどのような性格だといわれますか？
- これまで大きな挫折を経験したことはありますか？また、それを乗り越えましたか？
- これまでに最も努力したことはなんですか？具体的にどのような努力をしましたか？
- ストレスを感じた時、どのように解消していますか？
- 自分の一番の強みはどこだと思いますか？
ミスマッチを防ぐ質問
ミスマッチを防ぐ質問も重要といえます。転職におけるミスマッチは、企業情報が不足したまま入社してしまうのが主な原因です。多少事務的な話にはなりますが、ミスマッチを防ぐための質問も面接官マニュアルに盛り込んでおきます。
厚生労働省の資料でも、「従事する職務の内容、残業の有無、勤務形態、転勤、賃金等労働条件を説明し、本人に労働条件の確認をしてもらう」として、情報交換の質問を推奨しています。
＜質問例＞
- 全国の営業所に転勤する可能性もありますが、問題ありませんか？
- 今回ご応募いただいたポジションは〇〇であり、業務内容は〇〇ですが、お間違いないでしょうか？
- 1ヶ月に〇時間程度の残業が想定されますがよろしいですか？
中途採用でスキル・実績を確かめる質問
ここまでは主に新卒採用の内容について見てきましたが、中途採用では、応募者のスキルや経験、過去の職務上の実績を具体的に確認することが重要です。応募書類で記載された内容を深掘りし、募集職種への適性や実務能力、問題解決能力を評価しましょう。
- 前職では○○の業務を担当していたとのことですが、具体的な業務内容を教えていただけますか？
- 前職で失敗した経験はありますか？また、それをどのように乗り越えたかも教えてください。
- ○○というスキルを活かした業務経験はありますか？また、その規模やプロジェクト内での役割についても教えてください。
- これまでの職務経験で、最もやりがいを感じたエピソードを教えてください。その理由も合わせてお聞かせください。
- 前職で培ったスキルや経験を、今回のポジションにどのように活かしていきたいと考えていますか？
面接官マニュアルを作成・運用する際のポイント
面接官マニュアルを作成・運用する際のポイントは、以下の4点です。
- 採用基準を明確にする
- 意味のない質問を入れない
- マニュアルにこだわりすぎない
- 定期的にマニュアルを更新する
上記4つのポイントを、それぞれ詳しく解説します。
採用基準を明確にする
マニュアルの作成に着手する前に、採用基準を明確にすることが重要です。面接官マニュアルは「自社の採用基準」と「質問項目」を示すものですので、面接の品質を一定の水準に引き上げるためには「明確化された採用基準に合った質問項目」が必要になります。求職者の適性を見抜く細分化した質問項目を作成するためにも、まずは採用基準の明確化を目指すべきです。
ただし、あまりにも高度なスキルを求めすぎないよう注意してください。優秀な人材を求めるあまり採用基準を高く設定しすぎると、採用自体が難しくなってしまいます。経営陣や人事のみで採用基準を決定するのではなく、現場社員とも目線を合わせながら、的確な採用基準を検討しましょう。
意味のない質問を入れない
マニュアルに盛り込む質問項目を考える際は「意味のない質問」を入れないよう注意しましょう。限られた面接時間を有効に活用するためにも、採用と関係のない質問項目を作るのは避けるべきです。「一般的に面接で聞かれそう」な質問ではなく「自社の採用基準に沿っているかどうか」を考慮して検討を進めましょう。
作成した質問項目を一つひとつ確認して「この質問によって求職者のどのような面を引き出したいのか」を吟味したり、面接中に思いついた質問があってもすぐに口には出さず「意味のある質問かどうか」を考えたりするのも有効です。
面接官マニュアルにこだわりすぎない
意外に見落としがちなポイントですが、マニュアルにこだわりすぎないのも重要です。面接官マニュアルは、あくまでも面接を構造化するもので、「どの人が担当したとしても一定の品質を保てる」ところにその本質があります。
面接時は、必ずしもマニュアル通りに進める必要はなく、臨機応変なコミュニケーションを意識しましょう。あまりにもマニュアル的な面接の進行だと、面接本のテンプレート通りに回答する人と同じように、あまり良い印象ではありません。
定期的に面接官マニュアルを更新する
面接官マニュアルを運用する際は、定期的に振り返りの時間を設けて、内容を更新しましょう。特に重要なのが、実際にそのマニュアルを使って面接をしている担当者の意見です。「グループで議論する」もしくは「マニュアルを評価するためのシートを記入してもらう」などの方法で意見を集められます。
さらにマニュアルの更新に関しては、人事担当者だけで完結させないことも重要です。新しく入社した人や別部署の人など、さまざまな角度からの意見を取り入れます。
また、時間と手間をかけて作成した面接官マニュアルであっても、現場の担当者には浸透していないということもあります。そこで「面接官がマニュアルの内容を理解し、実践しているか」を定期的に確認することが欠かせません。例えば、面接官に対してアンケート調査を行い、マニュアルの内容や活用状況に関して質問したり、面接官と個別に面談を行い、マニュアルに対する意見や課題をヒアリングしたりするのもよいでしょう。
面接官マニュアルに書くべき面接のコツ
面接をスムーズに進め、面接官としての役割を果たすためのコツや事前準備を紹介します。
事前準備を的確に済ましておく
効果的な面接を行うには事前の準備が大切です。面接の担当者も忙しいなかでスピーディかつ効果的な準備ができるように、面接前の準備の方法も記述しておきます。
ES・履歴書
面接前には、面接を行う方のエントリーシートや履歴書をよく読んでおくようアナウンスしましょう。履歴書やエントリーシートに書いている内容を再度聞かれると「この面接官、自分のことをしっかり見てくれてないんだろうか」と、求職者が不満を抱く要因になってしまいます。
また、履歴書やエントリーシートに書いてあることは、その人の表面的な一部分に過ぎません。「なぜそのエピソードを自己PRに入れることにしたんだろう」「このもっと深層の部分ではどのような考えを持っているんだろう」と、求職者の真意や原体験を深く掘り下げることを意識すれば、面接官と求職者がお互いに満足できる面接になるはずです。
面接での評価ポイント・基準
面接官マニュアルには、評価の透明性やマッチングの精度を高めるためにも、具体的な評価ポイントと基準を明確に記載することが重要です。
企業が求める人物像を具体的に定義し、「コミュニケーション能力」「問題解決能力」「チームワーク」といった評価項目を記載しましょう。また各項目について、評価基準も添えておきます。例えば、チームワークであれば「積極的に意見交換しようとする姿勢があるか」「協調性があり、周囲と良好な関係を築こうとしているか」などと基準を示すと、面接官が客観的に評価しやすくなります。
人事担当者・別の面接官の申し送り
人事担当者や別の面接官からの情報共有も重要です。書類選考で気になった点や一次面接で求職者が特に気にしていたことなどを共有することで、よりスムーズに面接を進められます。
例えば、「大学時代に体育会系の部活で部長経験あり。リーダーシップやコミュニケーションに自信ありということなので詳しく掘り下げたい」「本人より残業時間についてやや懸念が見られたので働き方の説明でケアしたい」といった具体的な内容を共有しましょう。
アイスブレイクを取り入れる
面接の導入では、いきなり本題に入るのではなく、アイスブレイクを取り入れるのがおすすめです。
面接の場において、多くの求職者は緊張しており「少しでも自分を良く見せよう」「ボロが出ないようにしよう」と身構えて臨んでいます。このような状態で面接を進めても、求職者は本来持っている特性や人柄を発揮できません。求職者にとって不利なだけでなく、企業側にとってもミスマッチの原因となってしまいます。
アイスブレイクによって共通の話題が見つかれば、その場の空気が柔らかくなるだけでなく、面接官に対して親近感も湧きやすいでしょう。求職者がリラックスでき、「本音を話して大丈夫そうだな」と感じてもらえます。
気付いた点をメモに残す
面接マニュアルにない項目でも、面接時に気が付いた良かった部分や悪かった部分があれば、都度メモを取っておくのもポイントです。
求職者と対話を深めていくと、評価項目にはない視点でさまざまな気付きが得られるでしょう。その気付きをメモに残し、面接後にマニュアルに沿った評価項目とあわせて振り返ると、求職者の全体像を客観的に判断できます。
オープンクエスチョンの質問を増やす
オープンクエスチョンの質問を増やすのも重要です。オープンクエスチョンとは、応募者が回答する範囲に制約を設けず、自由に答えてもらうような質問を指します。ちなみに、オープンクエスチョンの対義語として、クローズドクエスチョンがあります。
| 質問の種類 | 質問の手法 | 質問例 |
|---|---|---|
| オープンクエスチョン | 自由に答えてもらう質問の仕方 | ◯◯についてどう思いますか？ |
| クローズドクエスチョン | 二者択一や三者択一などで答えてもらう質問の仕方 | ◯◯は△△だと思いますか？ |
面接官がオープンクエスチョンを効果的に挿入することによって、応募者本来の言葉・表現を引き出しやすくなります。面接官マニュアルを作成する、もしくは更新する際は、オープンクエスチョンの例を記載しておくとよいでしょう。
応募者のタイプに合わせてアピールポイントを変える
記事の序盤でも触れたように、ターゲットの価値観に合わせてアピールポイントを変えるのはとても重要です。人事戦略研究所の資料によれば、応募者のタイプは、以下の5つに分かれるとされています。
| 分類 | 価値観 |
|---|---|
| 社会公共性 | 社会的に意義のある仕事をしたいタイプ |
| 自己価値向上性 | 自分自身の能力を開発していきたいタイプ |
| 金権優位性 | 高い報酬を得たいタイプ |
| 享楽性 | とにかく仕事を楽しみたいタイプ |
| 保守安定性 | 安定した仕事に取り組みたいタイプ |
例えば社会的な意義を重視するタイプであれば、会社のビジョンやCSRなどの観点で訴求すると、応募者に好印象を持ってもらいやすくなります。応募者の分類や訴求ポイントを、面接官マニュアルにまとめておくと便利です。
面接官マニュアルにまとめておくべき注意事項
面接では、いくつか質問すべきでない内容や配慮が必要な事項があります。面接官は、禁止事項をしっかり把握しておくことが重要です。
注意事項を作成する際は、厚生労働省のガイドライン「公正な採用選考の基本」を参考にするのがおすすめです。採用選考の基本的な考え方や、公正な採用選考を行うためのポイント、選考時に配慮すべき事項がコンパクトにまとまっています。ガイドラインは、厚生労働省の公式サイトから閲覧可能です。
ここでは、面接官マニュアルにまとめておくべき注意事項を解説します。厚生労働省のガイドラインからも一部引用しますので、あわせてチェックしてください。
NG質問例を把握する
各都道府県の労働局では「就職差別につながるおそれのある不適切な質問の例」として、過去の事例などを公表している場合があります。例えば、大阪労働局では以下6つのカテゴリに分けて具体的な質問例を紹介しています。
- 本籍に関する質問
- 住居とその環境に関する質問
- 家族構成や家族の職業・地位・収入に関する質問
- 資産に関する質問
- 思想・信条、宗教、尊敬する人物、支持政党に関する質問
- 男女雇用機会均等法に抵触する質問
面接官によっては「何か聞かないと」と考えるあまり、無意識のうちに不適切な質問をしてしまう可能性がありますので、これらのNG質問例を把握しておきましょう。
厚生労働省のガイドラインである「公正な採用選考の基本」では、「応募者の基本的人権を尊重すること」「応募者の適性・能力に基づいて行うこと」の2点を基本的な考え方にするべきとされています。NG質問例として以下のようなものがあります。
- 国籍はどこですか？
- 家族構成はどのようになっていますか？
- 信仰している宗教はありますか？
- どの政党を支持していますか？
- 愛読書はありますか？
- 歴史上の人物で誰を尊敬していますか？
健康面に関して執拗に追及しない
職業安定法では「合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施」を禁止しています。とはいえ、持病に関しては業務の遂行に関わってくるケースも考えられますので、どうしても確認をとりたい場合もあるでしょう。そのような場合には、以下の対応が必要です。
- 職業の特性上、上記の個人情報を収集することが必要不可欠だということを本人へ提示
- あくまで情報収集が目的であり、収集した情報に対しては守秘義務が守られるということを伝える
- 持病に関しての回答を強要しない
- 採用になった場合の持病への対応を説明（配置や業務内容など）
つまり「現在、持病はありますか？」といった直接的な質問ではなく、自社の仕事内容について正しく説明し、求職者の理解を得たうえで慎重に確認をとらなくてはなりません。
厚生労働省のガイドラインでも、以下のように言及されています。
そのため、応募者の適性・能力に関係のない事柄について、応募用紙に記入させたり、面接で質問することなどによって把握しないようにすることが重要です。これらの事項は採用基準としないつもりでも、把握すれば結果としてどうしても採否決定に影響を与えることになってしまい、就職差別につながる恐れがあります。
引用元：厚生労働省「公正な採用選考の基本」
雇い入れ時の健康診断実施義務があるように、健康状態を確認することが即座に問題なわけではありませんが、従事する業務に関係がなく必要性がない内容にまで踏み込むのは避ける必要があります。こういった点についても面接官マニュアルに記載しておきましょう。
不快な言動や高圧的な態度をとらない
求職者が不快に感じる言動や委縮してしまうような高圧的な態度は当然許されません。
面接官に悪気がなくても、言動の内容によってはハラスメントにあたる可能性があります。例えば、恋人の有無や結婚願望に関する質問は差別につながる恐れがあり、雑談のつもりであってもNGです。他にも、家庭環境について言及したり、経歴や学歴についてネガティブに解釈できるような発言をしたりすることは避けましょう。
また、企業と求職者は対等な立場であることを念頭に置き、高圧的・威圧的な態度はとらないよう心がけるのも重要です。強い言葉を使っていなくとも、大きな物音を立てたり、友達のような口調で話しかけたりしても求職者が不快に感じる可能性がありますので、注意してください。
厚生労働省のガイドラインでも、「本人に責任のない事項の把握」「本来自由であるべき事項」に留意し、不快感・不信感を抱かせないように注意するのが重要とされています。
本人に責任のない事項とは、先ほども触れたように「国籍」や「出生地」「家族」「住宅」「その他生活環境」などを指します。また、本来自由であるべき事項とは、「宗教」や「政治」などのトピックです。上記も、面接官マニュアルにまとめておきましょう。
マナー・服装を再度確認する
面接官は「企業の顔」であり、その印象が直接的に企業のイメージにつながります。特に服装やマナーには注意が必要です。まず、清潔感のある服装を心がけることはもちろん、時間厳守や丁寧な言葉遣いなど、基本的なマナーを遵守するようアナウンスすることが重要です。
具体的には、企業の雰囲気に合わせた清潔感のある服装を選び、相手に不快感を与えないよう、再度確認してもらうように面接官マニュアルに記載します。言葉遣いについても、いまいちど「無意識のうちに高圧的な言葉や差別的な言葉を使っていないか」を確認してもらうようにアナウンスするとよいでしょう。
まとめ
経験の深さに関わらず面接官の評価スキルを高め、面接結果の質を平準化させるための施策として「面接マニュアル」の導入が有効です。マニュアルによって、面接官と採用基準に対する目線を合わせ、採用基準に即した公平な評価ができるようになります。
マニュアル作成においては、面接によって求職者の何を見極めたいのかを改めて整理し、経営層や人事、現場社員を含めて採用基準や求める人物像を明確化するところから始めましょう。
面接官マニュアルを整備する際は、こちらの資料「面接官マニュアル（準備チェックシート付き）」がおすすめです。面接での基本的な流れや質問はもちろん、聞くべき質問・NG質問などもあり、面接官として押さえておくべきポイントを体系的にまとめています。面接官マニュアルの作成・整理にあたって参考情報が欲しいという場合はぜひご活用ください。
