採用通知メールの書き方とは？テンプレート例・記載項目や注意点も紹介

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最終更新日 2024/07/30

採用通知メールを送る際、何をどのように伝えるべきか迷う方は多いことと思います。

採用連絡が遅くなればなるほど、求職者のモチベーションは下がります。最悪の場合返信をもらえず内定を辞退されてしまうこともあるため、採用が決まり次第すぐに連絡するのが望ましいです。

「採用通知メールで参考になる文例を見たい」
「内定辞退を防ぐにはどんな文章が効果的か」

この記事では、はじめての方でもスムーズに採用準備ができるよう採用通知メール作成のポイントについてわかりやすく解説していきます。

テンプレートとして使える文例や内定辞退を防ぐのに有効な内容についても説明しているので、採用通知メールの作成にぜひお役立てください。

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採用通知の方法と適切な時期

はじめに、採用通知の一般的な方法と、適切な送付時期について解説します。

採用通知の方法

採用通知の一般的な方法としては、「採用通知メール」の送付と「採用通知書」を郵送する方法の2種類が挙げられます。それぞれ詳しく解説します。

採用通知メール

メールによる採用通知は、採用活動における一般的な方法です。

選考結果を伝えるための事務連絡ですので、採用可否と選考参加への謝意、伝達事項などを簡潔に記載します。採用の場合には入社までのスケジュールや必要書類について、不採用の場合には受領した書類や取得した個人情報の取り扱いについて案内するケースもあります。

また、新卒採用の場合には内定から入社まで期間があるため、採用通知メールにおいても「内定者フォロー」の工夫が必要です。内定者向けイベントの案内や「気になることがあればいつでもご連絡ください」などの一言を書き添えると、入社への期待や安心感を与えられます。

採用通知書

採用通知書は、選考を通過した候補者に対して企業が採用の意思を示す書類です。ほかのメールに埋もれて候補者が見逃してしまうリスクがある採用通知メールと異なり、採用通知書は書留などを利用して送付するため、確実に意思を伝えられる方法です。ただし、候補者の入社意思に関係なく、企業が採用意思を一方的に通知するものですので、入社について法的拘束力が発生するものではありません。

企業が採用の意思を伝える書類としては、ほかに「内定通知書」があります。内定とは、企業からの採用意思の伝達に加えて、候補者の入社意思を確認できている状態です。つまり、採用通知書を受け取った候補者の入社意思が確認できれば、その後に内定通知書を発行します。また、内定通知書の発行は労働契約の成立を意味するため、法的拘束力が発生する点にも注意が必要です。

採用通知書には、入社するにあたって必要となる以下の書類を同封します。

• 送付状
• 入社承諾書
• 入社誓約書
• 今後のスケジュール案内
• 返信用封筒など

これらの書類を回収する意味でも、採用通知書はできるだけ早く送付するのが望ましいです。また、返信期日を指定したりメール添付による返信をOKにしたりすると、書類回収をよりスムーズに進められます。

採用通知の期限

採用通知メールは、面接から1週間以内の送信を目指しましょう。

面接から時間が経つと、入社への熱意が薄れてしまうこともあり、内定辞退の可能性が高まります。採用連絡は早ければ早い方がよく、面接当日に採用を決めたらその日のうちに通知しても構いません。

メールで通知する場合には、内定者から問い合わせがあると想定して、午前中に送付するという手もあります。

採用通知メールに記載すべき項目

採用通知メールを書く時に意識すべきポイントは以下の3つです。

1. 簡潔な文章を心がける
2. 結果を問わずお礼を伝える
3. 担当者名や連絡先は忘れずに明記する

企業からのメールは、事務的で無機質な印象を与えやすいです。それ自体が悪いことではありませんが、応募してくれたことへの感謝の気持ちは心のこもった文面で伝えるのがいいでしょう。

上記3つのポイントをふまえて、ここからは記載すべきメールの内容を採用・不採用に分けて解説していきます。

採用時の記載項目

採用メールのメール本文は、以下の構成で作成するのが一般的です。

1. 相手の名前
宛先は必須です。誰に送るメールなのかメールアドレスとも照合して間違いのないようにしましょう。

2. 会社名・自分の所属と名前
誰から来たメールなのかを明確にして、読み手に不安を与えないようにしましょう。

3. あいさつ・お礼
あいさつやお礼を伝える文章では、自社ならではの一言を添えるのがおすすめです。ビジネス文書や定型文は冷たい印象を与えやすいので人間味のある言葉で感謝を示しましょう。

4. 選考結果
あいさつの後は、前置きが長くならないように注意しながら簡潔に結果を提示します。

5. 今後の手続きについて
今後の詳しい手続きについては、採用メールではなく別途改めて連絡するのが一般的です。採用メールでは、内定者が次に行うべきアクションのみ伝えてください。

6. 問い合わせについて
不明点が生じた時の窓口になる担当者の連絡先を記載します。

7. お礼・あいさつ
あいさつのほか、一緒に働けることを楽しみにしているなど「改めてこの度はありがとうございました」のほかに、「社員一同、ご一緒できるのを楽しみにしています」などの一言を添えると好印象です。

8. 署名
外部にメールを送る場合に用いる所定の署名をつけましょう。

採用通知メールは記載事項が多く、冗長になりがちです。各項目は1～2文におさめて簡潔に伝えることを心がけましょう。

昨年度のテンプレートを修正して使う場合は手続きの内容や問い合わせ窓口に変更がないかも併せて確認しましょう。

採用通知・不採用通知の連絡は早めに行うことが鉄則です。何日も保留しておくと内定者が他社に流出するリスクが高くなるため、内定が決定したら速やかにメールを送信してください。

不採用時の記載項目

不採用の場合も、基本的な文章構成は採用メールと同じです。

1. 相手の名前
名前を確認し、メールアドレスと併せて間違いのないようにしましょう。

2. 会社名・自分の所属と名前
採用の場合と同様に必ず記載を。

3. あいさつ・お礼
応募・採用選考に時間と労力を費やしていただいたことに対して、丁寧にお礼を記載しましょう。

4. 選考結果
選考結果は簡潔に。「残念ながら」「慎重に選考させていただきましたが」といった言葉をはさむことをおすすめします。

5. お礼・あいさつ
3.のお礼と内容が同じになってもよいので、応募・採用選考に関するお礼の文章で結びます。

6. 署名
外部にメールを差し出す時に用いる所定の署名をつけましょう。

採用通知メールに比べて記載項目は減りますが、自社を選び応募してくれたことに対して丁寧に感謝の意を伝えることがポイントです。

採用通知メールのテンプレート例

ここからは、すぐに使える採用通知メールの文例をご紹介していきます。

氏名や日付、連絡先は（）で表記しているので、必要に応じて変更しながらご活用ください。

採用する場合の文例①

採用の場合、選考の結果と合わせて今後の流れや必要な対応などについて簡単な案内を記載します。問い合わせ先や「一緒に働けることを楽しみにしています」といった一言を添えると、企業の採用意思が伝わり好印象につながります。

採用する場合の文例②

採用通知メールに入社において必要な書類を添付し、返送を促す方法もあります。書類に抜け漏れがないよう添付書類を箇条書きにし、返送方法・宛先についても明記してください。

不採用の場合の文例①

不採用の場合は、選考結果を簡潔に記載します。候補者に冷たい印象を与えないよう、自社の選考に参加し、時間を割いてくれたことへの謝意を添えましょう。

不採用の場合の文例②

選考において履歴書や職務経歴書などの書類を受け取っていた場合には、それらの取り扱いについて記載します。個人情報の含まれる書類ですので、流出する危険性がないことを伝えると、候補者の安心につながります。

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採用通知メールを見直す際の注意点

採用通知メールの準備が整ったら、内容に問題がないかを必ず見直してください。具体的な見直しポイントは以下の5つです。

1. 誤字脱字はないか
2. 言い回しに違和感はないか
3. 記載情報に誤りはないか
4. 全体のバランスに問題はないか
5. 連絡事項に漏れがないか

以下ではそれぞれのポイントについて詳しく紹介します。

ポイント①誤字脱字はないか

採用通知メールは、一企業が発信する公式のメッセージです。誤字脱字があると、伝えたい内容が正確に伝わらないだけでなく、候補者に「適当な仕事をする人（会社）」という印象を持たれてしまう可能性もあります。

チェックする際には、目視で読み直すだけでなく、音読したり、紙に印刷したりする方法が有効です。また、文章作成者とは別の担当者によるダブルチェックを導入すると、より間違いに気がつきやすくなります。

ポイント②言い回しに違和感はないか

採用通知メールは事務連絡ですので、連絡事項が候補者へ正確に伝わることが大切です。そのため、冗長な言い回しを避け、情報を簡潔に記載するよう工夫しましょう。

メールにおける冗長表現としては「一文が長すぎる」「同じ単語を連発している」「こそあど言葉が多すぎる」などが代表例です。よくある冗長表現は表やリストにまとめておくと、チェックしやすくなります。あわせて、差別や不快表現が含まれていないかも確認してください。

ポイント③記載情報に誤りはないか

採用通知メールには、候補者の個人情報が記載されます。「Aさん宛のメールをBさんに送信してしまった」ということは絶対にあってはなりません。自社の印象を損ねるだけでなく、情報漏洩によって法的責任を問われる可能性もあり得ますので、個人情報の取り扱いは厳重に注意しましょう。

また、案内した内容に間違いがあると、入社手続きに支障が出ることも考えられます。今後のスケジュールなどを記載する場合は、日付や時間に誤りがないかも必ず確認してください。

ポイント④全体のバランスに問題はないか

メールの作成が終わったら、全体のボリュームが多すぎたり、少なすぎたりしないかも確認しましょう。情報を漏れなく伝えることは大切ですが、文量が多すぎると言いたいことが伝わらず、混乱を招くかもしれません。

一文が長すぎたり、複数の要素が含まれたりしている段落があったら、句読点や改行を加えるなどして全体のバランスを調整しましょう。また、同僚や上司などにダブルチェック・トリプルチェックをお願いして、読みにくい箇所がないか指摘してもらうのもおすすめです。

ポイント⑤連絡事項に漏れがないか

入社に必要な情報が漏れなく記載されているかどうかも、重要なチェックポイントです。入社までの流れや簡単なスケジュール、手続きに必要な書類など、候補者への連絡事項をリスト化しておくと、複数人でのチェックでもスムーズに対応できます。

忘れがちなのが、担当者への問い合わせ先です。採用通知の内容や入社手続きに関する不明点があった場合に、候補者がどこに連絡すればいいのか迷わないよう、問い合わせ先も必ず記載してください。

また、メールに書類を添付する場合には、必要な書類が漏れなく添付されているかどうかも忘れずに確認してから送信しましょう。

採用通知メールをスムーズに作成・送信するためのポイント

採用通知メールは、内容や送り先に不備がないだけでなく、送り漏れがないよう慎重に管理しなければなりません。特に、新卒採用では多くの候補者と同時進行でやりとりしなければならず、メールの作成やチェックには手間と時間がかかります。

担当者の負担をできるだけ削減し、メールの作成・送信を効率化するには、ツールやテンプレートの導入が有効です。具体的な方法を詳しく解説します。

採用活動支援ツールの活用

業務を効率化したい場合には、採用活動支援ツールを活用するのも一手です。採用活動支援ツールは、採用活動におけるさまざまな業務を支援し、企業と求職者の適切なマッチングを手助けしてくれます。

例えば、ATS（採用管理システム）を活用すると、各候補者の進捗状況や次回のアクションなどを一元管理できます。ツールによっては外部の媒体や連絡ツールとの連携が可能で、候補者によって連絡手段を使い分けることが可能です。「各候補者とどのようなやりとりをしているか」「次にどのような連絡が必要なのか」など、組織内での情報共有もスムーズになり、メールの作成・送付の手間を大幅に削減できるでしょう。

テンプレートを活用する

メールで使用する文面のテンプレートを用意しておくと、都度文章を作成する手間が省けます。採用時・不採用時、新卒用・中途用のほかにも、入社に必要な書類を添付する場合、個人情報の取り扱いについて案内する場合など、複数のパターンを想定してテンプレートを用意しておくと、よりスムーズです。

とはいえ、自社で複数のテンプレートを一から作成するのも手間がかかりますので、無料で配布されているテンプレートを活用してもよいでしょう。テンプレートは一度用意して終わりではなく、自社に必要な情報を書き足し、少しずつカスタマイズしていくとより使い勝手が高まります。

内定辞退防止策の相談もできる採用ツール

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メール送信前は、誤字脱字のチェックはもちろんのこと、記載情報に誤りがないかどうかを細やかにチェックしてください。

また、こちらの資料では、コピペで不採用/採用メールを作成できるテンプレート（Word）をご紹介しています。電話の場合の表現例もございますので、採否の伝え方でお悩みの方はダウンロードしてご活用ください。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

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