【テンプレ・例文付】内定通知メールの書き方・記載項目や注意点を紹介

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更新日 2025/03/13

内定通知メールは、単に応募者に内定の旨を通知するだけでなく、入社意欲を高めスムーズに入社に向けた手続きを進めるうえで重要な連絡です。

内定通知メールにはいくつか記載すべき項目や注意点があり、それらのポイントを押さえておくことでスムーズに作成できます。

本記事では、内定通知メールに記載すべき項目や注意点、作成するうえでのポイントをご紹介。また、実務ですぐに活用いただけるテンプレート・例文も紹介します。

人事ZINEでは「【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ」をご用意しております。選考結果を通知する際の例文を、メールや電話といった場面別で紹介しており、文章の作成・見直しにご活用いただけます。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ

不採用・採用通知の例文集をWordファイル形式でダウンロードできます。メールや電話などでご連絡することを想定し、全3パターンの通知例文をご用意いたしました。

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内定通知の方法と適切な時期

内定通知をするには、主要な方法と、適切な時期があります。ここでは内定通知の基礎知識として、主な方法とタイミングを見ていきましょう。

内定通知の方法

内定通知の一般的な方法としては、以下の2種類が挙げられます。

• 内定通知メールの送付
• 内定通知書の郵送

メールによる内定通知は、採用活動における一般的な方法です。選考結果を伝えるための事務連絡ですので、内定の旨と選考参加への謝意、伝達事項などを簡潔に記載します。

内定通知書は、選考を通過した候補者に対して企業が内定の旨を示す書類です。見逃してしまうリスクがある内定通知メールと異なり、内定通知書は書留などを利用して送付するため、確実に意思を伝えられます。なお採用通知書については以下の記事で詳しく解説しています。

新卒採用の場合には内定から入社まで期間が空くことが多いため、内定通知する際にも「内定者フォロー」の工夫が必要です。内定者フォローについて詳しくは以下の記事で紹介しています。

内定通知のタイミング

内定通知、最終選考から1週間以内を目指しましょう。

最終選考から時間が経つと、入社への熱意が薄れてしまうこともあり、内定辞退の可能性が高まります。内定の連絡は早ければ早い方がよく、面接当日に採用を決めたらその日のうちに通知しても構いません。

メールで通知する場合には、内定者から問い合わせがあると想定して、午前中に送付するという手もあります。

内定通知メールに記載すべき項目

内定通知メールは、以下の構成で記載するのが一般的です。それぞれの項目と、書き方のポイントを見ていきましょう。

1. 相手の名前
宛先は必須です。誰に送るメールなのかメールアドレスとも照合して間違いのないようにしましょう。

2. 会社名・自分の所属と名前
誰から来たメールなのかを明確にして、読み手に不安を与えないようにしましょう。

3. あいさつ・お礼
あいさつやお礼を伝える文章では、自社ならではの一言を添えるのがおすすめです。ビジネス文書や定型文は冷たい印象を与えやすいので人間味のある言葉で感謝を示しましょう。

4. 選考結果
あいさつの後は、前置きが長くならないように注意しながら簡潔に結果を提示します。

5. 今後の手続きについて
今後の詳しい手続きについては、内定通知メールではなく別途改めて連絡するのが一般的です。内定通知メールでは、内定者が次に行うべきアクションのみ伝えてください。

6. 問い合わせについて
不明点が生じた時の窓口になる担当者の連絡先を記載します。

7. お礼・あいさつ
あいさつに加え、一緒に働けることを楽しみにしているなど「改めてこの度はありがとうございました」の他に、「社員一同、ご一緒できるのを楽しみにしています」などの一言を添えると好印象です。

8. 署名
外部にメールを送る場合に用いる所定の署名をつけましょう。

内定通知メールは記載事項が多く、冗長になりがちです。各項目は1～2文におさめて簡潔に伝えることを心がけましょう。

過去のテンプレートを修正して使う場合は手続きの内容や問い合わせ窓口に変更がないかも併せて確認しましょう。

【新卒】内定通知メールのテンプレート・例文

新卒採用における内定通知メールのテンプレート・例文を2パターン用意しました。順番に見ていきましょう。

テンプレート・例文①総合職のケース

以下は、総合職で詳細な手続きが未定の場合の例文です。

テンプレート・例文②専門職のケース

以下は、IT専門職で、入社関連の手続きもアナウンスする際の例文です。

【中途】内定通知メールのテンプレート・例文

ここでは中途採用における内定通知メールのテンプレート・例文を用意しました。それぞれ見ていきます。

テンプレート・例文①総合職のケース

以下は中途採用で、手続きの詳細を追って連絡する場合の例文です。

テンプレート・例文②専門職のケース

以下は専門職の中途採用で、手続きも添える場合の例文です。

なお不採用の場合のメールの書き方・例文は以下のページにて紹介しております。

【サンプル】不採用・採用通知文のダウンロードはこちら

人事ZINEでは、不採用・採用通知文のテンプレートを準備しております。本記事と併せて、Wordファイルでダウンロードして実務でご活用ください。

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内定通知メールを見直す際の注意点

内定通知メールの準備が整ったら、内容に問題がないかを必ず見直してください。具体的な見直しポイントは以下の5つです。

1. 誤字脱字はないか
2. 言い回しに違和感はないか
3. 記載情報に誤りはないか
4. 全体のバランスに問題はないか
5. 連絡事項に漏れがないか

以下ではそれぞれのポイントについて詳しく紹介します。

ポイント①誤字脱字はないか

内定通知メールは、一企業が発信する公式のメッセージです。誤字脱字があると、伝えたい内容が正確に伝わらないだけでなく、応募者に「適当な仕事をする人（会社）」という印象を持たれてしまう可能性もあります。

チェックする際には、目視で読み直すだけでなく、音読したり、紙に印刷したりする方法が有効です。また、文章作成者とは別の担当者によるダブルチェックを導入すると、より間違いに気がつきやすくなります。

ポイント②言い回しに違和感はないか

内定通知メールは事務連絡ですので、連絡事項が候補者へ正確に伝わることが大切です。そのため、冗長な言い回しを避け、情報を簡潔に記載するよう工夫しましょう。

メールにおける冗長表現としては「一文が長すぎる」「同じ単語を連発している」「こそあど言葉が多すぎる」などが代表例です。よくある冗長表現は表やリストにまとめておくと、チェックしやすくなります。あわせて、差別や不快表現が含まれていないかも確認してください。

ポイント③記載情報に誤りはないか

内定通知メールには、候補者の個人情報が記載されます。「Aさん宛のメールをBさんに送信してしまった」ということは絶対にあってはなりません。自社の印象を損ねるだけでなく、情報漏洩によって法的責任を問われる可能性もあり得ますので、個人情報の取り扱いは厳重に注意しましょう。

また、案内した内容に間違いがあると、入社手続きに支障が出ることも考えられます。今後のスケジュールなどを記載する場合は、「日付や時間に誤りがないか」も必ず確認してください。

ポイント④全体のバランスに問題はないか

メールの作成が終わったら、「全体のボリュームが多すぎたり、少なすぎたりしないか」も確認しましょう。情報を漏れなく伝えることは大切ですが、文量が多すぎると言いたいことが伝わらず、混乱を招くかもしれません。

一文が長すぎたり、複数の要素が含まれたりしている段落があったら、句読点や改行を加えるなどして全体のバランスを調整しましょう。また、同僚や上司などにダブルチェック・トリプルチェックをお願いして、読みにくい箇所がないか指摘してもらうのもおすすめです。

ポイント⑤連絡事項に漏れがないか

入社に必要な情報が漏れなく記載されているかどうかも、重要なチェックポイントです。入社までの流れや簡単なスケジュール、手続きに必要な書類など、候補者への連絡事項をリスト化しておくと、複数人でのチェックでもスムーズに対応できます。

忘れがちなのが、担当者への問い合わせ先です。内定通知の内容や入社手続きに関する不明点があった場合に、候補者がどこに連絡すればよいのか迷わないよう、問い合わせ先も必ず記載してください。

また、メールに書類を添付する場合には、「必要な書類が漏れなく添付されているかどうか」も忘れずに確認してから送信しましょう。

内定通知メールをスムーズに作成・送信するためのポイント

内定通知メールは、内容や送り先に不備がないだけでなく、送り漏れがないよう慎重に管理しなければなりません。特に、新卒採用では多くの候補者と同時進行でやりとりしなければならず、メールの作成やチェックには手間と時間がかかります。

担当者の負担をできるだけ削減し、メールの作成・送信を効率化するには、ツールやテンプレートの導入が有効です。具体的な方法を詳しく解説します。

採用活動支援ツールの活用

業務を効率化したい場合には、採用活動支援ツールを活用するのも一手です。採用活動支援ツールは、採用活動におけるさまざまな業務を支援し、企業と求職者の適切なマッチングを手助けしてくれます。

例えば、ATS（採用管理システム）を活用すると、各候補者の進捗状況や次回のアクションなどを一元管理できます。ツールによっては外部の媒体や連絡ツールとの連携が可能で、候補者によって連絡手段を使い分けることが可能です。「各候補者とどのようなやりとりをしているか」「次にどのような連絡が必要なのか」など、組織内での情報共有もスムーズになり、メールの作成・送付の手間を大幅に削減できるでしょう。

テンプレートを活用する

メールで使用する文面のテンプレートを用意しておくと、都度文章を作成する手間が省けます。採用時・不採用時、新卒用・中途用の他にも、入社に必要な書類を添付する場合、個人情報の取り扱いについて案内する場合など、複数のパターンを想定してテンプレートを用意しておくと、よりスムーズです。

とはいえ、自社で複数のテンプレートを一から作成するのも手間がかかりますので、無料で配布されているテンプレートを活用してもよいでしょう。テンプレートは一度用意して終わりではなく、自社に必要な情報を書き足し、少しずつカスタマイズしていくとより使い勝手が高まります。

内定辞退防止策の相談もできる採用ツール

内定通知を行ったと同時に内定辞退対策が必要になります。OfferBoxではダイレクトリクルーティングの機能だけでなく、専任のカスタマーサクセスが内定を出した後も無料で採用活動をサポートさせていただきます。学生とのコミュニケーション方法や内定者フォローのコンテンツ設計などもアドバイスさせていただきますので、ぜひご利用ください。

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まとめ

内定通知メールは、内定を伝える主な方法の1つであり、会社への入社意欲を左右するもののため、できるだけ好印象になるような工夫が求められます。本記事では内定通知メールに記載すべき項目や、テンプレート・文例を紹介しましたが、これらをもとに伝え方をブラッシュアップしてみることをおすすめします。

人事ZINEでは「【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ」をご用意しております。メールや電話といった場面別に採用・不採用の通知文やテンプレートをまとめており、伝え方の見直しや雛形作りにご活用いただけます。効果的な伝え方をご検討中の方はぜひご活用ください。

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